Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI : NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG THPT EA SÚP NĂM 2015
TPHCM - 2023

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặt vô cùng to lớn và là một
dấu mốc quan trọng của nền kinh tế loài người. Song song với sự hình thành và
phát triển của nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh
tranh là một trong các quy luật cơ bản và tất yếu của nền kinh tế thị trường hiện
nay.
Trong thời cuộc nhân loại đang đẩy mạnh quá trình quốc tế hoá thì cạnh
tranh càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Đặc biệt hiên nay khi mà Việt Nam đã gia
nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO nên có rất nhiều cơ hội và thách thức. Tuy
nhiên do sự non yếu về mặt kinh nghiệm và khoa học công nghệ so với các
nước trên thế giới nên các cơ quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, đang và sẽ
phải trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng
trong các cơ quan tổ chức của Nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Tại mỗi cơ
quan, công tác Văn thư – Lưu trữ có một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Trường THPT Ea Súp nói
riêng. Xuất phát từ vai trò quan trọng ấy, Nhà nước ta đã, đang và sẽ tiếp tục
đào tạo đội ngũ cán bộ Hành chính, Văn thư – Lưu trữ có tư cách đạo đức tốt và
có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng ngang tầm với nhiệm vụ đề ra.
Nhằm nâng cao trình độ lý luận, kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện tư cách
đạo đức, bổ sung hoàn chỉnh những kiến thức đã học, đem những kiến thức đã
học vận dụng vào thực tiễn, được sự chấp thuận của trường và sự tiếp nhận của
Trường THPT Ea Súp, em đã tới đây thực tập nghiệp vụ trong thời gian từ ngày
16 tháng 10 năm 2016 đến ngày 16 tháng 11 năm 2016.
Thực tập là quá trình mà em thể vận dụng những kiến thức chuyên môn
mà thầy cô giảng dạy trên giảng đường, giúp cho sinh viên được tiếp cận và tiếp

xúc với thực tế trong hoạt động thực tập của cơ quan nhằm rèn luyện tay nghề,
củng cố kiến thức, nâng cao khả năng và thu thập được những kinh nghiệm thực tế.
Mặt khác là một sinh viên được tham gia học tập, nghiên cứu tại trường
2 năm và một tháng được thực tập tại Trường THPT Ea Súp, em rất quan tâm
đến vấn đề văn thư. Đó là nguồn cảm hứng và động lực thôi thúc em không
ngừng học hỏi, tìm hiểu trong thời gian em thực tập tại trường. Từ những thực
tế thu thập trong quá trình thực tập và được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô
vậy em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT EA SÚP NĂM 2015
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Bài báo cáo của em tâp trung nghiên cứu lý luận chung về công tác văn
thư đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trường THPT Ea Súp.
Để thấy được những ưu điểm, nhược điểm của công tác lưu trữ - văn thư tại
trường. Từ đó đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư và tiếp tục
hoàn thiện công tác văn thư tại Trường THPT Ea Súp
Phạm vị và đối tượng nghiên cứu
Bài báo cáo nghiên cứu về công tác văn thư của Trường THPT Ea Súp
Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp duy vật biện chứng
Bài báo cáo của em gồm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về công tác văn thư
Chương II: Thực trạng về công tác văn thư tại Trường THPT Ea Súp
Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả
công tác văn thư tại Trường THPT Ea Súp

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Trong hoạt động của văn phòng cơ quan, đơn vị văn bản được coi là
phương tiện truyền thông hiệu quả nhất. Thông tin qua văn bản có độ chính xác,
tin cậy cao sẽ phục vụ đắc lực cho văn phòng cơ quan, mà ở đó công tác văn thư
là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư:
Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư là công tác công văn, giấy tờ, toàn bộ
công việc sự vụ hành chính. Đây là quan niệm hẹp chưa phản ánh hết được công
việc của văn thư.
Có quan niệm cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây
dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong
hoạt động của các cơ quan.
Vậy công tác văn thư được hiểu là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản, phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ những công việc về
xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã
hội và ác đơn vị vũ trang gọi chung là cơ quan.
1.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng
văn bản phục vụ cho công tác quản lý, là một nội dung đặc biệt quan trọng trong
công tác quản trị văn phòng của cơ quan đơn vị nói riêng. Đồng thời công tác
này có ý nghĩa trên nhiều phương diện:
 Thứ nhất: công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý của Nhà nước nói
chung của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi
phải đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất là thông tin bằng
văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt
động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính chất
pháp lý.

 Thứ hai: Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế
được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản
của Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật, góp phần cải cách thủ tục
hành chính.
 Thứ ba: Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giữ lại đầy đủ chứng
cứ về mọi hoạt động của cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân
giữ các trách nhiệm khác trong đơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục
vụ cho công tác tổng kết rút ra kinh nghiệm, đối chiếu khi cần thiết sẽ là bằng
chứng pháp lý chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan đơn vị là sát thực có
hiệu quả. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, các văn bản giữ lại
đầy đủ nội dung các văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của
cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của một cơ quan một cách trung thực.
 Thứ tư: Công tác văn thư nhằm đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo
điều kiện tốt cho công tác lưu trữ là nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho
tài liệu lưu trữ quốc gia. Các hồ sơ tài, tài liệu có giá trị trong hoạt động của cơ
quan được nộp vào lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Trong quá trình hoạt động của
mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giấy tờ càng hoàn chỉnh bao nhiêu
thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng them bấy nhiêu. Ngược lại nếu
chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ
sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho công tác lưu trữ
trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ
Quốc gia không hoàn chỉnh.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận trong công tác quản trị văn phòng liên
quan trực tiếp đến công văn giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm
bảo các yêu cầu cơ bản sau:
 Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý. Nếu công
tác văn thư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả thậm chí không có ý

nghĩa. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần làm
tốt công việc trong cơ quan.
 Chính xác: Tất cả các khâu từ khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự
thảo văn bản, ký duyệt vào sổ, đánh máy…chuyển giao văn bản đòi hỏi phải
thực hiện đúng quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Vì thế thông tin đối
với văn thư là phải chính xác cả về nội dung lẫn hình thức.
 Bí mật: Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều
vấn đề thuộc phạm vi bí mật của đơn vị, Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật, chỉ có
người liên quan mới mới được biết về nội dung văn bản. Những văn bản đã có
dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt tới tay người không có
trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
 Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại. Do vậy yêu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan đơn vi nói riêng để có hiệu
quả và chất lượng tốt nhất. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày càng là một nhu
cầu cấp thiết và cấp bách nhất. Tuy nhiên việc áp dụng khoa học kỹ thuật hiện
đại lại phải tiến hành từng bước với sự phát triển của quốc gia, dân tộc, phù hợp
với tình hình đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị. Cần tránh những tư tưởng bảo
thủ lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát sinh
sang chế liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
1.4. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư đã được hội đồng chính phủ quy định tại
nghị quyết số142/CP ngày 28/09/1963 ban hành điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ bao gồm:
 Xây dựng và ban hành văn bản
 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
 Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu
Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, một tổ chức

là do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan, đơn vị
quy định.
1.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức kinh tế, các
đơn vị vũ trang… Gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc cụ thể sau:
 Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng quyền hạn của cơ quan và
những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một
công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.
 Trình duyệt văn bản: Tất cả các bản thảo đều phải được trình duyệt trước
khi đưa ra đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tất vào bản thảo mà
mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ
trưởng cơ quan ký đều phải được chánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức
văn bản trước khi trình ký và ban hành. Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt và
ký văn bản theo thẩm quyền được giao và phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn
bản ký.
 Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét nếu thấy
thiếu xót về nội dung hoặc chưa đúng về thể thức thì chánh văn phòng sẽ yêu
cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy và in sao văn bản.
 Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau được chánh văn phòng kiểm tra yêu
cầu bổ sung chỉnh sửa lần cuối rồi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính
thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các
thủ tục ban hành.
1.4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản
Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì việc tổ chức
quản lý văn bản là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong hoạt
động của công tác văn thư.
1.4.2.1 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến
Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ sách báo,
đơn từ… do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến.

