Nhận viết luận văn Đại học , thạc sĩ - Zalo: 0917.193.864 Tham khảo bảng giá dịch vụ viết bài tại: vietbaocaothuctap.net Luận văn thạc sĩ ngành quản lí công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, cho các bạn tham khảo

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---
BỘ NỘI VỤ
---/---
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THANH HÀ
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM
Hà Nội, 2016

2. LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và
không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu
của mình.
Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016
Tác giả luận văn
Nguyễn Thanh Hà

3. LỜI CẢM ƠN
Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn
chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Bùi Nam vì sự tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ của tác giả trong quá trình thực hiện luận văn.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám đốc, các Thầy, cô
giáo của Học viện Hành chính quốc gia đã tận tình, chu đáo trong quá trình
giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi. Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân
viên của Học viện Hành chính quốc gia đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất
cho tác giả trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành chương trình
cao học.
Xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè công
tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã luôn động viên,
quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu, để tôi có thể hoàn
thiện luận văn này.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên
cứu hoàn thành luận văn, nhưng do hạn chế về chuyên môn, kiến thức, nên
chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Kính mong
nhận được sự góp ý của các Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học
viên, để luận văn ngày càng hữu ích hơn.
Xin trân trọng cám ơn!
Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016
Tác giả luận văn
Nguyễn Thanh Hà

4. MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................. 3
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7
PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................. 1
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA................. 7
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư.......................................... 7
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư..................................................8
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư...................................................13
1.1.4. Nội dung công tác văn thư .............................................................15
1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư............................................................20
1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư..................20
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................22
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư.................24
Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ......................................................27
2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.....27
2.1.1. Vị trí, chức năng.............................................................................27
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy...................................................................29
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện..........................................................33
2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam................................................................................34
2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến
nay................................................................................................................37
2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư..............37
2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư.......................50
2.2.3.Về quản lý công tác văn thư............................................................50
2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ...............51

5. 2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay.......52
2.3.1. Những thành quả đạt được.............................................................52
2.3.2. Hạn chế...........................................................................................53
2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................55
Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY ........................59
3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ......................59
3.1.1. Phương hướng................................................................................59
3.1.2. Yêu cầu...........................................................................................63
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam............................................64
3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư.......64
3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về
nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức..............................66
3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2015 trong công tác văn thư............................................................67
3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối
liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử.................73
3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại
hóa công tác văn thư.................................................................................83
KẾT LUẬN.....................................................................................................86
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................88

6. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Diễn giải
CNTT Công nghệ thông tin
CNVT Công nghệ viễn thông
CNTT-TT Công nghệ thông tin – truyền thông
CPĐT Chính phủ điện tử
HLKH&CN Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
QPPL Quy phạm pháp luật
TNHH Trách nhiệm hữu hạn

7. DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
Số hiệu
bảng/biểu
Tên bảng/ biểu Trang
Biểu 1.1 Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam 33
Bảng 2.1 Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013 - 2015 39
Biểu 3.1 Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan,
tổ chức 78
Bảng 3.1 Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử 75

8. 1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung
là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của
mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà
nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây
dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách
có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40
năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị
định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó
là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin,
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và
phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp
trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải
dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác
và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực
hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung

9. 2
thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư,
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển
vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao,
nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên
đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ
thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay
là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc
gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và
thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá
trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực
tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công
nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải
cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo
kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác
văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện
tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với
những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt

10. 3
Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt
nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp
những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và
đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói
riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp
hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút
được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu
sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau.
Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác
văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được
xuất bản như cuốn:
- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ
trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo
dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và
những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm Thanh (Nxb
Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ,
cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh
(Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo
và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông
tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác
văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người
làm công tác văn thư lưu trữ;

11. 4
- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn Hậu (Nxb
Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ
hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần những kỹ năng gì để
thực hiện nghiệp vụ hành chính;
- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan,
tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên (Nxb
Chính trị Quốc gia)…
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành
chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai
đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận,
huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào
Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành
chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên
địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đăk Lăk
của Kiều Xuân Lợi (2011)…
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những
mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham
khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để
viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay
chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu
một cách cụ thể về hiện đại hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện
nghiên cứu. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo

12. 5
thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua
và đề xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1.Mục đích nghiên cứu
Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ đó đề xuất
được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác văn
thư, hiện đại hóa công tác văn thư.
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm
2013 đến nay.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác
văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin
về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của

13. 6
Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;
các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các tài liệu tham khảo,
các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ
chức, đơn vị.
- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương
pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều
tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ là tài
liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc
đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung.
Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp
dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay
Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công
tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay

14. 7
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại
văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ,
nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành
(chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong
kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới
triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn,
giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế… (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt
thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Cũng
lẽ đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành
công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên,
công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg
ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn,
giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ
được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử,
ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế
cho Nghị định 142/CP.

