Review Master Plan Tata Kelola TIK Jawa Timur membahas upaya peningkatan pemanfaatan teknologi informasi di pemerintahan Jawa Timur untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dokumen ini menjelaskan tujuan pembangunan master plan TIK untuk menjadikan TIK sebagai alat peningkat keunggulan bersaing dalam mencapai sistem informasi manajemen terpadu dan mutu layanan publik yang lebih baik. Dokumen ini juga meninjau kesenjangan

1. Review Master Plan Tata Kelola TIK Jawa Timur
Implementasi atau penerapan TI dalam pemerintahan merupakan aspek yang sangat
penting yang bisa kita kembangkan agar dapat meningkatkan kualitas pada
masyarakat. Pemerintah harus memperhatikan cost dan benefit yang dihasilkan.
Organisasi membutuhkan semacam blue print yang sering disebut IT Master Plan atau
IT Strategic Plan sebagai dasar organisasi dalam mengimplementasi TI
Tujuan dari Pembangunan Master Plan Teknologi Informasi adalah agar Master Plan
Teknologi Informasi menjadi strategi organisasi dalam memanfaatkan teknologi
informasi yang berfungsi sebagai enabler dan menambah keunggulan yang kompetitif
untuk mencapai :
• Terwujudnya Sistem Informasi Manajemen yang terpadu di lingkup
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur;
• Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan di lingkup
Pemerintah Provinsi Jawa Timur;
• Perbaikan organisasi, sistem manajemen,dan proses kerja kepemerintahan;
Kelembagaan
1. Biro Administrasi di Jawa Timur
Biro Administrasi Kemasyarakatan mempunyai Tugas menyiapkan perumusan
kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan
evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan, administrasi dan
sumber daya di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,
pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta
keluarga berencana.
Biro Administrasi Kemasyarakatan mempunyai Fungsi :
a. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang administrasi
kemasyarakatan;
b. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis
pelaksanaan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata, pemuda,
olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta keluarga
berencana;
c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dan
pembangunan di bidang agama, pendidikan, kebudayaan dan pariwisata,

2. pemuda, olah raga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak serta
keluarga berencana;
d. Pelaksanaan pembinaan administrasi pemerintahan dan pembangunan serta
sumber daya aparatur di bidang administrasi kemasyarakatan;
e. Pelaksanaan tugas tugas lain yang diberikan oleh Asisten.
Sumber Daya Manusia
Dari data yang saya dapatkan hanya pada Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi
Jawa Timur: 42 Orang Pegawai, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi
Jawa Timur: 1 Staf IT, Badan Koordinasi Wilayah I Pemerintahan dan
Pembangunan Provinsi Jawa Timur: 2 Staf IT
INFRASTRUKTUR JARINGAN
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Jawa Timur menjadi lembaga
yang akan dipercaya dalam mengelola jaringan di semua SKPD di lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dengan demikian semua SKPD akan terkoneksi
dengan VPN IP serta terkoneksi ke data center. VPN (Virtual Private Network)
merupakan sebuah teknologi komunikasi
yang memungkinkan untuk dapat terkoneksi ke jaringan publik dan menggunakannya
untuk dapat bergabung dengan jaringan lokal.
Untuk membangun sebuah infrastruktur jaringan yang baik juga diperlukan
Disaster Recovery Center (DRC). Ini merupakan fasilitas pengganti pada saat Data
Center mengalami gangguan atau tidak dapat berfungsi antara lain karena tidak
adanya aliran listrik ke ruang komputer, kebakaran, ledakan atau kerusakan pada
komputer. DRC digunakan sementara waktu selama dilakukannya pemulihan data
center untuk menjaga kelangsungan kegiatan dan kinerja SKPD.
Software/Aplikasi
Untuk mendapatan basis data yang baik maka akan dibuat suatu system informasi yang
terintegrasi dan bisa dimanfaatkan oleh seluruh SKPD
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 1 – Pelayanan Publik

