Công Tác Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Quản Lý Của Viện Khoa Học Lâm Nghiệp

1. BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Tải tài liệu file word zalo 0936.885.877
Dịch vụ làm khóa luận
Luanvantrithuc.com
Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : TH.S TRẦN THU HÀ
Sinh viên thực hiện : ĐINH HẢI YẾN
Mã SV : 1405QTVC066
Lớp : ĐH_QTVP14C
Khóa : 2014 - 2018
HÀ NỘI - 2018

2. LỜI CÁM ƠN
Với những kiến thức tích lũy được trong suốt thời gian học tập, nghiên
cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
nhiệt tình của Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý thầy/cô, cùng với sự nhiệt tình
giúp đỡ của Th.s Trần Thu Hà giảng viên khoa Quản trị văn phòng.
Đến nay, tôi đã hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình, với sự trân
trọng tôi xin chân thành cảm ơn đến Th.s Trần Thu Hà, người đã trực tiếp
hướng dẫn tôi trong suốt thời gian hoàn thành Luận văn. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn chân thành đến Quý Thầy/Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận
tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn
thành Luận văn này.
Kính chúc Quý nhà trường đạt được nhiều thành công trong công tác
giáo dục.
Sinh viên

3. LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác Soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực
trạng và giải pháp”là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép
của bất cứ ai.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI
Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt
KH Khoa học
VP Văn phòng
QĐ Quyết định
KHXH Khoa học xã hội
NĐ- CP Nghị định Chính phủ
VB Văn bản

5. MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ...................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................ 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 3
6. Bố cục của đề tài ...................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ ........................................................................ 4
1.1. Một số khái niệm................................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 4
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước............................................... 5
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước................................... 5
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:........................................................... 6
1.2.2. Văn bản hành chính .......................................................................... 6
1.2.3. Văn bản chuyên ngành...................................................................... 7
1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý............ 7
1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.............. 9
1.4.1. Yêu cầu về nội dung.......................................................................... 9
1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: ......................................................... 11
1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ .................................. 12
1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.................................. 12
1.5.Vai trò,chức năng Công tác Soạnthảo và ban hànhvăn bảnquản lý.....13
1.5.1. Chức năng thông tin........................................................................ 13
1.5.2. Chức năng quản lý.......................................................................... 13
1.5.3. Chức năng pháp lý.......................................................................... 14
Tiểu kết........................................................................................................... 15

6. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP
VIỆT NAM..................................................................................................... 16
2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam............ 16
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam........................ 16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ........... 16
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.......... 19
2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam ..................................................... 22
2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công
tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý............................................. 22
2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý .............. 23
2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành...................................................... 24
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý........... 26
2.2.5. Thể thức văn bản............................................................................. 31
2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản................................................ 36
2.2.7. Quản lý văn bản.............................................................................. 37
2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam....................................................... 41
Tiểu kết........................................................................................................... 47
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC
LÂM NGHIỆP VIỆT NAM ......................................................................... 48
3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam ................................ 48
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam......................... 50
3.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: ....... 50
3.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản .................................... 51
3.2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. ................................................ 52

7. 3.2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp
luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư............................. 53
3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và
quản lý văn bản......................................................................................... 54
3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản.......... 54
Tiểu kết: ......................................................................................................... 56
KẾT LUẬN.................................................................................................... 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 59
PHỤ LỤC

8. 1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do
đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước
cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho
hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực
đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường
hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng
kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội.
Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu
mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình
tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang
và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội,
làmgiảmuy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.

9. 2
Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm
hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây. Thực
tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp
Việt Nam. còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới. Hiểu được tầm quan
trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam.. Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy
cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác
soạn thảo và quản lý văn bản,... Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và
phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền.
Tuy nhiên đây là quyển sách viết chung về công tác soạn thảo và quản lý văn
bản, chưa đề cập ở trường hợp cụ thể nên công tác soạn thảo và quản lý văn
bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chưa được nghiên cứu.
Để thực hiện đề tào, tôi cần tìm hiểu những số liệu, thông tin thực tế
tạiviện khoa học lâm nghiệp. Bởi vậy, tôi đã tìm được cuốn Báo cáo thực tập
tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác tổ chứ quản lý văn bản ởviện khoa học lâm
nghiệp. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thanh Tuấn năm 2010.
Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và
tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về
công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam..
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Áp dụng kiến thức của mình để tìm hiểu công tác soạn thảo soạn thảo
và ban hành văn bản quản lýcủa Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..

10. 3
- Khái quát tình hình thực tế Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.hiện nay.
- Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn
thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm
nghiệp Việt Nam..
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
-Thời gian: giai đoạn: Từ ngày 02/06/2016 đến ngày 31/12/2017.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến
Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý.
- Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm
mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài;
- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được
với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định
được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một
số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban
hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
6. Bố cục của đề tài
Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý.
Chương 2. Thực trạng Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn
bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn
thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam..

11. 4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các
thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của
hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất
liệu nào đó (giấy, bia đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung,
hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu
giao tiếp nhất định.
Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất
định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tếnhư: các văn bản pháp luật, các
công văn, tài liệu, giấy tờ…
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và
truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản
được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt
động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo
nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo
cáo… đều được gọi là văn bản.
Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của
cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được
hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.

