Sistem informasi penggajian di perusahaan manufaktur di Cikarang memproses data karyawan dan absensi untuk menghitung gaji secara otomatis, mengurangi pekerjaan di bagian SDM dan biaya, serta memberikan manfaat seperti efisiensi dan kepuasan karyawan. Namun tantangan pelaksanaannya adalah penolakan karyawan, biaya investasi teknologi, dan perawatan sistem.

1. Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi
Study Kasus di Perusahaan Manufaktur di Cikarang
Makalah
Disusun oleh :
Anggoro Cahyo Purnama (55516120062)
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2017

2. Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi
Study Kasus di Perusahaan Manufaktur di Cikarang
Sistem informasi digunakan oleh manajemen/pelaku usaha untuk menganalisis
agar organisasi berjalan lebih efektif dan efisien. Tahun 2007 sampai dengan 2009
penulis bekerja di salah satu perusahaan swasta yang memproduksi barang
elektronik di Cikarang, kita sebut saja PT “A”. Dalam PT A tersebut terdapat
banyak sekali sistem yang dibuat karena PT A merupakan salah satu perusahaan
besar dimana karyawannya kurang lebih 2.000 orang. Contohnya sistem yang ada
di PT A antara lain : sistem produksi, sistem HRD, sistem penggajian, sistem
pembelian/purchasing, sistem marketing, sistem sumber daya, sistem
pencatatan/akunting, dan lain-lain.
Pada kesempatan ini saya akan membahas Sistem penggajian di PT A selama saya
bekerja di tempat tersebut.
Sistem penggajian
Alur atau flowchart penggajian di PT A dimulai dengan input data-data pegawai
baru sesuai kontrak/perjanjian yang sudah disepakati. Adapun data yang perlu
diisi yang berguna untuk database karyawan adalah sebagai berikut :
Nama :..................................
Tanggal Lahir :..................................
Alamat :..................................
NPWP :..................................
Tangggungan :..................................
Jabatan :..................................
Bagian :..................................
Mulai bekerja:..................................
Gaji pokok :..................................
Upah lembur/jam :................................
Status :..................................
Setelah tanggal 25 setiap bulannya, Staf bagian HRD melakukan penelitian absen
setiap pegawai dan menghitung gaji pokok dan upah lembur karyawan. Bagian
HRD menyerahkan data-data yang sudah tervalidasi oleh Manajer HRD ke bagian
keuangan untuk melakukan pembayaran melalui bank. Staf keuangan memproses
pembayaran gaji dan upah melalui bank setiap tanggal 30 atau 31 setiap bulan
setelah mendapat otorisasi manajer Keuangan dan mencatat/menjurnal ke akun
biaya gaji. Apabila dijelaskan dengan diagram sebagai berikut :

3. Gambar 1
Informasi
Informasi yang dihasilkan antara lain jumlah jam karyawan bekerja, jumlah jam
lembur karyawan, jumlah gaji totalnya, jumlah gaji di bagian Akunting, Produksi,
jumlah gaji karyawan outsourcing, jumlah gaji karyawan “A” dan informasi
lainnya.
Sistem Informasi
Penerapan sistem informasi penggajian pada PT A dimulai dari setiap karyawan
baru mendapat nametag yang digunakan untuk absensi di mesin absen yang
terhubung ke server di bagian HRD. Setiap tanggal 25 staf HRD mendownload
absensi dari server dan diproses melalui aplikasi gaji dan keluar daftar gaji yang
terhubung ke bagian Keuangan. Bagian keuangan bisa memproses pembayaran
gaji setelah daftar gaji diotorisasi oleh manajer HRD dan persetujuan manajer
keuangan untuk pembayaran sekaligus dijurnal ke sistem pencatatan/akuntansi.
Apabila proses tersebut digambarkan melalui diagram sebagai berikut :
Gambar 2
PROSES
- Cocokan absensi
- daftar gaji
OUTPUT
- pembayaran gaji
- biaya Gaji
INPUT
-Data karyawan
- jam kerja
Database
karyawan
Server
absensi
Aplikasi Gaji
Pembayaran gaji
Jurnal biaya gaji
Manajemen

4. Kelemahan
Suatu sistem di dunia pasti mempunyai suatu kelemahan, dalam sistem informasi
penggajian di PT A terdapat kelemahan-kelemahan yang timbul antara lain :
1. Absensi masih menggunakan nametag dimungkinkan karyawan titip absen
kepada temannya.
2. Tidak ada akses karyawan untuk melihat absennya sehingga apabila terjadi
kesalahan perhitungan diketahui setelah gajinya dibayar dan baru dikoreksi untuk
pembayaran gaji bulan berikutnya.
3. Ada super user di bagian HRD yang bisa mengubah data diserver sehingga
apabila tidak berintegritas bisa berbahaya.
Hal-hal tersebut dapat mengakibatkan biaya gaji yang tidak sesuai dengan
kenyataan, dimana biaya gaji dicatat melebihi dari yang seharusnya,
tunjangan/upah lembur yang kelebihan catat, dan mengakibatkan salah dalam
penerapan strategi perusahaan.
Dampak implementasi sistem informasi
Dampak penerapan Sistem Informasi Penggajian di PT A antara lain :
1. Semakin cepat proses penggajian di PT A,
2. Pengurangan staff/human resources di bagian HRD sehingga berdampak
pada penghematan biaya gaji atau perampingan bagian HRD,
3. Manajemen dapat langsung mengetahui laporan jumlah biaya gaji per
bagian,
4. Penyimpanan data karyawan hanya membutuhkan ruang yang kecil,
disimpan dalam waktu yang lama, dan dapat dilihat sewaktu-waktu.
5. Terdapat kenaikan biaya perawatan server database karyawan.
Model Rantai Nilai Guna ( Value Chain)
Dalam konsep value chain, organisasi dibedakan/dikelompokan menurut
aktivitas/proses yang mengubah input menjadi output. Dalam aktivitas/proses
organisasi tersebut dapat dipetakan aktivitaas/proses mana saja yang dapat
diterapkan Sistem informasi yang bersifat strategis sehingga dapat mencapai
keunggulan perusahaan. Kaitannya dengan sistem penggajian pada PT A seperti
dalam Gambar 1, yaitu :
PROSES
- Cocokan absensi
- daftar gaji
OUTPUT
- pembayaran gaji
- Lap biaya Gaji
INPUT
-Data karyawan
- jam kerja
Diganti dengan
Aplikasi Gaji
Diganti dengan teknologi
Informasi berupa
server dan mesin absensi

5. Sistem Informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
Keunggulan kompetitif atau keunggulan bersaing adalah kemampuan yang
diperoleh melalui karakteristik dan sumber daya suatu perusahaan untuk memiliki
kinerja yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan lain pada industri atau pasar
yang sama. (Porter, 1985). Porter merumuskan dua jenis keunggulan kompetitif
perusahaan yaitu biaya rendah atau pembedaan produk. Apabila dikaitkan dengan
Sistem Informasi Penggajian di PT A mempunyai manfaat untuk :
1. Menghemat biaya gaji karena perampingan di bagian HRD.
2. Kepuasan pelanggan internal(karyawan) meningkat karena gaji dibayar
tepat waktu, hal ini disebabkan pengecekan absensi lebih cepat.
3. Pengelolaan karyawan menjadi lebih mudah karena dapat diketahui siapa
yang saatnya promosi atau naik gaji, sehingga karyawan nyaman bekerja
di PT A, sekaligus mengurangi biaya training karyawan baru.
4. Dapat mengetahui jumlah biaya gaji menurut fungsi, atau menurut bagian,
atau per individu karyawan dimana dapat untuk informasi manajemen
mengetahui produktifitas.
5. Pengawasan yang lebih ketat oleh bagian HRD atas absensi.
Dari hal-hal tersebut jelas Sistem Informasi Penggajian dapat mendukung
keunggulan kompetitif dengan biaya gaji yang lebih efeketif dan efisien.
Tantangan
Dalam penerapan Sistem Informasi pasti terdapat perubahan baik dari teknologi
dan kemampuan Sumber Daya Manusia. Tantangan penerapan sistem informasi
penggajian di PT A antara lain :
1. Penolakan staff HRD karena akan ada perampingan struktur disebabkan
berkurangnya pekerjaan akibat diterapkan presensi dengan mesin absen
yang terhubung langsung ke jaringan,
2. Diperlukan staf HRD yang melek teknologi atau komputer,
3. Diperlukan program/aplikasi untuk penggajian,
4. Diperlukan biaya untuk pengadaan/investasi teknologi informasi
(Komputer, jaringan, server, mesin absen, dll),
5. Diperlukan biaya perawatan server database karyawan.
Oleh karena itu diperlukan analisis lebih jauh lagi oleh manajemen disesuaikan
dengan besar kecil bisnisnya. Jika melihat di PT A yang mempunyai karyawan
kurang lebih 2.000 orang, penerapan sistem informasi lebih menguntungkan
dibanding dengan sistem manual/kotemporer.