3. Aplikasi digunakan untuk akses pelayanan kesehatan. Sistem ini mempunyai dua
fungsi: ke masyarakat dan internal. Pemda. Melalui sistem ini masyarakat dapat
mengetahui informasi sekitar fasilitas kesehatan yang disediakan oleh. Pemerintah
Daerah, meliputi nama dan tempat lokasi rumah sakit dan puskesmas, kelas layanan,
rincian layanan apa saja yang disediakan, dan lain-lain sehingga memudahkan
masyarakat dalam memanfaatkan fasilitas. Untuk internal
Pemda, sistem ini dismaping memberikan data nama dan tempat lokasi, juga
memberikan status fasilitas kesehatan tersebut, sarana dan prasarana pendukung,
status aktivitaskegiatan, statistik penyakit, dan lain-lain. Pemilik aplikasi ini dari
Dinas Kesehatan
Fungsi Aplikasi
 Publikasi informasi kesehatan kepada masyarakat meliputi: nama dan tempat
lokasi rumah sakit dan puskesmas, fasilitas dan layanannya polikliniknya,
laboratorium, apotek, dan lain-lain.
 Perencanaan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, meliputi :
o Menginventarisir kebutuhan pelayanan kesehatan dari tiap wilayah.
o Menyusun rencana kegiatan pelayan kesehatan masyarakat, misalnya
melalui rumah sakit, balai kesehatan ibu dan anak, posyandu, klinik,
praktek dokter, bidan, dokter gigi, ahli khitan.
 Megelola perijinan praktek kesehatan, ijin farmasi danbidan dan lain-lain.
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 2 – Administrasi dan
Manajemen Umum
Proses penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang menggunakan surat secara
manual memakan waktu lama dan kesulitan dalam pelacakan posisi surat. Dengan
menggunakan aplikasi ini proses surat menyurat, disposisi dan lain sebagainya dapat
dilakukan dengan cepat dan memudahkan dalam pengelolaannya. Pemilik dari
aplikasi ini adalah Biro Umum
Fungsi Aplikasi
 Menyediakan fungsi surat-menyurat secara elektronik, termasuk didalamnya
memungkinkan roses penyiapan, pembahasan dan pengesahan surat dilakukan
secara elektronik. Pembahasan surat itu 60 sendiri bisa dilakukan oleh lebih
dari satu orang / unit organisasi.
 Menyediakan fungsi kearsipan (surat masuk / surat keluar) secara elektronik,
termasuk didalamnya disposisi, dan tembusan surat.

4.  Menyediakan fungsi query untuk pencarian data surat secara cepat, misalnya
berdasarkan pengirim, tujuan, tanggal, subyek/perihal, nomor, isi, dan lain-lain.
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 3 – Administrasi
Legislasi
Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, sekretaris daerah dan juga DPRD
memerlukan alat bantu yang mempercepat proses kerjanya, sehingga selaras
dengan ritme yang ada di eksekutif. Beberapa aplikasi bisa dipakai secara
bersama seperti surat elektronik, document management, dan fungsi-fungsi
yang tergabung dalam colaboration and coordination.
Meskipun begitu ada beberapa sistem khusus yang perlu disediakan, terutama yang
berhubungan dengan proses kerja internal DPRD.
Pemilik dari aplikasi ini adalah Sekretariat DPRD
Fungsi Aplikasi
 Memfasilitasi pekerjaaan Sekretaris DPRD
 Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD
 Menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD
 Mengelola sarana & prasarana DPRD
 Memfasilitasi pekerjaan DPRD
 Penjadwalan kegiatan anggota dewan
 Pengelolaan dokumen kegiatan (rapat, notulensi,dll)
 Pengelolaan dokumen hasil pengawasan terhadap pelaksanaan Perda dan
peraturan perundang-undangan lainnya, peraturan kepala daerah, APBD,
kebijakan pemerintah daerah 66 dalam melaksanakan program pembangunan
daerah, dan kerja sama lain.
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 4 – Manajemen
Pembangunan
Agar dapat merencanakan pembangunan dengan optimal diperlukan masukan
data dan informasi yang akurat dan up-todate. Informasi tersebut bisa jadi datang
dari aplikasi lain, dan tugas aplikasi ini adalah menyediakan data dan mengelola
kebijakan perencanaan & pembangunan tiap unit kerja/SKPD ke dalam
perencanaan pembangunan yang komprehensif dan terintegrasi.
Pemilik aplikasi ini adalah Bappeda
Fungsi Aplikasi