15. 8
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và
quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư” (Điều 2).
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động
của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2.Vai trò
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh
tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể,
nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng
đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ
quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý
đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu
đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán
bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ

16. 9
quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn
bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập
và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.
Ví dụ để soạn thảo một báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan
thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông
tin sau đây:
+ Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền
+ Kế hoạch công tác năm của cơ quan
+ Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6
tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
+ Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện
các nhiệm vụ công tác được giao.
Đặc biệt, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành
phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính
thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, từ thủ trưởng cho
đến cán bộ, viên chức của cơ quan. Còn thông tin là đối tượng lao động của
hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này.
Ở nước ta, khi đất nước bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại
hóa, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và
đa dạng. Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải
quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu

17. 10
suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến
được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản
lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản
đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ
góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại,
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều
sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt,
khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu,
giấy tờ
“Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ
những người làm quan dưới thời phong kiến. Ngày nay, “Quan liêu” được
dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các
tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng
và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc
không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không
phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi.
Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy
tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan
hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy
tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Tác hại

18. 11
của tệ quan liêu, giấy tờ là rất lớn. Nó làm hạn chế, gây ảnh hưởng không tốt
đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của nhà nước, đến hiệu quả hoạt
động của cơ quan, tổ chức ; khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới
thiếu gắn bó chặt chẽ và làm suy giảm lòng tin của quần chúng nhân dân với
Đảng và Nhà nước.
Vì vậy, nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực
đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người
có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn
thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả
năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Tuy nhiên,
cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể
“góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định”. Vì sự hình thành và phát
triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ
chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức
của cán bộ quản lý…
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan
Theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Ủy ban Thường vụ Quốc
hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật nhà nước là những tin về vụ
việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc
lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công
nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố
mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam”.
Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan, nhất là các cơ quan sản xuất,
kinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có những bí mật riêng của mình. Đó
là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực sản xuất kinh doanh,

19. 12
khoa học - công nghệ mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố, nhưng
nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh
doanh của các cơ quan đó.
Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật
thiết với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở
các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc
bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các
cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ
quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn
thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin
thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết
xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn
và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn
quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để
phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ
yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư
và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến
hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các
khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu
trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần
thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài
liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài
liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan
được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn,

20. 13
sẽ tạo điều kiện thuận lợi để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,
sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những
công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ
chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa
học, tổ chức sử dụng tài liệu…
Hiện nay, một tình trạng phổ biến là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận
thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà
nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh, như tài liệu giao
nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ…, gây
nhiều khó khăn, trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí, làm cho một khối
lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Ðảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội… bị tổn thất hoặc không thể đưa ra
phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng.
Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động
của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ
quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban
hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch
định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ
quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở
các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
1.1.3.1.Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

21. 14
Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của
cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây
tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
1.1.3.2.Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù
hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký,
con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải
được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất
cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản…
- Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
1.1.3.3.Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán

22. 15
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban
thường vụ Quốc hội.
1.1.3.4. Khoa học và hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù
hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện
cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi
thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên
quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thể thức văn bản: là các thành phần cần phải có và cách thức trình
bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan
có thẩm quyền quy định. Điều này có nghĩa là:
+ Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với
một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này sẽ ảnh hưởng
đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó.
+ Các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách thức
thống nhất.
+ Thể thức của một thể loại văn bản phải do các cơ quan có thẩm quyền
có liên quan quy định.
Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức
văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.

23. 16
Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ
chức Công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày
22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn
bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng
dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ
thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên
thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng
trung ương Đoàn. Các văn bản quản lý nhà nước, thể thức văn bản được quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,
Nghị định số 9/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Ngoài ra, chúng ta không nên đánh đồng khái niệm “Hình thức văn
bản” với “Thể thức văn bản”. “Hình thức văn bản” mới chỉ nói lên được các
thành phần cấu thành của một loại hình văn bản, tức bề ngoài của văn bản ,
chưa hàm chứa cách thức thể hiện các thành phần đó.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
+ Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
+ Đánh máy, nhân bản văn bản;
+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
+ Ký văn bản;
+ Ban hành văn bản.

