Download to read offline
![1
.
الحق طلب
2
.
بشرية طبيعة الخالف
.
3
.
البيان حسن
.
4
.
المناسب الظرف
.
5
.
بالحديث تستأثر ال
.
6
.
البارع المتحدث
.
7
.
محدثك تقاطع ال
.
8
.
اإلتفاق بنقاط إبدأ
.
9
.
أمامك من إفهم
.
10
.
والطرفة المثال أين
.
11
.
بإسمه حادثه
.
12
.
وأنت أنا تقول ال
.
13
.
كَلدلي أين
14
.
الحيدة
15
.
األمانة
.
16
.
تحقر وال تهاب ال
.
17
.
أفتى فقد أعلم ال قال من
.
18
.
حديثك فى ذكاء أكثر كن
.
19
.
تغضب ال
.
20
.
بالخطأ اعترف
.
21
.
صوتك من وأغضض
.
22
.
األخر الطرف احترم
.
23
.
تستطرد ال
.
24
.
العلم
.
25
.
الخطأ تجنب
.
26
.
لديك ما عرض أحسن
.
27
.
مقال مقام لكل
.
28
.
عليه الرد فى تتعجل ال
.
29
.
الواحد الميزان
[
واحد عرف
. ]
30
.
أفكارك رتب
.
31
.
واإلنصاف العدل
.
32
.
الواحد الجانب لتضخيم ال
.
33
.
أفحمته
.
34
.
تتعصب ال
.
35
.
نفسك إلى نظرُأ
.
36
.
البداية مهارة بنفس الحوار أنه
..
الحوار آداب](https://image.slidesharecdn.com/random-230928183927-15201bc1/85/pptx-102-320.jpg)
More Related Content
الإجتماعات.pptx
- 1.
- 2. الأجندة الأول اليوم الثانى اليوم الثالثاليوم المفاهيمى الإطار الفعالة الإجتماعات مفهوم للإجتماعات الحاكمة القواعد وضواب المختلفة الإجتماعات أنواع طها الإجتماعات فى القاتلة الأخطاء فعالة لإجتماعات التخطيط الإجتماع أعمال جدول الإجتماع داخل والمسئوليات الأدوار الإجتم لتنظيم الرئيسية المراحل اع الإجتماع فاعلية مقياس الإجتم لمدير الشخصية المهارات اع الإجتماع داخل القرار صناعة التفاعل على المشاركين تشجيع الإجتماع داخل الخلافات إدارة للإجتماع المناسب المناخ تهيئة الإجتم لأعضاء الشخصية المهارات اع والإقناع الأفكار عرض مهارة العروض تصميم مهارة الفعال الأنصات مهارة
- 3. الأول اليوم • الفعالة الإجتماعاتمفهوم • للإجتماعات الحاكمة القواعد • وضوابطه المختلفة الإجتماعات أنواع ا • الإجتماعات فى القاتلة الأخطاء • فعالة لإجتماعات التخطيط • الإجتماع أعمال جدول الأجندة
- 4. ﴿ الكريم الرسول أشار ( ص ) ومآلاتوعناصرها الخير إجتماعات إلى ها فقال ( ص ) : “ هللا بيوت من بيت في قوم إجتمع ما ( تعالى ) يت لون و ،السكينة عليهم نزلت إلا بينهم ويتدارسونه هللا كتاب غشيتهم عنده فيمن هللا وذكرهم الملائكة وحفتهم ،الرحمة ”. ﴾
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
- 14. الاجتماعات عن العباراتبعض تحليل العبــــــــارة إليـــــــــــــه تشيــــر أو تـــدل ما العبارة للاجتماع هدف وجود عدم على دلالة لعقد ًامبرر أرى لا الاجتماعات 1 ًاسلف معدة كانت الاجتماع نتيجة أن إلى يشير شكليا الاجتماع في وجودي كان 2 الاجتماع قرارات من استثني قد انه إلى إشارة يخصني شيء أي الاجتماع في يكن لم 3
- 15. تشير إدارة الاجتماعات إلى عملية تخطيط وحجز مكان الاجتماع لمجموعة من ،الأشخاص بالإضافة إلى ا لقدرة على إدارتها بشكل فعال والحصول على النتائج المرجوة . اًقووف لبعض الدراسات؛ يقضي الموظف العادي حوالي 30 ٪ من وقت العمل في الاجتماعات . تعد إدارة الاجتماعات عملية مهمة لعقد اجتماعات أكثر ،إنتاجية إذ تساعد في إدارة الوقت للجميع ّربط يقة فعالة لتحقيق أهداف ،الفريق وعندما تفتقر الاجتماعات إلى الإدارة يمكن أن يؤثر هذا على النتيجة ،النهائية بالإضافة إلى خسارة الوقت والمال . الاجتماعات إدارة تعريف الاجتماعاتادارة تعتبر ادارة الاجتماعات فن يجب على كل إداري الناجح ان يتقنه . ولإدارة أي اجتماع يجب كما يقول الباحث كينان حصول الاجتماعات ، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثي ر من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه هي أن تلك ال اجتماعات كانت مضيعة أو ّ ًاضياع للوقت . ّ ًاوكثير ما تدل أو تشير عباراتهم عن جوانب الضعف في تلك الاجتماعات .
- 16.
- 17. ؟ الاجتماعات نعقدلماذا • خطورةّوتكلفىّالقرارّالفردى , وأفضليةّالجهودّالجماعية . • ّاطارّمناسبّلتحقيق المسؤولية ّ رالتضامنيةّفىّالادا ة . • ّمنّافضلّالوسائل لاتخاذ ّالقرارّالجماعىّالمبنىّعلى التشاركية . • ّالتحققّمنّمتابعةّماّتمّالاتفاقّعلىّإنجازهّوتبادلّالخبرةّفيها . • جملةّالعقولّوالخبراتّأثناءّالحوارّالجيدّأكبرّبكثيرّمنّمجموعّكلّعقلّوخبرةّعلىّحده . ” التعاض دية “ • ّقوةّالشعورّبالانتماءّوالتلاحم . • ّمناخّجيدّللإبداعّوالابتكار . • التأكيدّالدائمّعلىّالأولوياتّوتوحيدّالرؤ ى فىّالمهامّالاساسيةّوالسياساتّّوالضواب ّط . • وجودّماّيدعوّإلىّتغييرّالوضعّالقائم . • وجودّرغبةّوتقبلّفىّتطبيقّالقراراتّالتىّتصدرّعنّالإجتماعات . • سهولةّتوزيعّالمهامّوالمسئوليات , وتأمينّتحقيقّالتنسيقّأثناءّالتنفيذ .
- 18. 1 - إيضاحّالهدفّمنّالاجتماعّقبلّانعقاده . 2 - الإعدادّوالتحضيرّالمسبقّمنّقبلّالمشاركينّفيّالاجتماع . 3 - ّوالتقيدّبذلك،ّوتحديدّوقتّمحددّلكلّبند،وجودّجدولّأعمال . 4 - ضبطّعمليةّالنقاشّواقتصارّالحديثّعلىّالأفرادّالذينّيقدمونّإسهاماتّوإضافاتّمفيدةّذات ّصلة وثيقةّبموضوعاتّوأهدافّالاجتماع . 5 - اقتصارّالدعوةّوالحضورّفيّالاجتماعّعلىّالأشخاصّالمعنيينّبالقضاياّالمطروحةّللنقاش . 6 - توفيرّالمعلوماتّوالبياناتّاللازمةّللموضوعاتّالتيّيحتويهاّجدولّالاجتماع . 7 - تحقيقّأهدافّالاجتماعّخلالّالفترةّالزمنيةّالمحددةّله . 8 - الخروجّبقراراتّوخطواتّتنفيذيةّعندماّتستدعيّالحاجةّذلك . الفعالة الاجتماعات مظاهر : المؤسسأهداف تحقق محددة قرارات الى الوصول الى الاجتماعات تهدف ة
- 19. باّتا ينبغي التيالعامة المبادئ عها ك أكثر الوظيفية الاجتماعات لجعل فاءة
- 20. هذا كان سواء،كفاءة أكثر الوظيفية الاجتماعات لجعل باعهاّتا ينبغي التي العامة المبادئ أهم من مجموعة الاجت واقعيا مـاع الإنترنت عبر افتراضيا أو الشركة مقر في .
- 21. عندما تقوم بحشد عدد كبير من الموظفين في توقيت نّمعي وفي مكان ،نّمعي ل ّ وتعط جبرا مسار ال عمل العام في الشركة أو القسم أو ،القطاع فمن الضـروري أن يكون لهذا الاجتماع قيمة حقيقية حتى لو كان الاجتم اع دوريا . ومن الضروري أيضا التأكد أن هذه القيمة لا يمكن إيصالها للموظفين سوى بهذه الوسيلة الجمـاعية و أن بقية الوسائل لا تؤدي الغرض نفسه . 1 - شيء كلقبل : أصل اجتمـاع إلى تحتاجون هل ا؟ بشكل ،عام تحديد أهمية وجدوى والغرض من الاجتماع هو أمر شديد ،الأهمية لأنه هو الذي سيحدد بالتبعي ة مدى استفادة الموظفين ،منه ومدى اهتمامهم بالحضور في كل مرة . إذا قدتُع اجتماعات دورية بلا ،جدوى فستكون الاجتماعات من أكثر الأشياء المكـروهة لدى ،الموظفين و غالبا ما سيعتبـرونها إضاعة للوقت .
- 22. الم لكافة جماعيةرسائل عبر وإرسالها تلخيصها ببساطة يمكن الاجتماع هذا في موضوعات من ثارُسي ما هل وظفين ال له سيكون هل ،نعم الإجابة كانت وإذا وسريع؟ واضح بشكل لهم إيصالها المطلوب النقاط للجميـع حّتوض نفسه تأثير للاجتماع؟ حضورهم حدثهُي الذي عليهم حقا الجميع يستفيد أن ضمـان مع واحد وزمان مكان في الموظفين من كبير عدد حشد الممكن من هل ، ا يكون ولا لأمر لذلك المادية الإمكانيات توجد هل المتحدث؟ لسماع منهم حضـور تسجيل مجرد ( للجمي متاحة أدوات ،مجهزة قاعة إذا ع إلخ ،إلكترونيا الاجتماع كان ) ؟ نقاش أو الهاتف عبر موظف كل وبين المسؤول المدير بين حاديُأ بنقاش الاجتماع هذا ستبدلُي أن يمكن هل أو شخصي الضروري من أنه أم ،الموظف من التحديثات ويأخذ العمل مسار المدير فيها يتابع ،دقائق عدة مدته إلكتروني عدد حشد العام؟ للنقاش واحد مكان في الموظفين من الشخص يقوم أن يجب ،الموظفين على الإعلان وتوزيع ما اجتماع بعقد قرار اتخاذ قبل ال مسؤول النقاط بعض من بالتأكد الاجتمـاعات عقد عن :
- 23.
- 24. ك ،حاد بشكلالتركيز مستوى من يقلل كبيـر عددهم بأن فشعـورهم ،أنفسهم للحاضـرين بالنسبة أما من يزيل ما أقرب الاجتماع في وجودهم يكون وبالتالي ،الأفكـار توارد أو الاجتماع في بالمشاركة الاهتمام عبء عليهم والمساهمين للمشاركين وليس للمشاهدين . بين ما محدود عدد يحضرها عقدُت أن مكنُي التي الاجتماعات أفضـل ،لذلك 5 – 7 يكون وبالتالي ،بالمتوسط أشخاص في تستمر التي الاجتماع فتـرة أثناء أفكاره وطرح للمشاركة الفرصة الاجتماع حاضري من فرد كل أمام المتوسط لمدة 60 دقيقة . نفس الاجتماع لعقد مجموعات عدة إلى مواّقسُي أن الضـروري من ،الموظفين من أكبر من عدد وجود حالة وفي في ه بالمشاركة الحضـور وفاعلية الاجتماع فاعلية من للتأكد مختلفة أوقات . نصيحة اتباع المفيد من ،باختصار الأشهر الأعمال رائد " بيزوس جيف " أمازون مؤسس الاجتماعا بخصوص عندما ت قال : البيتزا من اثنتان لإطعامهم تكفي لا الأشخاص من عدد مع اجتماعا أبدا تعقد لا .
- 25. ي بحيث ،نفسهالاجتماع بدء قبل ناقشُست التي والموضوعات وغاياته وأهدافه الاجتمـاع أجندة عن الإعلان لدى كون س التي والموضوعات الاجتماع غرض عن عامة رؤية الاجتماع بحضور المستهدفين والموظفين العاملين كافة شارُي إليها . رب أو ،القرارات اتخاذ أو ،المعلومات جمع أو ،جديدة أفكار توليد هو الاجتماع عقد من الهدف كان إذا ما تحديد يجب ما وعد ،ملموس أعمال وجدول واضح هدف وجود هو الاجتماع لنجاح الأول العامل ّأن إلا ،هدف من أكثر الاجتماع يمتلك ا ةّالمرجو النتيجة الاجتماع يحقق فلن ذلك . ف ،الاجتماع لذلك النهائي الهدف بذكر اجتماع كل يبدأ أن يجب الاجتماعات بالنجاح ستنتهي بالهدف بدأت وإذا ،الهدف نحو موجهة تجارية أحداث هي . بحسب للاجتماعات الكفاءة عالي التنظيم بخصوص تايمز النيويورك صحيفة أصدرته شهير تقرير جا ، في ء القاعدة الأولى أنه يولوه أن المفترض من التي والأشياء ،أجله من جمعونُي الذي الهدف موظف كل يعرف أن اللازم من ا الاجتماع إلى الذهاب قبل ومراجعة خاصا اهتماما . إلكترونية رسالة أو وثيقة أو إعلان عبر القاعدة هذه تتحقق رسمية الاجتماع موعد قبل ٍكاف بوقت للاجتماع المستهدفين الفريق أعضاء كافة إلى رسلُت . 3 - أهداف إعلان ل واضحة عقــده قبل لاجتماع ( : الإجندة )
- 26. رّمبش ما بمفاجأةالفريق إخبار بغرض أصلا الاجتماع يكون أن القاعدة لهذه الممكن الوحيد الاستثناء استحواذ كخبر ة محددة أهداف تحقيق خبر أو . إخ اجتماع حتى أو الذهني العصف أو النقاش بغرض أو تنفيذيا أو دوريا الاجتماع كان سواء ،الأحوال كل في باري انع قبل الاجتماع لأهداف التنويـه الضـروري من ،المستجدات من بالمزيد الفريق أعضاء الإدارة به تخبر حتى قاده مفتاحية عناوين برؤوس ولو . المشارك لجميع التقديم يجب لذا ،الاجتماع بدء قبل الاستعداد هو الناجحة الاجتماعات إدارة مفتاح يعد في ين يأتي ما على الأعمال جدول يتضمن أن ويجب ،أعمال جدول الاجتماع : تغطيتها سيتم التي الموضوعات قائمة . الاجتماع لأهداف موجز وصف . الاجتماع حضروا الذين بالأشخاص قائمة . موضوع كل سيتناول الذي الأشخاص أسماء . الاجتماع عقد ومكان وقت . الاجتماع موضوع حول معرفتها إلى المشاركون يحتاج التي الإضافية الأساسية المعلومات .
