Tugas SIM PPs UT Agus Supriyono 530001542

1. I
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
SEBAGAI PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT
Disusun oleh
Nama : Agus Supriyono
NIM : 530001542
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen (EKMO 4102)
Jurusan : Magister Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Terbuka

2. II
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ..........................................................................................................................I
Daftar Isi .................................................................................................................................. II
Referensi ...................................................................................................................................1
BAB I : PENDAHULUAN ......................................................................................................2
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................................................2
B. Perumusan Masalah .........................................................................................................3
BAB II : ANALISIS..................................................................................................................4
BAB III : KESIMPULAN......................................................................................................11
Daftar Pustaka........................................................................................................................12

3. 1
TINJAUAN PENELITIAN
Judul Artikel : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN (SIAK) SEBAGAI PENGEMBANGAN
EGOVERNMENT MENUJU GOOD GOVERNANCE
Penulis : RIZKY NUGRAHA (FAKULTAS PENDIDIKAN DAN ILMU
PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA)
Sumber Artikel : http://www.academia.edu/download/32600101/sistem_informasi_lowongan.pdf)
Tahun Penerbitan : 2017

4. 2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Indonesia adalah negara dengan jumlah penduduk terbanyak keempat di dunia.
Berdasarkan data dari CIA World Factbook 2017, jumlah penduduk Indonesia pada tahun
2015 lalu mencapai 255.461.700 jiwa. Besarnya jumlah penduduk tersebut membutuhkan
perhatian khusus dari Pemerintah dalam melakukan pendataan administrasi penduduk.
Diperlukan sistem administrasi kependudukan yang valid, sederhana dan mudah digunakan
(user friendly). Administrasi kependudukan merupakan salah satu bagian yang sangat penting
di pemerintahan guna meningkatkan pelayanan kepada publik.
Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan bagian dari sistem
administrasi negara, yang mempunyai peranan sangat penting dalam pemerintahan untuk
mengelola data kependudukan. Setiap orang berhak mendapatkan pelayanan administrasi
kependudukan dengan baik dan mudah. Peningkatan kesadaran penduduk dan peran serta
untuk ikut mendukung perencanaan pembangunan sistem administrasi kependudukan guna
meningkatkan pelayanan terhadap publik.
Sejalan dengan tujuan penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan bagian penting dari sistem
administrasi kependudukan yang pelu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan
manfaat dalam perbaikan pemerintah dan pembangunan.
Pengelolaan data penduduk merupakan tanggun jawab pemerintah kabupaten/kota di
mana dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan. Dalam pelayanan pengurusan
administrasi baik itu pendaftaran penduduk maupun pembuatan surat keterangan yang
lainnya perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk dapat merasa mendapatkan
pelayanan yang memuaskan.
Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti
perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu system informasi yang
mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja
maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi

5. 3
administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Kita bisa
mengolah data-data yang bersangkutan dengan pengurusan kependudukan di suatu daerah.
B. Perumusan Masalah
Pencatatan biodata penduduk diarahkan pada pemenuhan data dari setiap penduduk
dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota. Data tersebut
merupakan sumber basis data kependudukan secara nasional yang menjadi tanggung jawab
pusat (dalam hal ini Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan). Namun hingga saat ini
di Indonesia hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum
dapat secara maksimal didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali
peristiwa, seperti kelahiran, perkawinan, dll belum ditata secara benar. Begitu juga masalah
kependudukan, seperti pindah datang belum ditata secara baik, bahkan penduduk masih
banyak yang belum memiliki dokumen penduduk.
Berdasarkan permasalahan tadi, maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang
terjadi, yatu kurangnya sarana pelayanan publik untuk menyebarkan informasi tentang
pelayanan pembuatan dokumen kependudukan seperti KTP (Kartu Tanda Penduduk), KK
(Kartu Keluarga) surat keterangan pindah dan lainnya mengakibatkan lambatnya pembuatan
surat-surat pengurusan biodata penduduk. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi
administrasi kependudukan berbasis komputer yang memanfaatkan teknologi komputer yang
dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat.