5.  Mengelola data dan informasi yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan
dalam penyusunan perencanaan & pembangunan daerah.
 Data dan informasi yang dibutuhkan antara lain:
1. Organisasi & tata laksana daerah
2. Keuangan daerah
3. Kependudukan
4. Sarana & prasarana
5. Pendidikan
6. Kesehatan
7. Sosial
 Harus ada mekanisme version dan revision control, sehingga setiap saat.
 Perubahan perencanaan dapat diketahui dan dilacak.
 Termasuk didalamnya template pembuatan renstra oleh tiap satuan kerja.
 Pemerintah daerah yang memuat visi, misi, tujuan, kebijakan, program dan
kegiatan pembangunan.
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 5 – Manajemen
Keuangan
Aplikasi ini memiliki fungsi untuk mengelola keuangan daerah dan sebagai
rujukan data/informasi terkait penggunaan sistemyang berhubungan langsung
dengan anggaran dan pendapatan daerah.
Pemilik aplikasi ini adalah BPKAD
Fungsi Aplikasi
 Menyelenggarakan Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Daerah yang
tepat, lengkap dan tertib atas transaksi Keuangan Daerah, sesuai dengan
Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
 Meningkatkan kualitas management Pengelolaan Keuangan Daerah, meliputi
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian anggaran yang efisien, efektif,
transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
 Menyediakan Sistem Informasi Keuangan Daerah yang akurat, aktual, mudah
dipahami, relevan dan berdayaguna.
APLIKASI FUNGSIONAL UTAMA 6 – Manajemen

6. Kepegawaian
Kinerja SDM yang optimal akan tercapai apabila dikelola dengan manajemen
kepegawaian yang baik, dari penerimaan hingga akhir karir. Aplikasi ini bertujuan
untuk mengelola hal tersebut agar tercipta tertip administrasi kepegawaian.
Pemilik dari aplikasi ini adalah Badan Kepegawaian Daerah
Fungsi Aplikasi
 Mengelola data dan membantu proses kerja pemerintah yang berkaitan dengan
kepegawaian daerah.
 Modul Kepegawaian paling tidak menyediakan aplikasi dengan fungsi-fungsi
pengelolaan dan pengolahan data dan informasi untuk proses kerja sebagai
berikut :
o Pengadaan (termasuk perencanaan danpersyaratan)
o Penetapan formasi dan penempatan
o Penetapan pensiun, gaji, tunjangan, dan kesejahteraan
o Pengembangan kompetensi (pendidikan danpelatihan)
o Larangan, sanksi, dan penghargaan
Analisis Kesenjangan Aplikasi
1. Aplikasi Fungsional Utama 1 (Layanan Publik).
Fungsi : Masih melakukan enter data dengan manual dalam format XLS
Teknis : Stand alone format data dan belum mempunyai aplikasi dataware house
Solusinya :
Pembuatan Aplikasi Berbasis Web atau SOA dengan menempatkan aplikasi atau
server dalam datacenter serta bisa diakses oleh masyarakat
untuk memudahkan layanan. Sebagian Layanan terdapat di P2T yang dijadikan satu
atap.
2. Aplikasi Fungsional Utama 2 (Administrasi dan Manajemen Umum)
Fungsi :