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn,
quản lý thống nhất ở văn thư.
Văn bản đến ở cơ quan, đơn vị đều phải được xử lý nhanh chóng, chính
xác và giữ gìn bí mật.
Văn bản phải trình thủ trưởng, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành
chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản của cán bộ văn thư.
Quy trình xử lý văn bản đến
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, đơn vị mình cán bộ văn thư nhận trực
tiếp văn bản phải kiểm tra sơ bộ xem ngoài bì văn bản đó có gửi đúng cho cơ
quan mình không? Số lượng văn bản có đủ không? Nếu thiếu phải hỏi lại người
chuyển văn bản cho đơn vị mình.
Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không? Nếu có dấu hiệu bị
rách, bị bóc văn bản bên trong hay không? Nếu có phải báo lại cho người phụ
trách văn thư cơ quan và phải lập văn bản với người đưa văn bản đến.
Bước 2: Phân loại sơ bộ văn bản đến
Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi đến cơ quan mình, bộ phận văn
thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận thành hai loại:
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi cho
thủ trưởng cơ quan hoặc những cán bộ có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan
- Loại không phải đăng ký: gồm tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí...
Bước 3: Bóc bì văn bản
Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư phải chú ý đến các nguyên tắc sau:
 Những phong bì có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải được
bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
 Khi bóc bì văn bản phải nhẹ nhàng không được làm rách văn bản bên
trong, không được làm mất phần số và ký hiệu văn bản đã ghi ở ngoài phong bì,
không được làm mất dấu hiệu bưu điện trên phong bì.
 Đối với văn bản thường: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư
phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản , phải đối chiếu ký hiệu

Tên cơ quan nhận văn bản
Số đến……………
Đến Ngày đến…………
Chuyển……………
Lưu hồ sơ…………
văn bản đã được ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp
nhau không?
Chú ý:
 Nếu văn bản gửi đi không đúng thì phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn
bản hoặc nếu có phiếu gửi thì sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải ký
xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả lại cho cơ quan gửi văn bản.
 Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì khi bóc giữ lại bì đính
kèm văn bản để làm bằng chứng.
 Đối với văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài cán bộ văn thư thấy dấu chỉ
mức độ mật thì có hai trường hợp xảy ra:
Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng phân công bóc bì và đăng ký văn bản
mật thì văn thư tiến hành bóc bì văn bản.
Nếu cán bộ văn thư không phân công nhiệm vụ bóc bì và đăng ký văn bản
mật thì cán bộ văn thư chỉ được bóc bì ngoài còn bì trong phải giữ nguyên rồi
chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký văn bản mật.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
Mục đích của công việc đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến là để xác nhận văn
bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Mẫu dấu đến cơ quan
3 cm
5 cm
Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản
Cán bộ văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ
trưởng cơ quan để xin ý kiến phân phối văn bản. Sau khi được thủ trưởng cơ
quan cho ý kiến phân phối văn bản thì cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến

các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền duyệt thì những văn
bản có dấu hoả tốc, dấu thượng khẩn phải được sắp xếp lên trên.
Bước 6: Vào sổ văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và các cá nhân có liên quan. Vào sổ văn
bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung văn
bản cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bản đến. Khi vào sổ tránh đánh
trùng hoặc bỏ sót sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể
đăng ký văn bản đến bằng các hình thức vào sổ, thẻ đăng ký hoặc máy vi tính.
Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó. Theo công văn số 425/VTLTNN –
NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về
quản lý văn bản đi, đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong
một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau:
- 01 sổ đăng ký văn bản mật
- 01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản gửi đến cơ quan.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến trong
một năm thì lập các sổ đăng ký chi tiết hơn:
- 01 sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật
- 01 sổ đăng ký văn bản thường
- 01 sổ đăng ký đơn thư
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được trình bày như sau:
Bìa ngoài:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên bộ phận (đơn vị)
Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số……đến số
Từ ngày….đến ngày

Nội dung phần ghi trong sổ
STT
Số
đến
Nơi
gửi
VB
đến
Số
ký
hiệu
Ngày
tháng
VB đến
Trích
yếu
nội
dung
Số
lượng
Lưu
hồ
sơ
Nơi
nhận
VB
Ký
hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Đối với mẫu sổ đăng ký văn bản đến mật thì có thêm cột “mức độ mật”
sau cột trích yếu bìa cũng giống như bìa sổ đăng ký văn bản đến của văn bản
thường.
Những đơn thư, thư tín được đăng ký theo mẫu riêng như sau:
Mẫu sổ như sau:
Bìa ngoài:
Số
đến
Họ tên địa chỉ
người gửi
Số ký
hiệu
Ngày
tháng
VB đến
Trích
yếu nội
dung
Mức độ
mật
Nơi
nhận
Ký
hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8
Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến
Tất cả những văn bản đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển giao ngay tới người có trách nhiệm giải quyết. Việc
Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ

chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ
- Khi chuyển văn bản, cán bộ văn thư phải giao tận tay cho người có trách
nhiệm giải quyết không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.
Lưu ý: Không để cho người không liên quan xem và biết được nội dung văn
bản.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có chữ ký của
người nhận văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
Bìa ngoài
Ngàytháng
chuyển VB
Số đến
Đơn vị
(Người nhận)
Ký nhận
VB
Ghi chú
1 2 3 4 5
Đối với sổ chuyển giao văn bản mật giống mẫu sổ chuyển giao văn bản
thường nhưng có thêm cột mức độ mật sau cột đơn vị (người nhận).
Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan
Đối với văn bản thường
Nội dung công việc trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cá
nhân, đơn vị nào thì do đơn vị, cá nhân ấy trực tiếp giải quyết.
Năm:……
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh
chóng đặc biệt là những công việc khẩn cấp, cần thiết phải xin ý kiến lãnh đạo.
Khi có ý kiến lãnh đạo ghi trên văn bản thì không đóng dấu lên lề văn bản đó
mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Đối với văn bản mật
Việc tổ chức và giải quyết văn bản mật thì cán bộ văn thư phải trao tận
tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn
bản khi có dấu hiệu chỉ mức độ mật.
Đối với những người được giữ và biết về nội dung văn bản mật thì phải
tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi người có trách
nhiệm giải quyết
- Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác. Nếu nhất thiết phải
mang đi công tác phải có sự đồng ý của lãnh đạo, không giao cho người khác
gữi hộ, không để bất kỳ nơi nào không có người trách nhiệm giữ gìn.
- Không được, sao chụp ghi chép những điều bí mật trong văn bản,
không được trao đổi những điều bí mật trong văn bản trong điều kiện không an
toàn.
- Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nhằm nâng cao
hiệu quả, tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so
với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối
và tiến độ chuyển giao văn bản. Có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản
so với thời gian quy định.
1.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu hành
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi phải dựa trên nguyên tắc:

Tất cả những văn bản do cơ quan soạn thảo được gửi tới các đối tượng có
liên quan phải được thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối
tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được
chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý
giải quyết công việc, làm giảm hiệu quả của văn bản đã ban hành. Để nguyên
tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm
quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng
quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết
định việc gửi và sao văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản về
các đối tượng liên quan để lập danh sách và tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị
hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
Mọi văn bản công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan gửi đi ra ngoài đều
phải qua văn thư cơ quan để đăng ký và đóng dấu làm các thủ tục gửi đi. Nhằm
hạn chế ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, lạm dụng con dấu cơ quan, làm sai
chế độ hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc.
Quy trình xử lý văn bản đi
Bước 1: Đăng ký văn bản đi
Công việc của cán bộ văn thư ghi chép thông tin cần thiết của văn bản đi vào
những phương tiện đăng ký, để quản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan và để tra
tìm văn bản được nhanh chóng.
Việc đăng ký này phải được thực hiện các thủ tục sau:
- Đánh số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký số thứ tự trong năm kể
từ ngày đầu năm, với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản
theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều đăng ký tập trung ở văn
thư để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không được lấy số riêng theo
từng đơn vị tổ chức soạn thảo ra văn bản.
- Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng
văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn
bản và ngày tháng ghi trong phương tiện đăng ký phải giống nhau, phải ghi rõ
rang chính xác.
- Đăng ký văn bản đi: Tuỳ theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít để lập sổ
đăng ký cho phù hợp. Theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng

Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
07 năm 2005 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về việc quản lý văn bản đi,
đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản đi trong một
năm thì chỉ nên lập hai sổ sau:
- 01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản đi.
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 văn bản đến 2000 văn
bản trong một năm thì lập các sổ sau:
- 01 sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật
- 01 sổ đăng ký văn bản thường
Mẫu sổ: Đăng ký chung cho văn bản đi
Bìa sổ:
Nội dung phần ghi trong sổ:
Ngày
tháng VB
Số ký
hiệu VB
Trích
yếu
Nơi
nhận
Nơi gửi
VB
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật
Bìa sổ

Năm:………………
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
Quyển số ………….
Nội dung phần bên trong
Ngày
tháng VB
Số ký
hiệu VB
Trích
yếu
Mức
độ mật
Nơi
nhận
Nơi gửi
VB
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Bước 2: Chuyển giao văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau:
 Các văn bản đi sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu của cơ quan thì phải được chuyển giao nhanh chóng, không được chậm trễ
về thời gian gây ách tắc trong xử lý cũng như việc giải quyết công việc.
 Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, tránh nhầm lẫn.
 Những văn bản có dấu hiệu mật phải được chuyển trước, những văn bản
có nội dung quan trọng thì phải gửi kèm theo phiếu gửi.
Các tiến hành chuyển giao văn bản đi cụ thể như sau:
Thứ nhất: Lựa chọn và trình bày phong bì.
Tuỳ thuộc vào số lượng văn bản nhiều hay ít, kích thước của văn bản to
hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì phải làm bằng loại giấy tờ
tốt, bền dai, không dễ bị thấm nước, bên ngoài không nhìn thấy chữ bên trong
của văn bản.
Việc trình bày phong bì phải theo một khuân mẫu nhất định cụ thể:

Mẫu và cách ghi các thông tin trên phong bì văn bản
Hướng dẫn trình bày phong bì văn bản:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản
(2): Địa chỉ của cơ quan, đơn vị (nếu cần)
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)
(4): Địa chỉ Email, website của cơ quan, tổ chức (nếu có)
(5): Số ký hiệu của văn bản trong phong bì
(6): Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn” (nếu có)
(7): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(8): Địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(9): Biểu tượng của cơ quan tổ chức (nếu có)
(10): Tem
Đối với văn bản mật phải làm 2 phong bì, phong bì ngoài không ghi mức
độ mật, phong bì trong ghi mức độ mật
Lưu ý: Khi trình bày phong bì không được viết tắt, những chữ không
……..(1)……..
……..(2)……..
……..(3)……..
……..(4)……..
Số: …(5)……..
Kính gửi….(7)……..
…..(8)……..
…..(9)……..
9
6
10

thông dụng, không được xuống dòng một cách tuỳ tiện, không nên dùng phong
bì quá hẹp và giấy quá mỏng.
Thứ hai: Việc đưa văn bản vào bì thư
Sau khi trình bày phong bì, gấp văn bản nhỏ lại (văn bản thường được
gấp thành 4 phần bằng nhau, mặt chữ gấp vào trong) và cho vào phong bì rồi
dán cẩn thận. Chú ý không để hồ dính vào văn bản để khi bóc bì không làm rách
tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết.
Trước khi gấp văn bản để vào trong phong bì phải kiểm tra đối chiếu tên cơ
quan, đơn vị, cá nhân trên nội dung văn bản tránh trường hợp nhầm lẫn khi gửi
nhiều văn bản cùng một lúc.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc dấu hiệu “mật”. Khi
chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho quá trình kiểm tra, theo
dõi trong quá trình xử lý giải quyết.
Thứ ba: Việc lập sổ và chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và
đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Văn bản có
thể gửi trực tiếp nhưng phổ biến là gửi theo đường bưu điện. Dù gửi trực tiếp
hay gửi qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản.
Nếu chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ
quan thì đăng ký vào sổ “chuyển giao văn bản đi”
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi
Bìa ngoài
Năm:………………
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Ngày tháng
chuyển VB
Số ký
hiệu VB
Nơi nhận
VB
Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
Nếu chuyển giao văn bản qua bưu điện thì đăng ký vào sổ chuyển giao
văn bản qua bưu điện.
Dùng hình thức đăng ký sổ chuyển giao qua văn bản qua bưu điện yêu
cầu nhân viên của bưu điện khi đã nhận đủ văn bản, phải đăng ký xác nhận và
đóng dấu bưu điện vào cột thứ 5 của sổ chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản cũng giống như văn bản đi nhưng khác tên
gọi:
Sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện:
Bìa ngoài
Năm:………………
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
Năm:………………
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN QUA BƯU ĐIỆN

Ngày tháng
gửi VB
Số ký
hiệu VB
Số lượng
bì VB
Nơi
nhận
Ký nhận
đóng dấu
1 2 3 4 5
Công việc kiểm tra gửi văn bản đi thuộc trách nhiệm của các cá nhân sau:
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ hình
thành văn bản đến xử lý văn bản đi.
Chánh văn phòng và người phụ trách công tác văn thư của cơ quan, đơn
vị phải kiểm tra nội dung, thể thức, thủ tục và quy chế văn bản đi để đảm bảo
đúng các quy định của Nhà nước.
Cá nhân phụ trách các đơn vị, các tổ chức phải kiểm tra nội dung văn bản
theo dõi hình thành và xử lý văn bản tại đơn vị mình phụ trách.
Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm kiểm tra, giải quyết văn bản đi của
cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bản thống kê
những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan.
Bước 3: Sắp xếp quản lý văn bản lưu
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng phải ban hành văn bản để
gửi đi và đều phải lưu lại ít nhất 2 bản, một bản lưu lại bộ phận văn thư cơ quan,
một bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn.
- Cách bố trí sắp xếp
Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì việc sắp xếp các
văn bản lưu chỉ dựa vào số và thời gian ban hành để thực hiện việc sắp xếp. Văn
bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên, văn bản nào có số lớn,
ngày tháng sau thì xếp ở dưới.
- Việc bảo quản và phục vụ nghiên cứu
Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng
nhiệm kỳ lên giá hoặc lên tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập văn bản lưu
đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục
vụ nghiên cứu, sử dụng tra cứu các văn bản lưu đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc

mượn tài liệu văn bản đó.
1.4.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là những văn bản, công văn, tài liệu ban hành trong nội bộ cơ
quan.
Để quản lý tốt văn bản nội bộ, phần trong cột gồm các mục sau: nội dung,
số ký hiệu, ngày ký, trích yếu, người nhận, nơi nhận. Các nghiệp vụ tiếp theo
giống như cách giải quyết đối với văn bản thường.
1.4.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật
Đối với văn bản mật đi:
Văn bản mật đi cũng phải đăng ký vào sổ riêng. Văn bản mật phải được
gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: mật, tối mật,
tuyệt mật. Các bước tiếp theo cũng phải tiến hành giống như văn bản thường.
Đối với văn bản mật đến:
Văn bản mật đến được đăng ký vào một sổ riêng, không đăng ký chung
vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có dấu chỉ mức độ mật thì văn thư
không được bóc bì mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ngoài bì, còn phần trích yếu
thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm cho phép ghi trích yếu thì văn thư
mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người
được phân công thực hiện mới được phép bóc bì văn bản mật. Các nghiệp vụ
tiếp theo giống như cách giải quyết đối với văn bản thường.
1.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Theo nghi định số 58/2001/NĐ – CP của chính phủ về việc quản lý và sử
dụng con dấu như sau: “con dấu được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước, tổ
chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ
trang, cơ quan tổ chức nước ngoài tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước.
Con dấu thể hiện tính pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
và các chức danh của Nhà nước”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con
dấu là hết sức cần thiết.
Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu bao gồm:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ
gìn và đóng dấu tại cơ quan đơn vị. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng
mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.

- Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan
đơn vị.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm tủ có khoá cả trong và ngoài giờ
làm việc. Không được tuỳ tiện mang con dấu theo người.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ
thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải huỷ
văn bản làm văn bản khác.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo cáo ngay cho cơ quan công an
gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng
thời thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hay tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định
số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ.
- Phải sử dụng đúng mầu mực do nhà nước quy định (màu đỏ), không được
dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó thủ
trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách
chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu đề xuất dự
thảo quy chế báo cáo thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất.
- Dấu chỉ mức độ “mật”
Dấu chỉ mực độ mật chỉ rõ mức độ mật của sự việc nêu ra trong nội dung
văn bản. Dấu chỉ mức độ mật bao gồm 3 loại: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” và
do người ký văn bản quyết định.
- Dấu chỉ mức độ “khẩn”
Dấu chỉ mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay văn bản tới tay
người nhận. Dấu chỉ mức độ “khẩn” gồm 3 loại: Khẩn - Thượng khẩn - Hoả tốc
do người ký văn bản quyết định.
1.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ
Khái niệm
Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình

giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc
một cá nhân.
Lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, hiệu quả.
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị sau
khi đã giải quyết xong đều phải sắp xếp lại và lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ giúp cho
mỗi cán bộ văn thư sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các
văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc tra cứu tài được nhanh chóng có
năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào
lưu trữ.
- Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu
trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.
Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao. Trong khi lập hồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc
của mình, không thuộc phạm vi quản lý thì không đưa vào hồ sơ thì những văn
bản đó để riêng.
- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý
phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến tự nhiên của công việc. Theo
nguyên tắc này thì văn bản phải được thu thập đầy đủ nhất là những văn bản
chủ yếu và những văn bản liên quan tới nhau. Nội dung của những văn bản
trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ.
Nội dung và phương pháp lập hồ sơ:
Tất cả các công văn đi, đến đều phải có bản lưu tại bộ phận văn thư cơ
quan. Nếu văn bản đi của cơ quan thường là một trong số các bản chính có đủ
chữ ký và con dấu được lưu tại bộ phận văn thư. Nếu văn bản đến cơ quan thì
bản chính gửi cho ban ngành chức năng trực tiếp còn một bản sao lưu lại bộ
phận văn thư cơ quan.

Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành được tiến hành như sau:
Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà
cơ quan cần lập trong một thời gian nhất định ( thường là một năm). Để lập hồ
sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động
chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư
phải lập bản dự kiến chính là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ
quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Phân loại các đề mục trong danh mục
hồ sơ để lập và lưu trữ theo các danh mục đó.
Tiêu đề của hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác,
phản ánh khái quát nội dung sự việc. Sau khi dự kiến được sắp xếp theo thứ tự
thì các hồ sơ về các công việc được tổng hợp được xếp lên trên, các hồ sơ về
công việc cụ thể xếp ở dưới. Thông thường có những các sắp xếp sau:
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian
- Sắp xếp theo số văn bản
- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản
- Sắp xếp theo vần chữ cái
Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phải ghi
“Mục lục văn bản” đã in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của cục lưu trữ Nhà nước quy
định.
Mẫu tờ mục lục văn bản
STT
Số ký
hiệu
Ngày
tháng
Tác giả
Trích yếu
nội dung
Tờ
số
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết tay đều phải tuân theo tiêu
chuẩn của cục lưu trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa phải cẩn thận, rõ
ràng, đầy đủ và chính xác.
Yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ:
Lập hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ
chức.
Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc.
Tổ chức việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Sau khi hồ sơ giải quyết xong thì được để lại phòng hoặc để lại tổ công
tác một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết, sau khi hoàn chỉnh hồ sơ đó
mới nộp vào lưu trữ.
Khi nộp hồ sơ tài liệu vào cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ nào
phải được bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn thì đánh
giá lại. Nếu không cần lưu thì huỷ theo quy định.
Các cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất
lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ
tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ kiểm tra tìm phục vụ cho việc
nghiên cứu sử dụng.
Như vậy công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong công tác văn thư vì
nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Công việc
cần phải được tiến hành thường xuyên để kịp thời bổ sung nguồn tài liệu cho
công tác lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu của cơ quan,
đơn vị.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT EA SÚP
2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG THPT EA SÚP
2.1.1 lịch sử hình thành và phát triển
Trường PTTH Ea Súp, tỉnh Đắk Lắk được thành lập vào mùa thu năm
1986 (theo Quyết định số 880/ QĐ UB – ngày 09/08/1986 của UBND Tỉnh Đắk
Lắk). Đến tháng 09 năm 1990 sát nhập thêm bộ phận cấp II của trường PTCS xã
Ea Súp và được đổi thành trường Phổ thông cấp II – III Ea Súp. Theo quyết
định số 2470/2002/ QĐ UB – ngày 12/09/2002 của UBND Tỉnh Đắ Lắk bộ
phận cấp III được xây dựng và chuyển đến địa điểm hiện nay là Trường Trung
học phổ thông (THPT) Ea Súp. Như vậy,đến nay Trường THPT Ea Súp đã tròn
30 năm (1986-2016). Trải qua 30 năm phát triển nhà trường đã đào tạo được
nhiều thế hệ học sinh trưởng thành, tài đức vẹn toàn, phục vụ và cống hiến cho
xã hội ở khắp mọi miền đất nước. Đây là niềm tự hào và là phần thưởng vô giá
mà các thế hệ học sinh đã trao tặng cho nhà trường như những lời tri ân sâu sắc
nhất.
Hình 2.1 Tập thể giáo viên trường THPT Ea Súp
2.1.2. Chức năng:

Trường THPT Ea Súp là một cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Sở
GD&ĐT tỉnh DakLak. Trường chịu sự lãnh đạo và hướng dẫn về chuyên môn
của Sở GD&ĐT. Có chức năng giúp Sở GD&ĐT trong việc quản lý, giảng dạy.
Phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội nhằm thực
hiện luật và các chính sách, chương trình, dự án, kế hoạch về giáo dục.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên; sự lãnh đạo
của Sở GD&ĐT, UBND tỉnh và phối hợp với các đoàn thể trong quá trình triển
khai thực hiện chương trình giáo dục của tỉnh.
2.1.3. Nhiện vụ và quyền hạn:
- Trình Sở GD&ĐT, UBND tỉnh về phương hướng, kế hoạch, các chương trình
giáo dục năm.
- Tổ chức rhực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra nhằm phát triển sự
nghiệp giáo dục.
- Tổ chức khen thưởng đối với những CBGV có thành tích tốt trong sự nghiệp
giáo dục, đồng thời xử lý, kỷ luật đối với những CBGV vi phạm quy chế ngành.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các CBGV để phù hợp với
sự
phát triển chung của xã hội.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trường THPT Ea Súp:
Ban Giám Hiệu
P.Hành chính P.Tài vụ Các Tổ CM P.Tổ chức P.Bảo vệ
Tổ
Toán
Tổ
Lý+
KTCN
Tổ
Hoá
+Sinh
Tổ
Tin +
Ngoại
ngữ
Tổ
Sử +
Địa
Tổ
T.Dục
+
GDCD
Tổ
Văn

