Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA QUẢN TRỊ ĐÔNG Á
QUẢN TRỊ
BÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
GVHD: Th. S Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên sinh viên:
Lớp:
Đà Nẵng, tháng 3 năm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA QUẢN TRỊ ĐÔNG Á
QUẢN TRỊ
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
GVHD: Th. S Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên sinh viên:
Lớp:
Đà Nẵng, tháng 3 năm
Giá

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ Ghi chú
1 CPXL Cổ phần xây lắp
2 CNĐN
Chi nhánh công ty CPXL Thành
An 96 tại Đà Nẵng
3 VB Văn bản
4 SXKD Sản xuất kinh doanh
5 VT Văn thư
6 VP Văn phòng
7 QPPL Quy phạm pháp luật
8 QLNN Quản lý nhà nước
9 CSDL Cơ sở dữ liệu
10 NN Nhà nước
11 HĐND Hội đồng nhân dân
12 UBND Ủy ban nhân dân
13 VP Văn phòng

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinhtế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,
đây là cơhội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn thếnữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt
như hiện nay cácdoanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn
nâng cao chấtlượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt
mục tiêu tối đahóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu
quả các doanhnghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong
những công cụquan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn
hay nhỏ là côngtác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức
bởi vì văn phòngvừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông
qua hệ thống vănbản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động
tham mưu tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong
tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn,
phòng vệ, phòng ở củacác nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý
quan trọng cần thiết bộphận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và
linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân,
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy ta có thể khẳng định công tác văn thư
- lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng
có vị trí vô cùng quan trọng không thể thiếu được trong cơ quan Đảng, nhà nước
và doanh nghiệp. Tầm quan trọng được thể hiện ở chỗ, công tácban hành và
quản lý văn bản có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương

của Đảng, luật pháp của nhà nước với việc hoạch định, chương trình kế hoạch,
công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ
chức. Do vậy công tác vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật vừa là một công tác có
tính chính trị cao cần được Đảng, nhà nước các tổ chức và doanh nghiệp coi
trọng đúng mực.
Ngày nay Hiện đại hóa doanh nghiệp là một bước ngoặc quan trọng đối với
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và Chi nhánh công ty cổ phần xây
lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng nói riêng. Trong quá trình hiện đại hóa một mặt
Chi nhánh khẳng định được năng lực quản lý, một mặt là khắc phục giải quyết
những khó khăn tồn tại và tạo tiền đề để phát triển. Để làm được điều này chi
nhánh đã không ngừng áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật hiện nay,
nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt
khẳng định vai trò của công tác văn phòng, công tác văn thư đặc biệt là ban
hành và quản lý văn bản trở thành trở thủ đắc lực cho lãnh đạo và chỉ đạo nói
chúng.
Qua quá trình thực tập em nhậnthấy công tác văn thư đặc biệt là công soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản tại chi nhánh công ty CPXL Thành An 96 tại
Đà Nẵng bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫncòn bộc lộ những mặt hạn
chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tácvăn thưvà công soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản chưa cao. Chính vì vậyđược sự hướng dẫn tận tâm
của cô giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Lệ Thủy và toàn thể cán bộ công nhân
viên của chi nhánh, bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình
thực tế soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảntại chi nhánh công ty em đã quyết
định chọn đề tài “một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bảntại chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại
Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào
việc nâng cao hiệu quả soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảncủa chi nhánh
công tycổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng .

2. Mục đích nghiên cứu đề tài
- Xây dựng hoạt động công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản phát triển toàn diện, chuyên môn hóa cao, hiện đại
là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, nâng
cao năng suất chất lượng, hiệu quả.
- Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, đặc điểm nội dung công tác
văn thư; của công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Biết cách tổ chức
thực hiện các thao tác nghiệp vụ.
- Rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân sau này.
3. Nhiệm vụ của đề tài
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của chi
nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
- Khảo sát đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản tại chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng, rút ra
những ưu điểm và hạn chế đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của những hạn chế
đó.
- Trên cơ sở thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại
chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng, đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Đảng, nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra còn có các bài viết, những nhận định của các nhà
nghiên cứu khoa học về công tác văn thư; công tác soạn thảo, ban hành và quản
lý văn bản.

- Thực tiễn các hoạt động công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
bao gồm: công tác soạn thảo và ban hành văn bản; công tác tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản đi, văn bản đến;…
5. Phạm vi nghiên cứu
Tại Chi nhánh công ty CPXL Thành An 96 tại Đà Nẵng
Địa chỉ: số 88 Nguyễn Chánh, Hòa Minh, Liên Chiểu, Đà Nẵng
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa
Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh những quy định của nhà nước, Bộ Quốc
phòng về công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản nói riêng và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính của
nước ta hiện nay. Bên cạnh đó để hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này em
đã sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: dùng để nghiên cứu cơ sở thực tiễn
hoạt động công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại chi nhánh
- Phương pháp thống kê: quan khảo sát điều tra thực tế trên cơ sở tài liệu
thu thập được như quy chế, quy định, kế hoạch, báo cáo… em tiến hành thống
kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư nói chung và công tác soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bảnnói riêng để từ đó nắm bắt được các hoạt động
thực tiễn của chi nhánh
- Phương pháp phân tích tổng hợp: qua điều tra, thống kê em tiến hành
phân tích các thông tin, trên cơ sở đó đưa ra các nhận định và đánh giá thực
trạng một cách chính xác và đưa ra giải pháp hiệu quả
- Phương pháp so sánh đối chiếu: trên cơ sở số liệu và thông tin thu thập
được em so sánh với những quy định của nhà nước và luật doanh nghiệp để tìm
ra được những mặt hạn chế và nguyên nhân tồn tại về công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản.

Các phương pháp này được sử dụng một cách đan xen và linh hoạt.
7. Đóng góp của đề tài
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp
những tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ những căn cứ, bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các loại hình doanh nghiệp
- Giúp cho cán bộ, nhân viên Chi nhánh Đà Nẵng nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức.
hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống qua đó cán bộ, nhân viên có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ qua, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến, tổ chức doanh
nghiệp và các bí mật quốc gia.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung của đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản hiện nay
Đây là chương mang tính dẫn luận là cơ sở cho phần nội dung chính ở
chương 2 và 3. Qua đó tôi có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp
thiết cần phải hoàn thiện công tác này nếu muốn Chi nhánh Đà Nẵng phát triển
và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thực tiễn hiện nay.