7. Sudah ada beberapa aplikasi yang mendukung administrasi dan manajemen umum
namun masih bersifat pulau-pulau informasi atau SKPD mengembangkan sendiri
sendiri dan tidak memperhatikan interoperabilitas.
Teknis :
 Masih banyak ketergantungan pada pihak ke 3 sehingga pengembangannya
begitu sulit serta banyak aplikasi yang sudah dibangun namun tidak sesuai
dengan fungsional aplikasi.
 Belum adanya integrasi dengan aplikasi yang lain.
Solusinya :
Membuat terintegrasi dengan aplikasi yang lain, suatu aplikasi berbasis SOA,
Webservice, OGG dan laih sebagainya.
Kesenjangan yang ada di lingkungan Pemprov Jawa
Timur terhadap upaya implementasi aplikasi dengan
pendekatan SOA dapat dirangkum sebagai berikut:
a. Sudah terdapat banyak aplikasi, akan tetapi bersifat tertutup;
b. Aplikasi eksisting tidak dibangun berbasis SOA;
c. Duplikasi dari fungsi pada aplikasi yang tersebar;
d. Tidak ada desain integrasi, kanal akses terbatas;
e. Perlunya edukasi SDM Pengelola TIK terkait pengembangan dengan pendekatan
SOA;
f. Shared service belum terdefinisikan dengan jelas;
g. Agregasi data berdasarkan service antar instansi belum terlaksana;
h. Belum memiliki service terhadap SIE & data warehouse.
Tata Kelola, Organisasi dan SDM
Tingkat implementasi website
Tingkat 1
Halaman Statis Informasi kurang update. Tidak ada fungsi report. Setidaknya memuat
kontak. Institusi Ada Informasi SKPD yang menginduk pada website Pemda
Tingkat 2
Informasi detil focus terkait instansi tertentu (beberapa instansi memiliki website
tersendiri)
Tersedia form online Informasi terlayani via email
Memiliki panduan penggunaan dan FAQ

8. Tingkat 3
Memiliki kemampuan transaksi dokumen elektronik
Mendukung layanan procurement Sharing Information lintas institusi
Mendukung fungsi administrasi mandiri bagi tiap pegawai
Mendukung pelatihan via web
Tingkat 4
Integrasi dengan komunitas masyarakat
Mendukung proses antar institusi Integrasi dan kolaborasi proses bisnis internal
maupun eksternal
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 2
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Keberadaan Organisasi TIK
Tingkat 1
Organisasi TIK tergabung dalam organisasi lain
Tingkat 2
Organisasi TIK berdiri sendiri berperan sebagai pendukung
Tingkat 3
Organisasi TIK berdiri sendiri dan berperan lebih dari sekadar pendukung
(mis : perencanaan)
Tingkat 4
Organisasi TIK berdiri sendiri dan berperan sangat strategis (mis : perencanaan TIK
selaras dengan pemerintahan)
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 2
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Staf TIK
Tingkat 1
Masih outsourcing (bukan pegawai)
Tingkat 2
Sudah ada pegawai, tapi masih sedikit dan terpusat (tidak
mencukupi)
Tingkat 3

9. Sudah ada pegawai, dan minimal tiap instansi ada (mencukupi)
Tingkat 4
Sudah pegawai, tiap instansi/divisi/SKPD ada, dan ada jenjang karir yang jelas
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 3
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Pegawai berpengetahuan TIK
Tingkat 1
Ada Pegawai Mengikuti Training
Tingkat 2
Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK dan/atau S1 TIK
Tingkat 3
Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK, S1 TIK dan/atau
S2 TIK
Tingkat 4
Ada Pegawai Mengikuti Training yang berpendidikan Diploma TIK, S1 TIK, S2 TIK
dan/atau tersertifikasi. Spesialisasi (misal: CCNA, MCSE, OCA, dll)
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 3
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Frekuensi sosialisasi pemanfaatan
Tingkat 1
1 - 3 kali per tahun
Tingkat 2
4 – 6 kali per tahun
Tingkat 3
7 – 8 kali per tahun
Tingkat 4
> 9 kali per tahun
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 3
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4

10. Frekuensi Pelatihan dan/atau seminar bagi
SDM TIK
Tingkat 1
1 - 3 kali per tahun
Tingkat 2
4 – 6 kali per tahun
Tingkat 3
7 – 8 kali per tahun
Tingkat 4
> 9 kali per tahun
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 2
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Banyaknya Proses dalam TIK yang memiliki kebijakan dan
prosedur yang jelas
Tingkat 1
1 - 2 Proses TIK
Tingkat 2
Hanya memiliki 3 Proses TIK
Tingkat 3
Hanya Memiliki 4 Proses TIK
Tingkat 4
Memiliki seluruh proses TIK (perencanaan sistem, manajemen belanja, realisasi
sistem, pengoperasian dan pemeliharaan sistem) berdasarkan panduan Tata Kelola
TIK
Kondisi Sekarang / AS IS = Level 2
Kondisi Akan Datang / To be = Level 4
Solusi Tata Kelola, Organisasi dan SDM
Tata Kelola

