Makalah ini membahas penerapan sistem informasi manajemen berbasis basis data penduduk untuk meningkatkan efektivitas aparat desa dalam pelayanan kependudukan. Makalah ini menganalisis komponen-komponen sistem informasi pelayanan kependudukan berbasis komputer, meliputi sub-sistem input, pengolahan data, basis data, dan output. Makalah ini juga merancang sistem informasi pelayanan kependudukan berbasis basis data penduduk untuk menyimpan dan men

1. MAKALAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“PENERAPAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN ADMINISTRASI BASIS DATA PENDUDUK
TERHADAP EFEKTIVITAS APARAT DESA DALAM PELAYANAN
PENDUDUK”
(Sumber: Prihastini, Diyah. 2014. Penelitian Sistem Informasi Pelayanan
Kependudukan. Semarang: Universitas Negeri Semarang)
Disusun oleh:
FINNA KURNIASIH
NIM. 530006494
UNIVERSITAS TERBUKA
JURUSAN MANAJEMEN KEUANGAN
UPPJ PONTIANAK
2018

2. 1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………. 1
I. PENDAHULUAN…………………………………………………………………….. 2
II. ANALISIS…………………………………………………………………………….. 3
2.1. Sistem Informasi Berbasis Computer……………………………………….……. 3
2.2. Administrasi Pelayanan Kependudukan…………………………………………. 3
2.3. Analisis Penerapan CBIS pada Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan…… 3
2.3.1. Sub Sistem Input…………………………………………………..…….. 4
2.3.2. Subsistem Penelitian Sumber Daya Informasi…………………………… 5
2.3.3. Sub Sistem Intelejen Sumber Daya Informasi……………………............ 5
2.3.4. Sub Sistem Output……………………………………………………….. 7
2.4. Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan Berbasis CBIS…….. 7
2.4.1. Perancangan Data…………………………………………………….….. 7
2.4.2. Analisis Sistem………………………………………………………..….. 8
2.4.3. Desain Data……………………………………………………………….. 9
2.4.4. Desain Arsitektur…………………………………………………………..11
III. PENUTUP…………………………………………………………………………….. 13
3.1. Kesimpulan……………………………………………………………………… 13
3.2. Saran…………………………………………………………………...………... 13
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………... 14

3. 2
I. PENDAHULUAN
Pelayanan administrasi kependudukan diartikan sebagai pelayanan di bidang
kependudukan yang diberikan oleh aparat pemerintah dan nonpemerintah dari tingkat pusat
sampai tingkat desa atau kelurahan, RW dan RT. Pada pelayanan administrasi
kependudukan, aparat pemerintah dan nonpemerintah memberikan pelayanan misalnya
pengurusan izin nikah, permohonan KTP, surat keterangan, dan kartu keluarga, dan surat-
surat kependudukan yang lain. (Sudjarwo, 2004)
Pencatatan dan pengolahan data penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah
kabupaten/kota, dimana pelaksanaannya diawali dari kelurahan. Pelayanan tersebut perlu
dilakukan dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan suatu informasi. Akan tetapi dalam
pengadministrasian kependudukan terdapat kendala, yang dikarenakan sumber data
kependudukan belum terkoordinasi dan terintegrasi, serta terbatasnya cakupan pelaporan
yang belum terwujud dalam suatu sistem administrasi kependudukan yang utuh dan
optimal. Kondisi sosial dan administratif tersebut tidak memiliki sistem database
kependudukan yang menunjang pelayanan administrasi kependudukan. (Burhanudin, 2008).
Pengolahan data pada kelurahan atau desa masih dilakukan dalam bentuk pembukuan atau
arsip–arsip, sehingga seringkali terjadi kesalahan bahkan ada arsip data yang hilang atau
rusak karena terlalu banyaknya arsip yang ada. Pada aktifitas pelayanan kependudukan,
warga diharuskan mengurus surat surat permohonan yang diinginkan pada kantor desa/
kelurahan dengan mengikuti sejumlah prosedur prosedur yang berlaku sehingga dalam
pembuatan surat surat tertentu akan memakan waktu dan tenaga yang cukup lama.
Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer (CBIS) bagi administrasi basis
data penduduk dengan internet/web diharapkan dapat menyimpan data penduduk secara
dinamis serta dapat melayani serta mengajukan permohonan surat kependudukan kapan
saja dan dimana saja tanpa harus memakan waktu dan tenaga yang cukup lama. Berikut
akan penulis bahas tentang salah satu penggunaan sistem informasi berbasis komputer
dalam pengadministrasian basis data penduduk yang bersumber dari hasil penelitian Diyah
Prihastini (2014) tentang “Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan”.