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại
chi nhánh Công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
Trong chương này tôi trình bày kết quả khảo sát thực tiễn hoạt động nghiệp
vụ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Chi nhánh Đà Nẵng từ chức năng
nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức đến thực trạng công tác tổ chức triển khai
thực hiện. Từ đây chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan
về thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Đây là cơ sở để
tôi so sánh với cơ sở lý luận để hoàn thành những giải pháp ở chương 3.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản tại chi nhánh Công ty cổ phần xây lắp Thành
An 96 tại Đà Nẵng
Trong chương này tôi phân tích, đánh giá và đưa ra những nhận xét chung,
những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn công tác soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản. Từ đó tôi mạnh dạn đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác này tạichi nhánh Công ty cổ phần xây lắp Thành An
96 tại Đà Nẵng
Trong một thời gian ngắn, vốn kiến thức còn hạn chế, bản thân em cũng đã
cố gắng học hỏi hoàn thành bài khóa luận song trong khuôn khổ của bài khóa
luận này không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. Nhưng với
tinh thần học hỏi em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo
chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp vụ của mình để
em có cơ sở, nền tảng phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ
trong công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất nước.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Đà Nẵng, ngày tháng 3 năm 2016
Sinh viên thực hiện

Hoàng Thúy Hằng
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HIỆN NAY
Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một khâu nghiệp vụ
quan trọng, chiếm một phần lớn của nghiệp vụ công tác văn thư hiện nay. Bên
cạnh đó thì Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng nhất của
công tác văn phòng chính vì vậy để tìm hiểu rõ hơn về công tác soạn thảo, ban
hành và quản lý văn bản chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng,
công tác văn phòng và công tác văn thư nói chung.
1.1. Tổng quan về công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. các cơ quan có thẩm quyền
chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có
phòng hành chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người
có chức vụ như tổng giám đốc, nghị sĩ…
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra
việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên
quan đến công tác văn thư.
Tóm lại Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý

thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật
chất – kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy công việc văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan, xí
nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng kế hoạch tài vụ, kinh doanh… tất cả
khối hành chính sự nghiệp, từ cấp quản trị tới nhân viên cấp dưới đều phải làm
công việc hành chính văn phòng như: săp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên
lạc, tính toán, ghi chép, lập các loại hồ sơ, công văn giấy tờ tùy theo chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Hiện nay không thể quan niệm văn phòng một cách đơn giản chỉ là nơi
làm việc giấy tờ mà nó còn giúp việc cho cấp quản lý điều hành hoạt động nội
bộ một cơ quan. Cùng với sự đổi mới toàn diện của nền kinh tế- xã hội, một
thuật ngữ mới xuất hiện và nhanh chóng bao quát toàn bộ hoạt động của văn
phòng đó là thuật ngữ “ Văn phòng hiện đại” – văn phòng hiện đại là
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Theo khái niệm về công tác văn phòng ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây.
+ Chức năng xử lý thông tin
Chức năng đầu tiên mà VP thực hiện là xử lý các nguồn thông tin. VP là
nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị được
tiến hành trôi chảy.
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì chức năng xử lý thông
tin của VP càng được chú trọng. Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận,
sáng lọc, xử lý và chuyển tới các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự
cạnh tranh. Muốn như vậy các VP cần tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma
trận có sự đan xen và bổ sung cho nhau bằng hệ thống vi tính mạng. các thông
tin phản hồi cũng nhanh chóng đưa về các trung tâm xử lý dữ liệu để tránh sự
chậm chễ, sai lệnh. Ngoài ra các cán bộ của văn phòng cũng phải hiễu rõ công

việc của mình trong cả quá trình xử lý thông tin, có sự phối hợp với các cá nhân
khác để đạt hiệu quả cao nhất.
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan,
đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. sự thành bại của cơ quan phụ
thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý do đó người quản trị cần
những ý kiến tham mưu, trợ giúp. VP phải nghiên cứu, tập hợp, chọn lọc, đề
xuất những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những
phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
- Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng làm VP thu
thập được, phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo. Trong quá
trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin, văn phòng tổng hợp thông tin theo
những nguyên tắc, trình tự nhất định để có hiệu quả cho các cấp lãnh đạo.
+ Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
+ Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các

cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phươngchâm hoạt
động của công tác văn phòng.
Tóm lại, việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau và đều nhằm đáp
ứng yêu cầu của lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan và nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó
có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Song nhìn chung trên cơ sở
các chức năng chung thì văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và báo cáo
thực hiện chương trình công tác dài hạn, một nãm, 6 tháng, quý, tháng của cơ
quan và của văn phòng.
- Thu thập thông tin xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo, quản lý, điều hành của thử trưởng cơ quan.
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn bản, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong tác thư
từ, tiếp khách giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan,tổ chức mình với cơ quan, tổ
chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính dự toán kính phí hàng năm, quý, dự kiến phân
phối hạn chế kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền
lương, thưởng, nghiệp vụ;
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ
sở vật chất – kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an
toàn cơ quan tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khách tiết, thực hiện công
tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên
trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng chỉ
dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thư và văn bản quản lý nhà
nước
1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc hán dùng để chỉ tên gọi chung các loại văn bản giấy
tờ. “văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Dùng chỉ tên gọi chung
của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di
chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc
lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này
được dùng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập
vào nước ta từ thời trung cổ, đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ
biến trong các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã được các cơ quan đảng, nhà nước, các tổ chức kinh
tế, chính trị - xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu
xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận
văn bản… những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành
một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. vậy có
thể định nghĩa công tác văn thư sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đảng, các

cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ
và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác
văn thư.
1.2.1.1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Nói đến công tác văn
thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. nếu
thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn
thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ
quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn
phòng và là một mắc xích trong hoạt động quản lý các cơ quan, đơn vị. như vậy
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà
nước.
1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. do đó

bất kỳ công việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối
chính xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp giải quyết công việc của cơ quan một
cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước. đồng thời giữ gìn được bí mật; hạn chế
được bệnh quan liêu giấy tờ , giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản
của nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi
hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm
khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ
lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động
của cơ quan là sát thực và hiệu quả.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu
lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn
để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
1.2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ cho nên
công tác văn thư cần phải thực hiện đúng quy định của nhà nước, để tổ chức tốt
công tác văn thư cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo nhanh chóng kịp thời: đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với
công tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt

động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản,
giấy tờ đều phải giải quyết nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm chễ sẽ gây ra ách
tắc công việc làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản,
thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng.
- Đảm bảo chính xác: là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác
văn thư, bởi vì vản bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu
này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể
thức và tiêu chuẩn nhà nước ban hành các khâu nghiệp vụ như trình bày văn
bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quy
định của nhà nước về công tác văn thư.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật: văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ
quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật. tuy có nhiều mức
độ khác nhau có loại thuộc bí mật quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành,
một địa phương, có loại thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó cần phải giữ gìn bí
mật. tất cả những người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý
thức giữ gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật
quốc gia của hội đồng nhà nước.
- Hiện đại hóa công tác văn thư: việc thực hiện những nội dung cụ thể của
công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn
phòng hiện đại. Vì vậy nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành
một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và
của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh
những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện

đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công
tác văn thư.
1.2.1.4. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy
nội dung của cong tác văn thư gồm các công việc là: soạn thảo văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. việc thực hiện các công việc
của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định.
Công tác văn thư bao gồm 4 nội dung sau:
Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
- Trình duyết và kí văn bản
- Ban hành văn bản
Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này
bao gồm:
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi
- Tổ chức quản lí văn bản mật
Thứ ba: Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Thứ tư: Tổ chức sử dụng con dấu
1.2.2. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành
chính
1.2.2.1. Khái niệm văn bản
Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế ... dùng để ghi chép và
tuyền đạt thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. VB

là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu
mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau.
Dưới góc độ ngôn ngữ học văn bản được định nghĩa như sau “ Văn bản là
sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về
hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”
Theo Lê A và Đinh Thanh Huệ (giáo trình tiếng việt thực hành, NXB. Giáo dục
Hà Nội, 1977, Tr.139).
Theo Nguyễn Quanh Ninh và Hồng Dân “ Văn bản làm một thể hoàn
chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao
tiếp, dạng tồn tại điển hành của VB là dạng viết”. (giáo trình tiếng việt thực
hành, NXB. Giáo dục Hà Nội, 1996, Tr.15).
Dưới góc độ văn bản học văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: “văn bản là
vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”
Dưới góc độ hành chính học văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp “văn bản
dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức”.
Tóm lại,tại điều 1 của điều lệ quy định chế độ chung về công tác công
văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định số 527-TTg ngày
02/11/1957 của Thủ Tướng Chính Phủ quy định “ Các công văn, giấy tờ gọi
chung là văn bản; chúng hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống
nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng chữ viết”. (trích
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và
công tác lưu trữ, Cục lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, tr.23)
Ngày nay thuật ngữ này được sử dụng thường xuyên và phổ biến trong
cán bộ, viên chức của các cơ quan, tổ chức. Như soạn thảo và ban hành văn bản;
quản lý và giải quyết văn bản...

1.2.2.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành
trong đó có chứa đựng những nội dung thông tin quản lý nhà nước, được trình
bày theo thể thức và được ban hành theo thủ tục, trình tự do nhà nước quy định.
Như vậy có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là công cụ dùng để phục
vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, dùng để ghi chép, truyền
đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo
đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định
1.2.2.3. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành để quản lý,
điều hành, giải quyết chức năng, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm do luật pháp quy
định
1.2.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức
năng riêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản
lý; đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản
được hình thành; nếu là cơ quan lớn thì số lượng văn bản hình thành lên đến
hàng nghìn với thể loại đa dạng và nội dung phong phú. Theo điều 4 của nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư ta
có phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước sau:
1.2.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành
hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy
định trong luật này hoặc trong luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND,
trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được nhà nước

bảođảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. (trích Điều 1, Luật Ban
hành VBQPPL, Hà Nội, 2008, tr.01)
1.2.3.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang tính thông tin,
điều hành nhằm thực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ
thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc... trong các cơ
quan, tổ chức
Đây là một hệ thống VB rất phức tạp và đa dạng bao gồm 02 loại:
- Văn bản không có tên loại: công văn
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình..
các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép...) các loại phiếu
(phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...)
1.2.3.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật
Văn bản chuyên môn – kỹ thuật là loại văn bản do 01 cơ quan quản lý
nhà nước trong 01 lĩnh vực nhất định được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng
để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Loại VB này mang tính
chất đặc thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan, nhà nước
theo quy định của pháp luật.Như ngân hàng, xây dựng, y tế...
1.2.3.4. Văn bản cá biệt (văn bản hành chính cá biệt)
Văn bản cá biệt là VB mang tính áp dụng quy phạm pháp luật do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định để đưa ra các
quy tắc sử xự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định
rõ.
Văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…

1.2.4. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Xét trên phạm vị toàn thế giới, văn bản nói chung, văn bản QLNN nói
riêng được loài người tạo ra từ thời cổ đạivà có một vai trò rất quan trọng trong
đời sống của xã hội loài người xưa cũng như nay. qua đó ta có những chức năng
sau:
1.2.4.1. Chức năng thông tin
Là chức năng bao quát nhất của VB nói chung, VB QLNN nói riêng. VB
được con người tạo ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin.
Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự
nhiên, thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà
nước…
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khối lượng thông tin
cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan
này sang cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. để thõa mãn
nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép (như: băng từ,
phim ảnh, vi deo…) và truyền tải thông tin (điện thoại, Internet…). Tuy nhiên
hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu
đối với hoạt động quản lý.
Có thể khẳng định thông tin bằng VB là hình thức thông tin chủ yếu được
các cơ quan nhà nước sử dụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
mình.
1.2.4.2. Chức năng pháp lý
Là chức năng mang tính riêng biệt của VBQLNN, được thể hiện ở mặt
sau đây:
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các
QPPL, xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan.

Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên cơ sở luật pháp thành văn. Đó
chính là hiến pháp, các đạo luật, bộ luật… mà nhà nước đã sử dụng để đề ra các
QPPL thuộc các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
VBQPPL là công cụ mà NN sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
bằng hệ thống các QPPL được văn bản hóa, sẽ tạo thuận lợi chó việc truyền đạt
và thực thi pháp luật trong các cơ quan NN và toàn xã hội được đầy đủ, đúng
đắn, nghiệm chỉnh và thống nhất; đồng thời tạo dựng được một hành lang pháp
lý cần thiết bảo đảm cho hoạt động QLNN đạt hiệu quả cao.
VBQLNN của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đối với tư
cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định bằng
văn bản của cơ qua nhà nước có thẩm quyền thông qua chữ ký của người có
thẩm quyền và dấu đóng trên văn bản. đó là những bằng chứng bảo đảm cho VB
ban hành có giá trị pháp lý. Trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng
chứng để truy cứu trách nhiệm.
1.2.4.3. Chức năng quản lý
Nhìn từ góc độ quản lý, VBQLNN là phương tiện để nhà nước nói chung,
mỗi cơ quan nói riêng sử dụng để thực hiện chức năng quản lý theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý, VB được dùng vào
nhiều mục đích: truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao
đổi với các cơ quan hoặc với cán bộ và công dân về những vấn đề có liên
quan…mặt khác các quyết định quản lý được VB hóa cũng sẽ là căn cứ không
thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh.
1.3. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản là cầu nối giữa đảng, nhà nước với quần chúng nhân dân, giữa cơ
quan cấp trên với cấp dưới, giữa trung ương với địa phương và giữa các cơ quan

ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau. Có thể nói chủ trương,
đường lối đổi nội và đối ngoại của Đảng được thể chế hóa đầy đủ, đúng đắn và
kịp thời hay không, quyết định quản lý của các cơ quan phải chăng được ban
hành chính xác, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước cũng như của từng cơ
quan đạt yêu cầu cao hay thấp, phụ thuộc rất lớn vào việc đảm bảo các yêu cầu
khi khi ban hành văn bản quản lý nhà nước sau:
1.3.1. Yêu cầu về nội dung
Văn bản quản lí nhà nước nói chung thể hiện ý chí của giai cấp cẩm
quyền và mang tính quyền lực đơn phương. Có nghĩa là các chủ trương, chính
sách, luật pháp… do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành xuất pháp
từ lợi ích của giai cấp công nhân – giai cấp lãnh đạo cách mạng Việt Nam và lợi
ích của toàn thể dân tộc. cho nên yêu cầu chung về bố cục nội dung văn bản là
phải bảo đảm chặc chẽ, logic, thể hiện một cách rõ ràng nội dung VB, làm nổi
bật được những vấn đề chủ yếu mà văn bản đề cập, giúp người đọc nắm hiểu VB
được dễ dàng.
1.3.2. Yêu cầu về thể thức văn bản
Văn bản quản lí nhà nước có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quy định. Để cho VBQLNN có hiệu lực thi hành và bảo đảm tính
kỷ cương trong việc ban hành, mọi VBQLNN đều phải tuân thủ theo một thể
thức thống nhất. theo quy định hiện hành, VBQLNN phải thể hiện đầy đủ và
đúng đắn các yếu tố thông tin sau: Quốc hiệu, cơ quan chủ quản và ban hành
văn bản; số ký hiệu VB; địa danh ngày tháng năm VB; tên loại và trích yếu nội
dung VB; nội dung văn bản; chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan
ban hành; nơi nhận VB.
1.3.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ
Văn bản quản lí nhà nước Được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc
người đứng đầu cơ quan, đó là tiếng nói chính thức của một cơ quan nhà nước –