6. 4
BAB II
ANALISIS
A. Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information
System/CBIS)
E-government adalah penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi oleh
pemerintah dalam rangka memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya serta hal lain
yang berkaitan dengan pemerintah. E-government dapat diaplikasikan pada legislatif,
yudikatif, dan administrasi publik, untuk meningkatkan efesiensi kerja pada lingkungan
internal serta memberikan pelayanan publik secara efektif dan efisien. Dengan
pengembangan e-government penetaan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan
pemerintah dapat dioptimalkan dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Kerangka Pengembangan e-government di Indonesia dapat mengacu kepada
Kerangka Sistem Informasi Nasional (Sisfonas) seperti yang terlihat pada gambar 1 dibawah
ini

7. 5
Pada gambar 1 tersebut terlihat bahwa Sistem Informasi merupakan bentuk aplikasi
pada masing-masing bidan (dinas atau badan) yang berada pada masing-masing instansi
pemerintah. Secara bertahap Sistem Informasi ini dipadukan menjadi Sistem Informasi
Nasional yang bersinergi antara satu sistem dengan sistem lainnya. Pada akhirnya
terwujudlah suatu Sistem E-Government yang menjamin interaksi G2G, G2B, dan G2C.
SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus
yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil.
Tujuan adanya SIAK, yaitu :
1. Database Kependudukan terpusat
2. Ddatabase Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak,
Imigrasi, dll)
3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk,
Catatan Sipil, dll)
4. Standarisasi Nasional
Untuk merancang aplikasi SIAK ini, digunakan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Pengumpulan data, dengan melakukan tinjauan dokumen untuk pembuatan deskripsi
masalah
2. Analisis Permasalahan
3. Membuat gambaran proses sistem
4. Membuat rancangan basis data, dengan metode pemodelan Entit
5. Relationship (E-R) Diagram.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa SIAK menggunakan Sistem
Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System/CBIS), di mana semua
bagian terhubung melalui satu jaringan yang saling terkoneksi satu dengan yang lainnya
sehingga kegiatan-kegiatan yang memerlukan pendeteksian oleh departemen selain
departemen pelaksana (admin pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas kependudukan
atau catatan sipil) akan dapat langsung diperoleh pada saat direkam. Data yang direkam oleh
dinas kependudukan atau catatan sipil di suatu daerah akan terekam ke dalam database

8. 6
nasional sehingga dapat dimanfaatkan oleh daerah lain di seluruh Indonesia. Jadi penggunaan
CBIS ini menjamin terwujudnya sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (real
time) dan dapat dipercaya (reliable).
CBIS dapat membantu Pemerintah dalam memasuki kegiatan era global yang serba
cepat dan membutuhkan kemampuan mengambil keputusan dengan cepat. CBIS memiliki
pola yang teratur sehingga dapat membantu menelusuri waktu terjadinya kesalahan dan siapa
yang harus bertanggungjawab.
B. Dukungan Elemen Lingkungan
Untuk membangun SIAK ini diperlukan komitmen dan kerja sama antara instalasi
terkait disemua tingkatan dalam kerangka membangun basis data, yang berasal dari berbagai
instalansi secara terintegrasi. Maka diperlukan adanya dukungan peran serta masyarakat
dengan berbagai institusi.
Keberhasilan pelaksanaan SIAK, sebagai salah satu program yang menggunakan
Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS), dipengaruhi oleh lingkungan sekitar organisasi.
Elemen lingkungan dapat dikelompokkan minimal menjadi delapan kelompok, yaitu
kelompok konsumen, kelompok supplier, kelompok serikat pekerja, kelompok institusi
keuangan, kelompok pemegang saham, kelompok pemerintah, kelompok masyarakat global
dan kelompok kompetitor. (McLeod, 2001:28)
1) Kelompok konsumen
Untuk melakukan pendaftaran penduduk, Penduduk yang bersangkutan datang ke kantor
administrasi kependudukan, kemudian petugas akan memberikan formulir pendaftaran
penduduk untuk diisi oleh penduduk tersebut. Kelompok konsumen di program SIAK ini
adalah masyarakat Indonesia yang berhak untuk mendapatkan pelayanan kependudukan.
Perlu partisipasi dan dukungan dari masyarakat Indonesia dengan mendaftarkan diri dan
mengisi formulir pendaftaran secara lengkap dan jelas demi terwujudnya kevalidan data.
2) Kelompok pemasok/supplier
Kelompok supplier ini merupakan agen atau lembaga yang bertindak sebagai penyedia
sarana dan prasarana pelaksanaan SIAK. Pemerintah membutuhkan dukungan pemasok
untuk menyediakan bahan baku KTP, Akta kelahiran, Akta kematian, Akta perkawinan,
dan lain-lain, alat perekam tandatangan, alat perekam sidik jari, scan retina mata dan
peralatan lainnya. Tanpa pemasok, Pemerintah akan mengalami kesulitan besar untuk
menjalankan SIAK ini.