12. 5
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do
các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền
theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang
tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực
tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước
pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản
lý xã hội.
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước,
không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất
kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện
nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình
trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm
văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản
lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền
đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách
hành chính – công vụ.
1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích
của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo
Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản
quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

13. 6
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự
chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật năm 2003).
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2015) quy định các cơ quan có
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
1.2.2. Văn bản hành chính
- Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ
sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương,
quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức;
chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông
tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.

14. 7
chính:
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình…).
1.2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này
thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội
dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp
xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác
Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hoạt động (4 bước) :
Chuẩn bị
Lập đề cương, viết bản thảo
Trình duyệt, ký văn bản
Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB
 Bước 1: Chuẩn bị
Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
Xác định mục đích banhành VB,đối tượngvà phạmvi áp dụng của VB
Xác định tên loại VB

15. 8
Thu thập và xử lý thông tin
* Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương:
+ Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở
nội dung VB
+ Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định
trong mục đích và giới hạn của VB
+ Có thể XD đề cương chi tiết, hoặc sơ lược
- Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến
được xác lập ở đề cương
+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng
trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ,
liên kết các câu, đoạn để VB trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội
dung và hình thức.
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgic chưa,
đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban
hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổi bật hay chưa.
+ Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày.
 Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên
cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua.
Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:
+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB
+ Bản dự thảo
+ VB thẩm định (nếu có)
+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)
+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có)

16. 9
Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình
với thủ trưởng về VB.
Đối với VB thông qua theo chế độ tập thể và QĐ theo đa số: các thành
viên dự họp phải đúng thành phần, có đủ tư cách và thẩm quyền. VB được
thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của PL.
Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn
bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban
hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký.
 Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm
vụ của cán bộ văn thư)
Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB
Vào sổ VB đi, sổ lưu VB
Kiểm tra lần cuối về thể thức VB
Nhân VB đủ số lượng ban hành
Đóng dấu cơ quan
Bao gói và chuyển giao VB
Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp
tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB.
1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
1.4.1. Yêu cầu về nội dung:
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính
quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm,
những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá
trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác
định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn
bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như
thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban

17. 10
hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để
đánh giá hiệu quả mang lại nó.
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp
thời và có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ
phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học
giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi
của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng
lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội
dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa
tính phổ cập, songkhông ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và
khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà
nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân
lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của
nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến
pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải
tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính
của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư,
nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây
dựng dự thảo văn bản.

18. 11
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc
thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện
quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa
vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi:
được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều
chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành
văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là
sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được
tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có
khả năng thực thi.
Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách
nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể
thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế -
xã hội.
1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được
thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá
trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã
quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao
gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ
mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

19. 12
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện
ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh
vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành
chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm
bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông,
đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng,
lịch sự.
Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành
chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện
quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn
thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành
của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng
các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử
dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ
yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.

20. 13
1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý
Văn bản quản lý nhà nước có các vai trò quan trọng trong hệ thống văn
bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức
năng pháp lý.
1.5.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn
bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức
năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
-Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống
quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ
thống truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ
quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của
mình.
1.5.2. Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức
năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt
công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng
thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả
hoạt động quản lý.

21. 14
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của
tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã
đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
1.5.3. Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã
hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và
truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm
quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi
người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý
ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá
nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là
cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động
của các cơ quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản
và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các
cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ
quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình
và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với
UBND huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để
giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các
cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống
nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá
nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.

22. 15
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội
dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng
quy định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những
yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị
pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài
nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
Tiểu kết
Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của Công tác Soạn thảo và ban
hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu
của công tác soạn thảo văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác
này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản
đồng thời làm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng
thực hiện công tác này tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..

23. 16
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM.
2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp là tiền thân của Viện Khoa học Lâm
nghiệp Việt Nam., được thành lập năm 1961. Quá trình phát triển từ 1 viên la
Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp 1961-1971; sau đó thành 3 viên (Viện Lâm
nghiệp 1972-1988, Viện Công nghiêp rừng 1974-1988, Viên Kinh tế Lâm
nghiêp 1981-1988); và hơp nhất thành Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. (từ 1988 đến nay).
Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ NN&PTNT.
Bộ NN&PTNT ban hành quyết đin
̣ h số 1149/QĐ-BNN-TCCB ngày
18/5/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quyết
đin
̣ h số 1656/QĐ-BNN-TCCB ngày 16/72012 /Quy định Điều lê ̣ tổ chứ c và
hoaṭ đôṇ g của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam..
Trụ sở: Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
ĐT: 04-38389031Fax: 043.8389722
E-mail: vkhln@hn.vnn.vn; Website: www.vafs.gov.vn
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. như sau:

24. 17
Lãnh đạo Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. có Giám đốc và các
Phó Giám đốc Viện:
Các Ban tham mưu, giúp Giám đốc Viện
- Ban Tổ chức, Hành chính;
- Ban Kế hoạch, Khoa học;
- Ban Đào tạo, Hợp tác quốc tế;
- Ban Tài chính, Kế toán.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

