Panduan ini membahas penggunaan Open Journal System (OJS) untuk pengelolaan jurnal secara online. OJS memungkinkan pengelolaan proses terbitan jurnal secara online mulai dari pengiriman naskah, review, editing, hingga publikasi. Panduan ini juga menjelaskan peran-peran yang terlibat dalam pengelolaan jurnal menggunakan OJS seperti journal manager, editor, dan copy editor.

1. Panduan OJS
oleh
Dwi Fajar Saputra, S.Sos, M.M (dfsptra@gmail.com)
Sekilas OJS
Open journal system disingkat OJS merupakan software yang dikembangkan
oleh Public Knowledge Project (PKP). Software tersebut dikhususkan untuk
pengelolaan jurnal secara online. Keunggulan dari OJS adalah tata kelola dalam
memproses sebuah artikel hingga terkumpul menjadi sebuah jurnal. Proses tata
kelola, terbagi menjadi beberapa peran dari masing-masing pengelola. Antara
lain sebagai manager, editor, author, dll. Keunggulan tersebut yang menjadi
nilai lebih dari OJS dibandingkan dari software-software lainnya.
Saat ini pengguna software OJS mungkin sudah melebihi ratusan pengguna
yang telah menerapkan software OJS sebagai software manajemen jurnal. Di
Indonesia juga demikian, baik Universitas negeri dan swasta sudah
menggunakannya. Contohnya UGM (link) dan UHAMKA (link). Selain
perguruan tinggi, Perpustakaan Nasional juga telah menggunakan OJS untuk
mengelola Jurnal Pustakawan Online (link). Oleh karena itu kelas ini dibuat
agar pemanfaataan OJS dapat lebih luas lagi. Dengan tujuan proses pengelolaan
jurnal di Indonesia dapat lebih merata dengan berbasis online journal.
Tahapan Instalasi
Instalasi tergolong Mudah karena disediakan sejenis installer oleh pengembang.
Cukup 3 langkah:
1. Buat database
2. Buat privileges
3. Konfigurasikan database
Dasar Hukum Kewajiban Mengelola Jurnal
1. Perdirjen DIKTI No 1, Tahun 2014.
2. Pedoman Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah.
3. Surat Edaran Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal No.
2050/E/T/2011.
4. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Pangkat/Jabatan
Akademik Dosen.

2. Alur Publikasi Naskah di OJS
Proses Membuat Jurnal
Details :
Pastikan telah masuk sebagai jurnal manager.
1. Pilih bagian Setup.
2. General Information. Bagian ini memberikan penjelasan secara umum
mengenai jurnal yang akan dikelola.
3. Principal Contact. Bagian ini dikhususkan bagi pengelola jurnal untuk
memberikan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh masyarakat.
4. Technical Support Contact. Bagian ini untuk informasi kontak teknis,
berkaitan dengan jurnal yang dikelola.
5. Email Identification. Bagian ini untuk menyertakan email pengelola
jurnal dan dapat pula digunakan ketika mengirim notifikasi ke penulis
yang mengirimkan naskahnya.
6. Publisher. Bagian ini untuk informasi mengenai nama penerbit jurnal.

3. 7. Sponsoring Organizations. Bagian ini untuk nama lembaga yang
memberikan sponsor pendanaan jurnal.
8. Source of Support. Bagian ini mengatur nama kontributor yang
mengirimkan naskah.
9. Search Engine Indexing. Bagian ini untuk kata kunci dari jurnal.
10.Journal History. Bagian ini untuk menuliskan sejarah awal tentang
jurnal hingga saat ini.
Policies :
1. Focus and Scope of Journal. Bagian ini menjelaskan mengenai fokus
dan skala dari jurnal yang sedang anda kelola.
2. Peer Review. Bagian ini menjelaskan mengenai kebijakan dalam proses
review jurnal.
3. Review Guidelines. Bagian ini petunjuk dalam proses review sebuah
artikel yang masuk.
4. Review Process. Bagian ini penjelasan mengenai proses review yang
akan dilakukan.
5. Privacy Statement. Bagian ini untuk menjelaskan pernyataan privasi
bagi pengirim naskah.
6. Editor Decision. Bagian ini untuk memberikan informasi kepada
pengirim naskah tentang keputusan dari hasil review yang telah
dilakukan.
7. Add Item to Appear in About the Journal. Bagian ini bisa digunakan
untuk memasukkkan informasi penting yang berkaitan dengan jurnal.
8. Journal Archiving. OJS support LOCKSS yakni tools penyimpanan
artikel secara cloud. Jika artikel yang masuk kedalam jurnal ingin
disimpan, dapat mengaktifkannya.
9. Potential Reviewer Database. Untuk menginformasikan berbagai
database yang memiliki kesamaan fokus dari jurnal yang dikelola oleh
manajer.
Submissions :
1. Author Guidelines. Berisi mengenai pedoman bagi penulis yang ingin
mengirimkan naskahnya.
2. Submission Preparation Checklist. Standar yang telah ditetapkan OJS
dalam hal persiapan pengiriman naskah.
3. Permissions. Hak cipta yang menempel pada jurnal.
4. Competing Interests. Diperuntukkan bagi para mitra bestari yang
berminat menjadi bagian dari pengelolaan jurnal.
5. For Authors to Index their Work. Indeks bagi gambaran artikel yang
akan masuk di jurnal.