24. 17
1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ
thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
1.1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác
quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của
các cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố
thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của cơ quan các
cấp. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các
văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được
ủy quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó);
+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được
đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc
văn bản chưa ghi nội dung;

25. 18
+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái;
+ Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo;
+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu:
+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an
cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử
dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an;
+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho
một người giữ. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức
phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư
và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu;
+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ.
Có giá để con dấu, được bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn.
Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trường hợp thật cần thiết
để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo,
nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu
ra khỏi cơ quan, đơn vị;
+ Không được làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu
không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động
phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. Khi mất con
dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu
đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin
phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ;
+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng
quy định.

26. 19
1.1.4.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, hoặc có cùng một đặc điểm
về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là
khâu bản lề của công tác lưu trữ. Trong đó, hình thành những hồ sơ phản
ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để
giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan
và mỗi cán bộ, công chức.
Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà
nước và cơ quan, hạn chế được văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những
tài liệu quý hiếm.
- Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ
quan, đơn vị; phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị; phản
ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan qua các thời kỳ;
+ Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối
đồng đều;
+ Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau
về một vấn đề, một sự việc hoặc một người;
+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác;
+ Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
- Lập hồ sơ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.

27. 20
+ Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập
nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ;Phân định đơn vị bảo quản; Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị
bảo quản; Biên mục hồ sơ.
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức.
1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1.1.Hiện đại hóa
Trong các hệ thống chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam
hiện nay, có hai từ then chốt lâu nay xuất hiện thường xuyên trên các văn bản, đó
là “công nghiệp hóa” và “hiện đại hóa”. Xét về mặt ngữ nghĩa, “công nghiệp
hóa” (industrialisation) là một khái niệm thiên về lĩnh vực kinh tế học. Còn khái
niệm “hiện đại hóa” chứa đựng những nội hàm mang tính kinh tế - xã hội, văn
hóa - xã hội và thiết chế xã hội sâu rộng hơn. Thực ra, quá trình hiện đại hóa đã
bao hàm trong nó quá trình công nghiệp hóa, vốn thường diễn ra song song với
quá trình đô thị hóa. Vậy cần phải hiểu thế nào là Hiện đại hóa?
Thuật ngữ “modern” (hiện đại) xuất hiện từ thời Phục hưng ở châu Âu,
lúc đầu thường được hiểu theo nghĩa đối lập với thuật ngữ “cổ xưa” (ancient)
hay “truyền thống” (traditional). Phải đến tư tưởng của Hegel, sau khi có sự
nghiên cứu nghiêm túc, cẩn thận và sâu sắc về “ thân phận con người hiện
đại”, định nghĩa “hiện đại” mới được hiểu đầy đủ. Đặc trưng của tính hiện

28. 21
đại (modernity) theo Hegel là ở chỗ con người tự đặt mình vào trong lịch sử
một cách có ý thức.1
Sau này, người ta thường hiểu “hiện đại hóa” theo nghĩa là quá trình
chuyển biến từ xã hội cổ truyền sang xã hội hiện đại, xét trong các lĩnh vực:
chính trị, văn hóa, kinh tế, xã hội.
Nhiều tác giả, chẳng hạn như Eisenstadt và Rostow, đã sử dụng thuật
ngữ “hiện đại hóa” để chỉ quá trình phát triển của các xã hội hiện đại, bắt đầu
từ thời kỳ cơ khí hóa và công nghiệp hóa. Quá trình này có những đặc trưng
như “nới lỏng các ranh giới giữa các giai cấp xã hội, phát triển lĩnh vực giáo
dục, nảy sinh những kiểu quan hệ thương lượng mới trong lĩnh vực công
nghiệp, mở rộng quyền bầu cử, phát triển các dịch vụ xã hội…”
Trên đây là những cách hiểu vĩ mô về khái niệm “hiện đại hóa”, trong
giới hạn luận văn nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn cách hiểu về khái
niệm “ hiện đại hóa” một cách dễ hiểu, súc tích như sau: Hiện đại hóa là quá
trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên
tiến, hiện đại vào quá trình chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và
quá trình phát triển kinh tế - xã hội.
1.2.1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư
Hiện nay, có nhiều cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn thư, đối với
quan điểm của tác giả luận văn cho rằng: Hiện đại hóa công tác văn thư là
việc áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật
hiện đại trong công tác văn thư.
Việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại vào công
tác văn thư là một yêu cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng thời là biện pháp
có tính khả thi trong công tác văn thư. Bởi lẽ, đó là tiền đề cho hoạt động
quản lý đạt được hiệu quả cao; giảm nhẹ được sức lao động mà lại nâng cao
được năng suất lao động của cán bộ văn thư; đảm bảo thông tin cho cán bộ
1
Xem Roger Scruton, A Dictionary of Political Thought, London, Pan Press, 1982, trang 302-303.