9. 7
3) Kelompok serikat pekerja
Serikat pekerja merupakan lembaga yang sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan
karena lembaga tersebut menyediakan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pemerintah membutuhkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas untuk menjalankan
SIAK ini.
4) Kelompok institusi keuangan
Kelompok institusi keuangan merupakan lembaga yang mengatur atau menyediakan
dana bagi Pemerintah, dalam hal ini Kementerian Keuangan. Pemerintah membutuhkan
dukungan dana untuk dapat menjalankan program SIAK untuk pembelian bahan,
pembelian sarana dan pra sarana serta untuk biaya petugas pelaksana/tenaga kerja.
5) Kelompok pemegang saham
Setiap perusahaan pasti memiliki pemegang saham yang merupakan pemilik modal bagi
perusahaan tersebut. Perusahaan membutuhkan pemegang saham karena Perusahaan
membutuhkan Modal Kerja dari para Pemegang Saham untuk menjalankan bisnis.
Begitu juga dengan Pemerintah yang membutuhkan sumber pendapatan Negara untuk
menjalankan program ini, sehingga butuh dukungan masyarakat melalui partisipasi aktif
mereka dalam membayar pajak.
6) Kelompok pemerintah
Pemerintah merupakan lembaga yang paling berkuasa di lingkungan di mana perusahaan
tersebut berdiri. Dukungan Pemerintah dapat berwujud dikeluarkannya kebijakan serta
serangkaian kebijakan dan programnya.
7) Kelompok masyarakat global
Komunitas global merupakan sebutan untuk orang-orang yang tinggal di dekat
lingkungan perusahaan. Dukungan kelompok ini dapat berupa partisipasi aktif dari
masyarakat Indonesia secara umum atau dukungan dari kelembagaan lain di luar
Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan
8) Kelompok kompetitor
Pesaing merupakan lembaga atau perusahaan lain yang mempunyai bisnis sama atau
serupa. Di antara pesaing dan sebuah perusahaan terjalin hubungan unik yang bisa
membuat masing-masing pihak saling termotivasi untuk menjadi yang terbaik.
Perusahaan harus mempelajari informasi tentang pesaingnya jika perusahaan tersebut
ingin maju. Dalam kaitannya dengan program SIAK ini, tidak terdapat pesaing karena
program ini berlaku secara nasional dan menyeluruh di seluruh wilayah Indonesia.