- 27. يمكن أن يتسبب الوصول المتأخر لبعض الأعضاء بمعدل 5 أو 10 دقائق بجعل الاجتماع أطول بمقدار 10 دقائق ؟ . ويعد انتظار الأشخاص الذين يتأخرون عادة أمر غير عادل لأولئك الذين يحضرون في الوقت ،المحدد لذلك لا يجب الانتظار بل يجب بدء الاجتماع في اللحظة التي كان من المقرر أن يبدأ فيها الاجتماع . 4 - الاجتماع بوقت الالتزام 5 - تقسيم الاجتماعوقت ( جدول بنود من بند لكل الكافي الوقت تخصيص الأعمال ) عند تخصيص الوقت لكل بند من بنود جدول الأعمال ، اعتمد على مقدار الوقت الذي تقضيه ًةعاد في ال اجتماعات السابقة وفكر في عدد مقدمي العروض لكل عنصر . ثم حدد كل بند من بنود جدول الأعمال بالحد الأدنى م ن الوقت اللازم لمعالجته . قد تجد أن التوقف المؤقت بين موضوعات المناقشة مفيد لأن الناس يحتاجون بشكل طبيعي إلى فترات راحة . والأهم من ذلك ، دع صاحب الاجتماع يقود الاجتماع . من الناحية المثالية ، سيناقش كل عضو نقطة المناق شة الخاصة به . تذكر إعطاء الأولوية لبنود جدول الأعمال الأكثر أهمية لأن بعض الأعضاء قد يغادرون منتصف الاجتماع . ي مكنك تنظيم وتخصيص الوقت لموضوعات الاجتماع من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية - أو التجربة بالبدء بأ سرع وأسهل عناصر جدول الأعمال .
- 28. الروتي التقليدي الأسلوبحتى أو الجاد الأسلوب أو المرح الأسلوب يتخذ العمل فريق أو الشركة إدارة نمط كان سواء ففي ،ني النقاش لإدارة أساسية منهجيـة اتباع حاسم بشكل الضـروري فمن الاجتماع تنظيم إلى الأمر يأتي عندما الأحوال جميع أن بهدف بالفعل مثمرا الاجتماع يكون . دردشة إلى أقرب النهاية في الأمر فيبدو ،للمتحدثين المقاطعات وتكثـر والهمهمـات والأفكـار الأصوات تختلط ولا وليس عامة مهنيا اجتماعا . التنظيمية النقاط من عدد على زّكير أن مديره على الواجب من ،الاجتماع بدء قبل : لمقاطعته ةّلحُم الحاجة كانت مهمـا ،الاجتمـاع في شخص أي حديث أثناء المقاطعة عدم . الإلحاح شديد الأمر كان إذا أما فمن ، نفسه الوقت في الجلسة مدير ومن المتحدث من المداخلة يطلب الذي الفرد يستأذن أن الممكن . أو النقالة الهواتف مثل التشتيت تستدعي التي الوسائل جميع إغلاق على الاجتماع مدير يشدد أن الضـروري من مصادر أي أخرى إزعاج . حاس بشكل الاجتماع تنظيـم م الإجتماع تنظيم عملية مع السابقتين النقطتين تندرج عامة بصفة حاسم بشكل
- 29. نحو تستمر ماعادة الاجتماعات 60 ثيرتُأ التي والموضوعات الأفكار مستوى يجعل ما وهو ،بالمتوسط دقيقة العديد وشاملة عةّومتنو متشعبة الحاضرون الموظفون خاضها التي النقاشات أو الاجتماع مدير من سواء من الأفكار . ف للمشاركين مرجعا تكون بحيث شاملة سريعة نقاط شكل على الأفكـار هذه صّلخُت أن الضـروري من لاحق وقت ي الاجتمـاع أثناء ثيرتُأ التي النقاط أهم تذكـر محاولة عند . رسالة رسلُت أو ،الجميع يتابعها عامة منصة على الاجتماع في ثيرتُأ التي النقاط أهم عرض الممكن من البريد عبر الاجتماع لها قّتطر التي النقاط أهم تضم الاجتماع في المشاركين جميع إلى الإلكتروني . حد حالة في للموظفين مهما مرجعا تعتبر أخرى ناحية ومن ،ناحية من سهولة أكثر الأمور تجعل الخطوة هذه وث إليها للاحتكام الاجتماع نقاط إلى العودة يستدعي ما جدل . 6 - الإجتماع أفكار أهم تلخيص ( الاجت في جاءت التي النقاط أهم اختصار مـاع )
- 30. جلس هو مابقدر اجتماعا عليه طلقُي ألا فالمفترض ،ومسؤوليات ومهام أدوار تحديد دون الاجتمـاع ّانفض إذا دردشة ة . المقبل للفترة جديدة اتجاهات الأقل على أو ،جديدة مهام ولديهم والموظفـون المدير منه يخرج اجتماع كل عادة والتي ة ومساءلة متابعة منهجية عليها بنىُي . الـ أو التنفيذ عناصـر تحديد الضـروري من الاجتماع من الانتهاء قبل ،لذلك " action items " ،تنفيذها المفترض من التي الاجتماع حضروا الذين من شخص لكل المهام تحديد وأيضا . للفتـر المشاركين بلِق من عليها تفقُي التي المعـركة خطة أو اللعب خطة إلى أقرب هي التنفيذ عناصر وإلا ،المقبلة ة حقيقية جدوى ذا ليس ككل الاجتماع فإن . عن بوضوح جابُي أن يجب ،لذلك أسئلة ثلاثة : 1 - ،بالضبط؟ عمله المطلوب ما ومتى؟ ماذا يفعل من 2 - سيقوم من العمل؟ هذا بتنفيذ ، 3 - تسليمه؟ سيتم ومتى عليه بالعمل سيقوم ومتى شيئ يعني لا عنها الإجابة بدون الاجتماع من والخروج ،أصلا كله الاجتماع محور هي الثلاثة الأسئلة هذه إجابة سوى ا حقيقية جدوى أي بدون والمديرين الموظفين رْمـُع من دقيقـة ستين إضاعة . 7 - تحديد ال و أدوار ال و مهام ال مسؤوليات ( ومتى؟ ماذا سيفعل من )
- 31. يقوله ما أوللتوجيهـات الاستماع فقط وليس ،بالحديث الجميع يشارك أن هو الناجح الاجتماع شروط من شرط أو المدير الحد في الآخرون يساهم أن دون الاجتماع ينفض أن قبل منهم اثنان أو الأعضاء أحد يتحدث ثم ،الجلسة مسؤول يث الأفكـار وطرح . قد ي هذ كون ا ال شرط ي ما لديه ليس أنه يشعر أو الحديث من بالارتباك يشعر قد لأنه ،قليلا للبعض مخيف ضيفه . ومع أك سيجعله لأنه ،إيجابي شعـور ذاته حد في الاجتمـاع لحضور يجلس شخص كل على بالضغط الشعور هذا ،ذلك تركيزا ثر المشاركة في ورغبة استيعابا أكثر وسيجعله ،قالُي لما ووعيا . م عقلك سيجعل ،محدودة كانت وإن حتى ،ومساهمتك لرأيك الاستماع في الرغبة لديهم الحاضـرين بأن الشعور قداّت الاجتمـاع فترة طوال . هد الأكثر للموظفين الكلمة بإعطاء البدء الاجتماعات إدارة في المتخصصة التقارير بعض حّرشُت ،لذلك وصمتا وءا بالحديث للمجتمعين الفرصة تتاح عندما الاجتمـاع بداية في آرائهم بطرح للمشاركة . الموظف بأكثر البدء طّينش هدوءا ين المشاركين لبقية حيوية أكثر ويجعله أكثر الاجتماع . صامتون أشخاص لا .. المشارك الجميع على يجب ة
- 32. المت الموظفين وجوهملاحظة فعند ،الاجتماع وقت الخمول لتجنب مثالية المكتب خارج الاجتماعات تعتبر والطاقة ،عبة الخ إلى الاجتماع لعقد حان قد الوقت أن على دليل هذا عدُي ،الاجتماعات في الأفكار ظهور ونقص ،المنخفضة ارج . هو المشهد تغيير يكون الأحيان بعض ففي ،حديقة إلى أو قريب مقهى إلى موظفيه اصطحاب للمدير يمكن ما كل الاجت بعد الفريق مع المتابعة المهم من ويعد ،الاجتماع طاولة إلى الجيدة والأفكار الطاقة لإعادة الأمر يلزمه ماع تجرب فيمكن كذلك الأمر يكن لم وإذا ،بناءة ووجدوها الوتيرة بتغيير الفريق أعضاء استمتع إذا ما لمعرفة آخر شيء ة . لأخذ فرد كل أمام وأقلام أوراق توفير مثل ،الفريق لأعضاء النقاش عملية لّتسه أدوات تتوفر أن المهم من ي عندما الآخرين مع نقاشها في يرغب التي أفكاره لتدوين أو ،للاجتماع النهائية الملاحظات سواء ،الملاحظات دوره أتي . ملف تجهيز أو الأوراق بتجهيز الأعضاء يطالب أن الاجتماع مدير دور "Word" أو "Notepad" كان إذا الملاحظات لأخذ إلكتـرونيا الاجتمـاع . المكت خارج الاجتماع عقد ب
- 33.
- 34. .1 الاجتماع عقد منالغرض أو الهدف غياب . .2 السهلة القضايا تعقيد . .3 طويلة لمدة الاستمرار . .4 والت بالكلام البعض واستئثار المطول والنقاش الكلام حدث . .5 التنفيذية والخطوات القرارات تعطيل . .6 للاجتماع مقرر وجود عدم . الفعالة غير الاجتماعات مظاهر :
- 35. ،الاجتماعات من تأتيأن يمكن التي المزايا كل من الرغم على ولكن الانتقادات من العديد يوجد ل توجه التي لاجتماعات التالية النقاط في تلخيصها ويمكن : .1 الضغط سلطة ذلك في مستغلين لرغباتهم ًاوفق تسييره ومحاولة الاجتماع على معينة فئة سيطرة واقع من المهنية مراكزهم . .2 الآخرين حقوق على تطغى بصورة التحدث بمبادرة والأخذ الفرصة الأعضاء بعض استغلال . .3 وحرص للمشاكل ًاتفادي الوسط الرأي تمثل الاجتماعات طريق عن تتخذ التي القرارات تكون ما ًاكثير الخروج على ًا الاجتماع من ايجابية بنتائج . .4 بسهولة يفشل أن يمكن الاجتماع فإن ،والحزم الوعي من كبيرة درجة على الاجتماع رئيس يكن لم إذا . .5 أمام المنظورة الأعمال في بجدية الخوض دون الحديث أطراف وتجاذب والتعارف للقاء فرصة الاجتماعات الاجتماع . .6 المؤسسات لموارد واستنزاف للوقت مضيعة الكثيرة المستمرة الاجتماعات . .7 للمشاركة اللازمة والخبرة والمعرفة الدراية حيث من الاجتماع مستوى دون الاجتماع أفراد بعض يكون قد في بفعالية الاجتماعات . .8 بهم الاتصال عملية وسوء المشاركين أحاديث تداخل نتيجة ثمارها تؤتي لا العدد كبيرة الاجتماعات . للاجتما توجه التي الانتقادات عات
- 36.
- 37.
- 38.
- 39. وتحديث مراجعة إجتماعات نتعلم، منظماتنا بعمل نقوم بينما . ت التي بالطريقة الأول اليوم في وضعناها التي الخطط تعمل قد ، وقعناها لا ربما ولكن . المسار تعديل إلى بحاجة أننا الواضح من يصبح طويل وقت وقبل جديدة أشياء تظهر . تس تخدم م على ًبناء نهجها وتنقيح الفريق اتصالات وتجديد الأداء لمراجعة الاجتماعات من النوع هذا المؤسسات تعلموه ا . العمل فريق إجتماعات اليومية الاعمال تنفيذ محرك تعتبر و المجموعة تماسك ضمان الى وتهدف مراجعة و تحديثات الصحيح التنفيذ ضمان و للمشروع مستمرة مراجعة على الحفاظ الرئيسي هدفها لواحد واحد والشخصي الوظيفي التطور الرئيسي هدفها ويكون . فردية اخطأ وقوع جال في الفردية المساءلة او . وك ذلك الشخصية العلاقة صيانة . العمل مراجعة اجتماعات النوع هذا خلال من ويتم , التعلم : للتغيير توصيات توليد وكذلك الثقة تنمية و الخبرة اكتساب الحوكمة اجتماعات والمراقبة التنظيمي الامتثال مراجعة و والرقابة الاستراتيجي التعريف الى وتهدف .
