Download luận văn đồ án tốt nghiệp với đề tài: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàn thiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại văn phòng trường ĐHBK Hà Nội

1. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đinh Thị Hoài MSSV: 504403024
LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động
mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh
tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá
trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác
thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin
cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh
tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời
thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều
kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng
kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục
đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho
hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao.

2. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới
về công tác văn phòng. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em đã chọn đề tài
“Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình.
Đây là một kiểu đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với Trường ĐHBK Hà Nội với
những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo
chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công
tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở
các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những
điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.
Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường
ĐHBK Hà Nội và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại
Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy
giáo Trần Văn Giá đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này. Em xin trân trọng cảm
ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình
chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường.
Em xin chân thành cảm ơn.

3. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3
Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 3 chương sau:
Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội
Chương III: một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại
Trường ĐHBK Hà Nội
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá
trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng các phương pháp
nghiên cứu sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê
- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội
Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo
của Trường ĐHBK Hà Nội.

4. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4
CHƯƠNG I
MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan
điểm hệ thông thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin

5. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5
kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường v.v…Theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu
trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý
thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần
hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao
nhất cho đơn vị.
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1. Chức năng văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc
trưng với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ
chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3
chức năng cơ bản sau đây
. Chức năng tham mưu
. Chức năng tổng hợp
. Chức năng hậu cần
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng

6. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
6
a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị
c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
d. Trợ giúp về văn bản
e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của
tổ chức.
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

7. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
7
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ
quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn
bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan
đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác,
giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng hnàh chính xem xét trước khi phân phối
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.

8. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
8
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Văn bản được vào sổ theo mẫu sau
Số văn
bản
đến
Ngày
đến
Nơi gửi
văn VB
Số,
ký
hiệu
VB
Ngày,
tháng
VB
trích
yếu nội
dung
VB
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
văn
bản
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
……… …….. ………. ……. ……. ………. …….. ……… …… …
…..

9. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
9
Mẫu chuyển văn bản đến
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày chuyển
văn bản
Số lượng bì văn
bản
Nơi nhận
(người nhận)
Ký nhận và
đóng dấu
1 2 3 4 5
……… ………… ………… ………… ………..
* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn bản
đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi
ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách
nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi

10. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
10
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày tháng
Số ký hiệu
văn bản
Số lượng bì
văn bản
Nơi nhận
văn bản
Ký nhận và đóng
dấu văn bản
1 2 3 5
............. …………. ……….. ……….. ................
Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ
Ngày tháng Số ký hiệu
văn bản
(phiếugửi,
chuyển)
Số lượng
văn bản
hoặc bì văn
bản
Người nhận
hoặc đơn vị
nhận
Ghi chú
1 2 3 4 5
…………. …………. ………….. ……………. …………

11. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
11
* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn
bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn
bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và
phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu
trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học
và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo đơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ

12. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
12
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi,
vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3
đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có
tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía
trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:

13. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
13
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó ký thay hoặc người được quyền ký
thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc huy.
- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng để làm ra văn bản thì đóng dấu văn
phòng.
Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ
quyền quyết định. Dấu “mật” phải được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còncó: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký... Căn cứ vào đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định
về việc quản lý các loại con dấu. Của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP.
- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ
định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
Theo Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính Phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như
sau: “ Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vi kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức
danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch
giữa các cơ quan, tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị Định Chính Phủ”. Đồng
thời Chính phủ cũng quy định người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ
chức chỉ được dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ đựợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền.

14. Báo cáo thực tập tốt nghiệp
14
DOWNLOAD ĐỂ XEM ĐẦY ĐỦ NỘI DUNG
MÃ TÀI LIỆU: 51296
DOWNLOAD: + Link tải: Xem bình luận
Hoặc : + ZALO: 0932091562