Nhà trường có đội ngũ cán bộ, giáo viên có trình độ chuyên môn cao, tận tuỵ
với các thế hệ học trò.
Tổng số cán bộ, giáo viên trong trường là 89 đồng chí, trong đó:
Ban giám hiệu: 3 đồng chí.
Phòng hành chính: 3 đồng chí.
Phòng tài vụ: 2 đồng chí.
Phòng Tổ chức: 3 đồng chí.
Phòng bảo vệ: 2 đồng chí.
Có các tổ chuyên môn:
* Toán: 14 đồng chí.
* Lý + KTCN: 9 đồng chí.
* Hoá + Sinh: 11 đồng chí.
* Tin + Ngoại ngữ: 12 đồng chí.
* Văn: 11 đồng chí.
* Sử + Địa: 9 đồng chí.
* Thể dục + GDCD: 10 đồng chí.
Nhiều Giáo viên có trình độ Đại học trở lên, trong đó:
- Có 5 đồng chí tốt nghiệp Thạc sỹ trở lên.
- Có 77 đồng chí tốt nghiệp Đại học.
- Còn lại tốt nghiệp Cao đẳng.
Ban giám hiệu quản lý các tổ chuyên môn thông qua phòng Tổ chức. Và học
sinh được quản lý thông qua GVCN của từng lớp.
*Nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu quản lý của Nhà trường:

- Hiệu trưởng: Điều hành quản lý chung mọi hoạt động của Nhà trường.
- Phó hiệu trưởng: Điều hành hoạt động chung của Nhà trường khi Hiệu
trưởng đi vắng hoặc được Hiệu trưởng uỷ quyền.
- Phòng Tổ chức:
+ Làm đầu mối, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng,
kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như
các mối quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trong trường . Chủ trì, phối hợp với các
đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựng, quy hoạch, đào tạo, bồi
dưỡng và phát triển đội ngũ giáo viên, cán bộ, viên chức của trường.
+ Tham mưu cho Hiệu trưởng và làm đầu mối, chủ trì việc lập kế hoạch về
nhu cầu nhân lực, chỉ tiêu định biên nhân lực của trường để báo cáo Sở GD&ĐT
phê duyệt; Xây dựng và trình Hiệu trưởng quyết định phương án phân phối chỉ tiêu
định biên nhân lực đó được cấp trên phê duyệt; Chuẩn bị văn bản và thủ tục để
Hiệu trưởng ký các Hợp đồng làm việc, Hợp đồng lao động, Hợp đồng kiêm
nhiệm với cán bộ viên chức và người lao động.
+ Tham mưu để Hiệu trưởng quyết định về các tiêu chí, tiêu chuẩn và triển
khai thực hiện quy trình đánh giá cán bộ, viên chức hằng năm; Tổ chức và quản
lý công tác thi đua trong Nhà trường. Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt
nâng bậc lương, phụ cấp, xét đề nghị kéo dài thời gian công tác đối với cán bộ viên
chức đến tuổi nghỉ hưu theo quy định trình Hiệu trưởng quyết định.
+ Thực hiện quy trình đề nghị công nhận chức danh Giáo viên giỏi cấp Huyện,
Tỉnh theo quy định.
+ Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ, lý lịch cán bộ giáo viên và người lao động
khác trong toàn trường theo quy định chung; Cập nhật thông tin cán bộ trên website của
trường; Xác nhận lý lịch và chữ ký cán bộ, giáo viên.

+ Tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng quyết định việc cụ thể hoá và thực hiện
các chế độ chính sách theo quy định chung cho cán bộ giáo viên, viên chức và
người lao động nói chung của Nhà trường; Làm đầu mối, chủ trì việc xây dựng và
tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đãi ngộ đặc biệt, thu hút, động viên,
khuyến khích phù hợp đối với cán bọ giáo viên, viên chức, phục vụ mục tiêu xây
dựng và phát triển Nhà trường.
+ Thực hiện các thủ tục: thành lập/giải thể các bộ phận, đơn vị trong trường;
điều động/ thuyên chuyển cán bộ; cử cán bộ, giáo viên, viên chức của trường đi
học tập, công tác ở trong nước và nước ngoài; bổ nhiệm/miễn nhiệm các chức
vụ lãnh đạo đơn vị; thu nhận cán bộ, viên chức vào làm việc tại trường; khen
thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức và người lao động trong trường.
+ Tuyên truyền, quán triệt đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của trường, truyền thống của Nhà trường tới cán
bộ, viên chức toàn trường.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội
bộ.
- Phòng hành chính:
+ Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng
quy trình.
+ Chủ trì quản lý và điều hành, vận hành thống nhất hệ thống phần mềm
điều hành tác nghiệp của Nhà trường; Quản lý toàn diện và thống nhất website
và thông tin trên website của Nhà trường.
+ Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp
số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn
chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong trường. Quản lý và sử dụng con dấu
của trường theo quy định của Nhà nước.

+ Phân phối báo chí và các phương tiện thông tin khác cho các đơn vị trong
trường.
+ Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho giáo viên, cán bộ, viên chức,
lao động hợp đồng. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu
trú tại trường.
+ Phối hợp với các đơn vị trong trường theo dõi, đôn đốc thực hiện quy chế
làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Hiệu trưởng.
+Tổ chức công tác lễ tân, các cuộc họp của ban giám hiệu, các hội nghị do
Phòng Tổ chức – Hành chính được giao làm đầu mối. Quản lý, sử dụng và trang
trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Nhà
trường.
+ Làm thư ký các hội nghị giao ban; Soạn thảo và ký các thông báo kết luận
của Hiệu trưởng tại Hội nghị giao ban gửi các phòng ban; Giám sát tình hình
thực hiện các kết luận giao ban.
+ Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải của trường phục vụ các
chuyến đi công tác của trường.
- Phòng tài vụ:
+ Công cụ quản lý, điều hành và là phương tiện hữu hiệu của cơ quan Nhà
nước kiểm tra, kiểm soát thực hiện dự toán ngân sách.
+ Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám hiệu ra
các quyết định chỉ đạo, quản lý, điều hành phù hợp.
+ Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân sách quản lý, thực hiện
phân bổ dự toán ngân sách được Sở GD & ĐT giao cho Trường và điều chỉnh
phân bổ dự toán theo thẩm quyền.
+ Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách được giao, nộp đầy đủ đúng
hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật. Chi đúng đối

tượng, đúng mục đích và tiết kiệm. Quản lý sử dụng tài sản của Nhà nước trong
toàn Trường theo đúng chế độ quy định.
+ Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, báo cáo,
quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật
+ Tổ chức công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu
trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo đúng quy định hiện hành.
+ Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, học sinh thực hiện các nghiệp vụ thu, chi
phục vụ công tác đào tạo đúng quy định.
2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư tại Trường
THPT Ea Súp
2.2.1.Soạn thảo, ban hành văn bản
* Bước chuẩn bị: Để soạn thảo một văn bản phải tùy theo loại văn bản
và nội dung cần soạn thảo mà chuẩn bị cho phù hợp. Quá trình chuẩn bị bao
gồm các công việc như xác định sơ bộ vấn đề, xác định tên loại văn bản, thu
thập những thông tin có liên quan, hình thành đề cương…
Ví dụ: Phòng Tổ chức cán bộ của trường cần soạn thảo một Quyết định
kỷ luật viên chức thì các bước chẩn bị; Biểu mẫu, biên bản cuộc họp, bản tường
trình, bản kiểm điểm …
* Quá trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được căn cứ
vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Qua quá
trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ tại nơi thực tập, cho thấy còn nhiều thiếu
sót trong khâu xử lý thông tin. Quy trình soạn thảo không đúng với quy định
của Nhà nước, trong thực tế không có khâu viết bản thảo mà văn thư tự soạn
dựa theo lời gợi ý của thủ trưởng và trình ký.