11. a. Perlu adanya unit kerja yang merumuskan Kebijakan TIK yang bersifat lintas
sektoral dan struktural, terkait: perencanaan, manajemen belanja, realisasi,
operasional, dan pemeliharaan sistem. Kebijakan-kebijakan tersebut termasuk
perencanaan pengembangan dan pengelolaan system aplikasi, jaringan, basis
data (data terpusat), dan serta pemeliharaan system.
b. Perlu adanya unit kerja yang merumuskan Kebijakan TIK yang bersifat lintas
sektoral dan struktural, terkait: perencanaan, manajemen belanja, realisasi,
operasional, dan pemeliharaan sistem. Kebijakan-kebijakan tersebut termasuk
perencanaan pengembangan dan pengelolaan system aplikasi, jaringan, basis
data (data terpusat), dan serta pemeliharaan system.
c. Perlunya penyusunan, pembentukan, dan penyempurnaan kebijakan dan
prosedur yang terkait dengan proses-proses TIK, yaitu perencanaan,
manajemen investasi, realisasi, operasional, dan pemeliharaan TIK. Target
yang diharapkan adalah seluruh prosesproses TIK memiliki kebijakan dan
prosedur yang jelas serta selaras dengan panduan Tata Kelola TIK Nasional.
Organisasi
Untuk memenuhi kecukupan kebutuhan secara struktural dalam implementasi
Teknologi Informasi & Komunikasi, khususnya terkait rencana induk Teknologi
Informasi & Komunikasi yang akan berlaku untuk jangka waktu 4 (empat) tahun,
perlu dilakukan kajian struktur dan fungsi organisasi terkait kecukupan kedudukan
kedudukan dan wewenang dari organisasi pengelola TIK dalam struktur pemerintahan
Provinsi Jawa Timur. Perubahan struktur organisasi sangat dimungkinkan dan
dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk menopang secara penuh terlaksananya
implementasi pengembangan Teknologi Informasi & Komunikasi di lingkungan
Provinsi Jawa Timur. Dari hasil analisis tentang struktur organisasi pengelola
Teknologi Informasi & Komunikasi di lingkungan Provinsi Jawa Timur, diperoleh
beberapa rekomendasi sebagai berikut:
a. Penetapan CIO
b. Pembentukan Komite TIK
c. Pembentukan ICT PMO/Pengelola Manajemen Proyek TIK (PMP TIK)
d. Kedudukan organisasi TIK di SKPD di sejajarkan dalam eselon
SDM
a. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi
di bidang Teknologi Informasi & Komunikasi terkait pengelolaan system
aplikasi, jaringan, dan pengelolaan basis data.

12. b. Target yang ingin dicapai adalah tercukupinya kebutuhan SDM di lingkungan
Pemprov Jawa Timur dengan latar belakang pendidikan TIK dan tersertifikasi
keahlian Teknologi Informasi & Komunikasi, seperti lulusan Diploma TIK, S1
TIK, S2 TIK, CCNA, MCSE, OCA, PMP, dan lain-lain.
c. Perlu adanya Sertifikasi bagi pengelola TIK di SKPD : Operator, Programer,
system Analisis, Jaringan dan lain-lain.
d. Mendorong peningkatan kinerja SDM pengelola TIK melalui pemberian nilai
angka kredit dan tunjangan jabatan fungsional dengan mengacu pada aturan
yang berlaku
Solusi Pentahapan Dan Pengembangan
Pengembangan Kelembagaan dilakukan pada satu tahun pertama untuk
mempersiapkan landasan hukum yang kuat bagi unit kerja pengelola TIK
Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dilakukan pada tahun pertama untuk
mempersiapkan SDM TIK yang handal di masing – masing unit kerja yang akan
bertanggung jawab terhadap sistem yang akan dibangun
.
Sumber :
kominfo.jatimprov.go.id/