- 40. يجب التي والقراراتحلها يجب التي المشاكل ومراجعة المشاريع وإطلاق الجديدة والخطط الجديدة الأفكار اتخاذها . المنظمة عمل تغير الإجتماعات من النوع هذا . وتشم ، الحاجة حسب الاجتماعات هذه جميع جدولة تتم ل الاجتماع أهداف لتحقيق الأنسب أنهم المنظمون يشعر الذين الأشخاص . تص يتبعون عندما ينجحون حيث ميم جيد بشكل الإجتماع تنظيم لايتم عندما بانتظام ويفشلون مدروس اجتماع . هذ جدولة يتم لأنه اًنظر الاجتماعات ه الاجتماعات بين التنسيق في الاختلاف من الكثير فهناك ، مطلوب هو من مع الحاجة حسب . مجال هو هذا التيس تدريب يتم ، أكبر المجموعة تصبح وعندما ، المعنى وصنع القرار وأنشطة التشاركية المشاركة ير . تطوير او التغيير لإحداث إجتماعات الإتجاهات وتكوين الأفكار توليد اجتماعات محدد افكار او الافكار من عدد اكبر خلق الى وتهدف . التخطيط اجتماعات الخطط بتنفيذ الالتزام و الخطط وضع الى وتهدف عمل ورش التنفيذ في والوضوح الالتزام الى تهدف و مجموعة عبر تشكيلها يتم . ملموسة نتيجة عن وتبحث منتج ؛ أكثر أو العمل ورش من يخرج الحقيقي العمل . المشكلات حل اجتماعات الحل لتفعيل الإتزام كذلك و معينة لمشكلة حل عن البحث الى وتهدف القرار صنع اجتماع القرار هذا على بالعمل الالتزام ضمان و موثق بقرار الخروج الى وتهدف
- 41. تفاهم إجتماعات او اللاحقةالإجراءات لتنفيذ استخدامها يمكنك التي الأشياء تعلم الى الإجتماعات من النوع هذا ويهدف لفهم نظام أو منظمة أو لمشروع الحالية الحالة مقدمات العلاقة في ستستمر كنت إذا ما قرر إتخاذ و البعض بعضنا على التعرف الى وتهدف المشكلات حل اجتماعات العلاقة بتعزيز الالتزام و جديدة اتفاقية الى أساسي بشكل وتهدف التدريب إجتماعات ( إرشادى أو توجيهى ) والمهارات المعرفة نقل الى وتهدف البث اجتماعات تؤيد التي المعلومات لتبادل يهدف الإجتماعات من النوع هذا ( تمنع أو ) العمل والتأث التقييم إجتماعات ير
- 42. .1 تبادل اجتماعات ( على الحصولأو توصيل ) المعلومات تبادل هو منها الغرض الاجتماعات وهذه ، المعلومات فردية بصورة تمت لو مما أفضل والجهد الوقت يوفر مما جماعية بصورة العاملين بين . .2 موضو القضايا في القرارات لأخذ تكون الاجتماعات هذه بأن سابقتها عن تختلف وهي ، القرارات اتخاذ البحث ع . .3 الذهني بالعصف يسمى ما خلال من والتدارس التباحث منها الغاية الاجتماعات وهذه ، والدراسات البحث ودراسة ببحث تكلف مجموعة وكل عمل مجموعة من أكثر تكوين الاجتماعات هذه في ويمكن ، والفكري يبحث الذي العام الموضوع ضمن بها خاص جزئي وجانب موضوع . .4 خط في متضمنة وغير متوقعة غير طارئة حاجة إليها تدعو التي الاجتماعات بها والمراد ، طارئة اجتماعات ط المؤسسة .5 المؤسسة في العمل برنامج في متضمنة دورية روتينية اجتماعات . .6 يختلف النوع وهذا ، البروتوكولية بالاجتماعات يسمى ما ومثلها إعلامية احتفالية شكلية مظهرية سابقاته عن السابقات بعكس منتج غير اجتماع بأنه . .7 وأستاذهم معلمهم يد على العلم التلاميذ فيها يتلقى التي وهي، تعليمية علمية اجتماعات . العامة الاجتماعات انواع
- 43. دورية اجتماعات : ويغلب ،خلافه أو سنوية أو شهرية أو أسبوعية تكون قد دورية بصورة تعقد التي وهي عليها والشركات الحكومية الإدارات في والمجالس الدائمة اللجان أمثلتها ومن الرسمي الطابع . دورية غير اجتماعات : إليها الحاجة دعت كلما تعقد التي وهي ( لعقدها محدد وقت هناك ليس ) مشاك لبحث أو ل طارئة مواضيع الادارية الاجتماعات انواع : رسمية اجتماعات : محددة وأنظمة قوانين إجراءاتها سير وفي تكوينها في يتحكم التي وهي ( الت أسلوب صويت المحد الفترة ، الكلام فيها للعضو يحق التي المرات عدد ، القرار إصدار في الأغلبية حق ، الاجتماع في للعضو دة للكلام . ) رسمية غير اجتماعات : ، والسهولة بالمرونة وتتسم محددة أنظمة أو قوانين تكوينها يحكم لا التي وهي يوجد ولا القرار اتخاذ كيفية أو للمناقشة أصول أو قواعد لها . الزمن أو المدة حيث من الاجتماعات انواع الشكل حيث من الاجتماعات انواع وت الاجتماعات أنواع أهم يلي وفيما ، تصنيفها أسس لتعدد ًاتبع للاجتماعات أنواع عدة وجود صنيفاتها :
- 44. الدولي أو العالميالمستوى : المتحدة الأمم وهيئة العربية الجامعة اجتماعات مثل . الدولة مستوى : الشورى ومجلس الوزراء مجلس اجتماع مثل . الهيئة مستوى على اجتماعات / المنظمة / المنشأة / الوحدة : الش في واللجان الإدارات مجالس اجتماع مثل ركات . الواحد مستوى على اجتماعات ( المغلقة ) إلى تنقسم الهدف حيث من : 1 - موجهة اجتماعات . 2 - استشارية اجتماعات . 3 - التفاوض اجتماعات . 4 - المتابعة اجتماعات . 5 - ..................... 6 - ....................... المستوى حيث من الاجتماعات انواع الإنعقاد موقع حيث من الاجتماعات انواع داخلية اجتماعات : فيها والأقسام الإدارات بين داخلية موضوعات لمناقشة المنظمة داخل تعقد . خارجية اجتماعات : المنظمة خلرج تعقد , موضوعات مناقشة بهدف مختلفة جهات من أعضاء فيها ويشترك مشتركة , الجهات هذه بين فيما معينة عمل برامج لتنسيق أو .
- 45. الأخرى الاجتماع أنواع المعلومات توصيلاجتماع . المعلومات على الحصول اجتماع . المشكلات حل اجتماع . التنويري ،التوجيهي الاجتماعي . موجهة اجتماعات : محدد بواجب الالتزام . استشارية اجتماعات : الآراء تبادل . الواحد المستوى ذات اجتماعات : بالات قرار لاتخاذ واحد مستوى في أشخاص فاق اللجان اجتماعات : لدراسة المتخصصين من مجموعة التفاوض اجتماعات : عليها تنازع قضية لدراسة . عادية غير اجتماعات : معينه ظروف في تعقد .
- 46. تعوق سليبات الاجتماع وراءمن الثمرة جنى
- 47. المشكلة عليها التغلب أسلوب وعدم، وهدفه الاجتماع موضوع تحديد عدم أهميته تبيان . ي أن هذا شأن ومن للمشاركين أهميته وبيان ، بدقة أهدافه وتحديد الاجتماع موضوع تحديد من قلل تؤ جوهرية نقاط حول النقاش تركيز على يعمل وأن ، المشاركين بين الجانبية المناقشات في دى المحددة الزمنية الفترة خلال الأهداف تحقيق إلى النهاية . الاجتماع وقت ملائمة عدم . إنتاجيتهم ومستويات الأعضاء ظروف مع يتفق بحيث ، للاجتماع المناسب الوقت اختيار فقد ، وعليه تناول بعد أو ، الأسبوعية العطلة تسبق التي الأيام في الاجتماع عقد ًامناسب يكون لا الغذاء وجبة مباشرة . المادية التسهيلات ملائمة عدم الإط هذا في ويقع ، للاجتماع المناسبة البيئة الظروف وإيجاد المادية التسهيلات توفير تنظيم ، ار المكان وتوفير الاجتماع أهداف خدمة شأنه من بما للمشاركين المخصصة المقاعد وترتيب الهادئ ال المناخية الظروف توفير إلى بالإضافة ، الاجتماع في المشاركين عدد مع يتناسب الذى من مناسبة وحرارة وإضاءة تهوية . للاج العلمية بالمواد المشاركين تزويد عدم ، تماع الأفكار طرح في فعاليتهم دون يحول مما . عليه ليطلع الأعمال جدول مع بإرفاقها وذلك ، للاجتماع العلمية بالمواد المشاركين تزويد الأعضاء ا الاجتماع انعقاد قبل . واختت الاجتماع افتتاح بمواعيد الالتزام عدم امه . ا بالمواعيد والالتزام ، واختتامه الاجتماع لبدء المحددة بالمواعيد والأعضاء الرئيس التزام لخاصة الاستراحة بفترات . المشاركين اختيار سوء . على القدرة معيار عادة اختيارهم في ويراعى ، فيه المشاركين يحددان وهدفه الاجتماع موضوع الاجتماع مدخلات تحسين . أحد سيطرة ( بعض أو ) الاجتماع على الأعضاء . المشارك فرصة وإعطاء ، باستمرار التحدث في يرغبون الذين الأفراد بعض هيمنة من الحد ة الآخرين للأشخاص .
- 48. المشكلة عليها التغلب أسلوب وببينهم أو أنفسهم الأعضاء بين الجدل ين الرئيس . الشخص للرأي التعصب عدم مع الاجتماع أهداف نحو الأعضاء بين والمداولات المناقشات توجيه ي الآراء عرض عند والمنطقية الموضوعية وانتهاج . ـرـللتعبي ـاركينـللمش ـةـالفرص ـةـإتاح ـدمـع ـنـع ومشاعرهم آرائهم أفكارهم من سلبى موقف اتخاذ وعدم الأفكار وطرح للمشاركة للأعضاء الفرصة إتاحة ــب ـةـالجانبي ـاتـوالمناقش ـاتـالمقاطع ـرةـكث ين الأعضاء . الأعمال جدول بنود بمناقشة والالتزام ، الاجتماع أهداف على التأكيد . ا ـةـالرئاس نمـا ـببـبس ـاركينـالمش تـوتر ـعـلمتب الأنمـاط بعـض ظهـور بسـبب أو الاجتمـاع في للأعضاء السلبية السلوكية . النقـاش فـي والـاتزان والهـدوء ، الـآخرين أراء كـاحترام ،الاجتمـاع أثنـاء الإيجابيـة السـلوكيات ممارسة وأن ، وموضوعية علمية بطريقة النقاش إدارة في المتمثل الأساسي بدوره كذلك الرئيس يلتزم . البصرية السمعية المعدات فعالة ضعف الوس لهذه المناسبة المعلومات وعرض لتوضيح اللازمة البصرية السمعية الوسائل استخدام ائل . للاجتماع المحددة بالمدة التقيد عدم الزمن بالفترة والتقيد ، للدراسة المطروحة والموضوعات يتناسب بما الاجتماع وقت تحديد لـه المحددة ية . ــــاركينـالمش ــــةـمعرف دون ــــاعـالاجتم اختتــــام المتحققة للإنجازات . المتحققة للإنجازات ًامفيد ًاتلخيص الاختتام يتضمن أن . الاجتماع عن المشاركين رضا عدم . أقـل فـي أهدافـه تحقيـق علـى بقدرتـه تقـار الاجتمـاع ففعاليـة ، الرضـا عـدم أسباب على التعرف وقـت فيه المشاركين رضا ضمان مع ممكن .
- 49. ا تخطيط ل إ جتما الفعالة عات PlanningEffective Meetings
- 50. الإ تتميز الةّالفع جتماعات المشاركينلوقت يمّقال بإستخدامها , غ تكون التى الةّالفع غير الأجتماعات عكس على ومحبطة منتجة ير . الإجتماع يسبق الذى التخطيط إلى الإثنين بين الإختلاف يرجع ما ًاغالب . لإدارة إ الّفع جتماع , التخطيط من فلابد الحضور لعدد ناقشُست التى واللمواضيع , يلى ما ومراعاة : ا تخطيط ل إ جتما الفع عات الة ًاسؤال تطرح أن عليك اجتماع لأي التخطيط في تشرع أن قبل : لا؟ أم للاجتماع بحاجة نحن هل المنظمات فبعض الأخرى التواصل أنواع على الإجتماعات تفضل , أر من بالرغم متكرر بشكل وتعقدها تفاع المشاركين جميع من ًاوقت أستغراقها بسبب التكلفة . يكون أن يجب الاجتماع لعقد قرارك اتخاذ فعند أسس على اًمبني ؛ الأهداف تحديد أهمها من , فى لاتبدأ التخطيط هدفه عن واضحة فكرة لديك يكون حتى لإجتماع . 1 - الاجتماع عقد قرار اتخاذ ( الإجت من الهدف بتحديد ابدأ ماع )
- 51. 50 أكثر أو 30 ًامشارك أقصى كحد 10 مشاركين أقصىكحد 5 مشاركين أقصى كحد الشخص اختيار في الاجتماع قبل اًجيد فكر لذا ،الاجتماع نوع على يعتمد وعددهم المشاركين اختيار إن المناسب ص اجتماع في السلطة لأصحاب وبحاجة ،المعلومات اجتماع في المعلومات لأصحاب بحاجة فأنت ،للاجتماع نع القرارات . الإجتماع لإنجاح ًااساسي ًاعامل حضورهم سيكون الذين وعلى 2 - المشاركي اختيار ن
- 52. أ عليك لذا،المناسب المكان وفي المناسب الوقت في انعقادها هو الاجتماعات لنجاح الداعمة الأمور من ن مانع ولا ،المشاركين واستعداد استعدادك على يعتمد والذي للاجتماع الملائم الوقت بعناية تدرس كسر من غذاء أو إفطار وجبة على أو الرسمي العمل وقت قبل الاجتماع مثل ،مبكرة أوقات في وعقده الروتين . 3 - الاجتماع ومكان موعد اختيار 4 - المراف تدبير ق الاجتماعات فعالية في مباشر بشكل يساهم الاجتماع انعقاد مكان . ا مكان وتجهيز المشاركين راحة إن لاجتماع الأمو هذه كل التهوية أو الإضاءة أو التبريد أو التدفئة وسائل وملاءمة الجيد والعرض الراحة بوسائل تساهم ر الاجتماع قرارات في وبالتالي وآرائهم أفكارهم في بدوره سيساهم وهذا ،المشاركين راحة في .