25. 18
Nội.
- Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện:
Viện Nghiên cứu Lâm sinh, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Công nghiệp rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Viện Nghiên cứu Giống và Công nghệ sinh học Lâm nghiệp, trụ sở
chính đóng tại thành phố Hà Nội.
Viện Nghiên cứu Sinh thái và Môi trường rừng, trụ sở chính đóng tại
thành phố Hà Nội.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố
Hồ Chí Minh.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Tây Bắc, trụ sở chính đóng tại thành
phố Sơn La, tỉnh Sơn La.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp vùng Trung tâm Bắc Bộ, trụ sở chính
đóng tại huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ.
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Đông Bắc Bộ, trụ sở chính đóng tại
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc;
Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Bắc Trung Bộ, trụ sở chính đóng tại
thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.
Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Trung Bộ và Tây Nguyên, trụ sở
chính đóng tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Trung tâm Nghiên cứu Lâm sản ngoài gỗ, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Bảo vệ rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà
Nội.
Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành
phố Hà Nội.

26. 19
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số
2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, có chức năng nghiên cứu
khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo sau đại học và tư
vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về nông
nghiệp và phát triển nông thôn.
Ngày 18/5/2012, Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ban hành quyết định số
1149/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.. Trong đó, chức năng, nhiệm
vụ của Viện được quy định như sau:
- Nhiệm vụ :
Nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo
và tư vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về
nông nghiệp và phát triển nông thôn.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các
chương trình, dự án của ngành, của Viện về khoa học, công nghệ trong lĩnh
vực lâm nghiệp theo quy định; tổ chức thực hiện sau khi được các cấp có
thẩm quyền phê duyệt.
Nghiên cứu cơ bản có định hướng và nghiên cứu ứng dụng tổng hợp về
lâm nghiệp, bao gồm:
a) Khoa học cơ sở về lý thuyết lâm học các hệ sinh thái rừng nhiệt đới
Việt Nam;
b) Kỹ thuật và công nghệ trồng, phục hồi, làm giàu, cải tạo, xúc tiến tái
sinh tự nhiên để phát triển và quản lý bền vững rừng tự nhiên, rừng trồng ở
Việt Nam và nông lâm kết hợp;

27. 20
c) Cơ sở khoa học và các biện pháp bảo tồn và phát triển nguồn gen
thực vật rừng, động vật rừng;
d) Về giống cây lâm nghiệp, gồm các loại hình rừng giống, vườn giống,
chọn tạo giống và nhân giống cây lâm nghiệp, lưu giữ tập đoàn giống công
tác lâm nghiệp;
đ) Phát triển và ứng dụng công nghệ sinh học trong lâm nghiệp;
e) Sinh lý, sinh thái cá thể và quần thể, quần xã thực vật rừng và các
biện pháp phục hồi hệ sinh thái rừng, bảo vệ, bảo tồn các hệ sinh thái đặc thù;
g) Cơ sở khoa học và biện pháp sử dụng bền vững đất lâm nghiệp;
h) Cơ sở khoa học về đánh giá, dự báo tác động môi trường lâm nghiệp,
biến đổi khí hậu, quan trắc môi trường;
i) Kỹ thuật nuôi, gây trồng, khai thác, chế biến, bảo quản các loại lâm
sản ngoài gỗ;
k) Cơ sở khoa học và biện pháp phòng, trừ sâu bệnh hại rừng; công
nghệ phòng, chữa cháy rừng;
l) Khoa học về tổ chức và quản lý lâm nghiệp; cơ chế, chính sách lâm
nghiệp; kinh tế tài nguyên và môi trường rừng; thị trường lâm sản; lâm nghiệp
cộng đồng;
m) Cơ giới hóa sản xuất giống cây lâm nghiệp, trồng rừng, khai thác,
vận xuất, vận chuyển, chế biến, bảo quản lâm sản;
n) Đặc tính công nghệ cơ bản của gỗ và các loại lâm sản phục vụ công
nghiệp chế biến;
o) Công nghệ gia công, xử lý, chế biến cơ, hóa lâm sản; bảo quản lâm
sản, thuốc bảo quản lâm sản;
Thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ trọng điểm cấp nhà nước.
Thẩm tra hoặc tham gia thẩm tra về công nghệ, kinh tế, kỹ thuật các dự
án trọng điểm cấp nhà nước về lĩnh vực lâm nghiệp theo quy định của pháp
luật.

