كتابة التقرير هي أمرٌ سهلٌ ممتع، شريطة أن يلتزم بالمعايير المتعارَف عليها، والتقرير يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه، فيحتاج أن يكتب التقرير على سبيل المثال: الوزير، والوكيل، والسفير، والرئيس التنفيذي، خاصةً إذا كانت طبيعته سرية. وعليه فإن معرفة ما ورد في هذا المقال يساعد المسؤول على أن يكتب تقريرًا يليق بسمعته وبالموضوع الذي يكتب عنه.
أصبح المدراء فى حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحى التنفيذ فى العمل، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التى يديرها.
كتابة التقرير هي أمرٌ سهلٌ ممتع، شريطة أن يلتزم بالمعايير المتعارَف عليها، والتقرير يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه، فيحتاج أن يكتب التقرير على سبيل المثال: الوزير، والوكيل، والسفير، والرئيس التنفيذي، خاصةً إذا كانت طبيعته سرية. وعليه فإن معرفة ما ورد في هذا المقال يساعد المسؤول على أن يكتب تقريرًا يليق بسمعته وبالموضوع الذي يكتب عنه.
أصبح المدراء فى حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحى التنفيذ فى العمل، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التى يديرها.
عند كتابة التقرير يجب علينا أن نحدد نوع التقرير المكتوب، هل هو تقرير شخصي أو تقرير صحفي أو غيره.
معرفة المعلومات التي يستند عليها التقرير، ومن أين المصدره المتخذ منه هذه المعلومات.
تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف انواعها .
كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .
كتابة التقرير والخطابات هي أمرٌ سهلٌ ممتع، شريطة أن يلتزم بالمعايير المتعارَف عليها، والتقرير والخطابات يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه، أصبح المدراء في حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحي التنفيذ
في العمل، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التي يديرها.
القيادة هي عبارة عن منهج ومهارة وعمل يهدف إلى التأثير في الآخرين وتحريكهم في اتجاه محدد ومخطط؛ وذلك بحثِّهم على العمل الدؤوب من أجل تحقيق أعلى معايير الجودة والأداء المهني باستخدام المؤهلات والمهارات والخبرات لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، من خلال العديد من الوسائل كالترغيب الوظيفي وخلق روح الانتماء
تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ومصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار ) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .
ويطلق لفظ سکرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمديري الإدارات، وللرؤساء في مختلف المنشأت حيث تحوي هذه الوحدة جهازًا بشريًا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وإعداد المذكرات والخطابات والتقارير، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها.
عند كتابة التقرير يجب علينا أن نحدد نوع التقرير المكتوب، هل هو تقرير شخصي أو تقرير صحفي أو غيره.
معرفة المعلومات التي يستند عليها التقرير، ومن أين المصدره المتخذ منه هذه المعلومات.
تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف انواعها .
كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .
كتابة التقرير والخطابات هي أمرٌ سهلٌ ممتع، شريطة أن يلتزم بالمعايير المتعارَف عليها، والتقرير والخطابات يحتاج إليه كل موظف مهما علا منصبه، أصبح المدراء في حاجة إلى وسيلة لإجراء متابعة ورقابة نواحي التنفيذ
في العمل، فعندما تتلقى الإدارة العليا المعلومات من أسفل التنظيم، نستطيع أن نقارن النتائج وتصدر القرارات المناسبة ويتحقق التنسيق إذا ما توافرت لدى المدير المعلومات والبيانات عن الأعمال التي يديرها.
القيادة هي عبارة عن منهج ومهارة وعمل يهدف إلى التأثير في الآخرين وتحريكهم في اتجاه محدد ومخطط؛ وذلك بحثِّهم على العمل الدؤوب من أجل تحقيق أعلى معايير الجودة والأداء المهني باستخدام المؤهلات والمهارات والخبرات لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، من خلال العديد من الوسائل كالترغيب الوظيفي وخلق روح الانتماء
تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ومصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار ) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .
ويطلق لفظ سکرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمديري الإدارات، وللرؤساء في مختلف المنشأت حيث تحوي هذه الوحدة جهازًا بشريًا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة، وإعداد المذكرات والخطابات والتقارير، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها.
برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية هو أحد البرامج الرائدة في أرشفة الملفات والوثائق في الوطن العربي، وهو تطبيق ويب مع واجهة استخدام بسيطة وسهلة ليتناسب مع احتياجات الشركات والمؤسسات الأهلية والحكومية والخيرية والتي ترغب في الاحتفاظ بنسخ رقمية من الوثائق والمستندات الخاصة بها، وإضافة إلى ذلك ترتيب معاملات الصادر والوارد ، وتتبع المعاملات وإحالتها بين المستخدمين، وإتاحة معرفة سير المعاملات من خلال الرقم الخاص بالمعاملة،
دورة تدريبية في كتابة التقارير والمراسلات.pptxssuserd71be3
تهدف هذه الدورة الى تعليم المتدربين المهارات الاساسية في كتابة التقارير والمراسلات الادارية، حيث تستعرض الكثير من الامور الهامة من ضمنها انواع التقارير وانواع المراسلات والفرق بين الرسالة والمذكرة وطريقة التواصل مع الاخرين. فيكسب المشارك هذه المهارات ويطبقها في مجال عمله
1. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
أسئلة الفصل الول
س. ما هو مفهوم التقارير ؟
ج. التقارير هي وسيلة من وسائل التصال بين الفراد ) المدير والموظفين –
المدرس والطلب- الطبيب والمرضى ( ، بهدف تبادل ونقل الفكار والمعلومات
بينهم .
س.أذكر ما هي المطالب التي ينبغي ان تتوفر في التقرير ؟
ج. هناك اربعة مطالب وهي :.
"بحيث يبنغي ان يكون التقرير دقيقا من ناحية محتوياته ، 1-الدقة
فالمعلومات الوارده بالتقرير يجب ان تكون صحيحة"
"ويجب ان يكون مختصرا ويحتوى علي كل عناصر التقرير. " 2-اليجاز
"فالرسومات التحطيطية والبيانية والحصائية تزيد من وضوح 3-الوضوح
التقرير."
"ينبغي ان ل يكون التقرير مجرد كلم مرسل وانشائى 4-الترابط
وبالتالي به صفة الترابط "
س. أذكر ما هي أنواع التصال ؟
ج.
١- اتصال رأسي : من أعلي )الدارة ( الي اسفل )العالمين ( وترسل
مدير
الدارة الوامر والتوجيهات والتعليمات والقرارات .
أوامر ،توجيهات ، قرارات
موظف
-1-
2. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
٢- اتصال رأسي : من أسفل )العاملين( الي أعلي )الدارة( ويأتي من العاملين
ويشتمل تقارير العمل اليويمية والشكاوى وغيرها .
مدير
تقاير عمل ، شكاوى
موظف
٣- اتصال أفقي : بين مدير ومدير في نفس المستوى الداري
مدير2 مدير1
س. ما هي استخدمات التقارير ؟
مدير4 مدير3
ج.
1-قياس نتائج التشغيل ونتائج النجازات بالهيئة .
2-الرقابة علي النفقات بمختلف القسام والدارت .
3-توفير البيانات اللزمة للتخطيط وجدولة العمليات والنشطة .
4-التحقق من مطابقة سير العمل للسياسة المرسومة والجراءات المقررة .
5-تسجيل التطورات والحداث والبيانات التى يلزم الرجوع اليها في المستقبل .
س. ما هى أهمية التقاير ؟
ج. تزداد أهمية التقارير نظرا لكبر حجم الهيئات والمنظمات وتعدد المستويات
الدارية بها ، وتبرز أهمية التقارير للتي :
1-المساهمة في التخطيط لنها توفر كم كبير من البيانات اللزمة لعداد الخطط.
2-تيسير أعمال الرقابة علي أنشظة المنظمة حيث تبين التقارير ما تم انجازه
وكيفية انجازة وكذلك النحرافات ومقترحات التغلب عليها .
3-تسهيل عملية التنسيق بين ادارات الهيئة وذلك عبر تبادل المعلومات والبيانات بين
الدارات المختلفة .
أسئلة الفصل الثانى
س. ما هي تصنيفات التقارير ؟
-2-
3. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
يمكن تقسيم التقاير كالتالي : ج.
1-علي أساس الموضوع .
2-علي أساس الزمن .
3-علي أساس الجهة الموجهة اليها .
4-علي أساس المصدر .
5-تقاير غير رسمية.
6-بدون أساس .
س. أذكر ثلثة من نماذج التقاير ؟ ج:
1-التقاير المكتوبة /التقارير الشفوية .