4. 3
II. ANALISIS
2.1. Sistem Informasi Berbasis Computer
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, dan bersifat
manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah sistem informasi yang
terhubung (online), tepat waktu (real time) dan dapat dipercaya (reliable). Pengembangan
sistem informasi berjalan seiring dengan kemajuan teknologi komunikasi, bahkan
keduanya menciptakan lompatan-lompatan teknologi yang mempercepat perkembangan
kemampuan keduanya secara bersama-sama (Alter, 2002).
2.2. Administrasi Pelayanan Kependudukan
Pelayanan Kependudukan yang sering dibuat oleh kantor desa meliputi: 1) Surat
keterangan yang terdiri dari Surat keterangan umum, Surat keterangan tidak mampu, Surat
keterangan usaha, Surat keterangan domisili tempat tinggal, Surat keterangan domisili
usaha. 2) Surat pemberitahuan yang terdiri dari Surat pemberitahuan umum 3). Surat
pernyataan yang terdiri dari Surat pernyataan umum. 4) Surat pengantar yang terdiri dari
Surat pengantar umum, Surat pengantar catatan kepolisian, Surat pengantar ijin keramaian.
5) Surat DUKCAPIL yang terdiri dari Surat keterangan kelahiran, Surat permohonan KTP,
Surat permohonan KK, Surat permohonan pindah, Surat keterangan kematian.
2.3. Analisis Penerapan CBIS pada Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan
Sistem informasi memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi yang berasal dari
hasil pengolahan data menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya. Sistem informasi
memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi yang berasal dari hasil pengolahan data
menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.
Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer (CBIS) bagi administrasi basis
data penduduk diharapkan dapat membantu meningkatkan efektivitas aparat desa

5. 4
memberikan pelayanan kepada penduduk atau warga sehingga pelayanan dapat diberikan
dengan cepat dan tepat.
Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi yaitu komponen input,
komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen basis data dan
komponen kontrol.
1. Komponen input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi sebagai
bahan dasar dalam pengolahan informasi.
2. Komponen model merupakan kombinasi dari prosedur, logika dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data dengan cata yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Komponen output atau keluaran merupakan hasil dari sistem informasi yang
merupakan informasi dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem .
4. Komponen teknologi merupakan alat dalam sistem informasi untuk menerima
input, menjalankan model, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian keseluruhan sistem.
5. Komponen basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu sama lain yang disimpan untuk keperluan penyediaan informasi
lebih lanjut.
6. Komponen kontrol yang dperlukan untuk menjamin kualitas informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi serta mencegah kerusakan dan sesalahan sistem
informasi (Sutabri, 2004).
2.3.1. Sub Sistem Input
Dalam siklus hidup sistem informasi, bidang Sistem Informasi Enterprise sangat
berperan pada tahap analisis sistem, perencanaan, pendefinisian kebutuhan, perancangan,
serta implementasi sistem. Komponen input merupakan data yang masuk ke dalam sistem
informasi sebagai bahan dasar dalam pengolahan informasi. Kebutuhan input adalah
sebagai berikut : 1) Input data penduduk. 2) Input data permohonan surat. 3) Input status
ijin RT. 4) Input status ijin RW. 5) Input status ijin Desa.

6. 5
2.3.2. Subsistem Penelitian Sumber Daya Informasi
Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data. Dalam kegiatan ini
masukkan dari sistem ini adalah dari administrator (pengelola penuh SISPENDUK), aparat
desa (pengelola di desa yang mempunyai tanggung jawab dalam bidang pemerintahan
desa), ketua rukun warga, ketua rukun tetangga, dan warga. Penggunaan Sistem Informasi
Pelayanan Kependudukan dikelompokan menjadi 5 level pengguna yaitu :
1. Administrator
Level administrator dikelola salah satu operator dari Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil yang ditempatkan di Kecamatan pada desa tersebut.
2. Aparat Desa
Level aparat desa dikelola oleh lurah dan sekertaris desa maupun aparat desa lain
yang mempunyai tugas mengelola dan melayani kependudukan di desa tersebut.
3. Ketua Rukun Warga (RW)
Level ketua RW dikelola oleh masing-masing ketua RW
4. Ketua Rukun Tetangga (RT)
Level Ketua RT dikelola oleh masing-masing Ketua RT di desa tersebut.
5. Penduduk
Level penduduk digunakan oleh warga desa yang sudah tercatat sebagai
penduduk desa tersebut.
2.3.3. Sub Sistem Intelejen Sumber Daya Informasi
Pada subsistem data dan informasi akan mengelola proses penginputan data,
pemrosesan data, penyimpanan data dalam data base sampai dengan penggunaan informasi
sebagai output pada user. Sehingga tindakan yang akan diambil dapat tepat sasaran menurut
kejadian dilapangan.
1. Subsistem Database dan Jaringan
Dengan bantuan subsistem database dan jaringan ini maka akan dapat
menyimpan seluruh data dan informasi. Data yang ditampilkan dalam secara realtime,
artinya ketika data sudah dilaporkan oleh penduduk maka data dan informasi akan langsung
terekam pada data base dengan keamanan yang sangat baik sehingga terhindar dari pemalsuan.
Sistem database yang digunakan adalah MySQL.

7. 6
MySQL adalah salah satu program yang dapat digunakan sebagai database, dan
merupakan salah satu software untuk database server yang banyak digunakan.MySQL bersifat
Open Source dan menggunakan SQL. MySQL bisa dijalankan diberbagai platform misalnya
Windows, Linux dan lain sebagainya (Madcom 2011).
Menurut Utdirartatmo (2002) “MySQL adalah suatu sistem manajemen database relasional.
Suatu database relasional menyimpan data dalam tabel-tabel terpisah. Hal ini memungkinkan
kecepatan dan fleksibelitas.Tabel-tabel terpisah.Hal ini memungkinkan kecepatan dan
fleksibilitas.Tabel tabel yang dihubungkan dengan relasi yang ditentukan membuatnya bisa
mengkombinasi data dari beberapa tabel pada suatu permintaan”.
2. Subsistem Hardware
Subsistem hardware terdiri dari subsistem piranti input, piranti proses, dan piranti
output. Subsistem piranti input terdiri dari komponen seperti mouse, keyboard, dan
sebagainya.
3. Subsistem Software
Merupakan software yang mendukung dalam pembuatan sistem informasi
manajemen administrasi basis data penduduk yang digunakan oleh aparatur desa dan
penduduk. Perangkat lunak pendukung meliputi XAMPP dam Adobe Dreamweaver CS5.
XAMPP adalah paket perangkat lunak yang didalamnya sudah terdiri dari server
Apache, database MySQL dan PHP Interprenter. XAMPP berperan sebagai server dan
berfungsi menjalankan site berbasis PHP dan mengunakan pengolah data MySQL di
computer lokal (Wardana, 2007).
Dreamweaver keluaran Adobe System adalah versi 11 yang ada dalam Adobe
Creative Suite 5 (sering disingkat Adobe CS5) merupakan program penyunting halaman
keluaran Adobe System yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver
keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang karena terdiri
dari sistem powerfull, mendukung HTML5 dan CSS3, cocok untuk desainer web pakar
dan fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunanya. Versi terakhir
Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe System yaitu versi 8
(Thierry 2009).

8. 7
4. Subsistem Gabungan Terintegrasi
Subsistem gabungan terintegrasi ini merupakan suatu sistem yang berguna untuk
memudahkan user untuk menggabungkan beberapa sistem informasi base data
kependudukan di wilayah desa. Sehingga akan memudahkan pengguna dalam memberikan
informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.3.4. Sub Sistem Output
Keluaran merupakan hasil dari sistem informasi yang merupakan informasi dan
dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem. Dengan adanya sistem informasi berbasis
komputer (CBIS) bagi administrasi basis data penduduk diharapkan dapat membantu
mempermudah aparat desa dalam pengumpulan data penduduk desa dan mempermudah
melayani penduduk atau warga dalam permohonan surat surat.
Output dari sistem tersebut adalah sebagai berikut : 1) Laporan Data Penduduk, 2)
Status Permohonan, 3) Cetak Surat, 4) Laporan Permohonan Surat.
2.4. Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan Berbasis CBIS
2.4.1. Perancangan Data
Pada pembuatan SISPENDUK ini, tahap rencana pendahuluan dilakukan dengan
membuat Diagram Konteks tau Contex Diagram seperti gambar dibawah ini:
Gambar 1. Diagram Konteks atau Diagram Level 0

9. 8
2.4.2. Analisis Sistem
Penjabaran sistem yang lebih detil dilakukan dengan penyusunan Data Flow
Diagram(DFD) yang merupakan penurunan dari diagram konteks.
Gambar 2. DFD Level 1 SISPENDUK

10. 9
2.4.3. Desain Data
Desain data mentransformasikan model domain informasi yang dibuat selama analisis
kedalam struktur data yang akan diperlukan untuk melaksanakan perangkat lunak. Data
objek dan hubungan didefinisikan dalam diagram hubungan entitas. Bagian dari desain data
dalam hubunganya dengan arsitektur perangkat lunak.
Tabel Keluarga
Nama file : tbl_keluarga.sql
Primary key : no_kk
Fungsi : Menyimpan data dengan nomor Kartu Keluarga(KK) yang sama.
Tabel 1. Tabel Keluarga
Tabel Pengguna
Nama file : tbl_pengguna
Primary key : id
Fungsi : Menyimpan data pengguna masing masing level
Tabel 2. Tabel Pengguna

11. 10
Tabel Penduduk
Nama file : tbl_penduduk
Primary key : nik
Fungsi : Menyimpan data penduduk desa.
Tabel 3. Tabel Penduduk
Tabel Surat
Nama file : tbl_surat Primary Key : id
Keterangan : Tabel surat berfungsi untuk menyimpan data permohonan surat dalam
berbagai jenis surat oleh penduduk atau warga.
Tabel 4. Tabel Surat

12. 11
Tabel Surat Detil
Nama file : tbl_surat_detil
Primary key : id
Keterangan : Digunakan untuk menyimpan detail dari surat permohonan penduduk.
Tabel 5. Tabel Surat Detail
2.4.4. Desain Arsitektur
Arsitektur Desain Menu Administrator
Gambar 3. Arsitektur Desain Menu Admninistrator
Arsitektur Desain Menu Aparat Desa
Gambar 4. Arsitektur Desain Menu Aparat Desa

13. 12
Arsitektur Desain Menu Ketua RW
Gambar 5. Arsitektur Desain Ketua RW
Arsitektur Desain Menu Ketua RT
Gambar 6. Arsitektur Desain Menu Ketua RT
Arsitektur Desain Menu Penduduk
Gambar 7. Arsitektur Desain Menu Penduduk

14. 13
III. PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Penerapan sistem informasi manajemen berbasis CBIS pada administrasi data
penduduk dapat meningkatkan efektivitas aparat desa dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat.
3.2. Saran
Sistem pelayanan penduduk berbasis CBIS sebaiknya digunakan untuk
mengefektifkan pelayanan aparatur desa kepada masyarakat.

15. 14
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Dr. Ir. H. Hapzi, MM., 2010, Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi
Informasi, Jakarta
Alter. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi
Objek, Informatika, Bandung
Andi dan MADCOMS. 2011. Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan
PHPMYSQL. Yogyakarta ; Andi
Buthanuddin. 2008. Pasar Modal Syariah. Jakarta: UII Press
Firrar Utdirartatmo. 2002. Mengelola Data Base Server MySQL, ANDI Yogyakarta
Prihastini, Diyah. 2014. Penelitian Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan.
Semarang: Universitas Negeri Semarang
Sudjarwo. S. 2004. Buku Pintar Kependudukan. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana
Indonesia
Sutabri, Tata. S.Kom,MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta.
Thierry Lallemand, Francois Rycx. 2009. Are Older Workers Harmful For Firm
Productivity De Economist. Vol 157 : Hal. 273-292.
Wisnu Arya Wardhana. 2007. Teknplogi Nuklir: Proteksi Radiasi dan Aplikasinya,
Jakarta, Andi.