29. 22
lãnh đạo, quản lý giúp họ đưa ra được những quyết định chính xác, nhanh
chóng và kịp thời; phản ánh xu hướng phát triển của thực tiễn khách quan,
phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, kỹ thuật hiện đại hóa với đường
lối mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng các phương pháp kỹ thuật hiện
đại còn rất hạn chế, do còn thiếu sự quan tâm đến việc trang bị phương tiện kỹ
thuật hiện đại trong công tác văn thư, do sự thiếu hiểu biết về sử dụng các tính
năng của trang thiết bị hiện đại, dẫn đến việc sử dụng chúng kém hiệu quả.
Cũng lẽ đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành trên những
nguyên tắc nhất định, đó là:
- Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các
phương tiện kỹ thuật, tránh lãng phí;
- Phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị các phương tiện đồng bộ để
nâng cao hiệu quả sử dụng;
- Hầu hết các công việc trong quy trình công tác văn thư đều được áp
dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng cơ khí hóa, tự
động hóa. Hiện nay, máy vi tính đã được sử dụng rộng rãi, nhiều tính năng của
máy được áp dụng cho công tác văn thư. Toàn bộ các công việc soạn thảo,
chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký văn bản đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu,
cung cấp bản sao đều có thể được tiến hành khép kín trong phòng máy vi tính.
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư
Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ
đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải
sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của
thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

30. 23
Đây là những công việc đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục
vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý
nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản
lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào việc hiện đại hóa
công tác văn thư có được làm tốt hay không.
Song song với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác
văn thư cần đảm bảo các nội dung sau:
Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động có chức năng đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào
hiện đại hóa công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy
đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao
được hiệu quả của hoạt động quản lý.
Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, thực chất
là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục
hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy
định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan.
Đây cũng là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây
dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh
đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc. Thông qua đó, từng bước
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
Là những công việc cụ thể đan xen, liên quan đến văn bản - phương tiện
thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên một nội dung quan trọng trong
hiện đại hóa công tác văn thư là cần thiết phải được tiêu chuẩn hóa công tác
văn thư, để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động quản lý.
Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư cũng cần quan tâm đến việc triển
khai thực hiện cơ chế “ một cửa” hiệu quả. Bởi lẽ, “một cửa” là “bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả” hồ sơ ở các cơ quan hành chính nhà nước. Nó giúp đơn

31. 24
giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại
giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải
quyết các công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Muốn
thực hiện tốt được nội dung này, cần làm tốt việc liên kết với cổng thông tin
Chính phủ điện tử, có sự kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với
Chính phủ điện tử.
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.3.1.Môi trường làm việc
Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của
các cán bộ, công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý,
khoa học phòng làm việc cũng như phương tiện, trang thiết bị trong phòng,
phòng làm việc, để đảm bảo phát huy hiệu quả vai trò của các trang thiết bị đó.
Đồng thời, phòng làm việc văn thư cũng cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là
nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp, không làm ảnh hưởng
tới sức khỏe của con người, hạn chế năng suất, chất lượng công việc. Hơn
nữa, phòng văn thư thường liên quan đến nhiều tài liệu, hồ sơ, giấy tờ… Nếu
phòng làm việc không đảm bảo thông thoáng, sẽ khó khăn trong việc xử lý,
cũng như bảo quản tài liệu trong công việc.
- Tiếng ồn: đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của
người làm việc.
- Màu sắc: màu sắc phòng làm việc cũng quyết định đến việc có tạo
cảm giác thoải mái làm việc hay không đối với nhân viên.
- Ánh sáng: đây là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức
khỏe, mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.
1.2.3.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công
tác thu thập và xử lý thông tin nói chung, công tác văn thư nói riêng. Con

32. 25
người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn, quá trình hiện đại hóa cũng thực
tiễn, khả thi hơn khi nhân viên làm công tác văn thư được trang bị đầy đủ các
phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính kết nối internet cáp quang,
điện thoại, máy photo…
Ở một số cơ quan, tổ chức, họ đề ra tiêu chí phải hiện đại hóa công tác
văn thư, trong khi đó, lại không có sự quan tâm, đầu tư trang thiết bị, kỹ thuật
hiện đại. Máy móc cũ kỹ, lỗi thời, hỏng hóc… thực sự là bước cản lớn với
quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.
1.1.3.3.Trình độ của cán bộ văn thư
Trình độ của cán bộ, công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp
tới năng suất, chất lượng công việc. Cho dù phương tiện, thiết bị có hiện đại đến
đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa
học vào công việc của mình, thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích.
Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm đổi mới, lòng
nhiệt tình, tâm huyết với nghề của cán bộ, công nhân viên, cũng là nguồn hỗ
trợ lớn đối với quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.