cơ quan công quyền, chứ không mang tính chất cá nhân như những loại văn bản
khác.
1.3.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Văn bản quản lí nhà nướcđược trình bày theo thể loại văn xuôi. là công cụ
được dùng để truyền đạt chủ trương, chính sách, luật pháp và các thông tin cần
thiết của đảng, nhà nước ... do vậy ngôn ngữ dùng để viết loại VB này được gọi
là ngôn ngữ hành chính (hoặc hành chính – công vụ) thuộc ngôn ngữ viết được
thể hiện theo những chuẩn mực của văn viết (quan hệ giữa nói và nghe tạo thành
ngôn ngữ nói, quan hệ giữa nói và đọc tạo thành ngôn ngữ viết).
Ngôn ngữ văn bản hành chính gồm các đặc điểm: chính xác, mạch lạc;
khách quan, nghiêm túc; tính khuôn mẫu; trang trọng; lễ độ, lịch sự.
1.4. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý
văn bản
1.4.1. Những quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng về công tác soạn
thảo và ban hành văn bản
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của Bộ trưởng Bộ
quốc phòng quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Của Bộ quốc phòng hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị
trong quân đội;

- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành
An 96 ban hành,
1.4.2. Những quy định của Nhà nước và Bộ quốc phòng về công tác tổ
chức quản lý văn bản
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 cuả Chính phủ v/v sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004;
-Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của bộ
quốc phòng về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính;
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ quốc phòng ban
hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;
- Thông tư số: 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc Phòng
quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng
truyền số liệu của Bộ Quốc Phòng;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành
An 96 ban hành,
Tiểu kết chương 1
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư và lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và tổ
chức quản lý văn bảnđối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan

trọng. Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ cụ thể
là công tác soạn thảo, ban hành và tổ chức quản lý văn bản sẽ góp phần bảo đảm
cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp
phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng
công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà
nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn
thư, lưu trữ nói chung vàcông tác soạn thảo, ban hành và tổ chức quản lý văn
bản nói riêng để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.

Chương 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN
BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CPXL
THÀNH AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG - CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96
* Thông tin chung về Công ty CPXL Thành An 96 – Tổng công ty Thành
An (Binh Đoàn 11) – Bộ Quốc phòng
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 – Tổng công ty
Thành An (Binh đoàn 11) –Bộ Quốc Phòng
Tên viết tắt: Công ty CPXL Thành An 96
Tên giao dịch nước ngoài: THANH AN 96 INSTALLATION AND
CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ trụ sở chính: số 02 Nguyễn Văn Trỗi – Phường Hòa Thuận Đông –
Quận Hải Châu – Thành phố Đà Nẵng
Số điện thoại: 05113.615.330
Số fax: 05113.615.334 – 3.634.196
Email: xaylap90@yahoo.com
Công ty xây lắp Thành An 96 – Binh đoàn 11 tiền thân là xưởng mộc 96
theo quyết định của Tổng công ty xây dựng Kinh tế - Bộ quốc phòng ngày
19/8/1976 trải qua quá trình xây dựng và phát triển, qua nhiều đơn vị chủ quản
từ một xưởng mộc nhỏ bé phát triển thành xí nghiệp 96 vào năm 1982, đến năm
1996 được Bộ quốc phòng nâng cấp lên thành công ty xây lắp 96. Và đến ngày
25/10/2007 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng ra quyết định số 3073/QĐ-BQP phê
duyệt phương án cổ phần hóa công ty xây lắp thành lập 96 lấy tên là công ty cổ
phần xây lắp Thành An 96.
Trải qua 39 năm xây dựng và trưởng thành công ty đã lớn mạnh không
ngừng về mọi mặt từ một xưởng mộc nhỏ bé đến nay công ty đã có 4 xí nghiệp,
4 Chi nhánh, 1 trung tâm thí nghiệm chuyên ngành xây dựng, các công trường,

các đội xây dựng trực thuộc, công ty được đóng quân tại Nha Trang – Khánh
Hòa, Kiên Giang, Đà Nẵng, Hà Nội và các tỉnh trên khắp cả nước.
Quá trình hình thành và phát triển công ty đã được nhà nước tặng thưởng
huân chương lao động hạng nhì, thủ tướng chính phủ tặng bằng khen, Bộ xây
dựng tặng thưởng 21 huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng bằng
khen và cờ đảm bảo chất lượng năm 2008, 2010, 2014 và nhiều phần thưởng cao
quý của Bộ Quốc Phòng, Binh đoàn 11 ….
Với 39 năm kinh nghiệm công ty đã trở thành doanh nghiệp hạng 1 với đa
ngành nghề, đa sản phẩm thuộc lĩnh vực khác nhau. Đã khẳng định được thương
hiệu công ty xâp lắp Thành An 96 là một trong những công ty xây dựng hàng
đầu của quân đội nói riêng và của Việt Nam nói chung.
2.1. Quá trình hình thành và phát triển Chi nhánh công ty cổ phần xây
lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
Tên giao dịch: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THÀNH
AN 96 TẠI ĐÀ NẴNG
Tên viết tắt: Chi nhánh công ty xây lắp 96 tại Đà Nẵng
Tên gọi tắt là: Chi nhánh Đà Nẵng
Địa chỉ: số 88 đường Nguyễn Chánh – Phường Hòa Minh – Quận Liên
Chiểu – Thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 05113.741.156
Fax: 05113.741.157
Email: Cn96dn@gmail.com
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0400100545-009 cấp ngày
22/3/2011 do sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Đà Nẵng
Công ty CPXL Thành An 96 trải qua 40 nămhình thành xây dựng và phát
triển, công ty ngày càng khẳng định được vị thế, uy tín và thương hiệu mạnh
trong của mình trong ngành xây dựng. Để đáp ứng nhu cầu ngày một lớn mạnh,