- 53. يراه ورق حاملأو عرض بشاشة مجهزة الاجتماع غرفة تكون أن وهي إغفالها عدم يجب التي المهمة الأمور من ووضوحه العرض لوضع ملائم المشاركين ترتيب يكون بحيث ،المشاركين جميع . 5 - للمشاركين العرض ملاءمة 1 - للاجتماع ملائم بشكل والمقاعد الطاولات ترتيب . 2 - المشاركين بأسماء بطاقات . 3 - الاجتماع ونوعية الإمكان حسب والبصرية السمعية الأجهزة توافر . 4 - ضيافة خدمات ( ،شاي ،ماء .).... 5 - ًاطويل الاجتماع يكون عندما راحة فترات . 6 - ال غرفة داخل التدخين منع مثل ،المشاركين عن والضرر الأذى منع بسياسة الالتزام اجتماع . 7 - وخلافه والأقلام كالورق المكتبية اللوازم توفير . 6 - الاجتم ترتيبات مراجعة قائمة اع
- 54. يكو لا حتىالاجتماع معالم يحدد الذي وهو ،الاجتماع عليه يسير سوف الذي الطريق الأعمال جدول يعتبر هناك ن المحدد والزمن الموضوع حيث من الاجتماع مسار عن خروج . الأعمال جدول أرسل Agenda الإجتماع من الأقل على يومين قبل , و التقارير بتوزيع الاجتماع بدء وتفادى غيرها الإجتماع أثناء الإنتباه تشتيت عوامل أحد كونها . يري التى النقاط ذكر الأفراد من الطلب يمكنا أيضا مناقشتها دون الأعمال جدول إلى النقاط هذه إضافة ثم ومن . 7 - الاجتماع أعمال جدول وضع ( ًامسبق ويوزع ) تعريف الأعمال جدول Agenda ال خلال ناقشُست التى بالمواضيع قائمة أو ط َّ مخط إجتماع
- 55. هنا ك 55 مليون يومية اجتماعات أهدافها فقطنصفها حقق ، . وجود مع 20 الاجتماعات قادة من فقط ٪ بتقيي المنظمات معظم تقوم لا حيث الاجتماعات في المساءلة في متزايدة فجوة هناك ، المدربين تأثير م اجتماعاتها . ج على به القيام يتعين الذي الكثير هناك يزال لا ، الاجتماع اتجاه الاجتماع أعمال جدول يحدد بينما القيادة انب فعال فريق اجتماع أجل من الاجتماع وإدارة - له التحضير يتم اجتماع أكبر . الاجتماع أعمال جدول على بأمثلة أعمال جدول لوضع نصائح . لت و منتجة اجتماعاتها أن الشركات ضمن مركزة المحددة المهلة وضمن للغاية . 7 للاجتماع مثالي أعمال لجدول نصائح
- 56. الأعمال جدول إعداديعني المس والشخص ، المتوقعة والنتيجة ، ومدته ، المناقشة ونقاط ، الاجتماع غرض تحديد ؤول المناقشة نقاط عن . العمل وبنود الاجتماع هدف على المستوى رفيعة عامة نظرة للحاضرين لاجتماع التحضير يمنح . الاجتماع أعمال جدول وضع خلال من للاجتماع والخطط بالتحضير المحترف يقوم . الف اجتماع أعمال جدول ظهرُي ريق المنا نقاط بإعداد للجميع يسمح مما ، الزمني والإطار المتوقعة والنتائج الأعمال جدول موضوعات للمشاركين قشة المناقشة بموضوع والالتزام اًقمسب . ،الواقع في 64% حماسهم لإثارة طريقة أفضل أن الاجتماع في الحاضرين يعتقد التخطيط هي الاجتماع بشأن ل اًجيد ه . مجانية غداء وجبة يفضل الشباب جيل أن وجد البحث نفس لكن . الأعمال جدول وضع قيمة
- 57. الهدف الزمنية وخاناتها الموضوعاتقائمة المناقشة قادة المكان / المنصة تشمل؟ أن يجب ماذا اجت أعمال جدول في اًدائم تظهر أن يجب التي الأساسية الأشياء يلي فيما ماعك : م إلى المخصص الوقت تقسيم طريق عن المناقشة نقاط معالجة عملية تضمين اًأيض يمكنك زمنية قاطع أقصر . ، المثال سبيل على مناقشة عند " لدينا؟ الأعلى المبيعات إستراتيجية نعظم كيف " يم تدوين كنك مثل عملية : الفرص قائمة - 5 دقائق الاستثمار تستحق التي الفرص حلل - 10 دقائق التحديات قائمة - 5 دقائق الحلول اقتراح - 5 دقائق ستعقده الذي الاجتماع نوع على أعمالك جدول بنود ستعتمد ، عام بشكل .
- 58. 1 - صلة ذا اًواحداًعموضو تناول محددة واحدة قضية يعالج التركيز شديد اجتماع . م موضوعين يتناول اجتماع تحديد تجنب في سترغب ، ختلفين الاجتماع نفس في التسويق استراتيجيات وتحسين المبيعات زيادة مثل . المشارك الصلة ذات للفرق بالنسبة مغزى وذات اًتركيز أكثر لتكون الاجتماعات تلك فصل تم هل هدف؟ كل في ة لا أم الاجتماع سيحضرون كانوا إذا ما باختيار الفريق لأعضاء اسمح ، ذلك إلى بالإضافة . عدم يقررون قد الحضور ممتلئ الزمني جدولهم لأن أو الاجتماع إلى يضيفونه ما لديهم ليس أنه لمجرد . بك الخاص الاجتماع رابط مشاركة اًمتاح يكون لن الذي الفريق أعضاء أحد دعوة مشكلة تجنب يمكنك ، لاجتماعك . للاجتماع المناسب الوقت على للعثور يتحقق فريقك جداول من اًتلقائي .
- 59. المثال الاجتماع أعمالجدول من التالي المهم الجانب إلى المفهوم هذا يقودنا ي . ميزة تحميك الاجتماعات من فريقك وتقويم اليدوية الموافقة الم غير الأشخاص مع فيها المرغوب غير ؤهلين . ف التالية التحديات حل إلى القرار صنع عملية في سيشاركون الذين فقط الحاضرين مع مركز اجتماع عقد يؤدي الاجتماع ي : عليهم تؤثر لا المناقشة قضايا لأن اجتماع في متعددة بمهام يقومون الذين الفريق أعضاء . الأ هؤلاء سيكون أفضل عضاء مغزى ذات أخرى مهام أداء في اًلحا . اًواسع اًغرض يغطي الأعمال جدول لأن الموضوع عن الخروج . مث غير ولقاء للوقت مفرط إهدار هي والنتيجة مر . شملت استقصائية دراسة وجدت 182 ذلك المديرين كبار من 71% مثمرة غير كانت اجتماعاتهم أن شعروا . وقال 65 ٪ الخاصة بمهامهم القيام لهم الأفضل من كان أنه . مألوفة تبدو ؟ محتملة عمل ونقاط مناقشة نقطة الاجتماع إلى مدعو شخص كل لدى يكون أن يجب ( الحلول أي .) الاجتما سيكون حول ع الصفر من بحث إجراء من ًابدل ، بهم الخاصة العمل ونقاط نقاطهم بتقييم المشاركين هؤلاء قيام .
- 60. وتس مهمة أنهايعتقدون التي العناصر يطور الفريق دع ، نظرك وجهة من الأعمال جدول نقاط اختيار من ًابدل تحق المناقشة . لأدوارهم الملكية من بمزيد والشعور الاجتماع تدفق إنشاء للأعضاء ذلك يتيح . ًقائد بصفتك فإن ، للاجتماع ا الاجتماع وتسهيل الاجتماع من الغرض تحديد هي مهمتك . مستندات محرر مثل تعاون مستند مشاركة في الأعمال جدول نقاط لتطوير الفعالة الطريقة تتمثل Google أو Microsoft OneNote التعليقات وترك والمراجعة التعديل على اًقادر شخص كل يكون أن يجب . ب إرسال بمجرد ريد ارتباط بتضمين ستقوم ، منه والغرض أسبوع غضون في اًاجتماع ستعقد بأنك الفريق إلى إلكتروني في المستند الإلكتروني البريد . الفريق؟ أعضاء اقتراحات توجه وكيف ، التعاون وثيقة في ستدرجه الذي ما ولكن 2 - المناق نقاط إلى يتوصل الفريق دع شة
- 61. الاجتماع من الغرضلتوجيه إطار هي أربعة في أربعة طريقة : الفريق أنجزها أشياء أربعة الأخير الاجتماع منذ المهام إتمام عند الفريق واجهها التي الموانع أو التحديات القادم الاجتماع قبل إنجازها للفريق يمكن أشياء أربعة أي موانع المستقبلية المهام لهذه محتمل الاجتماع من يتولاها التي المهام عن ًامسؤول الفريق تجعل الأخير الاجتماع نتائج متابعة . فإن وإلا سيشعرون هم للوقت مضيعة أنهم أو الاجتماعات بعد يتغير شيء لا أنه . عملي مثال في هذا سأضع : أنت حيث الإلكترونية للتجارة اًمتجر لديك أن لنفترض ت المنت بيع عبر جات الإنترنت وتريد المبيعات زيادة بمقدار 102,000 دولار . زيادة كيفية تحديد هو الاجتماع من الغرض فإن ، لذا بمقدار لمبيعات 102,000 دولار . حيث بقيمة مبيعات هدف لديك كان 60.000 الأخير الاجتماع في دولار ألف . عمل إطار تطبيق عند 4 × 4 يلي ما لدينا سيكون ، : 3 - طريقة استخدم 4 × 4 موضوعات لهيكلة المناقشة
- 62. .1 الأخير الاجتماع منذالفريق أنجزها أشياء أربعة .1 العملاء زيادة إلى 2000 ،بقيمة مبيعات إلى أدى مما ، عميل 21.000 دولار .2 إلى بالبيع قم 600 بقيمة مبيعات إلى أدى مما ، عميل 20,000 دولار .3 استهداف أعاد 5,000 قدرها مبيعات إلى أدى مما ، الويب لموقع زائر 1,000 دولار .4 ارسلت العملاء رضا استطلاعات . .2 المهام إتمام عند الفريق واجهها التي الموانع أو التحديات .1 30 ٪ من الاستجابة معدل العملاء رضا المسوحات ( إ ستطلاعات الرأى ) .2 من أكثر 4,000 ذلك إلى وما ، تحويلات يجروا لم استهدافهم المعاد الموقع زوار من .
- 63. .3 التالي الاجتماع قبلإنجازها للفريق يمكن أشياء أربعة ( له تخطط الذي الاجتماع بعد أي .) الاجتماع في ستناقشها التي الأهداف فيه تضع الذي المكان هو هذا . .1 ال ق يا إلى بالبيع م 2,000 بقيمة مبيعات على للحصول عميل 60,000 دولار .2 ال ق يا إلى بالبيع م 1,200 بقيمة مبيعات على للحصول 40,000 دولار .3 استهداف أعد 10,000 بقيمة مبيعات على للحصول الويب لموقع زائر 2,000 دولار .4 إنشاء الإلكتروني البريد عبر التسويق إستراتيجيات تبسيط مع أدوات التسويق .5 عضوي بشكل المبيعات من المزيد على للحصول المتجر تحسين تطبيقات تحسين السرعة . .4 أي موانع المستقبلية المهام لهذه محتملة .1 الإلكتروني البريد توجيه إعادة حملات في الخبرة إلى تفتقر .2 للعملاء محدودة بيانات قاعدة . المشترك مستندك في الأربعة والأهداف السابقة الأربعة الإنجازات تدوين يمكنك . الممكن العمل ونقاط التحديات يملأ الفريق دع ثم ة . أعمالك جدول في الأسئلة هذه هيكلة كيفية إلى هذا يقودني .