33. 26
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn
bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong
các cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương,
chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ
quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức.
Xuất phát từ thực tiễn của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư cho các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa
phương hiện nay, trong đó có các Viện nghiên cứu là một hoạt động cấp thiết,
có tính thực tiễn cao. Đặc biệt, khi Việt Nam đang bước vào thời kỳ Công
nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, thì nhu cầu về thông tin,
cụ thể là các văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa
dạng. Do đó, hiện đại hóa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức càng có
vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư tại
Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Hà Nội thì cần nắm rõ các vấn đề lý
luận đã trình bày trong Chương này. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đề xuất
các nhóm giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả việc hiện đại hóa
công tác văn thư tại Viện nói riêng, các cơ quan, tổ chức quản lý nói chung.

34. 27
Chương 2
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY
2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
2.1.1. Vị trí, chức năng
Nghị định số 108/2012/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 25/12/2012
quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện
HLKH&CN Việt Nam) là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng
nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp
luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và xây dựng
chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội; đào tạo nhân lực
khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định của pháp luật.
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tên giao dịch quốc
tế bằng tiếng Anh là: Vietnam Academy of Science and Technology, viết tắt
là VAST.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam; chiến lược, quy hoạch, các chương trình, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm, các dự án, đề án quan trọng của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

35. 28
- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ chức
lại, giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền của Thủ tướng.
- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ:
+ Nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ trong
các lĩnh vực: Toán học; vật lý; hóa học; sinh học; công nghệ sinh học; công
nghệ thông tin; điện tử, tự động hoá; công nghệ vũ trụ; khoa học vật liệu; đa
dạng sinh học và các chất có hoạt tính sinh học; khoa học trái đất; khoa học
và công nghệ biển; môi trường và năng lượng; dự báo, phòng, chống và giảm
nhẹ thiên tai;
+ Nghiên cứu tổng hợp các nguồn tài nguyên thiên nhiên, điều kiện tự
nhiên và môi trường;
+ Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học,
công nghệ;
+ Đề xuất và chủ trì thực hiện các chương trình khoa học và công
nghệ trọng điểm cấp nhà nước theo sự phân công của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền.
- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo
sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của pháp luật.
- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với cơ
quan có thẩm quyền theo quy định.
- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học và phát
triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ.
- Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế -
kỹ thuật các công trình trọng điểm, quan trọng của Nhà nước và của các địa
phương theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam theo quy định của pháp luật.

36. 29
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo
quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước;
+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách
nhiệm quyết toán;
+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
 Về lãnh đạo Viện
Viện HLKH&CN Việt Nam có 01 Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch. Chủ
tịch Viện HLKH&CN Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn
nhiệm, chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ về toàn bộ
hoạt động của Viện HLKH&CN Việt Nam.
Các Phó Chủ tịch Viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn
nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch Viện và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
Viện về nhiệm vụ được Chủ tịch Viện phân công.
Chủ tịch Viện ban hành văn bản cá biệt, quy chế tổ chức và hoạt động
của các đơn vị trực thuộc Viện HLKH&CN Việt Nam; quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách

37. 30
đối với cán bộ, công chức, viên chức và thực hiện các thẩm quyền khác theo
quy định của pháp luật.
 Về các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện
- Văn phòng:
+ Lãnh đạo: 03 cán bộ
+ Phòng Hành chính - lưu trữ: 07 cán bộ
+ Phòng Tổng hợp - Pháp chế: 06 cán bộ
+ Phòng Kế toán: 05 cán bộ
+ Phòng Bảo vệ: 19 nhân viên (Hợp đồng lao động).
+ Phòng Quản trị: 22 nhân viên (Hợp đồng lao động)
+ Phòng Quy hoạch - xây dựng: 04 cán bộ
+ Phòng Cơ điện: 10 cán bộ
+ Phòng An Toàn lao động và Quốc phòng: 02 cán bộ
+ Phòng Điều vận: 10 lái xe
+ Trạm Y tế: 05 cán bộ.
- Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán bộ
- Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán bộ
- Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán bộ
- Ban Kiểm tra: 06 cán bộ
- Ban Ứng dụng và triển khai công nghệ: 09 người
- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán bộ
- Các tổ chức đoàn thể:
+ Đảng ủy
+ Công đoàn
+ Đoàn thanh niên
+ Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ
+ Hội cựu chiến binh
+ Ban Chỉ huy quân sự