mở rộng thị trường của mình. Ngày 18 tháng 02 năm 2011 Chủ tịch Hội đồng
quản trị Công ty CPXL Thành An 96 quyết định thành lập Chi nhánh của công
ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng theo quyết định số: 02/2011/QĐ-
HĐQT-CT96.
Tháng 03 năm 2011 chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà
Nẵng chính thức đi vào hoạt động với tổng quân số lao động là 20 đ/c được điều
động từ các xí nghiệp trong công ty trong đó có 09 đ/c là cán bộ, đảng viên và
11 đ/c nhân viên. Nhưng cho đến thời điểm hiện tại chi nhánh đã tăng lên 40
người trong đó có 20 đ/c là cán bộ, đảng viên và có 20 đ/c nhân viên cùng với
đó là nhiều công trình thi công xây dựng có giá trị cao.
Với chặng đường 5 năm hình thành và phát triển chi nhánh Đà Nẵng đã trải
qua không ít những thăng trầm, khó khăn và thử thách nhưng với tinh thần chủ
động khắc phục tháo gỡ khó khăn của tập thể cán bộ, nhân viên trong toàn chi
nhánh. Nhưng hiện nay Chi nhánh đã dần ổn định, đội ngũ nhân lực đã trưởng
thành có đủ năng lực, bản lĩnh để tổ chức thực hiện nhiệm vụ ngày càng phát
triển cao hơn nữa qua đó Chi nhánh đã gặt hái được những kết quả cao trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh Đà Nẵng
2.1.1.1. Chức năng
Chi nhánh Công ty xây lắp 96 tại Đà Nẵng – công ty CPXL Thành An 96
với tư cách là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu chuyên kinh doanh xây lắp
các công trình xây dựng cơ bản cho quân đội và nhà nước, tạo ra cơ sở vật chất,
kỹ thuật cho các doanh nghiệp nói riêng và cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói
chung, góp phần to lớn vào sự phát triển kinh tế của đất nước trong tiến trình hội
nhập kinh tế và sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Điều hành chi nhánh hoạt động và thực hiện chức năng sản xuất kinh
doanh theo đúng lĩnh vực đã đăng ký;

- Tổ chức thu mua hoặc sản xuất nguyên vật liệu xây dựng, phục vụ cho
việc thi công công trình trong và ngoài doanh nghiệp;
- Thực hiện tốt các công trình phòng thủ quốc phòng, các công trình dân
dụng công nghiệp, giao thông thủy lợi mà quân đội và nhà nước giao cho;
- Không ngừng cải tiến các thiết bị kỹ thuật, thường xuyên bồi dưỡng
nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đồng thời phải luôn tăng
cường đội ngũ cán bộ kỹ thuật bậc thợ;
- Thực hiện đúng chế độ kiểm toán thống kê do nhà nước quy định và
chấp hành chế độ kiểm toán nhà nước;
- Liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác để tăng cường lợi thế
cạnh tranh.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh, thị trường và khách hàng của Chi nhánh
Đà Nẵng
2.1.2.1. Ngành nghề kinh doanh
+ Xây dựng các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, đê
đập, bến cảng, công trình cấp, thoát nước, công trình bưu chính viễn thông;
+ Đầu tư và xây dựng hạ tầng đô thị, khu công nghiệp;
+ Kinh doanh nhà;
+ Xây dựng công trình điện, đường dây tải điện, trạm biến thế, hệ thống
điện chiếu sáng;
+ Xây dựng các công trình văn hóa;
+ Thi công nạo vét và san lấp mặt bằng;
+ Lắp đặt thiết bị cơ, điện, nước công trình;
+ Trang trí nội, ngoại thất và hoàn thiện công trình;
+ Lắp đặt và kinh doanh thiết bị máy móc phục vụ ngành xây dựng;
+ Kinh doanh phế liệu, hàng thanh lý (trừ phế liệu nhập khẩu ô nhiễm môi
trường);

+ Khai thác và chế biến khoáng sản;
+ Sản xuất sản phẩm cơ khí;
+ Sữa chữa thiết bị và các sản phẩm cơ khí phục vụ xây dựng và tiêu dùng;
+ Kinh doanh vận tải hàng;
+ Cho thuê nhà xưởng, kho bãi, tư vấn giám sát thi công;
+ Kinh doanh xe ô tô, xe máy và thiết bị phụ tùng thay thế;
+ Kinh doanh bất động sản;
+ Kinh doanh các sản phẩm đồ gỗ,
2.1.2.2. Thị trường và khách hàng
Thị phần của Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
có mặt khắp 3 miền: Bắc – Trung – Nam; gồm rất nhiều khách hàng tiềm năng
của doang nghiệp, trong đó ở các khu vực Miền Trung thì số lượng khách hàng
chủ yếu là:
- Quân khu 5;
- Bộ Tư lệnh vùng 3 Hải Quân;
- Cục kỹ thuật;
- Cục Tần Số vô tuyến Điện;
- Công ty quản lý bay Miền Trung;
- …,
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh Đà Nẵng
2.1.3.1. Hệ thống cơ cấu tổ chức quản lý:
Chi nhánh Công ty CPXL Thành An 96 tại Đà Nẵng được xây dựng theo
mô hình trực tuyến – chức năng. Theo mô hình này Giám đốc chi nhánh là
người có quyền hạn cao nhất; trực tiếp quản lý các hoạt động của chi nhánh,
đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của toàn chi nhánh; Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc được giao
trách nhiệm trước giám đốc về các công việc mà giám đốc giao và ủy quyền.

Dưới phó giám đốc là các phòng ban, các đội xây dựng với những chức năng và
nhiệm vụ cụ thể, giúp lãnh đạo nắm bắt được thông tin cụ thể về công việc mà
mình phụ trách một cách nhanh gọn, kịp thời và chính xác. (Sơ đồ cơ cấu tổ
chức bộ máy được trình bày tại phụlục số 01).
Tổ chức bộ máy theo mô hình này giúp chia sẻ, gánh vác trách nhiệmvới
Giám đốc, phát huy năng lực của các bộ phận, công việc phân chia rõ ràng.
Tuynhiên, cũng do mô hình quản lý này nên thông tin phải qua nhiều cấp, dẫn
tới sự sai sót, chậm chạp.
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh Đà Nẵng
Hiện tại Chi nhánh Đà Nẵng đã phân thành các ban, các đội và có phân
định những vị trí chức danh với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Giám đốc chi nhánh: là người đại diện pháp nhân cho chi nhánh, là
người chịu trách nhiệm cao nhất trước cấp trên và trước pháp luật trong lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh đồng thời chịu trách nhiệm
gián tiếp về các quyết định của Phó giám đốc chi nhánh liên quan đến việc thực
hiện nhiệm vụ được giám đốc chi nhánh phân công hoặc ủy quyền.
+ Phó Giám đốc: giúp giám đốc chi nhánh trong lĩnh vực công việc cụ thể;
được sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết tất cả các công việc thuộc
lĩnh vực được phân công hoặc được ủy quyền và phải chịu trách nhiệm về hiệu
quả công việc đó trước Giám đốc và Pháp luật. Trong phạm vi và quyền hạn
được phân công phó giám đốc chủ động giải quyết công việc với các cơ quan,
đơn vị có liên quan; những công việc do các phó giám đốc khác phụ trách thì
chủ động phối hợp, trao đổi thống nhất, hợp đồng với nhau để giải quyết và báo
cáo kết quả cho Giám đốc chi nhánh.
+ 02 Ban và 04 đội: chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và cơ quan
ngành dọc cấp trên trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ đã được phân công;
được dùng quyền hạn của mình để giải quyết tất cả các công việc trong phạm vi
cơ quan, đơn vị mình hoặc được giám đốc phân công hoặc được giám đốc ủy