4. 6. Notification of Author Submission. Notifikasi by email dari pengelola
jurnal kepada pengirim naskah. Memanfaatkan port SMTP di email.
7. Citation Markup Assistant. Centang pada bagian Enable the Citation
Markup Assistant jika dapat menjadi bagian dari format sitasi
internasional.
8. Citation Extraction. Pilih penyedia sitasi yang sesuai dengan jurnal.
Management :
1. Access and Security Setting. Bagian ini untuk pengaturan hak ases bagi
pengguna. Beberapa pilihannya:
2. Jika seluruh artikel jurnal dapat dibaca dan diunduh (Open Access), pilih
bagian The journal will provide open access to its content.
3. JIka seluruh artikel diberikan keamanan, dan pengguna diharuskan
mendaftar untuk mengaksesnya pilih ini.
4. Jika seluruh artikel terproteksi, pilih ini.
5. Jika website jurnal tidak untuk umum, dan pengguna harus registrasi
terlebih dulu untuk melihat dan mengunduh artikel, pilih ini.
6. Publication Scheduling. Bagian ini adalah informasi untuk waktu
terbitan dari jurnal.
7. Identification of Journal Content. Bagian ini untuk digunakan bagi
artikel yang bersifat unik.

5. The Look :
1. Journal Homepage Header. Bagian ini dapat dimanfaatkan untuk
menempatkan header jurnal yang dikelola. Dapat berupa gambar dan
keterangan dari judul jurnal.
2. Journal Homepage Content. Bagian ini untuk menyesuaikan tampilan
homepage jurnal. Pengelola dapat melakukan eksperimen agar dapat
terlihat menarik.
3. Journal Page Header. Bagian ini memungkinkan pengelola untuk
menempatkan judul, gambar, atau logo yang berbeda pada halaman selain
homepage.
4. Journal Page Footer. Bagian ini dapat dimanfaatkan untuk menuliskan
deskripsi pada bagian bawah dari jurnal, baik berupa hak cipta dll yang
biasa ditempatkan pada bagian bawah dari situs.
5. Journal Bar. Secara default, link navigasi yang paling penting akan
dimasukkan dalam jurnal Anda. Namun, jika ada item tambahan untuk
ditambahkan, Anda dapat melakukannya di sini (misalnya, link ke
halaman rumah lembaga penerbitan tertentu). Link tambahan dapat
ditambahkan dengan menggunakan “Add Item” tombol. Pastikan untuk
memeriksa kotak jika Anda mengetik dalam teks biasa dan URL lengkap.
Jika tidak, maka akan muncul sebagai ## SFU ##.
6. Journal Layout.
7. Information.
8. Lists.

6. Beberapa Peran di OJS :
Journal manager :
Untuk menjadi journal manager, pertama kali harus membuat sebuah jurnal
yang akan dikelola. Caranya :
1. Masuk sebagai user.
2. Klik hosted journals.
3. Klik create journal.
4. Kemudian isi journal setting yang berisi title, description dan path (id
panggil jurnal di browser). Lalu klik save.
5. Setelah proses diatas selesai, akan muncul tampilan seperti ini :
Bila sudah muncul, maka dapat dikatakan akun journal manager telah dapat
digunakan.
Untuk masuk ke halaman journal manager, klik setup. Setelah itu akan tampil 5
proses dalam membuat journal. Peran dari journal manager salah satunya harus
menyelesaikan kelima proses tersebut sampai dapat dikatakan selesai. Detil dari
penjelasan kelima proses, dapat dilihat pada bahasan sebelumnya di sesi kedua.
Peran lainnya dari journal manager adalah memiliki hak utama dalam
mengelola beberapa halaman di OJS. Halaman yang dapat dikelola, bisa di lihat
pada gambar berikut ini (Menu Management Pages):

