تتناول الوثيقة أهمية الاتصال في المنظمات، حيث يعد وسيلة لتزويد العاملين بالمعلومات والتوجيهات اللازمة وتحسين الأداء. كما تسلط الضوء على مهارات الاتصال الشخصية مثل الاستماع وإجراء المقابلات وإدارة الاجتماعات، وتأثيرها على الفعالية الإدارية. الوثيقة تشرح أيضًا أنواع تفاعلات الاتصال وكيفية تحسين مهارات الإصغاء وتأثيرها على اتخاذ القرارات.

1. بسم الله الرحمن الرحيم

2. أساسيات الاتصال

3. أهمية الاتصال بالنسبة للمرؤوسين * تزويد العاملين في المنظمة بالتعليمات والتوجيهات اللازمة للأداء . * تزويد العاملين في المنظمة بكل ما هو جديد في حقل الاختصاص . * توضيح وشرح حقيقة النشاط الذي تقوم به المنظمة ورسالتها وأهدافها . * تصحيح المفاهيم والأفكار الخاطئة لدى بعض الموظفين . * تعريف العاملين في المنظمة بنقاط القوة والضعف في أدائهم وسلوكياتهم . * إشعار العاملين بأهميتهم وقيمتهم ودورهم في تحقيق الأهداف الكلية للمنظمة

4. * اشعار الموظف بقيمة العمل الذي يقوم به * توصيل أفكار وتوجيهات وتعليمات وأوامر القيادة إلى العاملين

5. * تجعل القائد ملما بحقيقة ما يجري داخل المنشأة بصورة صادقة * تحقيق التنسيق بين القادة الإداريين في المنشآت أهمية الاتصال بالنسبة للقادة الإداريين * تزويد القائد بالمعلومات والبيانات الصحيحة التي تساعد على اتخاذ القرار

6. أهمية الاتصال بالنسبة للمجتمع الخارجى للمنظمة * تعريف المستفيدين من الخدمة والعملاء بأنشطة المنظمة ونظامها والخدمات التي تقدمها وشروط الحصول عليها ، ودورها تجـــاه المستفيد . . * معرفة آراء واتجاهات الجمهور من الخدمات المقدمة والتعرف على مقترحاتهم في هذا الخصوص . * دعم صورة المنظمة وسمعتها في المجتمع وتقوية أواصر العلاقة مع المنظمات الأخرى .

7. المهارات الشخصية في الاتصال تساهم المهارات الشخصية في الاتصال بتحسين الأداء وتحقيق الأهداف، ولهذا فإن تميز المدير مثلا بمهارات عاليا في الاتصال يساهم في رفع كفاءته الإدراية . يعتمد تحليل علاقات الاتصال على : الدور أو الحالة الذاتية لأطراف الاتصال وقت الاتصال نوع التفاعل أو العلاقة التي تصف الاتصال . فهم الجوانب السلوكية والنفسية والاجتماعية الموجودة في عمليات الاتصال

8. تفاعلات الاتصال يقصد بتفاعلات الاتصال : طبيعة علاقات الاتصال بين طرفيها المرسل والمستقبل . التوضيح : الأول يرسل رسالة والثاني يتأثر بها ويتصرف حيالها من خلال ردة الفعل . فسلوك الطرف الأول يحدد ردة فعل الطرف الثاني

9. أنواع تفاعلات الاتصال التفاعلات المكملة : عندما يرسل الطرف الأول رسالة ثم يستقبل ردة فعل متوقعة . التفاعلات المعاكسة : عندما يرسل الطرف الأول رسالة ثم يستقبل ردة فعل غير متوقعة غالبا ما تؤدي للإحراج والارتياب . التفاعلات الخفية : عندما يرسل أحد أطراف الاتصال رسالة ولكنه يعني شيئا أخرا لديه معنى خفيا .

10. المهارات الشخصية في الاتصال * مهارة الاستماع . * مهارة إجراء مقابلة مع الآخرين . * مهارة ادارة الاجتماعات . * مهارة القراءة . * مهارة الاقناع .

11. الفرق بين السمع والاستماع ( الاصغاء ): السمع : يتعلق بوظيفة الأذن في تلقي المثيرات الصوتية . الاستماع : مدى انتباه الفرد إلى المعاني المتضمنة فيما يقوله المرسل . مهارة الاستماع ( الإصغاء )

12. مهام تتعلق بمهارة الاستماع المقابلات . المحادثات . الاجتماعات . المحاضرات . التفاوض . الندوات .

13. المهارات الشفوية في الاستماع أهم ما يؤثر على إمكانية الاستماع : الألفاظ والصياغات . توجيه المناقشات . التصرف العلمي . الصوت .

14. المهارات غير الشفوية في الاتصال حركة الجسم والأيدي . تعبيرات الوجه . المناخ والبيئة .

15. تحسين مهارات الإصغاء 1 1- قف عن الكلام فلا يمكنك الإصغاء وأنت تتكلم . 2- أشعر المتكلم برغبتك في السماع من خلال محاولة التفهم بدلا من المعارضة . 3- تحرر من الذهول والارتباك من خلال ضبط تصرفاتك وعد الانصراف إلى أشياء أخرى . 4- شارك وجدان المتكلم لتساعد نفسك على تفهم وجهة نظره . 5 - كن صبورا ، حيث يتطلب الإصغاء السماع من غير مقاطعة المتحدث .

16. تحسين مهارات الإصغاء 2 6- اضبط أعصابك حيث أن الشخص الغضبان يخطئ عادة في فهم قصد المتحدث . 7- كن سهلا في مناقشتك لكي لا تضع الآخرين في موقف دفاعي قد يصل الى الغضب . 8- اطرح بعض الأسئلة للتأكد من فهمك للحديث . 9- يتطلب الإصغاء أذنين إحداهما لفهم القصد والأخرى للإحساس ( أي اصغ للمشاعر والحقائق ) . 10- قف عن الكلام فبدون ذلك لا تستطيع تحسين مهاراتك في الإصغاء .

17. متخذي القرارات الذين لا يصغون توجد لديهم معلومات أقل لإتخاذ القرار السليم !!!

18. مهارة إجراء مقابلة مع الآخرين أغراض إجراء مقابلة : التعيين توجيه المرؤوسين . إصدار الأوامر . تلقي المعلومات . تقييم أداء العاملين . التفاوض والإقناع وللبيع والشكوى

19. العوامل المؤثرة في المقابلات الشخصية المظهر الخارجي لأطراف المقابلة . انتماء أطراف المقابلة . فكرة الشخص عن الطرف الآخر . حركات الجسم . تعبيرات الوجه . الصوت . قوة ومركز أطراف المقابلة . ارتباك أطراف المقابلة . الود والألفة بين أطراف المقابلة . الترتيب للجلسة ومكان المقابلة . الإعلان عن موضوع المقابلة . التخطيط المسبق للمقابلة .

20. مهارة إدارة الاجتماعات يلجأ إلى عقد الاجتماعات بصورة دائمة من خلال عقد اجتماعات وندوات ولجان لتوضيح بعض الأمور أو لحل مشاكل واتخاذ قرارات محددة

21. العوامل المؤثرة في الاجتماعات هدف الاجتماع وموضوعه . دور أعضاء الاجتماع . دور أعضاء الاجتماع . تشكيل الاجتماع . عدد الأعضاء . وقت الاجتماع . النواحي الرسمية للاجتماع . دور الرئيس في إدارة دفة الاجتماع .