يتناول الوثيقة خطة لإنشاء قسم جديد داخل الشركة، تتضمن خطوات لتحديد المعايير الداخلية والخارجية، ورسم الأهداف والقيم. كما تشير إلى أهمية تطوير نماذج الأداء والإدارة والخدمات، وتحديد احتياجات العمليات والتكنولوجيا. يشدد النص على ضرورة توثيق الإجراءات وضمان الجودة لتحقيق الكفاءة والفعالية في العمل.

1. ‫الصف‬ ‫من‬ ‫جديد‬ ‫قسم‬ ‫انشاء‬ ‫كيفية‬
‫ر‬
A M WADI 2021

2. ‫البداية‬ ‫في‬

‫خطة‬ ‫اعداد‬ ‫إدارتك‬ ‫منك‬ ‫طلبت‬
‫ألنشاء‬
‫الشركة‬ ‫في‬ ‫جديد‬ ‫قسم‬
.

‫وبعد‬
‫االنتهاء‬
‫من‬
،‫االجتماع‬
‫تحدق‬ ‫وجلست‬ ،‫مكتبك‬ ‫إلى‬ ‫عدت‬
‫تحت‬ ‫التي‬ ‫الموارد‬ ‫هي‬ ‫وما‬ ،‫تبدأ‬ ‫أين‬ ‫من‬ ‫ا‬
‫تسائًل‬ُ‫م‬ ،‫بالسقف‬
،‫إليها‬ ‫اج‬
‫واقعيين‬ ‫والميزانية‬ ‫الزمني‬ ‫اإلطار‬ ‫كان‬ ‫ما‬ ‫وإذا‬
‫وحققين‬
.

‫ل‬
‫ا‬
‫ا‬‫ا‬‫م‬‫تما‬ ‫طبيعي‬ ‫أمر‬ ‫فهذا‬ ،‫للقلق‬ ‫داعي‬
!
‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ،‫ة‬‫ا‬‫ص‬‫خا‬
‫أول‬
‫الصفر‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫خدمة‬ ‫تطوير‬ ‫تقود‬ ‫مرة‬
.

3. 17
‫خطوة‬
‫ألنشاء‬
‫جديدة‬ ‫ادارة‬ ‫أو‬ ‫قسم‬
‫مبسطة‬ ،‫عامة‬ ،‫املستوى‬ ‫عالية‬

4. 
1
_
‫الداخلية‬ ‫المعايير‬ ‫تحديد‬
Define internal standards
،‫الشركة‬ ‫استراتيجيات‬ ‫قراءة‬
‫والحوكمة‬
‫مرجع‬ ‫قائمة‬ ‫وإنشاء‬ ،‫بدقة‬
‫ية‬
‫لها‬ ‫ا‬‫ا‬‫وفق‬ ‫للعمل‬ ‫بسيطة‬
.

2
_
‫الخارجية‬ ‫المعايير‬ ‫تحديد‬

Define external standards

‫البحث‬
‫والدولية‬ ‫المحلية‬ ‫الهيئات‬ ‫ف‬
(
‫األمر‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬
)
‫باع‬ ‫تقوم‬ ‫التي‬
‫تماد‬
‫للعم‬ ‫المعايير‬ ‫من‬ ‫مناسبة‬ ‫قوائم‬ ‫وإنشاء‬ ،‫الجديدة‬ ‫إدارتك‬ ‫وتنظيم‬
‫ا‬‫ا‬‫وفق‬ ‫ل‬
‫لها‬
.

‫وفي‬
‫تأثير‬ ‫وتحديد‬ ،‫المعايير‬ ‫بتصنيف‬ ‫قم‬ ،‫المرجعية‬ ‫قوائمك‬
‫على‬ ‫ها‬
‫بك‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬
.
‫ا‬ ‫العمليات‬ ‫فقط‬ ‫ستحكم‬ ‫المعايير‬ ‫فبعض‬
،‫لتجارية‬
‫األخر‬ ‫والبعض‬
‫يرسى‬
‫ألوراق‬ ‫التوجيهية‬ ‫المبادئ‬
‫اعتماد‬
‫الموظفي‬
‫ن‬
‫واألالت‬
‫ذلك‬ ‫غير‬ ‫إلى‬ ‫وما‬ ،
.

5. 
3
_
‫الشرك‬ ‫رؤية‬ ‫مع‬ ‫يتماشى‬ ‫بما‬ ‫قيمه‬ ‫و‬ ،‫ومهمته‬ ،‫القسم‬ ‫اهداف‬ ‫رسم‬
‫ة‬
‫وقيمها‬ ‫ومهمتها‬ ،
.
‫ل‬ ‫يمتثل‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ،‫بتطويره‬ ‫تقوم‬ ‫شيء‬ ‫كل‬ ‫فإن‬
‫تلك‬
‫ا‬‫ق‬‫سب‬ُ‫م‬ ‫المحددة‬ ‫والميزانية‬ ، ‫القيم‬ ‫و‬ ،‫المهمة‬ ‫و‬ ،‫والرؤى‬ ،‫المعايير‬
‫ا‬
.

‫وربما‬
‫أو‬ ،‫األخرى‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫أفعال‬ ‫وردود‬ ‫دخًلت‬ُ‫م‬ ‫إلى‬ ‫تحتاج‬
‫الخارجي‬ ‫بالموضوع‬ ‫الخبراء‬
.
4
_
‫في‬ ‫الخدمات‬ ‫تقديم‬ ‫نموذج‬ ‫تحديد‬
‫القسم‬

Define the department’s service deliver model
‫خدمتك‬ ‫لتقديم‬ ‫األساسية‬ ‫العناصر‬ ‫حدد‬
.
‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬
:
‫لعرض‬ ‫واحد‬ ‫موقع‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫توفير‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والراحة‬ ‫السهولة‬
‫مزودي‬ ‫من‬ ‫الخبرة‬ ‫و‬ ،‫الخدمات‬ ‫من‬ ‫شاملة‬ ‫مجموعة‬
‫الخدمة‬
.
‫الخ‬
.

6. 
5
_
‫القسم‬ ‫إدارة‬ ‫نموذج‬ ‫تحديد‬
Define the department’s management model

‫حدد‬
‫سبيل‬ ‫على‬ ،‫المحتملة‬ ‫ومبادراتها‬ ،‫أهدافها‬ ‫و‬ ،‫عملياتك‬ ‫ركائز‬
‫الغرض‬ ‫و‬ ،‫الخدمة‬ ‫جودة‬ ‫ركيزة‬ ‫المثال؛‬
:
‫وتحسين‬ ‫ومراقبة‬ ‫لتقييم‬
‫نتائج‬
‫المقدمة‬ ‫الخدمة‬
‫وخلق‬ ‫لعمًلئنا‬
‫التكن‬ ‫عزز‬ُ‫ي‬ ‫الذي‬ ‫العمليات‬ ‫معيار‬
،‫ولوجيا‬
‫والخ‬ ‫للجودة‬ ‫ممارسات‬ ‫أفضل‬ ‫إلى‬ ‫يؤدي‬ ‫مما‬ ،‫العمل‬ ‫سير‬ ‫تبسيط‬ ‫و‬
‫دمة‬
.

6
_
‫القسم‬ ‫أداء‬ ‫مقاييس‬ ‫تحديد‬
Define the department’s performance metrics
‫للح‬ ‫وتطويرها‬ ‫مراقبتها‬ ‫يجب‬ ‫أنه‬ ‫تعتقد‬ ‫التي‬ ‫المقاييس‬ ‫تحديد‬
‫على‬ ‫فاظ‬
‫القسم‬ ‫عمليات‬ ‫كفاءة‬
.

‫على‬
‫لعمًلء‬ ‫رضا‬ ‫و‬ ،‫الخدمات‬ ‫استخدام‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
..
‫إلخ‬
.

7. 
7
_
‫أهداف‬ ‫تحديد‬
SMART
‫لإلدارة‬

8
_
‫القسم‬ ‫في‬ ‫الخدمات‬ ‫نطاق‬ ‫تحديد‬
:
‫ال‬ ‫الخدمات‬ ‫وتحديد‬ ‫تسجيل‬
‫تي‬
‫تقديمها‬ ‫سيتم‬
.

‫على‬
‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
‫استفسارات‬
‫والشكاوي‬ ‫العمًلء‬
.

9
_
‫القسم‬ ‫عمليات‬ ‫قائمة‬ ‫تحديد‬

Define the department’s list of processes
‫اكتب‬
‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫مع‬ ‫التفاعل‬ ‫وحدد‬ ، ‫الرئيسية‬ ‫العمليات‬
.
‫على‬
‫اإلدارة‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫العمًلء‬ ‫يشكو‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
(
‫إد‬ ‫مع‬ ‫التفاعل‬
‫ارة‬
‫العمليات‬
.)

10
_
‫للقسم‬ ‫التجارية‬ ‫للعمليات‬ ‫نموذج‬ ‫شكل‬
Model the department’s business processes

8. 
11
_
‫العمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫حدد‬
:
‫العام‬ ‫القوى‬ ‫وخطة‬ ،‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬
‫لة‬
Define operations requirements, organizational
structure and manpower plan

‫األدوار‬
‫اإلبًلغ‬ ‫نظام‬ ،‫الزمنية‬ ‫الجداول‬ ،‫المؤهًلت‬ ،‫الموظفين‬ ‫عدد‬ ،
..
‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫وما‬
.

12
_
‫العمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫تحديد‬
:
‫التكنولوجيا‬
Define operations requirements, technology
‫أنظمة‬
‫التكنولوجية‬ ‫المعدات‬ ،‫الكمبيوتر‬
(
‫ا‬ ،‫الكمبيوتر‬ ‫أجهزة‬ ‫مثل؛‬
‫لماسح‬
‫القارئ‬ ،‫الضوئي‬
)
‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫وما‬ ،‫األخرى‬ ‫والملحقات‬
.

9. 
13
_
‫تحديد‬
‫متطلبات‬
‫العمليات‬
:
‫التسهيًلت‬
Define operations requirements, facility
‫برنامج‬
‫األخر‬ ‫المعدات‬ ،‫الغرفة‬ ‫تهوية‬ ‫وسيلة‬ ،‫الصوت‬ ‫عزل‬ ‫غرف‬ ،‫األثاث‬ ،‫الفضاء‬
‫ى‬
..
‫الخ‬

14
_
‫التجارية‬ ‫العمليات‬ ‫وتحسين‬ ‫محاكاة‬
‫للقسم‬
Simulate and optimize the department’s business
processes
‫ابحث‬
‫عن‬
‫االختناقات‬
‫ووقت‬ ‫الموظفين‬ ‫توفير‬ ،‫الوظيفية‬
‫استخدام‬ ،‫العملية‬
"
‫إذا‬ ‫سيناريو‬
/
‫لو‬
"
‫التع‬ ‫إجراء‬ ،‫المحاكاة‬ ‫تقارير‬ ‫مقارنة‬ ،
‫ليمات‬
‫عدد‬ ‫أو‬ ‫البيئة‬ ،‫للعملية‬ ‫االزمة‬
‫الموظفين‬

10. 
15
_
‫القسم‬ ‫في‬ ‫والسياسات‬ ‫العمليات‬ ‫توثيق‬
Document the department’s business processes and policies

‫استخدم‬
،‫فهمة‬ ‫يسهل‬ ‫بل‬ ‫معقد‬ ‫غير‬ ‫واجعله‬ ، ‫قياسي‬ ‫معيار‬
‫وتنفيذه‬
.

16
-
‫تطوير‬ ‫دليل‬ ‫تطوير‬
‫الموظفين‬

Develop staff training manual

‫متطلبات‬ ‫حدد‬
‫وتحري‬ ،‫الكفاءات‬ ‫أدوار‬ ‫إلى‬ ‫النظر‬ ‫وخطط‬ ،‫التدريب‬
‫أمكن‬ ‫كلما‬ ،‫التدريب‬ ‫مقدمي‬
.

11. 
17
_
‫الوثائ‬ ‫على‬ ‫الرقابة‬ ‫إجراءات‬ ‫وضمان‬ ،‫العمليات‬ ‫إدارة‬ ‫دليل‬ ‫تجميع‬
‫ق‬
‫المناسبة‬
‫كما‬
‫خط‬ ‫أي‬ ‫مخرجات‬ ‫وتحديث‬ ‫لتعديل‬ ‫ا‬‫ا‬‫م‬‫تما‬ ‫الطبيعي‬ ‫من‬ ‫أنه‬
‫وة‬
‫ح‬ُ‫ت‬ ‫فإنك‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬ ‫وعلى‬ ، ‫العملية‬ ‫تلك‬ ‫مراحل‬ ‫من‬ ‫مرحلة‬ ‫أي‬ ‫في‬
‫اكي‬
‫أن‬ ‫أو‬ ،‫الًلزم‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫مستغلة‬ ‫أدوار‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ ‫التقرير‬ ‫ويشير‬ ،‫العملية‬
‫وظيفة‬ ‫بسبب‬ ‫الوقت‬ ‫من‬ ‫المزيد‬ ‫استغرق‬ ‫واحد‬ ‫نشاط‬
‫اتخاذ‬
‫الم‬ ‫القرار‬
،‫عقدة‬
‫للغاية‬ ‫مرتفعة‬ ‫العمليات‬ ‫تكلفة‬ ‫أن‬ ‫أو‬
.

‫ببساطة‬
‫ا‬ ‫بالتعديًلت‬ ‫والقيام‬ ،‫السابقة‬ ‫الخطوات‬ ‫إلى‬ ‫العودة‬ ‫يمكنك‬
‫لًلزمة‬
.
‫إ‬ ،‫الموظفين‬ ‫عدد‬ ‫تقليل‬ ،‫جديدة‬ ‫عمليات‬ ‫إضافة‬ ‫على‬ ‫ذلك‬ ‫يشتمل‬ ‫وقد‬
‫ضافة‬
‫جديدة‬ ‫تكنولوجيا‬
...
‫إلخ‬
.