28. 21
Nghiên cứu và phát triển công nghệ mới, công nghệ cao trong lâm
nghiệp.
Xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định
mức kinh tế, kỹ thuật lâm nghiệp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo
nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật.
Đào tạo tiến sỹ, liên kết đào tạo thạc sỹ, tham gia bồi dưỡng nguồn
nhân lực về khoa học và công nghệ lâm nghiệp và các lĩnh vực khác có liên
quan theo quy định của pháp luật.
Hợp tác quốc tế, liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân về nghiên
cứu khoa học, phát triển công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực
Lâm nghiệp theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ; chuyển giao kết quả
nghiên cứu khoa học, công nghệ vào sản xuất; triển khai thực nghiệm, sản
xuất thử nghiệm trên cơ sở ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học theo quy
định của pháp luật.
Tổ chức sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu, nhập khẩu các sản phẩm và
công nghệ lâm nghiệp, nông lâm kết hợp, các sản phẩm phù hợp với lĩnh vực
hoạt động chuyên môn của Viện theo quy định của pháp luật.
Tư vấn lập dự án; tư vấn giám sát, thẩm tra; tư vấn thẩm định hồ sơ
thiết kế, dự toán các chương trình, dự án đầu tư, công trình xây dựng lâm
nghiệp theo quy định của pháp luật.
Thẩm định, phê duyệt đề cương nghiên cứu, dự toán, quyết toán và
nghiệm thu kết quả đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, dự án
sản xuất thử, thử nghiệm công nghệ của các đơn vị trực thuộc Viện theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Xuất bản các ấn phẩm, thông tin khoa học, công nghệ và môi trường,
phát hành tạp chí, trang thông tin điện tử theo chuyên ngành theo quy định
của pháp luật.

29. 22
Quản lý nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản và các nguồn lực khác được
giao theo quy định của pháp luật.
Quyết định việc mời chuyên gia, các nhà khoa học nước ngoài vào Việt
Nam và cử cán bộ ra nước ngoài công tác, học tập theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Thực hiện nhiệm vụ liên quan đến Công ước về buôn bán quốc tế các
loài động vật, thực vật hoang dã nguy cấp (CITES) theo quy định của pháp
luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn giao.
2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với
Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản phạm
vi đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây. Thời điểm này cũng tương ứng
với thời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theo
chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong.
Trong các kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạn
thảo các loại văn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêu
quan trọng.
Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo văn
bản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệt
trong gai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính.
Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, Viện Khoa học Lâm nghiệp
Việt Nam.đã đưa ra các phương hướng, chỉ đạo đối với người làm công tác
soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như:
Các yêu cẩu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý

30. 23
thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ,
cách trình bày văn bản phù hợp với từng thể loại văn bản. Để hiểu đầy đủ bản
chất của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản người ta gọi công tác này là
kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản.
2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và
Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện Khoa học Lâm nghiệp
Việt Namđã thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước như sau:
Về công tác soạn thảo văn bản:
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 08/05/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngay 01/02/2005 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
Về lĩnh vực đánh máy, in ấn, phát hành văn bản
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;

31. 24
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công
an, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy
định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;
Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vào
nền nếp. Và để thực hiện tốt hơn Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản,
Viện đã căn cứ vào “Công văn số 260/VTLTNN/-NVĐP ngày 18,07/2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về viện hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác văn thư và lưu trữ cơ quan” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn
Viện. Sau các lần sửa đổi, quy chế Văn thư lưu trữ mới nhất của Viện là Quy
chế năm 2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14
tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam).
2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành
Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. ban hành (không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần
đây, số lượng văn bản ban hành cụ thể như sau:

32. 25
Bảng 1: Số lượng văn bản ban hành của Viện từ năm 2014 đến năm 2016.
Đơn vị: Văn bản
STT Tên loại văn bản
Năm ban hành
2014 2015 2016
1 Quyết định 2324 2454 2486
2 Công văn 2567 2691 2448
3 Hợp đồng 171 290 194
4 Tờ trình 86 90 97
5 Báo cáo 69 77 82
6 Thông báo 45 30 36
7 Giấy mời 48 54 52
8 Giấy giới thiệu 24 20 24
9 Giấy ủy quyền 30 28 35
Tổng 5364 5734 5454
( Nguồn: Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.)
Như vậy, có thể thấy, số lượng văn bản được một năm khá lớn. Vì Viện
là cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học
lâm nghiệp nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng. Năm 2015 tăng 370
văn bản, tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số
lượng văn bản ban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm
2015 tương đương với 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với
năm 2014.
Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so
với năm trước. Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng
lên nhiều so với năm trước, theo đó số lượng văn bản trao đổi công việc, giao
dịch... với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên.
Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý
văn bản nói chung và Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng nhằm

33. 26
đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của
ngành Khoa học lâm nghiệp.
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.
Quy trình soạn thảo tại Viện được xác định gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản
- Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt,
thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi,
bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn
bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc.
Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu
thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn
thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho
những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung
văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật
hiện hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng
ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu
của thực tiễn.
Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến
hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và
khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện
hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước
đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác
bỏ yêu cầu xây dựng văn bản.
Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin

34. 27
tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa
các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp
vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dự báo; là cơ
sở để đề (đưa) ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian
và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi
cao.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện
trong nội dung văn bản
Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và
phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề
cương sơ thảo)
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc
lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Quỳ thuộc vào nội dung văn bản
là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo để xác định phạm vi lấy ý kiến. Việc
lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình
thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn
đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo
thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi
nhận được đề nghị tham gia ý kiến). Trong trường hợp cần thiết và được sự
đồng ý của Chủ tịch Viện hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thỏa có thể đưa ra thời
hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên.
Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không
có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung
dự thảo. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch
Viện hàn lâm về việc không tham gia hoặc góp ý kiến quá thời hạn đơn vị, cá

35. 28
nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc
trách nhiệm quản lý của đơn vị.
Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ
trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thỏa văn bản để
báo cáo chủ tịch viện hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có
nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉ đạo
Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan,
đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội
dung không chỉnh sửa.
Bước 3: Trình, duyệt dự thảo
Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký
ban hành văn bản. Hồ sơ trình ký bao gồm:
- Tờ trình về dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp
và sự thẩm định của Văn phòng, phòng pháp chế
- Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc
không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan
- Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế
- Duyệt thể thức của Văn phòng
- Tài liệu có liên quan( nếu có)
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt
vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc
Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy
định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc
đóng dấu mật

36. 29
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm
tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày,
thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận”
- Trình ký văn bản:
+ Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra,
có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản
thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn
bản trình lãnh đạo Viện.
+ Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào
phiếu trình giải quyết công việc.
Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản
+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình
Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ
thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công
giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư
Viện để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ
vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn
bản phù hợp, kịp thời, chính xác.
+ Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo
hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ
sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó.
- Các bước ban hành và phát hành văn bản:
Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây:
+ Cấp số văn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành
+ Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký tắt)
+ Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu
hồ sơ công việc.

37. 30
nhân.
+ Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá
+Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản,
số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký,
nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan.
- Phát hành văn bản
+ Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn
phòng có trách nhiệm phát hành
+ Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan,văn thư có thể gửi thấy
hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản.
+ Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài Viện, Văn thư Viện
tiến hành các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi
nhaanh, ghi các thông tin cần theo dõi vào sổ văn bản đi và làm thủ tục để gửi
đi với nhân viên Bưu điện.
+ Mức độ khẩn mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác
định đóng trước khi gửi đi, có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Viện.
- Lưu văn bản
+ Văn phòng lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm
theo (nếu có)
+ Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản
và Hồ sơ công việc.
+ Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ Viện được giữ lại tại
đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm soạn thảo.
Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Khoa học
Lâm nghiệp Việt Nam. Trên thực tế, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công
việc và thực tế, các bước này có thể được đơn giản hóa hoặc thêm một số
bước nhỏ khác, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đúng chức năng thẩm quyền và
đúng với các quy định khác của pháp luật.

38. 31
2.2.5. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp rất nhiều các thành phần cấu thành văn
bản, gồm có Quốc hiệu, Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số và ký
hiệu của văn bản; Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung của văn bản; Chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu
chỉ mức độ Khẩn, Mật và các thành phần thể thức khác.
Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được
thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của
văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được
ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt
ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà
còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến
thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải
được hết sức quan tâm chú ý.
Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam.,ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và
hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy
định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành. Đặc biệt là từ năm
2011 đến nay, thực hiện theo Thông tư Thông tư số 01/2011/TT- BNVngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi
tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ. Mỗi loại văn bản
được thể hiện phù hợp với thể thức quy định. Các yếu tố khác như nơi nhận
cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể
hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy
quyền….Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp lật về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính có sự thay đổi, điều chính thì áp dụng theo văn
bản sửa đổi đó. Các thành phần chính của văn bản được trình bày như sau:

39. 32
*Quốc hiệu
Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ Nhà nước của
quốc gia đó thực thi. Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu góc phải phía trên
của văn bản, trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 12-13,
tiêu ngữ trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 13-14, bên
dưới có đường kẻ nét liền kéo dài hết dòng chữ. Chữ cái đầu các cụm từ trong
tiêu ngữ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*Tên cơ quan ban hành văn bản
Là tên của cơ quan ban hành, ở đây là Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam., được trình bày ở dòng đầu tiên của văn bản ở phía bên trái, ngang với
dòng Quốc hiệu, phông chức Vn.TimeH, cỡ chữ 12 đứng đậm, có đường kẻ
ngang nét liền.
Ví dụ:
VIỆN KHOA HỌC
LÂM NGHIỆP VIỆT NAM
*Số, ký hiệu của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Viện ban hành trong
một năm, được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến
hết ngày 31 tháng 12 của năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính có tên loại như: Quyết định, báo cáo,
tờ trình, thông báo,… bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết
tắt văn bản và chữ viết tắt của Viện.

40. 33
Ví dụ: Số: 2316/ QĐ – KHLN
Ký hiệu công văn của Viện bao gồm chữ viết tắt tên của Viện và chữ
viết tắt tên đơn vị soạn thảo
Ví dụ: Số 21/ KHLN – VP
*Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Địa danh là nơi cơ quan đóng trụ sở được viết trước ngày tháng năm
ban hành văn bản. Phần này được trình bày dưới Quốc hiệu, ngang với phần
số ký hiệu văn bản, bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14, in nghiêng.
Viện có trụ sở tại Hà Nội, nên phần ghi địa danh trên văn bản của Viện
được ghi là: Hà Nội
Ví dụ
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNN
VIỆN KHOA HỌC LÂM
NGHIỆP VIỆT NAM.
Số: 2316/ QĐ – KHXH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
*Tên loại và trích yếu nội dung
Các văn bản hành chính do Viện ban hành đều phải ghi tên loại (trừ
công văn). Tên loại văn bản được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, kiểu
chữ đứng đậm, cỡ chữ 14.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
mang tính khái quát nội dung của văn bản đó, được trình bày dưới tên loại văn
bản đó, phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Riêng đối với
công văn phần này được trình bày dưới số, ký hiệu của văn bản.
Ví dụ
Với văn bản có tên loại:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc cử cán bộ đi công tác nước ngoài
Với công văn:
Số 20/ KHXH- TĐKT
V/v đăng kí các danh hiệu thi đua năm 2017