quyền và phải chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc đó trước Giám đốc và
pháp luật. những công việc các cơ quan, đơn vị có liên quan đến nhau thì chủ
động phối hợp, trao đổi thống nhất, hợp đồng với nhau để giải quyết sau đó báo
cáo kết quả cho Giám đốc chi nhánh.
Mối quan hệ giữa các ban và các đơn vị trực thuộc là mối quan hệ chức
năng, cùng phối hợp cung cấp và trao đổi thông tin để tạo điều kiện thuận lợi
cho mỗi đơn vị hoàn thành nhiệm vụ của mình đồng thời chịu sự lãnh đạo trực
tiếp của ban lãnh đạo chi nhánh.
2.1.3.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật của chi nhánh Đà Nẵng
Việc tổ chức và trang bị khoa học chỗ làm việc sẽ góp phần nâng cao năng
suất và hiệu quả công tác đồng thời giảm nhẹ sức lao động của cán bộ, nhân
viên. Nắm rõ được yêu cầu đó chi nhánh Đà Nẵng đã bố trí hợp lý, thuận tiện và
phù hợp với công việc của từng người như chú trọng đầu tư trang thiết bị cơ sở
vật chất tương đối đầy đủ chất lượng và hiện đại cần thiết để cán bộ, nhân viên
hoàn thành các công việc chuyên môn như:
Các phương tiện kỹ thuật: máy tính bàn; lắp mạng Iternet, máy in, máy
photocopy các khổ giấy từ A0-A4, máy điều hòa nhiệt độ, máy điện thoại, máy
fax, máy scan… ngoài ra công ty còn có chính sách khuyến khích và hỗ trợ 50%
để nhân viên mua máy tính xách tay nhằm hiện đại hóa văn phòng.
Các công cụ dụng cụ làm việc: bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn
phòng phẩm…Các thiết bị phục vụ cho công tác văn thư cũng được hiện đại hoá
và trang bị đầy đủ như: cặp ba dây, tủ bàn ghế, giá kệ đựng tài liệu, các phương
tiện để soạn thảo văn bản như máy tính, máy scan.
Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…
Qua khảo sát nhìn chung các trang thiết bị cơ sở vất chất phục vụ cho yêu
cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng nhiệm vụ của chi
nhánh Đà Nẵng, phát huy tối đa vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý và
điều hành sản xuất kinh doanh.

2.1.3.4. Kết quả hoạt động về công tác văn thư cụ thể là công tác soạn thảo, ban
hành và tiếp nhận văn bản của Chi nhánh Đà Nẵng trong 3 năm gần đây
(2013-2015)
Chi nhánh công ty xâp lắp Thành An 96 trực thuộc công ty CPXL Thành
AN 96 – là doanh nghiệp nhà nước có chức năng và nhiệm vụ chính là đầu tư và
xây dựng các công trình xây dựng. Bên cạnh đó chi nhánh còn kinh doanh sản
xuất vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa, … nói chung nghành nghề lĩnh vực
kinh doanh của chi nhánh rất phong phú và đa dạng. Cho nên trong quá trình
hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì chi nhánh đã sản sinh ra
một khối lượng các công văn, giấy tờ có liên quan đến chiến lược, mục tiêu phát
triển, tổ chức nhân sự, hoạt động của chi nhánh. Chính vì vậy để quản lí thống
nhất khối tài liệu này thì bắt buộc chi nhánh phải xây dựng hoàn thiện công tác
văn thư một cách khoa học, đảm bảo hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Theo qui định Chi nhánh công ty xâp lắp Thành An 96 trực thuộc công ty
CPXL Thành An 96 – trực thuộc Binh Đoàn 11 (Bộ quốc phòng) cho nên tất cả
những văn bản đi và đến công ty đều phải thực hiện theo chế độ bảo mật. Công
tác văn thư được công ty tổ chức thực hiện theo chế độ tập trung. Tất cả các văn
bản đi và đến công ty đều phải qua văn thư để quản lý tập trung thống nhất.
Công ty có con dấu riêng, các ban chức năng dùng chung dấu của chi nhánh.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các ban chức năng
không có trách nhiệm giải quyết.
Do chi nhánh Đà Nẵng mới thành lập (5 năm) nên tình hình cơ cấu tổ chức
và quản lý chưa ổn định trong những năm đầu nên đã tác động không nhỏ đến
các hoạt động chung của chi nhánh Đà Nẵng trong đó có công tác văn phòng
như công tác về soạn thảo, ban hành văn hành, văn thư lưu trữ. Tuy nhiên trong
03 năm trở lại đây tình hình của Chi nhánh Đà Nẵng đã dần dần được ổn định

tạo điều kiện cho các hoat động chung phát triển bằng chứng là công tác về soạn
thảo, ban hành văn hành, văn thư lưu trữ đã có những bước tiến rõ rệt.
Cụ thể công tác văn phòng đã được chú trọng quan tâm đầu tư phát triển về
trang thiết bị cơ sở vật chất; các khâu nghiệp vụ văn phòng đã và đang thực hiện
tốt, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Những bước tiến
đó được thể hiện qua bảng thông kê sau:
* Thống kê số lượng văn bản của Chi nhánh đã ban hành trong 3 năm gần
đây:
TT Tên văn bản han hành
Số lượng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
01 Quyết định, chỉ thị 36 45 55
02
Công văn chung gồm: thông
báo, báo cáo….
59 69 92
* Thông kê số lượng văn bản đếnchi nhánh trong 3 năm gần đây:
TT Tên văn bản đến
Số lượng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
01
Quyết định, chỉ thị cơ quan
cấp trên và Công văn đến
chung gồm: thông báo, báo
cáo….
309 312 373
* Đánh giá kết quả hoạt động của chi nhánh Đà Nẵng
Qua bảng thống kế số liệu trên ta có thể thấy tình hình Chi nhánh Đà Nẵng
đang trên đà phát triển rõ rệt và số lượng văn bản đi và đến năm sau cao hơn
năm trước. Tuy nhiên thì số lượng đó hơi ít do Chi nhánh Đà Nẵng mới thành

lập và quan trọng là Chi nhánh trực thuộc công ty CPXL Thành An 96 nên toàn
bộ các văn bản pháp lý phát hành đều lấy tên cơ quan chủ quản (là Công ty
CPXL Thành An). Vì vậy khối lượng văn bản phát hành ít hơn khối lượng văn
bản đến trong năm.
2.2. Thực tiễn công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản
tại Chi nhánh công ty cổ phần xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng
Do tính chất và đặc thù công việc là chuyên tổ chức thi công các công trình
xây dựng dân dụng, công nghiệp trên tất cả các tỉnh thành trong cả nước như:
Nha Trang – Khánh Hòa, Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh, Kiên Giang…cho nên Chi
nhánh Đà Nẵng có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Chức năng là thành lập
các Ban và các đội xây dựng (không thành lập văn phòng riêng) có chức năng và
nhiệm vụ riêng để tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc. Trong đó Ban kế
hoạch có thể xem là phòng đầu mối truyền đạt thông tin từ lãnh đạo đến các ban,
đội và ngược lại, đây cũng là nơi tổ chức mọi công tác hành chính của chi
nhánh công ty.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban kế hoạch chi nhánh Đà Nẵng
Ban kế hoạch chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng được
thành lập khi có quyết định thành lập Chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96tại
Đà Nẵng ngày 18/02/2011. Trong những năm qua tập thể Ban luôn hoàn thành
xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự phát triển chung của Chi
nhánh Đà Nẵng.
2.2.1.1. Chức năng:
Ban kế hoạch có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo chi
nhánh cụ thể: Tham mưu giúp Chi bộ, Ban Giám đốc về công tác quản lý hành
chính, hậu cần, bảo vệ an toàn đơn vị và công tác pháp chế trong phạm vi toàn
chi nhánh. Giúp giám đốc trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại và trực tiếp điều
hành các công trình đang tổ chức thi công.