* Duyệt bản thảo, đánh máy, trình ký và nhân bản: Sau khi soạn thảo
xong, cán bộ soạn thảo văn bản trình thủ trưởng xem xét, sửa chữa về nội dung
và hình thức. Bản thảo sau khi được duyệt (có ký tắt) trở thành bản gốc chuyển
cho nhân viên văn thư đánh máy.
- Văn bản sau khi đánh máy được trình ký chính thức. Tất cả các văn bản
trước khi trình ký đều phải có chữ ký tắt của bộ phận liên có quan, sau đó người
có thẩm quyền mới ký chính thức để bảo đảm văn bản ban hành có chất lượng,
ít sai sót, nhầm lẫn …
- Bộ phận văn thư đóng dấu, cho số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và
chuyển đến những nơi có liên quan thực hiện theo tinh thần của văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Tất cả các văn bản của nhà trường
ban hành đều đúng thẩm quyền theo qui định cuả Nhà nước, thể hiện rõ tính
pháp lý và hiệu lực thi hành.
2.2.2. Quản lý văn bản đi
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: Nếu có sai sót
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác) đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức (do
bộ phận văn thư thống nhất quản lý). Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi
loại văn bản của cơ quan ban hành trong một năm để lựa chọn phương pháp
đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp.
* Nhân bản: Đúng số lượng và thời gian quy định.
* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): Nhân viên
văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền,
con dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào

khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, con dấu phải trùm lên
một phần các tờ giấy.
Đóng dấu độ khẩn mật: Đóng dấu mức độ mật (tuyệt mật, tốt mật, mật),
dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật của Nhà
nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
* Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn
thử và chuyển phát đi trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản chỉ mức độ khẩn đều được đăng ký, trình đúng quy trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được, tất cả các văn bản chuyển đi đều có ký
nhận vào sổ để theo dõi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi trên máy tính: Cập nhật văn bản vào cơ sở dữ liệu
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp phần mềm đó.
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường THPT Ea Súp
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2012
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Từ số 01 đến số 450
Quyển số 01

- Thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bao bì thích hợp cho văn bản, trình
bày bì và viết bì thư, cho văn bản vào bì thư và dán lại, đóng dấu chỉ ký hiện
mức độ quan trọng của văn bản.
- Chuyển phát văn bản: Chuyển giao trực tiếp đến các đơn vị, cá nhân có
liên quan.Chuyển giao văn bản qua đường bưu điện, bằng máy fax, qua mạng
…
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Lập phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản, văn bản có dấu hiệu thu hồi phải thu hồi đúng thời hạn.
- Văn bản bị trả lại phải chuyển giao đến đơn vị hoặc cá nhân phát hành ra
văn bản. Văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi:
- Mỗi văn bản phát hành lưu lại hai (02) văn bản: một bản lưu tại văn thư;
một bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc người soạn thảo. Bản lưu tại
văn thư phải là bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và có đóng dấu của trường.
Trường hợp văn bản sau này còn để nhân bản khi cần thiết thì có thể lưu chưa
đóng dấu.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự của sổ đăng ký.
Sau khi kết thúc năm, nhân viên văn thư sắp xếp các văn bản đi của năm đó theo
tên loại văn bản, theo thời gian sau đó lưu trữ tại văn phòng.
- Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời văn bản lưu theo quy định của pháp
luật và cơ quan, tổ chức. Văn bản lưu có đóng dấu mức độ mật phải thực hiện
bảo vệ bí mật theo đúng quy định của pháp luật.
* Nhận xét:
- Tất cả các văn bản do Trường THPT Ea Súp phát hành đều theo trình tự
quản lý văn bản đi ở Mục 2 quản lý văn bản đi của Nghị định 110/2004/NĐ-CP,

ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sổ đăng ký văn bản đi
đúng theo quy định của nhà nước.
- Quản lý văn bản đi đúng cách sẽ giảm bớt được sự sai sót về thể thức,
hình thức trình bày văn bản. Tránh được sự tùy tiện của việc giải quyết công
việc, có được một quy trình đăng ký và quản lý đúng mức.
2.2.3. Quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, bóc bì và đóng dấu công văn đến:
- Tiếp nhận và phân loại: Tất cả các công văn, thư từ do nhân viên Bưu
điện hoặc các cơ quan, tổ chức chuyển đến đều tập trung tại phận văn thư
trường tiếp nhận. Khi nhận văn bản nhân viên văn thư xem nhanh qua nơi nhận,
nội dung và kiểm tra phong bì còn nguyên vẹn, nếu có hiện tượng bị bóc thì lập
biên bản trước mặt người đưa công văn. Sau khi nhận đủ số lượng bì công văn,
giấy tờ gửi cho cơ quan thì nhân viên văn thư tiến hành phân loại công văn
thành 2 loại là công văn đăng ký vào sổ và công văn không đăng ký vào sổ.
- Đăng ký văn bản: là tất cả những văn bản gửi cho trường, gửi cho Hiệu
trưởng hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong trường. Thư riêng, báo, tạp
chí … không phải đăng ký vào sổ mà chuyển thẳng cho cá nhân, đơn vị đó.
- Đăng ký bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu đã quy định và
phân chia
cho thích hợp theo tình hình công văn của đơn vị, tổ chức đó.
Ví dụ: Dưới 2000 bản/1 năm, lập ít nhất 2 sổ (văn bản đến và văn bản mật).
Từ 2000 – 5000 bản/1 năm, lập sổ theo sự phân cấp.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường THPT Ea Súp
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2012
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Từ số 01 đến số 450
Quyển số 01

Mẫu số đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản trên máy tính: Sử dụng chương trình quản lý văn bản,
hoặc tự lập sổ trên máy tính theo cách tốt nhất của nhân viên văn thư.
- Bóc bì văn bản: Các loại công văn gửi đến nếu phải bóc bì thì công văn
khẩn bóc trước, sau đó đến công văn thường, công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài
chuyển lên Hiệu
trưởng giải quyết, công văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể hoặc đích danh
người nhận thì không được bóc bì.
- Đóng dấu công văn đến: Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu “công
văn đến” tại văn thư, ghi rõ số và ngày đến, đối với fax thì cần chụp lại trước
khi đóng dấu, văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải
đóng dấu.
* Trình và chuyển giao văn bản đến:
- Trình văn bản: Sau khi đăng ký, văn bản phải được trình cho người đứng
đầu cơ quan kịp thời xử lý, người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung công văn
để chỉ đạo giải quyết. Sau khi có sự chỉ đạo của cấp trên, văn bản được chuyển
giao cho bộ phận văn thư đăng ký và vào sổ đăng ký văn bản.
- Chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng, chặt chẽ
…Lập sổ chuyển giao văn bản đến để tiện việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giải
quyết văn bản đến.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Giải quyết văn bản đến: Kịp thời, đúng thời hạn của pháp luật quy định
hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết phải
đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đế xuất của đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Người được giao nhiệm
vụ phải có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, các nhân có liên quan giải
quyết văn bản theo đúng thời hạn quy định. Văn bản có dấu tài liệu thu hồi, bộ
phận văn thư có trách nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại theo đúng thời hạn.
* Nhận xét:
Tất cả các văn bản đến đều được bộ phận văn thư của trường quản lý theo
trình tự quản lý văn bản đến ở Mục 1 quản lý văn bản đến của Nghị định
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Sổ đăng ký văn bản đến đúng theo mẫu quy định của nhà nước sẽ góp phần bảo
vệ văn bản được tốt hơn, việc phát hành văn bản đúng lúc, kịp thời. Đăng ký,
quản lý văn bản có sự thống nhất, không nhầm lẫn khi đánh số và việc cập nhật,
tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác, công tác lưu trữ văn bản sẽ dễ dàng và
tốt hơn.
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu:
- Trường THPT Ea Súp đang sử dụng 02 loại con dấu, đó là:
- Dấu tròn: 02 con dấu (một dấu nổi và dấu mực đỏ)
- Dấu vuông: 07 con dấu bao gồm: dấu của các khoa. Ngoài ra còn có các
loại dấu như; dấu tên, dấu chỉ mức độ khẩn, mật …
* Cách quản lý và sử dụng con dấu:
- Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý,
bảo quản con dấu của Trường. Con dấu (dấu tròn) được lưu giữ và bảo quản tại
Trường và giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp do

yêu cầu giải quyết công việc ngoài Trường thì phải được sự đồng ý của Hiệu
trưởng. Nhân viên văn thư quản lý con dấu như sau:
+ Dấu của trường do nhân viên văn thư quản lý và sử dụng theo đúng qui
định của Nhà nước và được bảo quản cẩn mật.
+ Dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của các
cấp có thẩm quyền.
+ Dấu do tự tay nhân viên văn thư đóng vào các văn bản giấy tờ của cơ
quan.
+ Không đóng dấu khống chỉ và mang dấu theo người.
+ Dấu được đóng lên chữ ký và dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Khi có phục lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định
và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức của
hoặc tên phục lục.
+ Đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo
qui định của Bộ trưởng và Hiệu trưởng trường.
- Đối với các con dấu vuông: Đây là các con dấu mang tính chất nội bộ nên
được lưu giữ tại các cơ sở và các bộ phận nhằm phục vụ cho công tác hành chính
hàng ngày.
2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ:
- Việc tập hợp sắp xếp văn bản thành hồ sơ là một công việc tất yếu trong
mỗi cơ quan. Lập hồ sơ hiện hành tại Trường tương đối tốt giúp cho việc nâng
cao năng suất, chất lượng công tác của cán bộ, viên chức trong cơ quan. Trong
quá trình giải quyết và sau khi đã giải quyết xong được sắp xếp và phân loại
một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh đúng chức năng của cơ

quan, của từng đơn vị, giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, chính
xác.
- Hàng năm Ban Giám Hiệu vẫn thường xuyên chỉ đạo cho các đơn vị lập
danh mục hồ sơ của đơn vị mình. Vì chỉ có lập danh mục hồ sơ mới trả lời được
câu hỏi mỗi năm đơn vị mình phải lập bao nhiêu hồ sơ? cụ thể là những hồ sơ
nào? ai lập? Hồ sơ nào cần nộp vào lưu trữ cơ quan?
* Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Trường THPT Ea Súp là một
trong các trường lớn trong cả nước. Vì vậy có nhiều loại tài liệu khác nhau liên
quan đến lĩnh vực đào tạo nhân lực y tế thì việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan được thực hiện nghiêm túc. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các Khoa,
Phòng vào Lưu trữ trường là một chế độ bắt buộc.
Nhìn chung các tài liệu đã được lập thành hồ sơ nên việc giao nộp tài liệu
vào lưu trữ trường đã tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này.
2.2.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:
Văn phòng hiện nay chưa sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp hệ
thống kết nối thông tin giữa các phòng ban và các khoa. Việc ứng dụng tin học
trong công tác văn thư tại trường chủ yếu là nhập tài liệu lưu giữ tại từng phòng
ban, khoa. Tuy nhiên Trường sẽ cố gắng để sớm đưa phần mềm này vào sử sụng
để đảm bảo thông tin thông suốt trong nội bộ, giúp cho việc chống quan liêu
giấy tờ, chống lãnh phí và giảm bớt chi phí cho Trường.
2.2.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư
Văn phòng trường được trang bị tương đối hiện đại, tất cả các phòng làm
việc được trang bị bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trong phòng làm việc được trang bị
một máy điện thoại riêng và 2 máy điện nội bộ để tiện liên hệ công tác trong cơ
quan và bên ngoài. Mỗi nhân viên văn phòng đều có máy tính, máy in riêng
được kết nối với mạng nội bộ và kết nối mạng internet. Mỗi văn phòng còn

được trang bị máy photocopy hiện đại, riêng Văn phòng được ưu tiên trang bị
thêm máy hút bụi, máy Fax, máy in màu, máy scan …
2.2.8. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư
Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản
Trong thời gian thực tập tại khối văn phòng, tôi đã được Phó Trưởng phòng
Hành chính Tổng hợp phân công và tạo điều kiện cho trực tiếp soạn thảo các
loại văn bản. Với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ viên chức trong văn phòng,
tôi đã hoàn thành nhiệm vụ. Tuy trong quá trình soạn thảo cũng còn nhiều lúng
túng, nhưng bằng sự cố gắng nỗ lực của mình tôi đã có thể tự soạn thảo các loại
văn bản như:
a). Quyết định: Phụ lục 1
b). Công văn: Phụ lục 2
c). Thông báo: Phụ lục 3
d). Biên bản: Phụ lục 4
đ). Tờ trình: Phụ lục 5
Thực hành đăng ký văn bản đến: Phụ lục 6 và 7
- Mọi văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan đều phải qua văn thư để đăng ký
vào sổ. Bản thân đã trực tiếp tiếp nhận văn bản và ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản. Trong thời gian thực tập đã tiếp nhận được một số văn bản của các cơ
quan gửi đến, khi nhận văn bản xem nhanh qua có đúng là gửi cho cơ quan
mình hay không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn không nếu thấy bị rách nát
hoặc có hiện tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa. Sau khi nhận
đủ số lượng bì văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan tiến hành phân loại văn bản
thành 2 loại đó là loại phải đăng ký vào sổ và loại không đăng ký vào sổ.

- Sau khi nhận văn bản đã tiến hành bóc bì, đóng dấu đến, trình Ban Giám
hiệu cho ý kiến phân phối giải quyết, sau khi có ý kiến phân phối văn bản đưa
trở lại văn thư nhập vào sổ, và chuyển đến người giải quyết theo sự phân phối.
- Các loại văn bản gửi cho Trường phải bóc bì thì văn bản khẩn bóc trước,
văn bản thường bóc sau . Những công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên
Ban Giám hiệu giải quyết.
Thực hành đăng ký văn bản đi: Phục lục 8 và 9
- Tất cả văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài hoặc trong
nội bộ cơ quan đều phải đưa qua văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm
thủ tục gửi đi. văn bản đi sau khi được ký chính thức bản thân phải kiểm tra lần
cuối về thể thức và thẩm quyền ký đã đúng chưa. Sau đó lấy số và vào sổ văn
bản đi, bỏ vào bì thư có in sẵn tên Trường và gửi qua bưu điện.
- Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan thì giao trực tiếp
cho người nhận hoặc Phòng, Ban của người đó nhờ chuyển dùm. Tất cả văn bản
của cơ quan khi gửi đi đều phải giữ lại ở bộ phận văn thư một bản chính có đầy
đủ thể thức và rõ ràng nhất.
Thực hành lập hồ sơ hiện hành
a). Lập danh mục hồ sơ có tác dụng giúp cho công tác lập hồ sơ, phân loại
tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chính xác, quản lý văn bản giấy tờ được chặt
chẽ, tạo thuận lợi cho nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước.
- Trong quá trình thực tập tôi đã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, thực tế
hoạt động cơ quan và dựa vào danh mục hồ sơ có sẵn để lập danh mục hồ sơ.
- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư. Chỉ có lập hồ
sơ mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động của văn thư
và hoạt động của cơ quan. Vì vậy tất cả các văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan đều được lập hồ sơ. Phụ lục 10

b). Trình bày trang bìa và tờ Mục lục văn bản (4 hồ sơ) được lập theo các
đặt trưng: Tên loại văn bản, vấn đề, tác giả, thời gian. Phụ lục 11, 12, 13, 14,
15, 16, 17, 18
2.3. Nhận xét chung
2.3.1.Ưu điểm:
- Tất cả các văn bản đi, đến của trường đều được tập trung vào bộ phận
văn thư. Đội ngũ cán bộ văn thư có chuyên môn cao, nên việc soạn thảo, ban
hành, quản lý và giải quyết văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà nước.
- Các loại văn bản đi, đến đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản và
được lưu giữ trên máy vi tính giúp cho công tác phục vụ được nhanh chóng, kịp
thời.
- Việc quản lý con dấu rất chặc chẽ và sử dụng đúng mục đích, không có
tình trạng đóng dấu chỉ khống.
- Ngoài ra, được sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo công tác văn thư được
trang bị đầy đủ các loại trang thiết bị phụ vụ tốt cho công tác văn thư. Nhìn
chung công tác văn thư đã thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ, tiếp nhận và
chuyển giao công văn kịp thời và không bị thất lạc.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức Cán bộ tham mưu
cho Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác văn thư,
công tác quản trị văn phòng nhằm thực hiện khác khâu nghiệp vụ tốt hơn, đáp
ứng được nhu cầu hoạt động của trường.
- Những năm gần đây, được sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, các Phòng
ban đều lập hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ được lập để trong trang bìa theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ
sơ” với mã số: TCN 01: 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành vào ngày
01/5/2002.
Tất cả các tài liệu lưu trữ đều được lưu tại kho lưu trữ của các Khoa,
Phòng có hệ thống, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác có hiệu
quả phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập tại trường.
- Tài liệu của bộ phận nào thì được sắp xếp tại bộ phận đó, không có tình
trạng tài liệu thất lạc từ Khoa này sang Khoa khác, từ Phòng này qua Phòng
khác.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ đã tham
mưu cho Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác lưu
trữ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính nhằm thực hiện
khác khâu nghiệp vụ tốt hơn.
- Thủ trưởng và cán bộ nhân viên trong cơ quan thường xuyên quán triệt
công tác yêu cầu, nhiệm vụ bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu lưu trữ trong mọi
hoàn cảnh và tình huống, thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
- Về cơ sở vật chất trường cũng đã quan tâm đầu tư các trang thiết bị
phục vụ cho công tác lưu trữ tương đối đầy đủ và đồng bộ. Hồ sơ được lập để
trong trang bìa theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” với mã số: TCN 01:
2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành vào ngày 01/5/2002.
2.3.2. Hạn chế:
- Với khối lượng lớn công việc nên đôi khi việc giải quyết còn chậm trễ.
- Khối lượng tài liệu chỉ được lưu giữ tại kho của văn phòng, trường
không có kho lưu trữ cơ quan.

- Thể thức văn bản và vị trí trình bày các thành phần chưa thật chuẩn với
quy định của Nhà nước(canh lề, cở chữ, cách trình bày,…không đúng với Tiêu
chuẩn). Còn một số văn bản thiếu phần trích yếu nội dung hoặc nơi nhận.
Trường THPT Ea Súp chưa xây dựng được kho lưu trữ tại cơ quan, nên
công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng còn hạn chế.
- Nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phục vụ trong công tác lưu trữ tại các bộ
phận còn yếu, nên công tác lưu trữ còn lúng túng chưa thống nhất tại các Khoa,
phòng ban

CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
THIỆN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT EA SÚP
3.1. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công tác văn thư
- Để nâng cao vai trò của công tác văn thư tại cơ quan, nên lập ra một tổ
chuyên về công tác văn thư. Mở lớp tập huấn tại cơ quan về công tác văn thư
cho các cán bộ soạn thảo văn bản ở các Khoa, Phòng, Ban để đảm bảo về thể
thức và cách trình bày văn bản theo đúng quy định, hạn chế những sai sót đến
mức tối thiểu.
- Trường nên có một khoa lưu trữ cơ quan dành cho khối tài liệu hành
chính, để các phòng ban có thể giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định của nhà nước và giúp cho việc lưu giữ, bao quản và sử dụng tài liệu
được thuận tiện.
- Đề nghị các cấp lãnh đạo quan tâm hơn nữa trong việc cải tạo mặt bằng,
mở rộng phòng ốc và lập kho lưu trữ cơ quan để lưu trữ tài liệu được tốt hơn
thống nhất về một mối.
- Cần bổ sung thêm biên chế đối với công tác lưu trữ tại các Khoa, Phòng
để hạn chế việc kiêm nhiệm nhằm phát huy hết khả năng làm việc của mỗi
người và đảm bảo cho công tác lưu trữ thực hiện tốt. Mở lớp tập huấn tại cơ
quan về công tác lưu trữ cho các cán bộ chuyên môn tại các Khoa, Phòng, Ban.
- Công tác văn thư – lưu trữ tại Trường THPT Ea Súp cần được sự quan
tâm của Ban Giám hiệu trường nhiều hơn nữa, để việc quản lý hồ sơ được chặt
chẽ, cẩn thận …nên có một kho lưu trữ cơ quan dành cho khối lượng tài liệu
hành chính còn tồn đọng tại các bộ phận. Ngoài ra, cần mở them lớp bồi dưỡng

kiến thức cho nhân viên làm công tác lưu trữ cũng như các nhân viên làm công
tác liên quan như: bố trí cho đi học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn, lớp bồi dưỡng
kiến thức lưu trữ để người làm công tác lưu trữ nhanh chóng cập nhật những
thông tin về công việc của mình nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, phục vụ lợi
ích chung của trường.
- Hàng năm nên tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc phục vụ,
tra tìm hồ sơ được nhanh chóng, chính xác, không phân tán tài liệu, giúp bổ
sung tài liệu vào kho lưu trữ đầy đủ hơn.
3.2. Kết luận
- Trải qua nhiều năm thực hiện đường lối đổi mới, nhân dân ta đã đạt
được những thành tựu to lớn đưa đất nước quá độ lên chủ nghĩa xã hội “phát
huy sức mạnh toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện
đại hóa” (Đại hội IV của Đảng). Để đạt được điều này, nền kinh tế Việt Nam
cần phải phát triển ổn định.
- Mục tiêu quan trọng là lợi nhuận thu được từ việc sản xuất, kinh doanh.
Sản xuất, kinh doanh có hiệu quả sẽ đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơ
quan, doanh nghiệp. Trường THPT Ea Súp đã đứng vững và khẳng định được vị
trí của mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Công tác “Văn thư - Quản trị văn phòng” tại Trường THPT Ea Súp
đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin giữa các
khoa, phòng các đơn vị trực thuộc chuyển giao thông tin xuyên suốt trong qua
trình hoạt động. Trong công tác Văn thư, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải
tuân theo thủ tục, nguyên tắc, quy định đã đề ra, bảo đảm tính chính xác, nhanh
chóng và đáp ứng đầy đủ, hỗ trợ các đơn vị, cơ quan hữu quan biết tình hình
được chuyển tải qua nội dung văn bản đề cập. Từ đó giúp cho cơ quan cấp trên
đề ra kế hoạch chỉ đạo phù hợp cho các đơn vị thực hiện. Đồng thời giúp cho

việc phối hợp của các đơn vị với nhau một cách có hệ thống khoa học và đạt
hiệu quả thiết thực.
- Trường THPT Ea Súp đã xây dựng được hệ thống Lưu trữ tương đối
hoàn chỉnh. Hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản tốt. Tài liệu
chuyên môn được lưu trữ cả trong phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án, với mã số
lưu trữ cho từng loại hồ sơ giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, kịp thời và
chính xác.
- Do thời gian thực tập không dài và khả năng của bản than còn hạn chế
nên bài báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô và Ban lãnh
đạo trường đóng góp ý kiến cho chuyên đề tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn.

Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt

Similar to Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Trường Thpt