41. 34
*Nội dung văn bản
Được trình bày tại ô số 06 bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, khi
xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 tab; khoảng cách giữa các đoạn thường là
6pt; khoảng cách giữa các dòng từ 15pt trở lên.
Đối với văn bản có phần viện dẫn căn cứ pháp lý hay căn cứ thực tế
cho văn bản phải ghi rõ rang, đầy đủ số ký hiệu, tên loại, ngày tháng năm ban
hành văn bàn, cơ quan ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đó.Sau
mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng sử dụng dấu chấm phẩy, đến căn cứ
cuối cùng thì đặt dấu chấm.
Ví dụ:
Trường hợp nội dung văn bản có” phần, chương” như văn bản Quyết
định, Quy chế, Hợp đồng… , từ “ phần, chương” và số thứ tự được trình bày
trên một dòng riêng, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, phông chữ
VnTimeH. Số thứ tự của phần, chương viết bằng chữ số La Mã. Tiêu đề(tên)
của phần, chương được trình bày phía dưới, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14,
kiểu chữ đứng đậm, phông VnTimeH.
Ví dụ:
Trường hợp văn bản có mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình
bày trên một dòng riêng, căn giữa văn bản, kiểu chữ in thường đứng đậm, cỡ
chữ 14. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả rập. Tiêu đề của mục viết bằng kiểu
chữ in hoa đứng đậm, cỡ chữ 12-13.
Ví dụ:
Điều: Từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của điều viết chữ số Ả
rập, sau số thứ tự là dấu chấm
Ví dụ
Khoản, điểm: Thứ tự các khoản, điểm trong mỗi khoản dùng các chữ
cái tiếng Việt theo thứ tự Abc, sau có đóng dấu ngoặc đơn, viết bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

42. 35
Ví dụ
*Phần chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số, chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số kèm theo các chữ viết tắt về quyền hạn:
Thay mặt(TM), thừa lệnh(TL), ký thay(KT), quyền(Q) , được trình bày
bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14.
Họ tên của người có thẩm quyền ký và học hàm, học vị(nếu có) được
trình bày tại ô số, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm.
*Dấu của văn bản
Việc đóng dấu văn bản của Văn phòng Viện được thực hiện theo quy
định của ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và dựa theo Quy chế công
tác văn thư lưu trữ của Viện. Dấu của cơ quan được trình bày tại ô số 08. Văn
thư chỉ đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
*Nơi nhận
Phần nơi nhận được trình bày tại ô 9b (đối với các văn bản hành chính
có tên loại)
Từ “Nơi nhận” được trình bày ở một dòng riêng, ngang hàng dòng
“quyền hạn chức vụ của người ký” và sát lề trái, sau là dấu”:” viết chữ in
thường, nghiêng đậm, cỡ chữ 12.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá
nhân được trình bày ở một dòng riêng sau dấu gạch đầu dòng.Dòng cuối cùng
là chữ ”Lưu” sau đó là dấu “:”. Tiếp đó là chữ viết tắt” VT” (văn thư), dấu
phấy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Lưu: VT, CSVC.
Bảng Quy định các kiểu chữ, cỡ chữ và mẫu trình bày các thành phần
thể thức trong các loại văn bản của Viện.

43. 36
2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản
Ngôn ngữ là phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện nội dung văn
bản và ý chí của cấp có thẩm quyền.
Văn phong, ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống văn bản của Viện khoa
học lâm nghiệp Việt Nam có nội dung rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với các quy
định của pháp luật. Việc dùng từ, đặt câu trong cách hành văn của văn bản ở
Viện được quan tâm một cách đặc biệt không chỉ bởi xuất phát từ chức năng,
nhiệm vụ của Viện là cơ quan nghiên cứu khoa học đầu ngành của cả nước
mà còn do nhu cầu tự thân của các nhà soạn thảo văn bản đa phần cũng là các
nhà khoa học hoạt động trong môi trường nghiên cứu khoa học.
Đặc trưng nổi bật là cách sử dụng văn phong khoa học với việc diễn đạt
ý tưởng một cách chính xác, khách quan. Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn
ngữ độc nghĩa, không có ẩn ý, ngụ ý, không có hình ảnh, không có tính biểu
cảm (mang tính khách quan); Cách trình bày chặt chẽ, cách lập luận logic,
trong đó thường sử dụng cách phân tích và tổng hợp (phân tích để đi đến tổng
hợp). Diễn đạt ý tứ theo trình tự, logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm
minh họa, phát triển ý trước.
Nhìn chung, văn phong của Viện mang đậm tính khoa học, tính chính
xác, văn bản đem đến cho người đọc chỉ có một cách hiểu duy nhất, không có
những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ dùng trong văn bản có
nội dung, ý tưởng chính xác, khái niệm được xác lập một cách rõ ràng, cụ thể,
mang tính phổ thông.
Một nét đặc trưng nữa của ngôn ngữ trong văn bản hành chính của
Viện là tính lịch sự, trang nhã và văn minh. Đặc tính này xuất phát từ việc
Viện có mối quan hệ ngoại giao với rất nhiều các tổ chức, các nhà khoa học
lớn trong và ngoài nước. Bản thân các nhà soạn thảo văn bản của Viện phần
lớn cũng là các nhà nghiên cứu khoa học nên phong cách ngôn ngữ văn phong
này còn được duy trì ngay cả trong văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới,