38. 31
 Về các đơn vị trực thuộc
- Các Viện nghiên cứu:
+ Viện Toán học
+ Viện Vật lý
+ Viện Hóa học
+ Viện Hóa các hợp chất thiên nhiên
+ Viện Hóa sinh biển
+ Viện Cơ học
+ Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật
+ Viện Địa lý
+ Viện Đại chất
+ Viện Vật lý địa cầu
+ Viện Hải Dương học
+ Viện Tài nguyên và Môi trường biển
+ Viện Địa chất và địa vật lý biển
+ Viện Khoa học năng lượng
+ Viện Khoa học vật liệu
+ Viện Công nghệ thông tin
+ Viện Công nghệ sinh học
+ Viện Công nghệ môi trường
+ Viện Công nghệ vũ trụ
+ Viện Cơ học và tin học ứng dụng
+ Viện Sinh học nhiệt đới
+ Viện Kỹ thuật nhiệt đới
+ Viện Khoa học vật liệu ứng dụng
+ Viện Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Nha Trang
+ Viện Nghiên cứu khoa học Tây Nguyên
- Các đơn vị sự nghiệp do Chính phủ thành lập

39. 32
+ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam
+ Nhà xuất bản Khoa học tự nhiên và Công nghệ
+ Trung tâm Thông tin - Tư liệu
+ Trung tâm phát triển công nghệ cao
+ Trung tâm Tin học và tính toán
+ Học viện Khoa học và Công nghệ
- Các đơn vị sự nghiệp do Chủ tịch Viện thành lập
+ Viện Vật lý thành phố Hồ Chí Minh
+ Viện Địa lý tài nguyên thành phố Hồ Chí Minh
+ Viện Nghiên cứu khoa học miền Trung
+ Viện Vật lý ứng dụng và thiết bị khoa học
+ Viện Nghiên cứu hệ Gen
+ Viện Sinh thái học miền Nam
+ Trung tâm đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ
- Các đơn vị tự trang trải kinh phí
+ Viện Công nghệ viễn thông
+ Trung tâm phát triển kỹ thuật và công nghệ
- Các doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên ứng dụng công nghệ
mới và du lịch
- Các Ban quản lý, chương trình:
+ Ban quản lý Dự án vệ tinh nhỏ
+ Chương trình Khoa học và công nghệ vũ trụ
+ Chương trình Tây Nguyên 3
Căn cứ nhu cầu phát triển, Chủ tịch Viện quyết định thành lập, đổi tên,
tổ chức lại, sáp nhập, giải thể các tổ chức, đơn vị khác trực thuộc Viện
HLKH&CN Việt Nam theo quy định của pháp luật.

40. 33
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện
Biểu 1.1. Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
(Nguồn: Phòng Hành chính – lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam)
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tổng số trên 4000
cán bộ, viên chức, trong đó có 2649 cán bộ trong chỉ tiêu biên chế được giao;
44 GS, 161 PGS, 35 TSKH, 706 TS, 781 ThS và 794 cán bộ, viên chức có
trình độ đại học. Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng hầu hết các cán bộ viên
chức của Viện Hàn lâm rất tích cực, nỗ lực nghiên cứu khoa học giúp Viện
HLKH&CN Việt Nam hoàn thành các nhiệm vụ.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Viện là khá ổn định, hoàn chỉnh và
đồng bộ; lực lượng cán bộ có trình độ cao khá đông và đồng đều trên hầu hết
các lĩnh vực của khoa học tự nhiên. Lực lượng cán bộ trình độ cao luôn là thế
mạnh của Viện trong thời gian qua (so với các đơn vị nghiên cứu và triển khai
cũng như các trường đại học trong cả nước).
Trong những năm gần đây, Viện luôn luôn quan tâm đến việc đào tạo
cán bộ có trình độ cao (Tiến sĩ, Thạc sĩ) cho các đơn vị của mình cũng như
phục vụ chung cho đất nước. Hàng năm có hàng chục tiến sĩ mới bảo vệ và
đào tạo hàng trăm thạc sĩ thuộc các chuyên môn khác nhau trong lĩnh vực