2.2.1.2. Nhiệm vụ:
- Chủ trì và thực hiện công tác kế hoạch, thống kế, lao động tiền lương và
công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão;
- Chủ trì và thực hiện công tác bảo vệ, hành chính, hậu cần, văn thư bảo
mât;
- Chủ trì và thực hiện làm hồ sơ tiếp thị đấu thầu; tham gia công tác nghiệm
thu, thanh quyết toán các công trình của Chi nhánh;
- Tăng cường nhân lực phụ trách các công trường thi công theo sự phân
công của Giám đốc chi nhánh;
- Duy trì các đơn vị thực hiện chế độ có nề nếp, duy trì chế độ trực ban trực
chiến và các chế độ khác trong toàn chi nhánh;
- Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp báo cáo công tác đảng, công tác chính trị
với cấp trên và giúp chỉ huy chi nhánh triển khai các mặt hoạt động công tác
đảng, công tác chính trị của chi nhánh;
- Chủ trì và thực hiện công tác quản lý đầu tư và sử dụng thiết bị xe máy,
dụng cụ thi công
- Duy trì và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
2.2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Theo sự thay đổi mới nhất về cơ cấu tổ chức thì Ban kế hoạch gồm có các
đồng chí: 01 đ/c trưởng ban phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám
đốc chi nhánh về toàn bộ công tác của ban; 01 đ/c phó ban giúp việc cho trưởng
ban theo sự ủy quyền và thực hiện giải quyết công việc trong lĩnh vực mình
được phân công phụ trách; cán bộ nhân viên gồm: 01 nhân viên kế hoạch – tiền
lương; 02 nhân viên kỹ thuật hiện trường; 01 nhân viên làm công tác văn thư; 01
nhân viên lái xe và 01 nhân viên bảo vệ. Mỗi cán bộ, nhân viên đều hoạt động
theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban kế
hoạch trình bày tại phụ lục số 02).

2.2.1.4. Mô hình văn phòng của chi nhánh Đà Nẵng
Thời đại ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của
mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt
ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các
doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.
Không nằm ngoài quy luật chung đó Chi nhánh Đà Nẵng với tổ chức biên chế
02 Ban và 04 đội xây dựng trong đó do điều kiện vị trí thực tế các công trình thi
công không ổn định, tập trung nên các đội xây dựngphải thường xuyên di
chuyển nên nơi làm việc không ổn định. Còn 02 ban trực thuộc chi nhánh được
đặt tại trụ sở làm việc và được bố trí 02 văn phòng làm việc riêng biệt, cố định.
Để đảm bố trí các hoạt động của văn phòng mang tính khoa học chi nhánh Đà
Nẵng đã chọn cách bố trí văn phòng theo hướng hiện đại, theo mô hình phương
pháp văn phòng “Mở”. trong toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn
được sếp thành bàn làm việc nối liền và song song với nhau.
* Nhận xét:
Cách bố trí mô hình làm việc văn phòng “Mở” của Chi nhánh Đà Nẵng đã
tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được
điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất,
cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa
giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có
liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho
việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này
nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến
theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế là gây ồn ào ảnh
hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung trong công việc, khó bảo đảm bí mật
thông tin khi cần thiết.

2.2.1.5. Tổ chức lao động và cách bố trí trang thiết bị trong văn phòng Ban kế
hoạch chi nhánh Đà Nẵng
Cán bộ, nhân viên được phân công công việc phù hợp với khả năng,
nguyện vọng, đúng trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người. Cách sắp
xếp chỗ ngồi tương đối thuận lợi, mỗi người đều được trang bị một máy vi tính,
máy này được kết nối với mạng internet, mạng nội bộ giúp cán bộ, nhân viên xử
lý công việc, tìm kiếm thông tin, cập nhật kiến thức. Không gian trong văn
phòng đảm bảo các điều kiện về ánh sáng, nhiệt độ và không khí mát mẻ, cách
trang trí, bố trí bàn ghế, màu sắc trong phòng tạo nên tâm lý thoải mái, giảm bớt
căng thẳng mệt mỏi, trong lúc làm việc. Hệ thống máy lạnh, quạt đèn phù hợp
với các tiêu chuẩn để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ.
Qua khảo sát em nhận thấy, nhìn chung việc bố trí nơi làm việc của Văn
phòng chi nhánh Đà Nẵng là khoa học, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ, nhân
viên làm việ phát huy tối đa năng suất, hiệu quả lao động. Qua đó cung cấp đầy
đủ thông tin trong hoạt động quản lý và cho đời sống xã hội.
2.2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
Theo quy định hiện hành thì chi nhánh Đà Nẵng là đơn vị sản xuất kinh
doanh nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. cho nên
để quản lý điều hành và tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, Chi nhánh
được phép soạn thảo và ban hành các loại văn bản hành chính và văn bản
chuyên nghành giống như các cơ quan nhà nước và tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt
động của chi nhánh (theo luật doanh nghiệp). Về mặt nội dung của văn bản do
chi nhánh ban hành chỉ có phạm vi điều chỉnh trong toàn chi nhánh hoặc các đối
tác có liên quan nếu là văn bản kí giữa các bên. cụ thể như sau:
Văn bản hành chính mà chi nhánh ban hành tương tự như các cơ quan nhà
nước khác, rất đa dạng tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của chi nhánh bao gồm:
Điều lệ, Nghị Quyết, Quyết định, Hợp đồng, Quy chế, Báo cáo, thông báo, kế

hoạch, tờ trình, biên bản, công văn, đơn từ. Ngoài ra Chi nhánh còn sử dụng một
số loại văn bản hành chính thông thường như: giấy đi đường, giấy đề nghị, giấy
giới thiệu…
Văn bản chuyên ngành. Ngoài VB hành chính chi nhánh còn sử dụng loại
văn bản mang tính chuyên môn đặc thù gắn liền với hoạt động của chi nhánh
gồm:Tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính…), tài liệu dự án (hồ
sơ thầu, hồ sơ năng lực, thuyết minh công trình, dự toán công trình…).
2.2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Chi nhánh công ty xây lắp Thành An 96 tại Đà Nẵng – thuộc công ty
CPXL Thành An 96 là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Binh đoàn 11 (BQP)
quản lý cho nên tất các văn bản ban hành đều phải thực hiện theo các văn bản
quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng. Vì vậy khi soạn thảo văn bảnchi
nhánh đều dựa trên các căn cứ pháp lý để soạn thảo ban hành văn bản sau:
- Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013.
- Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13;
- Điều lệ hoạt động của công ty (trong đó quyết định hình thức hoạt động
của công ty).
- Quy chế hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ
sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư
- Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của bộ
quốc phòng về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính.
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ quốc phòng ban
hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;