44. 37
ngay cả những quyết định khiển trách đối với những người phạm lỗi. Đặc tính
này cũng là thước đo phản ánh trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính
của cơ quan Viện
Ngoài những đặc trưng nổi bật như tính khoa học, tính lịch sự, phong
cách văn phong của Viện còn mang đầy đủ phong cách văn phong hành chính
– công vụ. Trong văn phong không có những từ bóng bẩy, những hình ảnh
cầu kỳ, những từ quá chung chung mang tính khẩu hiệu. Song không vì thế
mà văn bản của Viện kém phần thuyết phục, cảm hóa lòng người. Nhiều văn
bản đạt trình độ cao cả về nội dung và nghệ thuật biểu hiện.
2.2.7. Quản lý văn bản
2.2.7.1. Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do viện
phát hành ra ngoài. Bộ phận văn thư luôn đảm bảo việc soạn thảo văn bản
theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và
kiểm tra kĩ càng trước khi phát hành.
Việc chuyển phát văn bản đều đã đảm báo nhanh chóng, chuẩn xác và
bảo mật. Trước khi chuyển phát cần lưu trữ tại cơ quan và hồ sơ. Sắp xếp văn
bản lưu theo thứ tự đăng kí :
- Đánh máy và nhân sao văn bản
- Trình ký, đóng dấu văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục gửi văn bản đi
- Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi
 Đánh máy và nhân sao văn bản :
Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm
đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người
ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách
đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu

45. 38
về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh
văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể
thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần
đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm .
 Trình ký, đóng dấu văn bản đi :
Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải
chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội
dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan
cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm
quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành
ngay.
 Đăng ký văn bản đi :
Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống
nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký.
Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo
từng thể loại văn bản và theo năm.
 Làm thủ tục gửi văn bản đi :
Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi
sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên
nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn
phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải
gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước.
Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ
in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối

46. 39
với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và
những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản.
Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội
dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản
khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách
nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
2.2.7.2. Quản lý văn bản đến
Đối với văn bản đến thì Viện đã đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý
văn bản đến hiệu quả. Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung tại
văn thư cơ quan để thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký,
chuyển giao, lưu trữ. Sau khi nhận văn bản và photo, văn thư đã vào sổ cẩn
thận và gửi đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Đảm bảo chuyển giao kịp
thời văn bản đến Chủ tịch khi có việc cần xử lý trong ngày.
- Tiếp nhận văn bản đến :
Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng
ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải
kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có)
đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận.
Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước
để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư
cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu
“Riêng người có tên mở bì”.
- Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải
quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến.
Hình thức đăng ký văn bản đến:

47. 40
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm
và theo từng sổ.
+ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác
nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến
- Trình xin ý kiến phân phối
- Chuyển giao văn bản đến:
Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển
văn bản đến và có ký nhận rõ ràng .
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản
đến .
2.2.7.3. Quản lý sử dụng con dấu
Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ
quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu
đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản;
dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan...
+ Quản lý và sử dụng con dấu
- Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu.
Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải
được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách
nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu.
+ Đóng dấu :
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ
ký về phía bên trái.

48. 41
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Đối với công tác lưu trữ văn bản thì viện đã xác định được Việc lưu trữ
văn bản nhằm hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng một cách có hiệu quả hệ
thống văn bản, hồ sơ tài liệu đồng thời đảm bảo tính an toàn lưu trữ tài liệu.
Nhân viên lưu trữ đã xây dựng các nội quy, cách thức lưu trữ tài liệu.
Đã phân loại chính xác tài liệu và sắp xếp một cách khoa học. Xây dựng sơ đồ
tài liệu hoặc hệ thống tra cứu tài liệu một cách khoa học, đảm bảo việc tìm
kiếm được nhanh chóng. Cập nhật ngay khi có tài liệu mới cần lưu trữ. Bên
cạnh đó, cần đảm bảo tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng.
2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.
2.2.8.1. Ưu đểm
- Các văn bản ban hành đã thể hiện đúng thẩm quyền của của người ký
theo quy định của pháp luật.
- Thể thức văn bản đảm bảo đúng
Về thể loại văn bản: Quyết định gồm có quyết định bổ nhiệm, quyết
định ban hành quy chế, quyết định thành lập cơ cấu tổ chức, thành lập hội
đồng, thành lập các ban; Công văn các loại như công văn thừa lệnh chủ tịch
Viện gửi các đơn vị trực thuộc, công văn chỉ đạo công việc trong nội bộ văn
phòng; Các văn bản ban hành nội bộ như: Các quy chế, quy trình triển khai
công việc theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng.
Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được
thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của
văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được