41. 34
khoa học tự nhiên. Các đơn vị trong Viện còn cử nhiều cán bộ trẻ của mình đi
đào tạo tại nước ngoài nhằm bổ sung lực lượng cán bộ trình độ cao.
2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam
 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Theo Quyết định số 1396/QĐ-KHCNVN do Viện Khoa học và công
nghệ Việt Nam ban hành ngày 27/10/2011 quy định cụ thể về chức năng,
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện KH&CN Việt Nam.
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Viện KH&CN Việt Nam có chức năng
giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động
chung của Viện; giúp Chủ tịch Viện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt
động của các đơn vị trực thuộc Viện; tổ chức thực hiện công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; quản lý tài sản tài chính của đơn vị tài chính cấp 3 Văn
phòng; bảo đảm phương tiện làm việc, điều kiện làm việc phục vụ chung cho
hoạt động của lãnh đạo Viện, các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện và khối văn
phòng dân đảng (gọi tắt là cơ quan Viện).
Văn phòng có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản
ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:
1. Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và
hàng năm của văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện.
2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm
định, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.
3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề
án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.

42. 35
4. Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng.
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng
hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của
Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện.
6. Giúp lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu
đó trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;
b) Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Viện đến các cơ quan,
đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết
luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc của lãnh đạo Viện;
c) Thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà
nước và Viện;
d) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơ
quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổ
chức khác;
đ) Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp
với các đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các
điều kiện để lãnh đạo Viện đi công tác hoặc tham dự hội nghị, hội thảo.
7. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên
lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện theo quy định của Nhà
nước và của Viện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ của các đơn vị thuộc Viện.
8. Về công tác lễ tân, quản trị:

43. 36
a) Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đón tiếp các đoàn khách
quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;
sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
b) Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Văn phòng, bảo đảm
phương tiện đi lại và điều kiện làm việc của cơ quan Viện; thực hiện công tác
y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,
quốc phòng, dân quân tự vệ trong Viện.
9. Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện công tác sửa chữa, xây dựng
cơ bản của cơ quan Viện.
10. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài
trợ, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo
phân cấp của Viện và quy định của Nhà nước.
11. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các
Quy chế khác của Viện theo quy định.
12. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực công tác
của văn phòng.
13. Thực hiện việc sơ kết, tổng kết và chế độ báo cáo, thống kê về các
lĩnh vực công tác của Văn phòng theo quy định của Nhà nước.
14. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức,
viên chức, người lao động của Văn phòng theo quy định của Nhà nước
và của Viện.
15. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
 Quy chế công tác văn thư lưu trữ ở Viện HLKH&CN Việt Nam
Ngày 24 tháng 9 năm 2015, Chủ tịch Viện HLKH&CN Việt Nam đã ký
ban hành quyết định số 1601/QĐ-VHL quy định cụ thể, chi tiết về việc ban
hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện trong giai đoạn hiện nay.
Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, công tác lưu trữ
trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Viện HLKH&CN Việt Nam, để thực hiện

44. 37
chức năng, nhiệm vụ của mình; được áp dụng đối với tất cả các đơn vị trực
thuộc Viện.
Trong đó, quy định cụ thể công tác văn thư bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Do tác động
của quá trình hội nhập, đặc biệt là sự phát triển như vũ bão của công nghệ
thông tin, công tác văn thư - lưu trữ của Viện cũng có nhiều thay đổi để đáp
ứng kịp thời bối cảnh mới. Viện đã chú trọng công tác số hóa, hiện đại hóa
văn thư, lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, tác giả luận văn sẽ trình bày
trong phần thực trạng ở sau.
2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay
2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực
hiện đảm bảo các bước theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày
08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
của Chính phủ về công tác văn thư; và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn
thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
-Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
cần soạn thảo.
Viện HLKH&CNVN được ban hành 03 loại văn bản sau:

45. 38
+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,
giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thư công… Các văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.
+ Văn bản chuyên ngành.
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
-Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
-Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan,
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
-Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến
đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện
hàn lâm.
Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được
thực hiện ngày càng đảm bảo chất lượng. Đối với các văn bản của Viện
HLKH&CNVN trước khi được phát hành thì thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung văn bản. Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu
cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính
xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm
quyền ký, nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi được duyệt thì chuyển đến bộ
phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.