7. Penjelasan dari masing - masing menu management pages yaitu :
1. Announcements : Halaman yang berguna untuk membuat kolom
pengumuman yang dapat dibuat oleh journal manager dan dapat tampil
pada halaman depan. Cara membuatnya, terlebih dahulu klik
annnoucement type dan isi tipe pengumuman yang akan ditampilkan.
Lalu masuk kembali ke annoucement kemudian tentukan tipenya, isi
pengumuman dan batas akhir pengumuman.
2. Files Browser : Halaman yang berguna untuk meng-upload file yang
dapat digunakan supaya dapat mendukung tata kelola jurnal. Untuk folder
articles dan issues merupakan bawaan dari software OJS, lebih baik
jangan diedit atau dihapus. Jika akan upload file, dapat langsung klik
choose file dan create directory yang akan digunakan.
3. Journal Section : Halaman yang berguna untuk mangatur masalah teknis
di publikasi jurnal, beberapa masalah teknis yang ada di bagian ini adalah
Indexing, Restrictions, Word Count, Table of Contents. Terdapat opsi
yang bisa ditentukan, penjelasannya dapat dilihat pada masing - masing
kolom.
4. Review Forms : Halaman yang berguna untuk menempatkan form yang
berisi instruksi ketika ada naskah yang perlu di review.
5. Languages : Halaman yang berisi penjelasan dari pengembang OJS
berkaitan dengan masalah bahasa pengantar.
6. Masthead : Halaman yang berguna untuk memastikan bahwa fungsi
peran di OJS dapat dijalankan sesuai dengan bawaan yang telah dibuat
pengembang OJS. Dan di halaman ini juga dapat ditambah posisi dari
peran lainnya.
7. Prepared Emails : Halaman yang berisi seluruh format email di OJS.
Format email tersebut memiliki masing - masing fungsi dan telah
ditentukan siapa yang berhak mengirim dan menerima. Namun format itu
dapat diedit jika diperlukan.
8. Reading Tools : Halaman yang berguna untuk mengatur tata cara
publikasi sebuah naskah di jurnal. Terdapat dua fungsi utama yakni
Reading tools dan Related tools. Reading tools berkaitan dengan abstrak,
sitasi, indexing metadata dll. Sedangkan Related tools berkaitan dengan
hubungan antara subjek sebuah naskah dengan naskah yang lainnya.
9. Stats dan Reports : Halaman yang berguna untuk mengetahui statistik
perkembangan dari sebuah jurnal. Sedangkan report untuk mengetahui
detil dari pelaporan sebuah jurnal dalam kurun waktu tertentu.
10. Fee Payment Options : Halaman yang berguna untuk mengatur besaran
upah yang diterima oleh masing - masing peran di OJS, jika telah
menjalankan tugas atau melakukan sesuatu yang berguna untuk
perkembangan jurnal yang tengah dikelola.

8. 11. Plugin Management : Halaman yang berguna untuk mengatur beberapa
plugin / fitur yang telah disediakan pengembang.
12. Import/Export Data : Halaman yang berguna untuk proses import atau
eksport pertukaran data yang telah disediakan pengembang OJS. Terdapat
beberapa sumber pertukaran data yang siap diaktifkan, antara lain DOAJ,
PubMed, dll.
Editor :
Peran editor merupakan peran sentral dalam proses penerimaan, editing dan
mempublikasikan naskah. Untuk mengaktifkan akun sebagai editor, terlebih
dahulu journal manager memberikan akun kepada seseorang pada halaman
journal management dengan klik create user, hal ini juga berlaku bagi setiap
peran lainnya di OJS.
Bila telah diaktifkan akun sebagai editor, maka seseorang akan diberi tugas
mengelola naskah dengan 4 bagian utama yaitu :
1. Unassigned : naskah yang baru masuk dan belum menugaskan editor
untuk melakukan proses edit.
2. In Review : naskah yang sedang di review.
3. In Editing : naskah yang sedang di edit.
4. Archives : naskah yang telah diterima untuk dipublikasikan dan masuk
sebagai arsip.