- 64. واحدة لشركة الأسبوعيةالاجتماعات دراسة تضيع الاجتماعات تجعل الغامضة الأعمال جداول أن شعرت الفرق أن وجدت الوقت . مثل أشياء هي الغامضة الأعمال جداول " الأسبوعية التسويق قسم اجتماعات " الاجتماع يؤدي أن يمكن حيث إلى واضحة نتيجة بدون ، مختلفة مناقشة مائة . ذلك قارن مثل أعمال بجدول " بنسبة القصيرة الرسائل حملة تحويل معدل زيادة يمكننا كيف 30 ؟٪ " المتوقعة النتيجة إلى وتلميحات المناقشة نقاط الواضحة الأجندة تحدد . أس على الأمثلة من المزيد يلي فيما ئلة / الأعمال جدول في وصعبة محددة موضوعات : على نحصل كيف 2,000 استهداف إعادة من دولار 10,000 للموقع؟ زائر بيع يمكننا كيف 60,000 إلى الزائد البيع من دولار ألف 2,000 عميل؟ موقعنا؟ مجال سلطة لزيادة تنفيذها يمكننا التي الروابط بناء استراتيجيات هي ما بنسبة الرضا استطلاع إتمام معدل لتحسين فعله يمكننا الذي ما 50 ؟٪ 4 - وصعبة محددة أسئلة تصميم
- 65. في ًةعاد تقضيهالذي الوقت مقدار على اعتمد ، الأعمال جدول بنود من بند لكل الوقت تخصيص عند عنصر لكل العروض مقدمي عدد في وفكر السابقة الاجتماعات . با الأعمال جدول بنود من بند كل حدد ثم لحد لمعالجته اللازم الوقت من الأدنى . الناس لأن مفيد المناقشة موضوعات بين المؤقت التوقف أن تجد قد يحتاجون راحة فترات إلى طبيعي بشكل . الاجتماع يقود الاجتماع صاحب دع ، ذلك من والأهم . المناق نقطة عضو كل سيناقش ، المثالية الناحية من شة به الخاصة . منتصف يغادرون قد الأعضاء بعض لأن أهمية الأكثر الأعمال جدول لبنود الأولوية إعطاء تذكر الاجتماع . أهمية الأقل إلى أهمية الأكثر من الاجتماع لموضوعات الوقت وتخصيص تنظيم يمكنك - ال أو تجربة الأعمال جدول عناصر وأسهل بأسرع بالبدء . 5 - ال جدول بنود من بند لكل الكافي الوقت تخصيص أعمال
- 66. الفريق أعضاء أحديطرحها الموضوع خارج مواضيع أي فيه تسجل قسم هي الانتظار ساحة . ي أن يجب كون التعاون وثيقة في المساحة هذه لديك ( مستندات محرر ، المثال سبيل على Google). للمدعوين يمكن الاجتماع قبل بعضها حل وحتى ، التعليقات وترك ، العناصر هذه مراجعة الاجتماع إلى . الاجتماع استراحات إهمال السيارات موقف تجاهل يشبه . ت لم لو حتى ستحدث طبيعية أشياء هذه قم بجدولتها . فق ، مناقشتها تمت التي الأقسام جميع مع بك الخاص الأعمال جدول من الانتهاء بمجرد حان د النهائية الأعمال جدول وضع لمرحلة الوقت . 6 - قسم ضع " انتظار ساحة " أعمالك جدول في
- 67. قبل الفريق معالنهائي الأعمال جدول مشاركة اًدائم عليك يجب 48 ساعة . الأعمال جدول يتضمن أن يجب وعناصر الزمنية والفترات العروض ومقدمي المناقشة موضوعات " الانتظار ساحة ". الاجتماع أعمال جدول من كجزء المطلوبة القراءة ذلك في بما " . عل اجتماعاتنا فريقنا يحضر أن نريد أتم ى دراية وعلى الاستعداد . يتمكن حتى الأعمال جدول في عامة نظرة أو مذكرة بتضمين نقوم ما اًغالب فريقنا اجتماعاتنا في أكبر بشكل بالمساهمة التعجيل من ". اًمناسب ذلك بدا إذا الأعمال جدول إلى بالإضافة الاجتماع إلى للمدعوين اسمح . التغييرات راجع ثم وشارك المكتملة النسخة 24 الصفحة نفس على الجميع يكون حتى اًمقدم ساعة . الاجتماع لعقد جاهز الآن أنت ! الاجتماع بشأن الفريق أعضاء لتنبيه تذكير بتعيين تقوم أن تذكر . 7 - المتو النتائج وتضمين اًمقدم الأعمال جدول مشاركة قعة
- 68. بأكمله الفريق إلىتحتاج لا ، أعمال جدول وضع عند - القرار صانعي إلى فقط تحتاج فأنت . النصائح هذه ضع الاعتبار في : الاجتماع خلال ويقدمونها الأعمال جدول بنود يحددون القرار متخذي دع . الاجتماع هدف يحقق الفريق أن من والتأكد الوقت إدارة عن ًامسؤول يكون قائد بتعيين قم . المؤقت للتوقف مساحة لديك ولكن ، الاجتماع وقت من الأدنى الحد بتخصيص قم . الممكنة العمل نقاط مشاركة الاجتماع في المشاركين من واطلب وصعبة محددة مناقشة أسئلة صمم . اجتماعاتك من اجتماع لكل ملاحظات عملية لديك يكون أن ، ذلك من الأهم . ال في المقترحة العمل خطوات متابعة اجتماع مسؤولين الأعضاء لإبقاء . كيف اكتشف ، اًأخير الموعد اليوم فريقك اجتماعات تنظيم في تساعد أن يمكن ! النهائ الأفكار ية
- 70. الإجتم داخل والمسئولياتالأدوار اع 1 - الاجتماع رئيس 2 - المنسق 3 - الوقت ضبط مسؤول 4 - التسجيل مسؤول 5 - المشاركين دور
- 71. ناحية من الاجتماعفي الحاسم دوره الاجتماع لرئيس يكون : المشاركة تشجيع . القضايا تلخيص . الجدول إتباع . التصويت توزيع على السيطرة ( المرجح والتصويت .) وإنهاؤه الاجتماع بدء . 1 - الاجتماع رئيس والم الأدوار بتداول تسمح لكي مرنة تكون أن يجب الأدوار هذه ،اجتماع ّلك بداية في بوضوح الأدوار تحديد يجب سؤوليات الأعضاء بين . الإجتماع داخل والمسئوليات الأدوار
- 73. االجتماع رئيس منالمطلوبة األدوار أهم :- 1- األ باستقبال السكرتارية لجنة وتوجيه ، األعضاء حضور قبل لالجتماع الالزمة والتجهيزات والمعلومات التعليمات كافة مراجعة عضاء المحدد والمكان الوقت في المشاركين . 2- هي األربع المراحل وتلك ، منها االستفادة على يعمل وأن االجتماع بها يمر التي األربع المراحل ذهنه في يستحضر أن :- أ ) االجتماع تشكيل : وخ اآلخرين مواقف لمعرفة ويسعون بعضا بعضهم المشاركون يدرس المرحلة هذه وفي ، باالجتماع البدء مرحلة لفياتهم . ب ) العاصفة المرحلة : ق ، كالمية وتحديات مناقشات في واالنهماك باالنفتاح المشاركون يبدأ المرحلة هذه وفي ، والرد النقاش مرحلة إلى تؤدي د االجتماع تنظيم سوء . ج ) التطبيع مرحلة : ال يمكن واضح عام إطار وترسيخ ، تسويات إلى الوصول ويتم األفكار تتطور وفيها ، بإنتاجية العمل مرحلة ما معرفة من جميع منهم مطلوب هو . د ) األداء مرحلة : النتائج على ويحصلون إجماعا المجتمعون يولد وفيها ، النتائج مرحلة . 3- التالية النواحي مراعاة مع المحدد الوقت في االجتماع افتتاح : بأنفسه للتعريف لهم الفرصة وإتاحة ، بالمشاركين الترحيب ، الغائبين وحصر ، م االلت على والتأكيد ، للمناقشة المحددة بالمواضيع والتعريف ، السابقة الجلسة نتائج مراجعة أو االجتماع وأهمية بهدف والتذكير بالوق زام ت . 4- االجتماع أعضاء مع باالتفاق وذلك ، االجتماع جلسة لوقائع صياغة ولجنة مقرر اختيار . 5- ا في للمشاركة ودافعيتهم حماسهم واستثارة نظرهم وجهات إبداء على األعضاء وتشجيع ، المحدد الوقت في األعمال موضوعات طرح لنقاش . 6- االجتماع في تثار التي األسئلة لنوع الكافية العناية إعطاء . 7- هدفه عن االنحراف من ومنعه النقاش توجيه ( طويلة لفترة بالكالم المشاركين بعض استئثار ، الجانبية النقاشات إيقاف … . ا لخ . 8- هدفه عن باالجتماع للخروج محاوالت أي مواجهة في والحسم ، االجتماع داخل النظام حفظ . 9- عنها باالنحراف فرد ألي السماح وعدم المشاركين على المناقشة وقواعد الحديث آداب فرض . 10- منهم فرد كل شخصية لنمط ًاوفق المشاركين مع للتعامل المالئم األسلوب اختيار ( والث ، والمتعصب ، والمتعالي ، المعارض والمنطوي ، رثار … . الخ ) . 11- ن مناقشة وإعادة ، بأول أوال وتدوينها االتفاق نقاط عن اإلعالن خالل من وذلك ، النتائج على إجماع على للحصول النقاشات بلورة قاط لالتفاق المحتملة النتائج اقرب عن واإلعالن االختالف . 12- تحق وما االجتماع بأهداف األعضاء تذكير إعادة ذلك في ويراعى ، األعضاء لحماس مثير بشكل المحدد الوقت في االجتماع اختتام ، منها ق إلي أوكل ما بإنجاز األعضاء تكليف ، قدموه ما على لألعضاء الشكر توجيه ، وقرارات نتائج من االجتماع إليه توصل ما أهم تلخيص مهام من ه ، األمر لزم إن القادم االجتماع بموعد األعضاء إبالغ .
- 74. 1 - لها والتحضير الاجتماعاتترتيب . 2 - به الالتزام من والتأكد الاجتماعات قبل الأعمال جدول وتوزيع تجهيز . 3 - الإجتماع فى المخصصة المهام إكمال . 4 - الأدوار توزيع من والتأكد الأهداف توضيح . 5 - المشاركة على الأعضاء تشجيع . 6 - مطلوب هو ما ّلبك الجميع معرفة من والتأكد الأفكار تلخيص . 7 - الأعضاء مختلف بين والاختلاف الاتفاق نقاط تحديد على العمل . 8 - التعبي في الفريق أعضاء ّلك حماية على ويعمل ،ًانشط ًامستمع العادة في المنسق يكون رأيهم عن ر . 9 - الأعمال جدول محاور ّلك إنهاء على الفريق بتشجيع المنسق يقوم . 10 - المختلفة النظر وجهات بين الحياد على والمحافظة ،الأعضاء بين النقدي التفكير تشجيع . 2 - المنسق
- 75. 3 - الوقت ضبط مسؤول 1 - المحددوقته فى الاجتماع بدأ . 2 - الأعمال جدول نقاط حسب وتوزيعه الوقت على السيطرة . 3 - وقته فى الإجتماع إنهاء على يحرص فإنه الوقت ضبط مسؤول : 1 - القرارات إنتزاع ( به الفوز .) 2 - صحي المذكرات فى المقدمة المعلومات كافة أن من التحقق حة .. 3 - الرئيس من ومصادقتها توقيعها بعد المذكرات وتوزيع إتمام . يلى ما دوره يتتضمن المسجل : 4 - المسجل
- 76. 5 - المشاركين دور 1 - الفريق لاجتماعاتالمسبق الاستعداد . 2 - المناقشات في والمشاركة الحضور . 3 - والآراء المقترحات تقديم . 4 - أعمال من إليه وكلُي ما إنجاز . 5 - الفريق أداء مستوى رفع . 6 - المحدد الوقت في الأهداف لتحقيق الضرورة عند إضافية بأعمال القيام . 7 - إنجازات من تم ما متابعة . 8 - المتاح الفريق إمكانات تتجاوز مشكلة مواجهة عند خارجية مصادر من المساعدة طلب ة . 9 - الفريق قرارات مساندة . ر تسمم قد عويصة مشكلة الفريق في القرار اتخاذ عملية وح الجميع استفتاء بالضرورة يعني لا والإجماع ،ًاقبول ليس فالسكوت ،هّلك الفريق . ي فيما المشاركين دور تحيد يمكن لى :
- 77. دور السكرتير في تنظيم االجتماعات وهي وبعدها االجتماعاتوأثناء قبلها االجتماعات في يؤديها وأدوار مهام للسكرتير مهام السكرتير قبل االجتماع 1 . إعداد جدول أعمال االجتماع بالتشاور مع رئيس االجتماع . 2 . إعداد ملف االجتماع ( تقارير , المحضر السابق , معلومات مطلوبة الخ ) . 3 . توجيه الدعوات الرسمية لحضور ،االجتماع والتأكد من إرفاق جدول األعمال و أي مرفقات أخرى . 4 . المساعدة في التحضير ،لالجتماع وتهيئة جميع مستلزماته ( المكان و ،المقاعد ،الطاوالت األجهزة السمعية و ،البصرية القرطاسية .. وغيرها ) . 5 . االحتفاظ بعناوين وأسماء األشخاص المشاركين في االجتماع للتنسيق معهم واالتصال بهم بشأن تحديد مواعيد االجت ماعات المناسبة أو مواجهة أي تغيرات طارئة . 6 . تذكير الرئيس واألعضاء بالواجبات و التكاليف التي ينبغي عليهم انجازها قبل االجتماع . مهام السكرتير أثناء االجتماع 1 . المشاركة في استقبال أعضاء االجتماع وإرشادهم إلى أماكنهم في االجتماع . 2 . إبالغ الرئيس بمن حضر أو ،اعتذر وعند اكتمال حضور األعضاء لالجتماع يقوم بدعوة رئيس االجتماع للحضور . 3 . القيام بقراءة محضر االجتماع ،السابق بعد اكتمال أعضاء االجتماع وبدء الجلسة . 4 . مساعدة الرئيس في إدارة االجتماع بمتابعة وتنفيذ أوامره من إحضار المستندات و المعلومات الالزمة أثناء انعقاد الجلس ،ة بقراءة القرارات و التوصيات . 5 . تلبية طلبات من يحضرون االجتماع وتوفير احتياجاتهم . دور السكرتير بعد االجتماع 1 . تصوير االجتماع وتوزيعه على ،األعضاء و االحتفاظ بنسخة في ملف على الكمبيوتر ونسخة مطبوعة . 2 . كتابة النتائج والتوصيات التي خرج بها االجتماع وطباعته . 3 . توزيع ما تم طباعته على األعضاء للتوقيع و ،الموافقة أو تعديل ما ورد به من توصيات . 4 . متابعة تنفيذ ما ورد في االجتماع من توصيات .
- 78. الأولى المرحلة : الاجتماع انعقادقبل ما مرحلة . الثانیة المرحلة : الاجتماع انعقاد أثناء مرحلة . الثالثة المرحلة : الانعقاد بعد ما مرحلة . الإج لتنظيم الرئيسية المراحل تماع
- 79. الإج لتنظيم الرئيسيةالمراحل تماع الأولى المرحلة : انعقاد قبل ما مرحلة الاجت ماع إد عملية أن ، فعالة بطريقة إدارتها على العمل من بد فلا ، المرجوة أهدافها الاجتماعات تحقق لكي ارة هي أساسية مراحل ثلاث إلى تنقسم الاجتماعات : أهمها من أمور بعدة الاهتمام فيها ويجب ، الاجتماع عقد المرحلة هذه تسبق : .1 الاجتماع من الهدف تحديد ( : الاجتماع عقد أمر عن المسئول المدير ) .2 للاجتماع يدعى سوف الذي من تحديد ( : ينيبه من أو الاجتماع عقد أمر عن المسئول المدير ) أهمهما الاجتماع لحضور دعوتهم المزمع الأعضاء في شروط عدة توافر ويجب : الاجتماع في للنقاش المطروحة بالموضوعات صلة ذا يكون أن بالموضوع والإلمام الخبرة لديه تتوافر أن . الاجتماع في للمشاركة والحافز الرغبة لديه تتوافر أن . الجماعي العمل على قادرا يكون أن . الآخرين على رأيه يفرض الذي النوع من يكون ألا الآخرين أمام التحدث يستطيع لا الذي النوع من يكون ألا ( اجتماع منفتح وغير خجول يا ) .
- 80. .3 الاجتماع أعمال جدولإعداد ( : والسكرتير الاجتماع رئيس ) المش على توزع ورقة عن عبارة يكون لا أن وينبغي ، الاجتماع إنجاح في جدا كبير دور الاجتماع أعمال لجدول اركين كدل تعمل عمل وثيقة عن عبارة يكون أن يجب بل ، الشوارع في توزع التي البيانات مثل الاجتماع قبل يبقي يل ج نقاط أن يبين كما ، الاجتماع وقت بمعظم أهمية المواضيع اقل استغراق وتمنع معين مسار في الجميع دول هي المثالي الأعمال : ومواضيع ، فيه المشاركين وأسماء ، حدوثه ومكان ومدته وتاريخه الاجتماع من الهدف تستجد أخرى أعمال وأي ، للجدل القابلة أو الصعبة النقاش ومواضيع ، الروتينية المناقشة .4 الاجتماع قاعة وتنظيم اختيار ( : الرئيس إشراف تحت الاجتماع سكرتير ) حجم مناسبة ، العوامل تلك ومن ، الاجتماع مكان في المهمة العوامل من عدد توفر الاجتماعات نجاح يتطلب اللازمة والأدوات الأجهزة كافة توافر ، الاجتماعات ومقاعد مائدة ترتيب مناسبة ، المشاركين لعدد القاعة لعرض المشاركي جلوس أماكن تحدد وبطاقات خطة ، الملائمة والحرارة والتهوية الإضاءة درجة توافر ، الموضوعات ن . .5 للاجتماع اللازمة والمعلومات الدعوة وإرسال إعداد ( : الرئيس إشراف تحت الاجتماع سكرتير ) يكون أن ويراعي ذلك الاجتماع أعمال جدول بها يرفق وان ، كاف بوقت الاجتماع عقد موعد قبل .
- 81. الثانية المرحلة : انعقاد أثناءمرحلة الاجت ماع الاجتماع عقد فترة خلال تتم التي الفعاليات كافة تشمل وهي ( الجلسة ونهاية لبداية المحددة الفترة ) ن ويتوقف ، الاجتماع إدارة جاح الاجت وأعضاء رئيس من كل تفهم مدى على يعتمد كما ، السابقة المرحلة في لها الإعداد جودة مدى على المرحلة هذه في ماع الأدوار هذه ومن ، المطلوب الوجه على وتنفيذها منهم المطلوبة للأدوار : أولا : الاجتماع أعضاء من المطلوبة الأدوار : فيه يلعبه الذي والدور الاجتماع من الهدف معرفة . بفعالية الاجتماع في يشارك حتى حضوره قبل الاجتماع بموضوعات المرتبطة المعلومات قراءة . الح في بالموضوع ملم آخر عضو وإنابة الاعتذار أو ، المناسب الوقت في الاجتماع مكان إلى الحضور ضور عنه . الاجتماع رئيس بها يأذن ضرورية لأسباب إلا الانعقاد أثناء الاجتماعات قاعة مغادرة عدم . ا أو التحيز من وخالي موضوعي بشكل تكون وأن ، والمناقشة الرأي إبداء في للمشاركة الاستئذان لتعصب . الاجتماع أثناء المفهومة غير أو الواضحة غير الموضوعات أو المعلومات عن الاستفسار . إليهم والإصغاء الآخرين لتقبل العالي الاستعداد . للنقاش فيه المطروحة الموضوعات بعض أو الاجتماع نحو السلبية الاتجاهات عن الابتعاد . الاستفسار أو النقاش أثناء الآخرين مع الحديث بآداب الالتزام .
- 82. ثانيا : الاجتماع رئيس منالمطلوبة الأدوار أهم : السكرت لجنة وتوجيه ، الأعضاء حضور قبل للاجتماع اللازمة والتجهيزات والمعلومات التعليمات كافة مراجعة ارية المحدد والمكان الوقت في المشاركين الأعضاء باستقبال . ال المراحل وتلك ، منها الاستفادة على يعمل وأن الاجتماع بها يمر التي الأربع المراحل ذهنه في يستحضر أن هي أربع : الاجتماع تشكيل : بعضه المشاركون يدرس المرحلة هذه وفي ، بالاجتماع البدء مرحلة م وخلفياتهم الآخرين مواقف لمعرفة ويسعون بعضا . العاصفة المرحلة : بالانفت المشاركون يبدأ المرحلة هذه وفي ، والرد النقاش مرحلة اح الاجتماع تنظيم سوء إلى تؤدي قد ، كلامية وتحديات مناقشات في والانهماك . التطبيع مرحلة : ت إلى الوصول ويتم الأفكار تتطور وفيها ، بإنتاجية العمل مرحلة سويات منهم مطلوب هو ما معرفة من الجميع يمكن واضح عام إطار وترسيخ ، . الأداء مرحلة : النتائج على ويحصلون إجماعا المجتمعون يولد وفيها ، النتائج مرحلة .
- 83. • التالية النواحي مراعاةمع المحدد الوقت في الاجتماع افتتاح : الفر وإتاحة ، بالمشاركين الترحيب لهم صة ا الجلسة نتائج مراجعة أو الاجتماع وأهمية بهدف والتذكير ، الغائبين وحصر ، بأنفسهم للتعريف ، لسابقة بالوقت الالتزام على والتأكيد ، للمناقشة المحددة بالمواضيع والتعريف . • الاجتماع أعضاء مع بالاتفاق وذلك ، الاجتماع جلسة لوقائع صياغة ولجنة مقرر اختيار . • حماسهم واستثارة نظرهم وجهات إبداء على الأعضاء وتشجيع ، المحدد الوقت في الأعمال موضوعات طرح النقاش في للمشاركة ودافعيتهم . • الاجتماع في تثار التي الأسئلة لنوع الكافية العناية إعطاء . • هدفه عن الانحراف من ومنعه النقاش توجيه ( المشاركي بعض استئثار ، الجانبية النقاشات إيقاف بالكلام ن طويلة لفترة … . الخ ) .
- 84. • هدفه عن بالاجتماعللخروج محاولات أي مواجهة في والحسم ، الاجتماع داخل النظام حفظ . • عنها بالانحراف فرد لأي السماح وعدم المشاركين على المناقشة وقواعد الحديث آداب فرض . • منهم فرد كل شخصية لنمط ًاوفق المشاركين مع للتعامل الملائم الأسلوب اختيار ( والمتع ، المعارض ، الي والمنطوي ، والثرثار ، والمتعصب … . الخ ) . • أول وتدوينها الاتفاق نقاط عن الإعلان خلال من وذلك ، النتائج على إجماع على للحصول النقاشات بلورة ، بأول ا للاتفاق المحتملة النتائج اقرب عن والإعلان الاختلاف نقاط مناقشة وإعادة . • ذلك في ويراعى ، الأعضاء لحماس مثير بشكل المحدد الوقت في الاجتماع اختتام : ب الأعضاء تذكير إعادة أهداف للأعضا الشكر توجيه ، وقرارات نتائج من الاجتماع إليه توصل ما أهم تلخيص ، منها تحقق وما الاجتماع ما على ء الأمر لزم إن القادم الاجتماع بموعد الأعضاء إبلاغ ، مهام من إليه أوكل ما بإنجاز الأعضاء تكليف ، قدموه .
- 85. الثالثة المرحلة : انعقاد بعدمرحلة الاجتم اع .1 يلي ما أهمها خطوات بعدة القيام فيها ويتم ، الاجتماع جلسة انتهاء تلي التي المرحلة وهي : ًاأول : الاجتماع توثيق : ال النقاط المحضر يتضمن أن ويجب ، بذلك مطبوع محضر إعداد ، الاجتماع انتهاء فور يجب تالية : انعقاده ومكان وتاريخ الاجتماع موضوع إلى يشير عنوان . المشاركين الأشخاص بأسماء قائمة . يحضروا لم الذين الأشخاص اعتذارات . الاجتماع رئيس اسم . الأعمال جدول . الأعمال جدول في بند كل في عليه القرار تم ما عن ملخص . التنفيذية الإجراءات على بالأسماء المسئوليات توزيع خلاصة . التالي الاجتماع وموعد الاجتماع نهاية تحديد . الأعض وكافة يقوم فانه الأخطاء من خلوه من الرئيس وتأكد المحضر إعداد من الانتهاء وبعد اء الاج في المشاركين الأعضاء كل على منه نسخة توزيع ثم ومن عليه بالتوقيع الحاضرين تماع .
- 86. ُاثاني : الاجتماع تقييم : و هامةخطوة المشاركين الأعضاء وكافة اجتماع كل رئيس قبل من الاجتماع تقييم يعتبر هي في تفاديها على والعمل الاجتماع لها تعرض التي المشكلات على التعرف إلى تهدف المقبلة الاجتماعات . الاجتماع تقييم استمارة ملء الأعضاء من الطلب هي ، بذلك للقيام البسيطة والطريقة – لا التي دقيقة من أكثر ملؤها يستغرق – الاستم وتتضمن ، الاجتماع مقر أو مكان مغادرتهم قبل ارة التالية الأسئلة : نعم ؟ لك مفيدا الاجتماع هذا كان هل / كلا نعم ؟ الاجتماع في قوله تريد ما كل قول من تمكنت هل / كلا نعم ؟ الاجتماع إدارة كيفية عن راض أنت هل / كلا نعم ؟ للاجتماع نتيجة فعله عليك يتوجب ما تعرف هل / كلا نعم ؟ أخرى تعليقات أي لديك هل / كلا .
- 87. ُاثالث : المتخذة القرارات تنفيذمتابعة : مد على دائما للاجتماعات الإجمالية الحصيلة تعبر تلك نجاح ى هما أساسيين عنصرين على ذلك يتوقف ما وكثيرا ، الاجتماعات : بأول أولا إليهم الموكلة المهام بإنجاز الاجتماع في المشاركين الأعضاء قيام مدى . ، العلاقة ذوي والأشخاص الجهات إلى الاجتماع في اتخاذها تم التي القرارات وصول مدى فيها جاء ما بتنفيذ وقيامهم .
- 88.
- 89. الإجتماع تقييم الإجتماع أختتامبعد , الإجتماع نوع على تتوقف الأختتام طريقة إن وحيث , لاب أساسية قواعد ثمة فإن من د مراعاتها , أهمها : 1 - الإجتماع أهداف تبيان إعادة . 2 - إليه والتوصل تحققه تم ما تلخيص . 3 - ًامناسب ذلك كان إن وانتباههم مشاركتهم على الأعضاء شكر . 4 - التالى الإجتماع وهدف ومكان وقت تحديد . 5 - للأعضاء الإجتماع تقرير إرسال وقت تحديد
- 90. أساس بعدين الإجتماعتقييم يغطى ين : الأول : الت العشر النقاط خلال من الإجتماع إدارة على الرئيس قدرة قياس الية : 1 - المحدد موعده فى الإجتماع يعقد . 2 - ًاجيد الإجتماع أهداف الأعضاء يعرف . ًاقوي ًاإيمان بها ويؤمنون . 3 - حرج غير من الأعضاء يخاطب , الآخر البعض بعضهم يخاطب كما . 4 - الإجتماع فى الحقيقية مشاعرهم عن ًاغالب الأعضاء يعبر . 5 - الرأى فى الإجتماع رئيس مع أحيانا الأعضاء يختلف , وصراحة بحرية ذلك عن ويعبرون . 6 - إ بعضهم الأعضاء يصغى ‘ مقاطعة غير ومن باهتمام الآخر بعض لى . 7 - بين يحصل قد الرأى فى إختلافات الأعضاء , الإختلافات هذه يفهمون ولكنهم , ع ويعملون لى الصحيح إطارها فى ووضعها مواجهتها . 8 - الرشيدة المعارضة تفيد ( المصالح على لا المبادىء على القائمة ) كبير فائدة ع الإجتما ة . 9 - حساسية غير من زملائهم من والتوجيهات الملومات الأعضاء يستقبل . 10 - الإجتماع رئيس تجاه عدائى شعور هناك ليس .
- 91. الثانى : ال فاعلية بتقييميتعلق فيما إجتماع : الإجتماع فاعلية إن , اساسين ركنين على تقوم ( : الكفاءة ركن ) للموارد الأمثل الإستخدام به ويقصد المتاحة الوقت فيها بما للإجتماع , ( الفاعلية ركن ) المحددة الأهدف نحو التقدم به ويعنى , م القصوى والإفادة الفرص ن المتاحة . الإجت فاعلية على للحكم إستخدامها يمكن مؤثرات وثمة ماع : 1 - المشاركين بين المتبادل الإحترام . 2 - ً الإجتماع بأهداف المشاركين إلتزام , تحقيقها فى ورغبتهم . 3 - التعاون روح سيادة . 4 - الآخرين وملاحظات لأفكار مشارك كل إصغاء , يشا التى البناءة المناقسات صوب والانتحاء فيها رك المشاركين معظم . 5 - الهدام النقد عن الإبتعاد , الصراع حالات وتجنب . 6 - جماعية بصورة القرارات إتخاذ .
- 92. الإجت لمدير الشخصيةالمهارات ماع • الإجتماع داخل القرار صناعة • التفاعل على المشاركين تشجيع • الإجتماع داخل الخلافات إدارة • للإجتماع المناسب المناخ تهيئة
- 94. القرار صناعة القرار صناعة : اوالحاالت لألزمات استجابة فعل رد مجرد وليس والتحليل الدراسة على ويعتمد خاصة مرجعية الى يرتكز منهج بدون لطارئة منهجية . القرار صنع آلية - 1 الموقف تقييم : المعلومات على باالعتماد وذلك والتهديدات الفرص وتحديد وتحليلها الحالة دراسة ( دراسات / تقارير / احصائ يات ) – ( ادارية / مالية / فنية ) القرار دعم نظم ، ( بيانات قاعدة / نماذج / تحليل أدوات ) الق يسعى التى االهداف بوضع الدراسة وتنتهى لتحقيقها رار فاشال يكون يتخذ قرار فأى محددة واضحة االهداف هذه تكن لم اذا . - 2 البدائل توليد : أكبر القرار نجاح فرصة كانت كلما البدائل زادت وكلما ًاقرار يكون أن يمكن بديل وكل الممكنة الخيارات وهى بديل وجود الالزمة بالخبرات االستعانة الى البدائل هذه توليد ويحتاج القرار صنع عملية يلغى واحد • علمى أساس على تقوم التى الخبرة • الفردية من أفضل الجماعية الخبرة • شرائها أو استئجارها فيمكن الخارجية الخبرة 3 - البدائل بين المفاضلة : االفضل البديل الى تقود ال معايير بدون والمفاضلة معايير باستخدام والتحليل بالدراسة وتتم . مث المعايير لهذه ال : والزمنية والبشرية المادية التكلفة حجم - الهدف تحقيق فى الكفاءة مدى العامة المؤسسة أهداف مع االنسجام مدى - األفراد لدى والتفهم القبول مدى أخرى أهداف خدمة فى المساهمة مدى - السلبية التداعيات حجم 4 - األفضل البديل ترجيح : االخرى البدائل واستبعاد البدائل أحد اختيار
- 95. - 5 التنفيذ آلية وضع : مجرالقرار يكون وبدونها القرار من جزء التنفيذ آلية نية د وت للتنفيذ مناسبة آلية وجود عم بسبب فشلت القرارات من كثيرا وان طيبة تضمن التنفيذ آلية : - وأدوارها المعنية االقسام - وأدوارهم المعنيون االشخاص والميزانية للتنفيذ الزمنى البرنامج - للتنفيذ الالزمة الوسائل - 6 والتصحيح المتابعة : ت أو تطوير الى يحتاج وقد التنفيذ أثناء متابعة الى يحتاج القرار المانع عديل خطأ أنه المتابعة من تبين إذا القرار إلغاء من - 7 المسئولية : ذلك مسئولية تحمل من والبد نتائج يحقق القرار
- 96. ناجحة قرارات لصناعةعامة توصيات • التصويت من أهم التفكير : فال البدائل أحد على التصويت مجرد أما البدائل توليد الى يؤدى التفكير أن يعنى األفضل ه • الشخصية النزعات ضيق من الخروج : • القرار صناعة فى اآلخرين إشراك : فهو الجماعى القرار أما أكبر الفردى القرار فى الخطأ احتماالت والقبول للصحة أقرب تعلم بما والتكتفى تجهل ما إدرس : المشكلة أسباب عن إضافية معلومات القرار تنفيذ معوقات عن معلومات المعارضة النظر وجهة عن معلومات • لك يقرر غيرك والتدع لغيرك تقرر ال : المسئولية من للهروب المجال تعطية لغيرك تقرر عندما المسئ من مهرب عن تبحث إلنت لك يقرر غيرك تجعل وعندما ولية
- 97. الفعال القرار مواصفات • يجبكان وان مقبول هو ما ال صحيح هو ما على التركيز ا لدى القبول هذا تحقيق ألفراد • الصحيح الحل حساب على الوسط الحل تفضيل عدم • ًالفعا القرار يكون وانما الظروف لكل صحيح قرار يوجد ال محددة ظروف ضمن
- 98. االتصال أهمية 1 . مهامه كلبإنجاز للقائد تسمح التي المركبة هي االتصال . 2 . يقضى المرء 80 % اآلخرين مع والتعامل االتصال في وقته من . 3 . هللا إلي والدعوة المنكر عن والنهى بالمعروف لألمر ضرورية عمليه االتصال 4 . وأماني وعقائد أهداف ذات جماعه يعيشوا أن على الناس يساعد االتصال مشتركة ومعلومات .