46. 39
Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HLKH&CNVN ký chính
thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “/./”
ở phần nội dung văn bản. Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn
bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện. Dự thảo các văn bản do
đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trước khi trình Chủ tịch
Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định.
Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng được
giao hay được ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối
cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Do đặc thù công tác của Viện HLKH&CN thường xuyên phải soạn
thảo các văn bản bằng tiếng nước ngoài. Đối với những văn bản sao dịch ra
tiếng nước ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trưởng Ban hợp tác
quốc tế ký.
Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ được thực hiện sau khi văn bản
đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi - đến
Theo thống kê, số lượng văn bản đi - văn bản đến của Viện khá nhiều,
được thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dưới đây:
Bảng 2.1. Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2015
STT Năm Văn bản đến (văn bản) Văn bản đi (văn bản)
1 2013 4 000 7 500
2 2014 6 542 4 464
3 2015 6 700 5 130
Tổng cộng 17 242 17 094
(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)

47. 40
Có thể thấy số lượng các văn bản đến tăng dần qua các năm. Trong khi
đó, số lượng các văn bản đi có sự giảm nhẹ. Với số liệu này, tính ra trung
bình trong một ngày Viện HLKH&CN Việt Nam tiếp nhận 16 văn bản đến,
và chuyển 16 văn bản đi. Số lượng văn bản nhiều như vậy, đòi hỏi công tác
quản lý văn bản đi - đến của Viện cần phải cẩn thận, hợp lý và khoa học.
 Đối với văn bản đến
Tất cả văn bản đến của Viện phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. Trước khi văn bản được
giao giải quyết phải thông qua thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc Chánh văn
phòng. Người nhận văn bản đến phải ký sổ, văn bản đến phải được tổ chức
giải quyết kịp thời.
Trong quá trình tiếp nhận văn bản đến từ mọi người, văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình
trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận. Văn bản đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày
lễ, ngày nghỉ cán bộ, viên chức hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, người có trách nhiệm để xử lý.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được
chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn

48. 41
bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Sau khi nhận văn bản đến thì tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản
đến. Việc bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để
giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của văn bản trong
bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi
gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để
giải quyết.
- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng.
Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến hoặc bằng cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. Hiện nay, Viện HLKH&CN
Việt Nam đang áp dụng cả hai phương pháp quản lý văn bản này. Tuy nhiên,
việc quản lý văn bản trên máy tính ít được phổ biến sử dụng hơn.
Về trình, chuyển giao văn bản đến, sau khi làm thủ tục đóng dấu đến,
đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư Viện Hàn lâm có trách nhiệm chuyển
văn bản đến cho Chánh Văn phòng, Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển
văn bản đến cho Trưởng phòng hành chính xem xét, dự kiến cho đơn vị hay
cá nhân sẽ xử lý văn bản và ký vào phía dưới dấu đến. Những văn bản quan
trọng, văn bản đến chỉ các mức đổ khẩn sau khi Chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính xem xong phải trình ngay Chủ tịch Viện Hàn lâm, thủ
trưởng đơn vị. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp, vào

49. 42
sổ, nhập dữ liệu vào máy tính, scan văn bản đến, chuyển qua mạng và chuyển
văn bản giấy tới đơn vị, cá nhân giải quyết.
Đối với văn bản mật, sau khi Chánh Văn phòng xem xét, văn thư trực
tiếp trình Chủ tịch Viện cho ý kiến giải quyết; văn thư đơn vị vào sổ đăng ký
và trình thủ trưởng cho ý kiến xử lý. Đơn vị hay cá nhân nhận văn bản, sau
khi xem và xử lý công việc, chuyển trả lại phòng Hành chính để lưu và bảo
quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật.
Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề
rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, Văn thư của các đơn vị có trách
nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao
nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân .
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao - nhận. Người nhận phải ký
nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và
tra cứu kịp thời.

50. 43
Quy trình văn bản đến
Văn bản đến
Văn thư
Tiếp nhận phân
loại sơ bộ, bóc
bì, đóng dấu
đến, ghi số và
ngày đến, Scan
chuyển giao văn
bản đến
Trưởng, phó
phòng hành
chính lưu
trữ (phân
loại sơ bộ)
Trình chánh
văn phòng
Cho ý kiến
phân phối
văn bản
Trình chủ
tịch viện
Duyệt văn
bản và cho
ý kiên chỉ
đạo
Tổ chức thực hiện
Các ban giúp
việc
Các viện
chuyên nghành
Cán bộ, công
chức, viên chức
chuyên môn
Văn bản
quan trọng
Không
Có
Văn bản
Hành chính
thông thường
Văn bản
Chuyên môn
Ý kiến chỉ đạo
giảiquyết
Chú thích
Đường đi của văn bản giấy
Đường đi của văn bản điện tử
Theo
dõigiải
quyết
(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)