2-تقارير داخلية / خارجية .
3-التقارير الدولية المنتظمة والمتكررة وغير المتكررة .
4-التقارير الحصائية / المالية /التفسيرية .
5-التقارير الفردية / التقارير النمطية .
6-التقارير الموجه / غير الموجه .
7-تقارير التنفيذين .
8-تقارير الستشاريين .
أسئلة الفصل الثالث
س. ما هو مفهوم معالجة النصوص .
ج .هو اسم شامل لبرامج هدفها الكتابة علي الكمبيوتر ، وتتميز بقدرتها علي
الكتابة بخطوط مختلفة وأحجام مختلفة وأشكال مختلفة لنفس الخط .
س. ما هو برنامج 3002 " Wordتعريف " ؟
-3-
4. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
ج. هو أحد التطبيقات الهامة للحاسب اللي ويستخدم في كتابة الرسائل
Microsoftويعمل والتقارير . وهو من أنتاج أكبر شركة تصميم البرامج
تحت نظام التشغيل . Windows
؟ ج: س. أذكر ثلثة مميزات برنامج Microsoft Word
1-النتقال بسهولة بين اللغتين العربية / النجليزية والحصول علي
قوائم بأي من اللغتين .
2-تجميل الكتابة وتحسين اظهارها علي الشاشة بنفس شكلها في
الطباعة .
3-استخدام الصور والرسومات والشكال ولصقها داخل المستند .
4-استخدام ميزة البحث والستبدال باللغتين لتسهيل التعديلت
المتكررة .
5-اضافة رأس Headerوتذييل Footerوحواشي Footnote
للمستند .
6-اكتشاف الخطاء الملئية Spellingوالخطاء النحوية Grammar
تلقائيا .
7-امكانية عمل الجداول بطريقة سهلة .
8-كتبابة المعادلت الحسابية المعقدة .
اضافة جداول البيانات والرسوم البيانية والتخطيطات من خلل ٩-
. Microsoft Excel
س. ما هي خطوات اضافة رمز في Microsot Word؟
ج.
1-نضغط علي Symbolمن القائمة Insertفي شريط
القوائم .
2-تظهر شاشة . Symbols
-4-
5. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
3-نعين نوع الخط المطلوب .
4-نختار الرمز .
5-نضغط علي زر . Insert
س. ما هي خطوات طباعة ورقة بالعرض ؟
ج.
من قائمة Fileنختار . PageSetup ١-
من نختار . Margins ٢-
ثم نختار LandScapeلطباعة الورقة بالعرض . ٣-
أسئلة الفصل الرابع
س. أذكر ثلثة من انواع ملفات الصور ؟ مع ذكر مميزات JPG؟
ج.
١- "JPG "JEPG Filter
"BMP "Windows Paint ٢-
"GIF "CompuServe GIF ٣-
DRW ٤-
٥- TGA
PCD ٦-
مميزات : JBG
1-يستخدم أساس ، 24bitوبالتالي فانه يستطيع تعريف وتميز
أكثر من ٦١ مليون لون .
-5-
6. الفرقة الرابعة أكاديمية الفراعنة
نظم المعلومات الدارية
2-الستخدام الساسي لهذا النوع هو حفظ الصور التي تتضمن
نوعية كبيرة من اللوان وتموجات اللوان والظلل ، مثل المناظر
الطبيعية & الصور الشخصية.
3-هذا النوع قابل للضغط أثناء الحفظ والنقل .
أسئلة الفصل الخامس
س. عرف ما هو Microsoft Visio؟ وأذكر ثلثة من تطبيقاتة ؟
ج.
يعد هذا البرنامج من أشهر البرامج المستخدمة حاليا في انتاج
الرسومات الفنية والعملية بالمؤسسات والهيئات . يمد البرنامج أيضا
المستخدم بالعديد من أدوات الرسم والشكال والقوالب التي نستطيع
استخدامها لنشاء بيئة رسومية فعالة في مجالت العمل المختلفة .
التطبيقات
-خرائط التدفق .
-الخرائط الهيكلية للهيئات .
-رسم تخطيطى .
-رسم تخطيطي لمكتب .
-خرائط التسويق .
-شبكات الحاسبات .
-جداول قواعد البيانات .
-الدوائر اللكترونية .
بالتوفيق للجميع
-6-