9. Seorang editor juga memiliki kewenangan untuk menentukan issue yang akan
dipublikasikan.
Untuk memulai awal dari proses edit, dapat mengaktifkan issue terlebih dahulu.
Tentukan identification dan cover yang akan digunakan. Kemudian klik naskah
yang telah masuk dan akan muncul beberapa tahapan dalam proses edit yaitu
1. Summary : ringkasan dari naskah yang dikirimkan.
2. Review : ringkasan tahapan dari proses naskah yang sedang di review.
3. Editing : ringkasan tahapan dari proses naskah yang sedang di edit.
Terdiri dari copyediting, scheduling, layout dan proofreading.
4. History : kumpulan catatan rekam dari apa yang dikerjakan selama proses
berlangsung.
5. References : daftar pustaka yang digunakan oleh naskah.
Tahapan review
Proses selanjutnya adalah tentukan editor yang diberikan tugas untuk
melakukan edit naskah pada kolom Editors. Bila penugasan telah dijalankan,
akan muncul status in review pada kolom Status. Editor dapat menolak bila
ringkasan dari naskah terdapat kekurangan.
Lalu berlanjut pada proses review, bagian ini memerlukan persetujuan terlebih
dahulu oleh Editor. Editor dapat langsung memberikan keputusan atau
menugaskan seorang reviewer dulu untuk proses reviewnya.

10. Bila proses review telah dilakukan seorang reviewer, maka akan masuk
sebuah notifikasi kepada editor mengenai hasil yang diperoleh reviewer.
Jika diterima akan muncul rekomendasi berupa keterangan Accept
Submission dan editor dapat memberikan nilai bagi si reviewer. Kemudian
menentukan sebuah keputusan apakah akan diterima atau dengan catatan
lainnya. Seperti gambar dibawah ini :

11. Jika keputusan naskah diterima oleh editor maka naskah tersebut akan
dimutakhirkan pada sistem. Selanjutnya editor akan menginformasikan
kepada penulis bahwa naskahnya telah berhasil masuk tahapan review.
Tahapan edit
Tahapan selanjutnya masuk kepada bagian editing. Didalam layar akan muncul
submission (ringkasan naskah yang masuk), copyediting (halaman untuk
melakukan edit naskah), scheduling (halaman untuk penentuan jadwal publikasi
naskah), layout (halaman untuk penyeusaian naskah dengan format layout yang
telah ditentukan) dan proofreading (halaman untuk menyesuaikan tulisan agar
tata bahasanya baik).
Peran editor untuk menentukan siapa yang berhak menjadi copyeditor
dan proofreader. Lalu editor melakukan proses layout dengan upload
naskah yang hasil dari layout, galley dan supplementary file (bila ada).
Jika sudah, dapat klik bagian layout editor pada kolom proofreading
dengan klik complete. Kemudian copyediting akan melakukan proses edit
sesuai kewenangannya. Halamannya seperti gambar dibawah ini:

12. Copyediting terdapat 3 langkah, pertama initial copyedit. Bila selesai
melakukan tahapan ini, maka seorang copyeditor dapat dikirimkan ke
editor kembali. Lalu kolom author copyedit, dapat dikirimkan langsung ke
penulis. Penulis nantinya akan merespon dengan mengirimkan kembali
naskah yang telah di edit kepada copyeditor.

13. Sampai 3 langkah itu selesai dijalankan dengan baik oleh keduanya sehingga
muncul gambar berikut ini :
Hingga akhirnya tahapan edit selesai. Selanjutnya dapat klik bagian
scheduling dan tentukan issue serta public ID dari naskah yang akan di
publikasikan. Terakhir dapat klik Publish Issue, dengan demikian tahapan
edit selesai dan masuk ke bagian archives. Gambarnya seperti berikut :