- 99. اإلنصات مهارة 1 ) الكالم عنتوقف 2 ) الكالم على المتحدث شجع 3 ) السماع في برغبتك المتحدث أشعر 4 ) االستماع عملية على تشوش ال 5 ) مكانه نفسك ضع 6 ) بهدوئك واحتفظ ًاصبور كن 7 ) اآلخر والرأي النقد تقبل 8 ) األسئلة بعض اطرح 9 ) الكلمات معاني في تدبر 10 ) التصرفات إلى انتبه (( اللفظية غير ))
- 100. اجتماعا؟؟؟؟؟؟؟؟ تفسد كيف كالمهنتيجة إلى يصل أن قبل المتحدث قاطع أخرى أشياء إلى الحاضرين انتباه بإثارة الحديث موضوع غير نفسه في وتشككه المتحدث تثير أن حاول أفكاره بلبلة على واعمل المتحدث تحدى حديثه من ينتهي عندما المتحدث عارض يقول مما واسخر عليه تهكم الحاضرين احد مع جانبي بحديث انشغل
- 101. الحوار فن تعريفه .: ا العرب لسانمعجم من للغة • ر ْالحو : الشىء وإلى الشىء عن الرجوع . • المحاورة : المجاوبة .. حاورَّتواال : التجاوب . • تقول : ًاحوار ّإلى رجع وما ، ًاجواب ّإلى أحاد فما هُتكلم : ما أى ج رد ًاواب . • ًاأيض وتقول : ًاحوار ّإلى رد فما كلمته كلمته : ًاجواب أى . • ومنه : ًاجواب رْجُي فلم .. يرد ولم يرجع لم . • وتقول : يتحاورون وهم : الكالم يتراجعون أى . • والمحاورة : المخاطبة فى والكالم الموقف مراجعة .
- 102. 1 . الحق طلب 2 . بشرية طبيعةالخالف . 3 . البيان حسن . 4 . المناسب الظرف . 5 . بالحديث تستأثر ال . 6 . البارع المتحدث . 7 . محدثك تقاطع ال . 8 . اإلتفاق بنقاط إبدأ . 9 . أمامك من إفهم . 10 . والطرفة المثال أين . 11 . بإسمه حادثه . 12 . وأنت أنا تقول ال . 13 . كَلدلي أين 14 . الحيدة 15 . األمانة . 16 . تحقر وال تهاب ال . 17 . أفتى فقد أعلم ال قال من . 18 . حديثك فى ذكاء أكثر كن . 19 . تغضب ال . 20 . بالخطأ اعترف . 21 . صوتك من وأغضض . 22 . األخر الطرف احترم . 23 . تستطرد ال . 24 . العلم . 25 . الخطأ تجنب . 26 . لديك ما عرض أحسن . 27 . مقال مقام لكل . 28 . عليه الرد فى تتعجل ال . 29 . الواحد الميزان [ واحد عرف . ] 30 . أفكارك رتب . 31 . واإلنصاف العدل . 32 . الواحد الجانب لتضخيم ال . 33 . أفحمته . 34 . تتعصب ال . 35 . نفسك إلى نظرُأ . 36 . البداية مهارة بنفس الحوار أنه .. الحوار آداب
- 103. المناقشة تشجيع المشاركين مساهماتعلى مناقشة أي نجاح يعتمد المناقشة تشجيع الى لألسئلة الماهر االستخدام يؤدي أنواع أربع إلى األسئلة تنقسم : - 1 عامة ( األفعال لردود واسعا مجاال تفتح ) - 2 محددة ( واحدة فكرة على تركز – الفعال لردود محدود مجال فتح ) - 3 مباشرة غير ( للمجموعة توجيهها يتم – باإلجابة للمتطوعين يسمح ) - 4 مباشرة ( معين لشخص توجيهها يتم ) للمنا المشاركون يطمئن أن بعد اال والمباشرة المحددة األسئلة تستخدم ال قشة الجماعية
- 104. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 1 ) واآلراء الشعورعن اسأل ( على األشخاص لمساعدة أفكارهم عن التعبير – للمناقشة جذبهم ) * تجاه فعلك رد ما ....... ؟ * تجاه تشعر كيف ....... ؟ * حول أفكارك ما ........ ؟ * إلى للوصول األخرى الوسائل ما ..... ؟ 2 ) الصياغة إعادة اطلب ( فهم على األشخاص لمساعدة البعض بعضهم ) * أن مني تطلب هل ...... ؟ * موقفك أفهم أن سأحاول . إن تقول هل ..... ؟ * المناقشة نواصل أن قبل , أن تعني هل ..... ؟
- 105. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 3 ) النقاش فيالمشاركة شجع * أحمد , األمر؟ هذا حيال شعورك ما * محمود , ؟ أمجد سؤال على تجيب كيف * المناقشة نواصل أن قبل , األمر؟ هذا حول سيف رأي أسمع أن أود * ؟ ياسر يا الموضوع هذا تجاه شعورك ما اآلن حتى ياسر رأي نسمع لم 4 ) ملخص تقديم اطلب * االقتراحات من عدد الى استمعنا لقد , ملخص بتقديم أحد يتفضل هل * موافق غير علي أن الواضح من , ؟ علي يا اعتراضاتك أهم لنا تلخص هل * المتابعة فقدت لقد , اآلن؟ حتى تم الذي ما أحد لي يلخص هل
- 106. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 5 ) االيضاح اطلب * ؟؟؟التعليق أفهم لم , حالة في تفعل ماذا .... ؟ * رأسه يهز وهو علي شاهدت لقد . علي , لشرح دقيقة لمدة نتوقف أن تود هل ؟ قسمك على الجديدة التعليمات تطبيق كيفية * لى بالنسبة واضح غير الموقف يزال ال . عندما أفعل ماذا ... ؟ 6 ) أمثلة اطلب * زيد , تقول ما على األمثلة بعض تقديم يمكنك هل .. ؟ * سيف , فهمت قد أنني أعتقد ؟ال اإليضاح من مزيد تقدم أن يمكن هل .
- 107. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 7 ) باإلجماع الموافقةاختبر * الموضوع هذا على اتفاق الى توصلنا قد اننا يبدو . ف لنأخذ برفع األصوات األيدي . فكرة الجميع يقبل هل ... ؟ * أيمن , ب أيضا تشعر هل ...... ؟ * التالى البند الى ننتقل أن قبل , الجم أن أتأكد دعوني يع على موافقون ... ؟ 8 ) األولى الخطوة خذ * أن يجب كيف اعتقادكم في ... ؟ * علي , العمل؟ نبدأ أن تقترح كيف * لبدء الممكنة الوسائل حول اقتراحاتكم أتلقى أن أود العمل . محمود , تقترح كيف نبدأ؟ أن
- 108. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 9 ) التفاصيل منالمزيد بطلب األفكار استكشاف * المشكلة؟ لمعالجة األخرى الوسائل ما * أحمد , قوله؟ سبق ما على إضافة لديك هل * االعتبار؟ في تؤخذ أن يجب أخرى امور هناك هل 10 ) استراحة أخذ أقترح * تقريبا ساعة لمدة المشكلة هذه ناقشنا لقد , استرا نأخذ أن أقترح لمدة حة دقائق عشر 11 ) اجراء اتخاذ اقترح * الحديث بغالبية استأثر قد علي أن الحظت . اآل آراء نأخذ أن أقترح خرين * األهم حسب األعمال جدول بنود ترتيب المفيد من أنه تعتقدون هل قبل ية المناقشة؟ بدء
- 109. 12 ) ما شيء عنتتكلم أن المجموعة من واطلب االجراء أوقف * دقائق لعدة المناقشة نوقف دعونا . يخب أن المفيد من انه أعتقد كل رنا شخص شعوره عن , اآلن فلنبدأ 13 ) شعورك في اآلخرين أشرك * موقفه لشرح الفرصة محمد تعطون ال أنكم أعتقد * التركيز فقدت أنا . األس الى المشكلة نؤجل أن يجب اننا أعتقد بوع القادم , عندما الحقائق من المزيد على نحصل . اآلخرين؟ رأي ما 14 ) اآلخرين ساند * رأيه عن للتعبير لباهر فرصة نعطي دعونا * علي , تريد ما قلت لقد . للش الفرصة له أتح أسامة دور اآلن حان رح المناقشة تشجيع ( أمثلة )
- 110. 15 ) المتضمنة اإليحاءات استوضح * القوةنستخدم لم ما بأنه يوحي اقتراحك , ي لن فإنهم تعاونوا معنا . كذلك؟ أليس * الزمن الجدول مجاراة نستطيع لن بأننا يوحي اقتراحك ي . كذلك؟ أليس * بالخط التقيد من نتمكن لن أننا يفترض افتراضك ة . هذا هل جيد؟ افتراض 16 ) التوجيه أو األهداف اختبر * األهداف؟ أهم هي هذه هل * ؟ الصحيح السؤال هو هذا هل * للتنفيذ؟ الوحيدة الطريقة هي هذه هل المناقشة تشجيع ( أمثلة )
- 111. المناقشة تشجيع ( أمثلة ) 17 ) االختالفات واجه * أسعد , كذلك؟أليس موافق غير أنك أالحظ أنني إال تعترض لم أنك رغم * سالم , الموضوع على معترض أنك يبدو . عليه؟ توافقين ماال شيء هناك هل 18 ) األدوار اعكس * دقائق لعدة المسئول أنك افترض . االقتراح؟ حيال فعلك رد هو ما * الطريقة؟ بنفس عاملتك اذا شعورك ما * دقائق لعدة المدعو دور تأخذ ال لماذا . االقتراح؟ حيال فعلك رد هو ما واآلن 19 ) النتائج استطلع * الطريقة بهذه التنفيذ تم لو , يحدث؟ أن يمكن ما أسوأ ما * األمر نجح لو , ؟ الخطة أجزاء باقي على سيؤثر كيف 20 ) االجراء اختيار على ركز * االحتماالت كافة درسنا لقد , البدائل هذه بين االختيار علينا يجب * بعناية الجانبين ناقشنا لقد . االختيار وقت حان لقد
- 112. القاتلة األسئلة هذهاحذر التعجيز أسئلة : ي أن ألحد يمكن ال التي وهي جيب عليها المبهمة األسئلة : المفهومة غير التافهة األسئلة : أن له توجه من تشعر التي ك به تستخف اإلستراتيجية األسئلة : إجا أنت تعرف التي بتها ًامسبق
- 113. ضرورية مهارات – الخالفات ادارة بحكمةمعالجتها تمت اذا صحية ظاهرة على التركيز كيفية ولكن الخالفات من التخلص المهم ليس في البناءة المجاالت مثل ها : 1 ) العمل إلنجاز والجهد الحافز زيادة 2 ) أالبتكاري التفكير زيادة 3 ) قضية ألي المعارضة للمواقف متزايد فهم الخالف يسبب الذي ما 1 ) االتصال سوء ( الجيد االستماع عدم بسبب تفاهم سوء ) 2 ) المفاهيم اختالف ( ويخرجوا التجربة نفس أشخاص ض يخو مختلفة نظر بوجهة ) 3 ) القيم اختالف ( بشكل المقبولة األعمال تحديد الى يؤدي مختلف ) 4 ) المفضلة النتائج اختالف ( األشخاص من شخص كل يريد المشكلة لنفس مختلفا حال )
- 114. ضرورية مهارات – الخالفات ادارة الخالفعالج مداخل : بالحفاظ االهتمام أو الموقف بكسب االهتمام حسب تقسم هي المداخل وهذه العالقات على : 1 ) اإلصرار ( العالقة من أهم االنتصار ) وخاسرا رابحا يتضمن 2 ) المشكلة حل ( العالقة على والحفاظ باالنتصار اهتمام ) معا يعمالن الطرفان الطرفين يرضى حل إليجاد . 3 ) المقايضة ( الطرفين كال ويقدم لحل الوصول تعذر عند تراجعي مدخل تنازالت ) 4 ) التنازل ( االنتصار من أهم العالقة ) اساليب إليجاد اآلخرين تساعد ان وتحتاج مواقفهم عن التخلي عند الوجه ماء لحفظ 5 ) التفادي حتى مؤقت كحل يستخدم وقد موقف لكل فوري حل إليجاد حاجة ال معلومات لجمع أو النفوس تهدأ .
- 115. ضرورية مهارات – الخالفات ادارة الخالفمعالجة ( : أساليب خمسة ) 1 ) المواجهة : جهدا وتتطلب الرأي عن بحرية والتعبير الموقف حول اآلراء تبادل الفردية المهارات من عالية ودرجة انفعاليا 2 ) التسوية : لألطراف مرضية تسوية الى والوصول االختالفات تقسيم ( مناسب غير للمؤسسة عادة ) 3 ) التهدئة : مواجهتها من بدال المشاكل تهدئة ( تصبح قد بل حل دون المشكلة تظل الوقت بمرور أسوا ) 4 ) السلطة استخدام : فقط واحدة نظر وجهة من المرضي الحل فرض 5 ) التحالف : وجهة قبول على اآلخرين إلجبار تحالف بتكوين األشخاص بعض قيام نظرهم ( اآلخرين شعور الى يؤدي – الغدر - التكتل - العزلة - يؤخذ لم رأيهم وأن التواطؤ االعتبار في .) األحيان بعض في يمكن كما الخالفات لحل مدخل أفضل المواجهة أن األبحاث أشارت تفاديها أو الهامة المشاكل تهدئة من بدال التحالف أو السلطة أو التسوية استخدام .
- 116. ضرورية مهارات ( االجتماع أثناءالمواجهة معالجة ) 1 ) األهداف توضيح 2 ) الفهم على الحث ( لفهم فرصة هناك تكون ال االشتباك عند الرد بإعداد لالنشغال المقابل ) 3 ) المنطقية االعتبارات على التركيز ( نتائج الى الوصول يمكن ال الحد االنفعال تجاوز عند صائبة ) 4 ) البدائل ايجاد ( وجه احتياجات جميع تتضمن التي البديلة الحلول النظر ات ) 5 ) المشكلة جدولة : الوقت بإعطاء الخالف لعالج فعالة وسيلة الحجج لدراسة 6 ) المرح روح استخدام ( أحيانا ) 7 ) بها االلتزام يجب التي بالمواعيد الجميع إشعار 8 ) العملية في الجميع إشراك 9 ) للتفكير الوقت إتاحة
- 117. 10 ) استراحة أخذ ( مستقطع وقتطلب ) 11 ) فرعية لجنة الى األمور إحالة 12 ) القوية المشاعر بإطالق السماح االجتماع أثناء الخالف تفادي عدم يجب , طبيعي نتاج انه بقوة بها أصحابها يتمسك نظر لوجهات , يجب أنه اال المشكلة حل نحو وتوجيهه احتواؤه .
- 118. ضرورية مهارات – الصعبة المواقفمعالجة 1 ) المناقشة على السيطرة األشخاص أحد محاولة على يسيطر بأن ثرثار مشارك ألي السماح عدم يجب المناقشة . االجتماع لنجاح ضرورية العامة فالمساهمة سنا أكبر أو خبرة أكثر ألنه التحكم يحاول البعض السؤال طرح عند السن كبير المشارك نحو النظر تجنب االستراحة أثناء خاصة بصفة الشخص هذا مع التحدث حاول
- 119. 2 ) الجدل في األشخاصاحد رغبة مشاغب شخص مجرد أو الخاطئة بالمعلومات مزود أو علم مدعي يكون قد اإلدالء أو بالكالم يغريه كي األسئلة عليه ويطرح أعصابك تتمالك أن يجب المعنى عن البعيدة باإلفادات , المجموعة الى يسلمه ثم صمت يسود أو اآلراء ضده تثور وقد منه كلها المجموعة تتضايق ما عادة التو لحفظ الباقين الى مباشرة أسئلة الرئيس يوجه أن يمكن وبالتالي مؤقت ازن المزيد عن ويتوقف يدور ما المجادل يدرك ما عادة اعتراضاته ان له ويوضح مباشرا موقفا يتخذ ان الرئيس على يتوقف لم اذا المناقشة لمواصلة آخر شخص نحو ويتوجه االجتماع سير تقاطع . 3 ) جيرانه مع أخرى مناقشة بإجراء األشخاص أحد قيام الكبيرة المجموعات في عادة تحدث تكون قد المعالجة * آرائه في الجميع إلشراك الشخص بدعوة * المشكلة يسبب الذي الشخص تجاه النظر ثم الصمت 4 ) بالنفس الثقة فاقد أو الخجول الشخص بدئه وبمجرد بثقة يتكلم حتى خبرته مجال في سؤاال يطرح أن الرئيس على جيدا مساهما سيكون الجليد وذوبان بالحديث
- 120. 5 ) المتشكك أو المعاديالشخص الوقت فائدة في متشككا أو للرئيس أو لالجتماع معاديا موقفا األفراد بعض يتخذ الضائع إدارة في الرئيس خبرة بنقص أو باالجتماعات السابقة خبرتهم السبب يكون قد المناقشة وإدارة االجتماع االجتماع من الهدف إيضاح الرئيس مسؤولية حساسية أقصى يتطلب ااالمر فان شخصية طبيعة ذا المعادي الموقف كان اذا بآرائه حقيقي اهتمام بوجود الشخص وإشعار 6 ) يعطيه أن من بدال الرأي يأخذ أن يحاول الذي الشخص يفضل بل األفكار استقطاب حقيقة يريد ال الرئيس أن تجاربهم من البعض يظن بسؤال السؤال على يردون وهؤالء رأيه اآلخرون يطلب أن طرحه الذي الشخص إلى العودة ثم المجموعة إلى السؤال تحويل األفضل
- 121. المناخ : واألفكار واالتجاهات القيممجموعة هو األفراد عالقات تحكم التى - اإلدارية والمستويات - المنظمة داخل المناخ
- 122. لالجتماع الصحى المناخسمات - 1 الجماعية المسؤلية ( الفريق روح .) - 2 الشورى - 3 المؤسسية . 4 - وتفجيرها الطاقات استثمار . - 5 الفعال الحوار . - 6 األعضاء رضا . - 7 واالنسجام التفاهم . - 8 بالعدل اإلحساس . - 9 الحاجات إشباع ( األمان – التقدير – الثقة )
- 123. صحيا االجتماع مناختجعل التي العوامل االجتماع خارج األفراد عالقات االجتماع خارج األفراد وأفكار واتجاهات قيم األفراد وتفقد األحمال تخفيف والنظام الوقت احترام االنجاز على الثناء الخطط تطبيق اآلخرين دعم القناعات العمل ضغوط ترشيد
- 124. الصح المناخ علىالمترتبة النتائج ي فعالة قرارات ودافعية حماسة واستمرارية ثقة مستمرة نجاحات مثمرة بناءة حوارات
- 125. االجتماع مناخ لتهيئةالالزمة اإلجراءات • تراجع ثم وناقشه واعرضه وشاذ غريب رأى بطرح ابدأ عنه عنده ما الجميع يقول لكي النفسي الحاجز لكسر • فقرة لكل وكاف معلن زمن تحديد • الحوار على مجموعة أو فرد لسيطرة السماح عدم • كان مهما اآلخرين رأى تسفيه عدم • عدم على تدل لفظية غير أو لفظية بإشارات السماح عدم التسفيه أو القبول • األداء تقييم في المعايير إلى الرجوع • الخطأ وقوع عند التوجيه وحسن العذر قبول مناخ توفير • اآلخرين فى والثقة الظن حسن مناخ توفير • أو األشخاص أو األفراد عن المعلومات توثيق على الحرص األحداث
- 126. الإجتم لأعضاء الشخصيةالمهارات اع • والإقناع الأفكار عرض مهارة • العروض تصميم مهارة • الفعال الأنصات مهارة
- 127. االجتماع لرئيس موجهةاقتراحات السلوك سمات األعضاء سلوك أنماط األعض لباقي تعليقاته اعد أو صعبة أسئلة إليه وجه اء لمناقشتها االجتماع أعضاء على والتكبر التعالي المتعالي العضو eager beaver 1 في األعضاء من آخرين أفراد اشتراك واقترح اشكره المناقشة األسئلة في للتـفكير لغيره فرصة يعطي ال المطروحة الرد سريع العضو quick reactor 2 ،الجيدة أفكاره على اشكره ،أعصابك هدوء على حافظ لمناقشتها األعضاء على الخاطئة أفكاره واطرح . تطرح فكرة كل على يعترض المعترض العضو argumentative participant 3 وت ،مناقشتها المطلوب النقاط اطرح ثم واشكره ،قاطعه ابع الموضوع . االجتماع سير عرقلة على يعمل الثرثار العضو the rambler 4 األساس والغرض االجتماع أهمية ووضح ،بهدوئك احتفظ ي انعقاده من االجتماع سير عرقلة على يعمل المشاغب العضو personality clash 5 الاجتماعات أعضاء أنماط
- 128. االجتماع لرئيس موجهةاقتراحات السلوك سمات األعضاء سلوك أنماط و بضيق وذكره ،للمناقشة األعضاء باقي على أفكاره اطرح قت االجتماع بعد معه أفكاره لمناقشة وباستعدادك االجتماع . المطر األخرى األفكار تقبل ًاتمام يرفض وحة المتعصب العضو obstinate (prejudiced) 6 بتوج وقم ،المناقشة في االشتراك على وشجعه ،عليه اثن يه إليه السهلة األسئلة . المناقشة في يشارك ال الصامت العضو silent participant 7 له تقل ال : بلغتك قاله ما اعد بل ،بكذا تعني ماذا . ومشاعره آرائه عن اإلفصاح عن يعجز الفصيح العضوغير inarticulate 8 النقطة اعد أو ،ًالسه سؤاال واسأله باسمه ادعه ،تحرجه ال حولها مالحظته عن واسأله للحديث األخيرة . جانبي موضوع في اآلخرين مع يهمس الهامس العضو whisperer 9 بالقول مالحظته على علق : ،الموضوع في نظر وجهة وهذه األخر النظر وجهة وبين بينهما التوفيق يمكن كيف ولكن ى؟ ( الصحيحة النظر وجهة اذكر ) عناية بغير مالحظاته يقدم المخطئ العضو definitely wrong 10
- 129. االجتماع لرئيس موجهةاقتراحات السلوك سمات األعضاء سلوك أنماط ع بخاصة ،أفكاره لتقديم مستمرة بصورة شجعه ندما المطروح الموضوع مناقشة تجاه الحماسة تخف . للمشاركة الدنيا الحدود ضمن يشارك اآلخرين مساعدة في رغبته عن ويعلن له . المساعدة في الراغب العضو would like to help 11 ًاممكن ذلك كان كلما عليه اثن ،سهلة أسئلة اسأله ، بأهميته يشعر واجعله . المناقشة في يشارك ال الخائف العضو afraid to speak 12 عليه لتحكم المجموعة على أفكاره اعرض اآلخرين أفكار يرفض المشاجر العضو wants to fight 13 يمك كيف له نِّوبي ،وظيفته طبيعة عن أساله أن نه المطروح الموضوع مناقشة من ويستفيد يفيد . المناقشة في يشارك ال المهتم غير العضو not interested 14 على بعرضها وقم طرحها التي لألسئلة ًايقظ كن عنها لإلجابة المجموعة . الحي من قدر وفيها خادعة أسئلة يطرح لة والبراعة األذكى العضو wants to show he’s clever 15 للنقا اآلخرين على أفكاره واطرح وشجعه ،اشكره ش . يق أو االجتماع في جديدة أفكار يقترح ترح المشكالت لمعالجة مغايرة طرقا االجتماع في المطروحة المبادر العضو 16
- 130. االجتماع لرئيس موجهةاقتراحات السلوك سمات األعضاء سلوك أنماط وحاول الوقت له يتسع بما للتلخيص فرصة له اترك أن االجتماع هدف لخدمة تلخيصه من تستفيد . وتعليقات ومقترحاتهم األعضاء أفكار بتلخيص يقوم هم . الملخص العضو 17 على تنسيقي رأي من إليه توصل ما واطرح ،اشكره التنس الرأي إلى ًادائم تنجرف ال ،للمناقشة األعضاء يقي غيره في الصواب يكون فقد والمقتر األفكار مختلف بين العالقات بتوضيح يقوم حات األعضاء بين النظر وجهات تقريب على ويعمل . المنسق العضو 18 خدم في منها تستفيد أن وحاول وأمثلته لرأيه استمع ة االجتماع أهداف . توضيحية أمثلة صورة على ومقترحاته آراءه يطرح عقلية وبراهين الموضح العضو 19 صائب وتذكير توجيه من يطرحه لما واستجب ،اشكره ، لال األعضاء وتوجيه االجتماع لضبط فرصة واغتنمها لتزام الموجه العضو هذا بتوجيه . االتفا تم التي االجتماع بأهداف األعضاء بتذكير يقوم عليها ق عنها المناقشة انحرفت ما إذا إليها األنظار ويلفت . الموجه العضو 20 أن على ،لإلنجاز ودعوتهم زمالئه لحث الفرصة له اترك القرار ونضوج اإلنجاز جودة حساب على ذلك يكون ال . القرارات واتخاذ اإلنجاز على األعضاء زمالؤه يحث المنشط العضو 21
- 131. االجتماع لرئيس موجهةاقتراحات السلوك سمات األعضاء سلوك أنماط المعلومات تكون أن على لالستيضاح المجال له إفسح االجتماع هدف تخدم المطلوبة . الص ذات والتوضيحات المعلومات من ًامزيد ًادائم يطلب لة النقاش بموضوع . المعلومات عن الباحث العضو 22 أن يمكن معلومات من عنده ما لتقديم المجال له أفسح االجتماع هدف تخدم . آراءه من عنده بما ويدلي المعلومات ًادائم يقدم . بالمعلومات المدلي العضو 23 الموضوع تعقيد من امنعه ،النقاش إثراء على اشكره مسدود طريق إلى والوصول . يجع مما معينة لمعايير اآلخرين ومقترحات آراء يخضع له هذه تطبيق إمكانية حول التساؤالت من العديد يثير المقترحات . الناقد العضو 24 اآلراء عن بحثه على اشكره . في رأيه منه اطلب زمالئه آراء يطلب أن قبل الموضوع . زمالئه قبل من ويسأل يبحث دائما . اآلراء عن الباحث العضو 25 واالقتراح المالحظات وتسجيل التدوين من تمنعه ال ات الحوار متابعة عن تشغله ال أن شريطة ( كان إذا إال االجتماع سكرتير .) وانشغ ًالأصي ًاعضو كان إذا ل ا بعض توجيه فيمكن الحوار متابعة عن بالتدوين ألسئلة قيل فيما رأيه عن تسأله كأن إليه . ومحاور والقرارات والمقترحات اآلراء بتدوين يقوم المناقشة . المدون العضو 26
- 163.
- 164. ** هي رئيسة أقسامثالثة من المحضر يتكون : 1 - المقدمة . 2 - المحضر صلب ( المضمون ) 3 - الخاتمة . ** هي المحضر في أساسية أمور ثالثة األقسام هذه تغطي أن ويجب : أ - التوثيق . ب - العرض . ج - القرارات . أقسام المحضر
- 165. ** المحضر كتابة خطوات : 1 - األعمالجدول تحضير الكتا أثناء في وتسلسلها ،النقاط تنظيم في للمساعدة بة . 2 - المسودة تحضير االجتماع أثناء في كتبت التي . 3 - المحضر مقدمة في التوثيقية المعلومات تسجيل ( ،البداية زمن و ،المكان و الحض ور .) 4 - األعمال جدول من نقطة كل عرض حدة على ، يتبعها القرار بنص بشأنها اتخذ الذي . 5 - توثيقية بمعلومات المحضر يختم ( ،االجتماع نهاية زمن و ،المحضر كاتب اسم و الحضور توقيعات .) المحضر كتابة خطوات