1. ‫‪/ACSA‬قائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 1 من 3‬
‫‪Meeting Preparation Checklist‬‬ ‫قائمة مهام تحضير الجتماعات‬
‫1.ما هو الموضوع الذي يحتاج لجتماع؟‬
‫•أي لماذا نريد عقد الجتماع؟‬
‫2.هل الوقت والظروف مواتية للجتماع؟‬
‫•هل لديك كل المعلومات التي تستطيع بناءا عليها إدارة نقاش منتج؟‬
‫•هل أصبح الموقفالموضوع ناضجا بما يكفي لمناقشته؟‬
‫•ما هي المور الخرى موضع الهتمام في جسمنامؤسستنا في الوقت الراهن؟‬
‫•هل الموضوع الذي دعوت العضاء لحضور اجتماع حوله هو أولوية )مقارنة بالموضوعات الخرى(؟‬
‫•هل سيسمح الجدول الزمني الموضوع للجتماع بحضور العضاء الساسيين؟‬
‫•ما هي الترتيبات التي ينبغي عليك فعلها للجتماع؟‬
‫•هل لديك الوقت الكافي لنجاز تلك الترتيبات؟‬
‫3.ما الذي ينبغي الكتراث له ووضعه في اعتبارك وأنت تخطط لجتماع؟‬
‫•كيف ستؤثر ثقافة المؤسسة وأولوياتها الحالية على الجتماع؟‬
‫•هل الجتماع هو واحد من سلسلة اجتماعات عن الموضوع قيد المناقشة؟‬
‫•إلى أي مدى تأثر ترتيبك لهذا بنتائج الجتماع السابق؟‬
‫4.ما هو هدفغرض الجتماع؟‬
‫•ما هو المردود المتوقع الناتج المطلوب النجازات عن هذا الجتماع؟‬
‫•هل النتيجة المتوقعة هي فكرة عامة )مبهمة( أم أن باستطاعتك تحديدها وصياغتها بدقة؟‬
‫•هل الجتماع هو الوسيلة الفضل لنجاز هذا الغرض؟‬
‫5.من سيحضر الجتماع ولماذا؟‬
‫‪‬من الذين )ل بد أن يحضروا(؟‬
‫‪‬من سنحتاج إليه كمرجع خارجي )خبير، مدير، ممثل جهة ما...الخ(؟‬
‫‪‬من تهمه تعنيه قرارات هذا الجتماع؟‬
‫‪‬هل هناك آخرون يمكنهم الستفادة من هذا الجتماع؟‬
‫‪‬من لديه معلومات أساسية نحتاجها في الجتماع؟‬
‫‪‬من نحتاج لدعمه؟‬
‫‪‬من لديه مهام منوطة به في الجتماع؟‬
‫‪‬ما هو مدى)مستوى( السلطة)الصلحية( ينبغي تقديمه؟‬
‫6.هل يحتاج المشاركون لتحضير مشاركتهم في الجتماع عبر أي من التي:‬
‫‪‬تحضير تقديم للجتماع‬ ‫‪‬جمع أو توفير‬ ‫‪‬القراءة، البحث‬
‫‪Presentation‬‬
‫معلومات‬

2. ‫‪/ACSA‬قائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 2 من 3‬
‫7.كم من الزمن سيحتاجه المشاركون للستعداد للجتماع؟‬
‫8.كم من الزمن ستحتاجه أنت والخرون لتحضير تقديماتكم؟‬
‫9.بالرجوع إلى إجاباتك عن السئلة )٦-٨(، وبمراجعة التزاماتكم المجدولة سلف ً، حدد الن أفضل تاريخ‬
‫ا‬
‫الزمن: الساعة‬ ‫م‬ ‫/ /‬ ‫وزمن: التاريخ:‬
‫01.كم من الزمن سيستغرقه الجتماع؟ كم من الزمن عليك جدولته لتسمح لكل المشاركين بتحقيق الهداف‬
‫المرجوة من الجتماع؟‬
‫‪‬هل هذا قدر مناسب من الزمن لتطلبه من المدعوين للحضور؟‬
‫‪‬متى سيبدأ ومتى سينتهي؟‬
‫‪‬إذا كانت هناك استراحات مطلوبة، فكم ستستغرق؟‬
‫11.أين سينعقد الجتماع؟‬
‫‪‬هل مكان الجتماع متوفر؟‬
‫‪‬هل يمكن حجزه لذلك التاريخ والزمن المقررين للجتماع؟‬
‫‪‬هل المكان واسع بما يكفي؟‬
‫‪‬هل هناك مائدة وكراسي بعدد المشاركين؟‬
‫‪‬هل ستحتاج الموائد والكراسي ترتيبا معينا؟‬
‫‪‬هل في المكان تهوية وإضاءة وأجهزة سمع-بصرية وأدوات الكتابة، أو غيرها من الدوات؟‬
‫‪‬هل ستكون الغرفة خالية من الزعاج والمقاطعات )هاتف يرن، ممر لعبور آخرين...الخ(‬
‫21.هل هناك عناصر ضرورية تتعلق ببيئة الجتماع؟‬
‫‪‬درجة الحرارة، الضاءة ... الخ‬
‫‪‬تجهيزات للحاضرين من ذوي الحاجات الخاصة‬
‫31.كيف سيتم تنظيم شكل الجتماع؟‬
‫‪‬أسلوب المؤتمر ‪conference style‬‬ ‫‪‬أسلوب الفصل ‪classroom style‬‬
‫‪‬شكل ‪V‬‬ ‫‪‬شكل ‪U‬‬ ‫‪‬دائرة‬
‫41.ما هي التجهيزات )الدوات( اللزمة للجتماع؟‬
‫‪‬الجهزة السمع-بصرية متوفرة؟‬ ‫‪‬أجهزة سمع-بصرية‬
‫‪‬جهاز إسقاط شرائح / شفافيات / متعدد‬ ‫‪‬لوحة )حامل( ورق قلب ‪Flipchart‬‬
‫‪easel‬‬
‫الوسائط‬
‫‪‬سبورة / لوح طباشير / أقلم شيني‬ ‫‪‬شاشة‬
‫‪‬حواسيب‬ ‫‪‬تلفاز ملون/ شاشة مسطحة‬
‫51.ما هي القرطاسيات المطلوبة للجتماع؟‬
‫‪‬شرائط‬ ‫‪‬أقلم )شيني(‬

3. ‫‪/ACSA‬قائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 3 من 3‬
‫‪‬وسائل راحة ‪amenities‬‬ ‫‪‬أدوات الكتابة‬
‫‪‬مستلزمات مكتبية‬ ‫‪‬مطبقات أو ورق سيتم توزيعه‬
‫61.ما هي قواعد الجتماعات التي يتم مناقشتها، والتفاق عليها ويتم إرساءها‬
‫‪‬التدخين، تناول الطعمة‬
‫‪‬الستراحات، المقاطعات )تحية، ضيف غير متوقع، مكالمة هاتفية...الخ(‬
‫‪‬رئيس الجتماع، مدون الجتماع، الميسر، الملحظ وضابط الزمن...الخ‬
‫‪‬التأمين والخصوصية ‪security & confidentiality‬‬
‫71.في أي ترتيب سيتم تغطية أهداف الجتماع؟‬
‫81.ما هي الوسائل التي سيتم بها التقييم، الختيار، الرفض، تحديد الولويات، تحديد البنود واللتزامات...الخ؟‬
‫كيف سيدلي الفريق بمداخلتهم؟ وكيف سيحلون المشكلت، ويتخذون القرارات؟‬
‫‪‬العصف الذهني‬
‫‪‬التصويت المتعدد‬
‫‪‬الجماع‬
‫‪‬ما هي النشاطات التي ستضمنها الجتماع؟‬
‫‪‬من سيقوم بتنفيذ النشاطات؟‬
‫91.كيف سيتم تلخيص الجتماع وتقييمه وتسليم تقريره للعضاء ولمن يهمه أن يعرف؟‬
‫02.كيف سيتم متابعة المهام والتكاليف ورفع تقارير الداء عنها؟‬
‫12.كيف سيتم العلن عن الجتماع؟ ومن سيقوم بذلك؟ )من المهم أن يكون الخطار للجتماع في شكل متفق‬
‫عليه يشمل المعلومات الساسية عن الجتماع، وبنوده،وأي ملحظات أو معلومات أخرى(‬
‫22.متى سيتم العلن عن الجتماع؟‬
‫32.هل سيتم توزيع البنود )الجندة( مع العلن بالجتماع أم ستعرض أمام العضاء في الجتماع؟‬
‫42.د ّن السئلة أو الفكار أو المقترحات التي ترد بذهنك أثناء التحضير‬
‫و‬