49. 42
ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt
ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà
còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến
thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải
được hết sức quan tâm chú ý.
Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt
Nam. ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và
hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy
định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành, thể thức văn bản của
Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ,
phông chữ. Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định.
Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm
quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa
lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền…
- Các thông tin đưa vảo sử dụng trong nội dung văn bản soạn thảo đã
được xử lý và có độ chính xác, tin cậy
- Các thuật ngữ, các ngôn từ của từng loại văn bản đã được cân nhắc,
lựa chọn phù hợp, ít có văn bản dùng câu khó hiểu, sáo rỗng.
- Nội dung các loại văn bản là đảm bảo, đạt mục đích, yêu cầu công vụ
- Năng lực chủ trì, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị thuộc Văn
phòng và giữa Văn phòng với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện ngày càng
được nâng cao góp phần vào chất lượng của các văn bản được ban hành và
đảm bảo tính thống nhất trong Viện.
- Việc đánh máy, in sao, phát hành văn bản: Phòng Tổ chức- Hành
chính trực thuộc Văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao là
đánh máy, in sao tài liệu của Văn phòng, lãnh đạo Viện, các tổ chức chuyên
trách.
- Số lượng quyết định các loại, văn bản ban hành dặc biệt là các quy

50. 43
chế, quy định tăng nhiều so với trước. Điều này làm cho việc hướng dẫn thực
hiện công việc được cụ thể, rõ ràng, tránh được sự mâu thuẫn, chồng chéo
nhiệm vụ, quyền hạn cung như làm căn cứ giải quyết các xung đột, khiếu tố
trong cơ quan.
- Trong quá trình soạn thảo văn bản, các cán bộ chịu trách nhiệm soạn
thảo luôn có ý thức sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các văn phòng phẩm, sử
dụng đi đôi với gìn giữ, bảo quản các trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn
thảo.
- Viện luôn chú trọng trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.
Phòng làm việc được bố trí khoa học, ngăn nắp.
Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước là một nội dung rất quan
trọng trong chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước nhằm phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Những năm qua Viện
đã chú trọng đến công tác áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của
Viện như:
+ Tại Văn phòng Viện, hệ thống thông tin quản lý văn bản gồm: quản
lý toàn bộ các văn bản đi và đến của cơ quan. Đây là một trong những hệ thống
quan trọng nhất phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Viện đến các đơn vị trực thuộc trong toàn Viện do Văn phòng quản lý.
+ Hệ thống mạng LAN, Internet, trang Web của Viện: hệ thống này
giúp cho cán bộ công chức trong Viện trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan
cũng như ra bên ngoài. Hệ thống thư điện tử được sử dụng như một phương
tiện để chuyển các báo cáo, mệnh lệnh của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, để
trao đổi thông tin và các công việc của các cán bộ công chức trong cơ quan.
Để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ này, tháng 10 năm 2010 Viện thành lập
Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin, hiện nay Trung tâm đang đi vào
hoạt động và từng bước đáp ứng nhiệm vụ tin học hoá trên các mặt hoạt động
của Viện, trong đó chủ yếu là công tác văn bản của Viện

51. 44
2.2.8.2. Hạn chế
- Về xây dựng văn bản pháp luật
Công tác xây dựng, ban hành VBQPPL: Một số ban, ngành chưa chủ
động đề xuất hoặc điều chỉnh chương trình xây dựng VBQPPL của viện, còn
đưa vào chương trình những văn bản chưa thực sự cần thiết. Trong việc thực
hiện quy trình xây dựng, ban hành VBQPPL còn có đơn vị chưa tổ chức được
việc khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội, tổ chức lấy ý kiến nhưng
đối tượng lấy ý kiến hẹp, chất lượng lấy ý kiến không cao. Việc thực hiện
thẩm định ở các cấp , phòng ban, ý kiến đóng góp của công chức còn hạn chế.
Chất lượng ban hành VBQPPL của cấp xã chưa cao, chưa đảm bảo yêu cầu về
thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày văn bản.
Trong công tác rà soát, kiểm tra và xử lý VBQPPL:
Một số sở, ban, ngành chưa chủ động tham mưu cho UBND tỉnh tự
kiểm tra các VBQPPL do UBND tỉnh ban hành và rà soát các VBQPPL do
HĐND, UBND tỉnh ban hành liên quan đến lĩnh vực quản lý mà chỉ thực hiện
khi Sở Tư pháp đề nghị phối hợp nên chất lượng rà soát chưa cao. Cấp huyện
chưa chủ động thường xuyên rà soát các VBQPPL do HĐND, UBND cấp
huyện ban hành. Công tác kiểm tra theo thẩm quyền của cấp huyện đối với
VBQPPL của cấp xã còn chưa có chiều sâu (chủ yếu kiểm tra về thể thức và
kỹ thuật trình bày).
Công tác giám sát, kiểm tra tình hình thực hiện văn bản pháp luật còn
một số hạn chế nhất định như việc theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực
hiện các kết luận sau giám sát, kiểm tra chưa thực hiện quyết liệt.
- Về tổ chức thi hành văn bản pháp luật
Một số cấp ủy, chính quyền địa phương, phòng ban thuộc Viện Khoa
học Lâm nghiệp Việt Nam. chưa chủ động, quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo
triển khai thi hành văn bản pháp luật.