- Thông tư số: 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc Phòng
hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan,
đơn vị trong quân đội;
* Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu chi nhánh
hình thành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao. Cho nên phần lớn tài liệu
của các phòng ban sản sinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó
soạn thảo, đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc
dựa trên quy chế của từng phòng ban. Một số văn bản hành chính đơn giản như
công văn, giấy mời, biên bản… có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản,
nhiều trường hợp có thể bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo. Tuy nhiên đối
với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao, phạm vi rộng và lâu dài thì để ban hành
đều phải trải qua quá trình xây dựng và ban hành văn bản theo các công việc
sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và phạm vi
phổ biến của các văn bản cần soạn thảo:
Khi công việc phát sinh cần soạn thảo văn bản để giải quyết mà việc đầu
tiên của công tác soạn thảo một văn bản là xác định hình thức, nội dung và độ
mật, khẩn của văn bản cần ban hành. Tại Chi nhánh Đà Nẵng thì công việc này
đã được Giám đốc hoặc phó giám đốc làm, bởi vì khi giao việc soạn thảo cho
Ban hoặc cán bộ chuyên trách thì lãnh đạo luôn chỉ đạo việc soạn thảo văn bản
có tên gì và nội dung chính của văn bản ra sao? Dựa trên ý kiến của lãnh đạo cán
bộ chuyên trách tiến hành soạn thảo. Còn việc xác định độ mật khẩn của văn bản
đều do lãnh đạo quyết định. Nhưng trong thực tế hầu hết các văn hành do chi
nhánh ban hành đều mang nội dung thông thường không cần đến độ mật, khẩn.
Bước 2: Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn
thảo
Việc thu thập và sử lý thông tin chỉ được áp dụng vào việc soạn thảo những
văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều vấn đề như báo cáo tình hình hoạt

động năm, 6 tháng đầu năm… thì lúc này cán bộ soạn thảo liên hệ với các ban,
đội để lấy số liệu. Từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết và đưa vào văn bản,
còn những nội dung mang tính chất thông thường thì việc thu thập và xử lý
thông tin sẽ không áp dụng.
Bước 3: Tổ chức soạn thảo văn bản
Sau khi hai công việc đầu đã hoàn tất, cán bộ soạn thảo được giao soạn
thảo tiến hành soạn thảo văn bản. Đưa vào tên loại gì và nội dung của văn bản,
tiến hành chọn lọc những thông tin từ những tài liệu đã thu thập để hoàn thiện
phần nội dung của văn bản. (Các thể thức văn bản và cách trình bày văn bản
được sử dụng theo đúng hướng dẫn số: 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012)
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có liên quan (nếu cần) để hoàn chỉnh bản thảo.
Có thể đề xuất với lãnh đạo chi nhánh tổ chức việc tham khảo ý kiến của cơ
quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để tiếp tục nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn
thiện văn bản. Bước này chỉ áp dụng trong những trường hợp cần thiết. Trong
thực tế tại Chi nhánh trong quá trình soạn thảo ít khi dùng đến vìnhững văn bản
có nội dung đơn giản đã được lãnh đạo định hướng ngay từ đầu.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo.
Bản thảo sau khi soạn xong thì được trình cho người có thẩm quyền ký văn
bản duyệt. Trước tiên là trình cho Trưởng Ban hoặc Trưởng các đơn vị xem xét,
sữa chữa bản thảo hoàn chỉnh. Sau đó sẽ được trình cho lãnh đạo quyết định.
Lãnh đạo xem xét kĩ về nội dung, quyết định độ mật, khẩn (nếu có), phạm vi
phổ biến của văn bản. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được
duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
Bước 6: Đánh máy, nhân văn bản.
Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản
đảm bảo đúng nội dung bản thảo và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Khi

đánh máy và nhân bản văn bản đảm bảo kịp thời gian, đúng số lượng quy định,
quản lý chặt chẻ và tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 7: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Văn bản khi được đánh máy và nhân bản xong thì Lãnh đạo, trưởng các
ban, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác nội dung văn bản và ký bảo đảm vào sau dấu chấm hết (./.) của văn
bản.
Sau đó văn bản được chuyển cho Cán bộ văn thư kiểm tra và xem xét lại
lần cuối và ký tên đảm bảo chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản sau dấu chấm của chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng
bản phát hành (ở nơi nhận) văn bản.
Bước 8: Ký văn bản.
Chi nhánh Đà Nẵng làm việc theo chế độ thủ trưởng nên thẩm quyền ký
văn bản được thực hiện cụ thể:
Giám đốc trực tiếp ký các văn bản do công ty ban hành.
Các phó giám đốc ký thay (KT.) Tổng giám đốc những văn bản thuộc phần
việc được phân công phụ trách.
Trưởng các ban được ký thừa lệnh (TL.) vào một số loại văn bản đôn đốc,
nhắc nhở công việc hành chính thông thường, những văn bản không phải để chỉ
đạo hoặc các văn bản sao và được sự đồng ý của giám đốc chi nhánh.
Người ký văn bản đảm bảo đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Chữ ký đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đúng quy định.
Sau khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ về mặt thể thức và nội dung, có đầy
đủ chữ ký thì chuyển đến cán bộ văn thư để phát hành văn bản.
2.2.2.3. Về thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Tại chi nhánh Đà Nẵng việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo Hướng
dẫn số 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012 của chi nhánh Đà Nẵng hướng dẫn về

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được chi nhánh thể chế hóa từ
văn bản số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012
Đây là 2 yếu tố cơ bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý thi hành văn bản,
là cơ sở để nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn
bản ban hành nhằm tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Thể thức văn bản hành
chính của Chi nhánh Đà Nẵng (Ví dụ mỗi thành phần được trình bày giống như
văn bản thực tế)
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
- Đối với văn bản do Ban giám đốc chi nhánh ban hành thì lấy tên chung.
CÔNG TY CPXL THÀNH AN 96
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
- Đối với văn bản do các ban, đơn vị trực thuộc công ty ban hành thì phía
trên ghi tên công ty và ở phía dưới là tên của phòng, ban, đơn vị ban hành văn
bản đó.
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
BAN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT
3. Số, ký hiệu văn bản.
Số văn bản viết bằng chữa số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản
là chữ viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện theo thứ
tự sau:
Số: STT/ Tên loại - tên công ty
Số: 25/BC-CNĐN
4. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
- Địa danh: trụ sở chính nơi ban hành văn bản. Đà Nẵng

Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc

Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc

Similar to Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥰🥰 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥰🥰 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Nâng cao công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty xây lắp Thành An 96.doc