10. 8
C. Penggunaan Program Sistem Informasi Sumber Daya Informasi (IRIS)
Sistem informasi sumber daya informasi atau Information Resources Information
System (IRIS) adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi
perusahaan pada para pemakai di seluruh perusahaan.
Model sistem informasi sumber daya informasi yang dikembangkan oleh Mcleod
dan Schell.
Penggunaan model IRIS pada program SIAK akan membantu para ahli sistem untuk
menguraikan input sistem yang diperlukan dalam mengelola sumberdaya informasi dan juga
penyusunan database yang dapat membantu memberikan data pada Pemerintah untuk
mengambil keputusan mengenai penggunaan hardware, software, sumber daya manusia yang
sesuai untuk mengelola program ini.
1) Subsistem Input
Di dalam subsistem input, terdapat tiga subsistem yaitu
a) Sistem informasi enterprise
Sistem informasi enterprise yaitu suatu sistem informasi yang memuat semua data
transaksi perusahaan secara terinci. Pada sistem informasi sumber daya informasi
ini, sistem informasi enterprise akan membantu manajemen mengetaui jumlah
hardware yang dimiliki oleh organisasi: jenis, spesifikasi dan karakter, supplier,
letak komputer dalam perusahaan, dan lain sebagainya.
Pada program SIAK ini, sistem informasi enterprise akan membantu Pemerintah
mengetahui jumlah hardware yang dimiliki oleh Negara: jenis, spesifikasi dan
karakter, supplier, letak komputer dalam perusahaan, dan lain sebagainya.

11. 9
b) Subsistem riset dan perencanaan sumber daya informasi
Digunakan untuk menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset di
dalam Pemerintah.
Setelah mengevaluasi sistem yang sedang berjalan sebelumnya, maka dapat
disimpulkan beberapa kendala, yaitu masih kurangnya media yang digunakan dalam
penyebaran informasi kepada masyarakat tentang pembuatan kartu atau surat-surat
yang berkaitan dengan kependudukan, contohnya KTP dan Kartu Keluarga.
Penyebab masalah tersebut adalah :
1) Masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk melengkapi diri dan
keluarganya dengan dokumen kependudukan sebagai dokumen yang sah dan
dicari bila ada keperluan tertentu. Mengingat tingkat pendidikan masyarakat
yang masih rendah akan berpengaruh terhadap kesadaran mereka untuk
melengkapi diri dan keluarganya.
2) Belum dimanfaatkan secara optimal fasilitas komputer untuk mendukung
kegiatan pengolahan data penduduk.
Informasi-informasi pada sistem sebelumnya ini dapat digunakan sebagai acuan
dalam menentukan arahan sistem yang harus dikembangkan. Untuk
mengantisipasinya dengan ditingkatkannya system yang telah ada untuk menyajikan
informasi secara cepat dan mudah.
Untuk mewujudkan pengembangan sistem administrasi yang handal dan responsif
terhadap berbagai perkembangan secara nasional, regional, dan global, maka
memerlukan adanya langkah- langkah kebijakan yang sangat strategis, antara lain :
1) Menjadikan faktor kependudukan sebagai titik sentral pembangunan yang
berkelanjutan.
2) Membangun SIAK yang efisien dan terancang untuk mengakomodasi hak-
hak penduduk serta perlindungan penduduk.
3) Menciptakan SIAK melalui komitmen dan kerja sama dengan berbagai pihak
serta dukungan dari instalasi pemerintah, swasta, dan institusi masyarakat.
c) Subsistem intelijen sumber daya informasi
Subsistem intelejen sumber daya informasi adalah subsistem yang mencari data
pemasok, baik pemasok hardware, software maupun teknologi.
Subsistem ini digunakan untuk menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan
pengumpulan informasi dari elemen-elemen di lingkungan Pemerintah, sebagaimana
telah dijelaskan pada uraian sebelumnya.