14. Author :
Author merupakan seseorang yang dapat mengirimkan naskah kepada editor.
Cara mengaktifkan peran sebagai akun dapat melalui 2 cara yaitu diberikan
akun oleh journal manager atau seseorang mengisi kolom pendaftaran mandiri
pada bagian yang telah disediakan pengelola jurnal.
Jika telah aktif dan mampu login, maka akan muncul halaman user. Kemudian
jika diberikan akses untuk mengirimkan naskah, author akan melalui beberapa
tahapan sebelum naskah yang dikirim diterima oleh editor. Tahapannya adalah
1. Start
 Submission checklist : daftar prasyarat yang ditetapkan pengelola
sebelum mengirimkan naskah.
 Copyright notice : penjelasan dari pengelola jurnal untuk kepastian
copyright yang akan diterapkan pengelola bagi setiap naskah yang masuk.
 Journal's privacy statement : penjelasan dari pengelola jurnal bahwa akan
menjaga kerahasiaan naskah bagi setiap penulis yang mengirimkan
naskah.
 Comments for the editor : halaman bagi penulis mengirimkan pesan
kepada editor.
2. Upload Submission merupakan halaman bagi penulis untuk
mengirimkan file naskah kepada pengelola jurnal.
3. Enter Metadata merupakan halaman bagi penulis untuk mengisi
metadata yang diperlukan di sistem. Metadata yang diperlukan antara lain
:
 Author untuk identitas dari penulis.
 Title and Abstrak untuk menuliskan judul naskah yang dikirimkan serta
abstrak dari naskah.
 Indexing untuk menentukan kata kunci dan bahasa dari naskah yang
dikirimkan.
 Contributor and supporting agencies untuk menuliskan agen yang
mensponsori penulis dalam mengirimkan naskah.
 References untuk menuliskan daftar pusataka dari naskah yang
dikirimkan.
4. Upload Supplementary Files merupakan halaman bagi penulis untuk
mengirimkan file naskah pendukung kepada pengelola jurnal. Bila masuk
ke sistem, sistem akan menampilkan 2 bagian kolom baru yaitu
supplementary file metadata dan supplementary file.

15. 5. Confirmation merupakan halaman bagi penulis yang berisi konfirmasi
dari sistem, berupa penjelasan file apa saja yang dikirimkan ke sistem.
Reviewer :
Seorang reviewer memiliki tugas utama melakukan pengecekan pada naskah
yang telah dikirimkan oleh penulis. Proses reviewer dimulai ketika editor
memberikan tugas kepada seorang reviewer dengan cara menentukan seseorang
dan mengirimkan email kepada orang yang ditunjuk. Bila telah aktif, maka
laman reviewer akan muncul seperti ini:
Kemudian klik file naskah yang akan di review maka akan muncul laman
review yang berisi beberapa tahapan, antara lain :
1. Submission to be reveiwed : ringkasan naskah yang dikirimkan.
2. Review schedule : jadwal melakukan review.
3. Review step : tahapan review yang telah ditentukan journal manager.
4. Review guidelines : pedoman bagi reviewer dalam melakukan review
naskah.
Untuk mengaktifkan, klik will do review dengan cara mengirimkan email
kepada editor.
Bila telah aktif, selanjutnya reviewer melakukan tugas review secara objektif.
Dapat pula mengirimkan naskah yang telah di review, dengan tahap akhir
memilih keputusan rekomendasi yang bisa dikirimkan ke editor. Terdapat
beberapa pilihan keputusan antara lain:
[1] Accept Submission : naskah diterima tanpa syarat

16. [2] Revisions Required : dibutuhkan revisi tanpa harus review ulang
[3] Resubmit for Review : dibutuhkan revisi kemudian diserahkan kembali
untuk review ulang
[4] Resubmit Elsewhere : naskah ditolak dan disarankan untuk diserahkan
kepada reviewer lainnya
[5] Decline Submission : naskah ditolak
[6] See Comments : dibutuhkan revisi sesuai saran reviewer (serupa
rekomendasi 2)
Kemudian submit rekomendasi keputusannya dengan cara mengirimkan email
ke penulis.
Proof Reader :
Seseorang menjadi proof reader dengan cara dibuatkan akun oleh journal
manager, sedangkan penugasannya melalui editor.
Tahapan proofreading melewati 3 tahap yaitu
1. Author comments : aktif setelah proof reader mengirimkan pesan kepada
penulis untuk menyesuaikan tata bahasa sebelum artikel diterima.
2. Proofreader comments : aktif setelah proof reader menerima hasil dari
penulis yang telah berusaha menyesuaikan tata bahasa.
3. Layout editor final : dapat diaktifkan oleh editor yang melakukan proses
layout.
Jika proses berjalan dengan baik maka akan muncul gambar berikut ini: