Uploaded byEssam Obaid
ادارة السجلات والارشفة الالكترونية - E archive
تتناول الوثيقة إدارة نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الإلكترونية، وتوضح أهمية نظام إدارة السجلات التي تشمل تسجيل وصيانة المعلومات بأمان. كما تصف مكونات النظام وأدواته، بالإضافة إلى استراتيجيات إدارة السجلات التي تركز على التصنيف، الفترة الزمنية للاحتفاظ، والتصرف في السجلات عند انتهاء تلك الفترة.
More Related Content
Similar to ادارة السجلات والارشفة الالكترونية - E archive
ادارة السجلات والارشفة الالكترونية - E archive
- 1. إدارة نظم المعلوماتالمكتبية والأرشفة الالكترونية 2
- 2.
- 3. أنواع السجلات المستنداتالورقية. المدونات. المواقع الالكترونية. البوابات. البريد الإكتروني. الرسائل الفورية. صفحات مواقع الإنترنت. المعلومات المرسلة للمواقع الاجتماعية. كل ما ينتج عن المؤسسات من مصادر معلومات.
- 4. مصطلحات نظام إدارةالسجلات هو النظام المسؤول عن إدارة المعلومات التي تعمل المنظمة على تسجيلها وصيانتها وحفظها لفترة طويلة من الزمن ضمن بيئة آمنة. النظام يهتم بتسجيل المعلومات وليس فقط حفظها. هو أحد أهم أساسيات الحكومة الإلكترونية. قانونية الحركات الإلكترونية جزء أساسي من نظام إدارة المحتوى.
- 5. مكونات نظام إدارةالسجلات أدوات تصنيف السجلات أدوات إدخال وإنشاء السجلات أدوات إدارة عمليات الاحتفاظ والإهلاك للسجلات أدوات إدارة السرية أدوات إدارة السجلات غير الإلكترونية التخزين طويل الأمد التدقيق والفحص
- 6. مكونات نظام إدارةالسجلات سشاسات المنظمة مستودع المحتوى Records Manager in Action مكونات نظام إدارة السجلات أدوات تصنيف السجلات أدوات إدخال وإنشاء السجلات أدوات إدارة عمليات الإحتفاظ والإهلاك للسجلات أدوات إدارة السرية أدوات إدارة السجلات غير الإلكترونية التخزين طويل الأمد التدقيق والفحص
- 7.
- 8. إستراتيجية إدارة السجلات 1.تحديد ما هي المعلومات التي يتوجب تسجيلها ومن المصادر المختلفة.
- 9. إستراتيجية إدارة السجلات 2. تحديد التصنيفات اللازم بنائها ليتم وضع تلك السجلات فيها.
- 10. إستراتيجية إدارة السجلات 3. تحديد الفترة الزمنية اللازمة للاحتفاظ بتلك السجلات ولكل تصنيف تم تحديده فلا داعي أن تحتفظ المنظمة بالسجلات للأبد دون أن يكون لذلك مبرر واضح.
- 11. إستراتيجية إدارة السجلات 4. تحديد التصرف اللازم لإتلاف السجلات عند انتهاء فترة الاحتفاظ.
- 12. إستراتيجية إدارة السجلات 5. تدريب وتعليم جميع الموظفين في المنظمة بأهمية سجلات المنظمة وما الذي يجب الاحتفاظ به.
- 13. إستراتيجية إدارة السجلات 6. امتلاك نظام لإدارة السجلات.
- 14.
Editor's Notes
- #7 So now we know what it is… how does it work? with this diagram I will describe, at a very high level, the workflow or “lifecycle” involved in records management from the EMC Records Manager product perspective: The first step is to have the RM Administrator define a File Plan, or a logical outline of how records will be stored in the repository based on corporate and naming policies – we follow a very common tree structure so building a file plan for the most part is not an overly new experience. Documents are then declared records either automatically or through some sort of human intervention. It should be noted that we can declare content directly from within applications like SharePoint, allowing users to work with the programs their comfortable in. Once the policy and rules for a record have been set the content is “locked-down” and policies will be executed until the record has run through its predetermined lifecycle. Throughout its lifecycle the records can be easily searched for and retrieved, for discovery and in instances of litigation a freeze (or stopping a record from progressing through predetermined phases of retention) or legal holds (stopping a record from progressing through to disposition) can be applied And finally, once the record has lived out its life it can be automatically, by rule, or manually, after human approval, set through to disposition at which point it can be deleted or digitally, or physically shredded. All in all a pretty straightforward workflow, but the most important thing to remember here is that every piece of information that can be construed as some form of “business activity” will travel through this workflow and RM is responsible for managing this complete lifecycle, from document creation all the way through to its archival and depending on the regulations, eventually its destruction. TRANSITION: Let’s talk for a minute about certification, which is important for many Records Manager customers.