12. 10
2) Subsistem Output
Setelah database dibuat dari hasil analisa dan proses subsistem input, analisa kini
beranjak ke subsistem output yang terdiri dari subsistem hardware, software,sumber
daya manusia, serta data dan informasi.
Untuk subsistem hardware, SIAK merupakan Database yang digunakan untuk
menyimpan seluruh data penduduk yang telah terdaftar pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil yang disimpan pada sebuah server. Sistem ini mulai dijalankan sejak
Desember 2005, sistem ini dapat diakses melalui LAN yang langsung dihubungkan ke
server karena sistem ini masih merupakan sebuah jaringan Offline.
Dalam hal subsistem software, adapun spesifikasi perangkat yang digunakan pada server
adalah
Mengenai subsistem sumber daya manusia, Sistem informasi ini dirancang untuk dapat
digunakan oleh admin, yaitu pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas
kependudukan atau catatan sipil untuk mencatat data-data penduduk.
Yang terakhir yaitu mengenai subsistem data dan informasi. Pada SIAK, diketahui
bahwa data yang didapatkan dari proses input dan pemrosesan data yang dilakukan di
pusat layanan di daerah terpusat ke Database Kependudukan dan diharapkan dapat
diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)

13. 11
BAB III
KESIMPULAN
1. Perlu adanya komitmen untuk pengembangan e-Government yang berakar pada
perubahan budaya kerja tradisional menjadi elektronik dengan memanfaatkan perangkat
teknologi informasi. Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan untuk
mendukung “good governance” menjadi keharusan terutama untuk mendukung proses
kependudukan di Indonesia
2. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menggunakan Sistem Informasi Berbasis
Komputer (Computer Based Information System/CBIS), di mana semua bagian
terhubung melalui satu jaringan yang saling terkoneksi satu dengan yang lainnya
sehingga kegiatan-kegiatan yang memerlukan pendeteksian oleh departemen selain
departemen pelaksana (admin pegawai tetap yang ditunjuk oleh kepala dinas
kependudukan atau catatan sipil) akan dapat langsung diperoleh pada saat direkam. Data
yang direkam oleh dinas kependudukan atau catatan sipil di suatu daerah akan terekam
ke dalam database nasional sehingga dapat dimanfaatkan oleh daerah lain di seluruh
Indonesia. Jadi penggunaan CBIS ini menjamin terwujudnya sistem informasi yang
terhubung (online), tepat waktu (real time) dan dapat dipercaya (reliable).
3. Untuk membangun SIAK ini diperlukan komitmen dan kerja sama antara instalasi terkait
disemua tingkatan dalam kerangka membangun basis data, yang berasal dari berbagai
instalansi secara terintegrasi. Maka diperlukan adanya dukungan peran serta masyarakat
dengan berbagai institusi dan elemen lingkungan lainnya.
4. Penggunaan model IRIS pada program SIAK akan membantu para ahli sistem untuk
menguraikan input sistem yang diperlukan dalam mengelola sumberdaya informasi dan
juga penyusunan database yang dapat membantu memberikan data pada Pemerintah
untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan hardware, software, sumber daya
manusia yang sesuai untuk mengelola program ini.

14. 12
DAFTAR PUSTAKA
Nugraha, Rizky. 2009. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak)
Sebagai Pengembangan E-government Menuju Good Governance. Universitas Pendidikan
Indonesia. Bandung
Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Universitas
Terbuka, Jakarta.
Mas’adi, Teuku. 2011. Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Pada
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipilkabupaten Aceh Barat Daya. STMIK U’budiyah
Indonesia. Banda Aceh.
A, Tubagus Faisal. 2013. Sistem Informasi Jasa Pelayanan Kependudukan Pada Kelurahan
Krapyak Semarang Dengan Menggunakan Delphi. Universitas Stikubank. Semarang
Henny Hendarti, Nurlina. 2008. Perancangan Aplikasi Pembuatan Kartu Tanda Penduduk
Berbasiskan Web Pada Kodya Bekasi. Universitas Bina Nusantara. Jakarta.
Thoha Nurhadiyan, Yulistiana. 2014. Perancangan Aplikasi Prosedur Pembuatan E-Ktp Pada
Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Serang. Universitas Serang Raya. Serang
Taqwa, Shadiq. 2011. Aplikasi Pembuatan e-KTP Menggunakan Barcode Berbasis Web.
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Jakarta