Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, cho các bạn làm luận văn tham khảo

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………
BỘ NỘI VỤ
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
PHẠM QUỐC HƢNG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CỤC
THỂ DỤC THÊ THAO - BỘ VĂN HÓA,
THỂ THAO VÀ DU LỊCH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - NĂM 2017

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………
BỘ NỘI VỤ
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
PHẠM QUỐC HƢNG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CỤC
THỂ DỤC THÊ THAO - BỘ VĂN HÓA,
THỂ THAO VÀ DU LỊCH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành:Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Đặng Thành Lê
HÀ NỘI - NĂM 2017

3. LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi
dƣới sự hƣớng dẫn của TS. Đặng Thành Lê.
Các thông tin, số liệu đƣợc sử dụng trong luận văn là chính xác, có nguồn
gốc, xuất xứ rõ ràng.
Tác giả luận văn
Phạm Quốc Hƣng

4. LỜI CẢM ƠN
Luận văn “Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn
hóa, Thể thao và Du lịch” là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực nghiên cứu của bản
thân; sự giúp đỡ, tạo điều kiện từ Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao, Lãnh
đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao và đội ngũ cán bộ, công chức đang
công tác tại Tổng cục Thể dục thể.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Đặng Thành Lê, ngƣời hƣớng dẫn
khoa học, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình xây dựng và hoàn thiện
luận văn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, đồng nghiệp và bạn bè đã động viên,
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực hiện luận văn này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

5. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt: Chữ viết đầy đủ
CBCC : Cán bộ, công chức
TDTT : Thể dục thể thao
VHTTDL : Văn hóa, Thể thao và Du lịch

6. DANH MỤC CÁC BẢNG
TT Tên bảng Trang
Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, ngƣời lao động
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ............................................................... 41
Bảng 2.2. Thống kê cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn phòng Tổng
cục TDTT ............................................................................................................ 42
Bảng 2.3. Thống kê trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ công chức, ngƣời lao
động Văn phòng Tổng cục TDTT....................................................................... 43
Bảng 2.4. Thống kê số lƣợng Văn bản đi, đến từ năm 2015-2016 của Văn
phòng Tổng cục TDTT........................................................................................ 49

7. DANH MỤC CÁC HÌNH
TT Tên hình Trang
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo Văn phòng
Tổng cục Thể dục thể thao.................................................................................. 38
Hình 2.2: Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của Văn phòng
Tổng cục Thể dục thể thao.................................................................................. 48
Hình 2.3: Mô phỏng luồng văn bản đến của quy trình quản lý văn bản trên hệ
thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao................ 50
Hình 2.4: Mô phỏng luồng văn bản đi của quy trình quản lý văn bản trên hệ
thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao................ 51
Hình3.1. Mô hình Văn phòng theo phần cứng………………………………78

8. MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cám ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG .......................................................................7
1.1. Lý luận chung về Văn phòng............................................................7
1.2. Chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng ............................................24
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ........................................................................36
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO...........................................37
2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục
Thể dục thể thao ..............................................................................................37
2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao..46
2.3. Nhận xét các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể
thao ..................................................................................................................57
2.4. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục
thể thao ............................................................................................................62
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ........................................................................70
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO..........................................71
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng
Tổng cục Thể dục thể thao..............................................................................71
3.2. Các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng Tổng cục Thể dục thể thao...................................................................76
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ........................................................................96
KẾT LUẬN .............................................................................................................97
TÀI LIỆU THAM KHẢO

9. 1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua dƣới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc,nƣớc ta đã
và đang từng bƣớc tiến hành cải cách nền hành chính trên mọi lĩnh vực. Đặc biệt
là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức hành chính. Việc đổi
mới và hoàn thiện phƣơng thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan
hành chính Nhà nƣớc giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao
hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Đây
đƣợc coi là một trong những chủ trƣơng lớn của nƣớc ta trong công cuộc cải
cách nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này chúng ta không
thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức năng,
đặc biệt là bộ phận Văn phòng, một tổ chức rất quan trọng có ở trong tất cả các
cơ quan hành chính.
Bởi đây là bộ phận có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị
hậu cần của mỗi cơ quan, là tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành
toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi
của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của
cơ quan. Cho nên, chất lƣợng và hiệu quả công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh
đạo cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào chất lƣợng và hiệu quả của việc tổ chức
hoạt động Văn phòng.
Chính vì vậy, xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp
cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào
công tác văn phòng đƣợc quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành
đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh
nghiệm thì nơi đó Văn phòng đƣợc xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm
chắc đƣợc tình hình hay không, có bao quát đƣợc các công việc, tổ chức thực
hiện có hiệu quả các chủ trƣơng, chƣơng trình công tác hay không, đều phụ

10. 2
thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng.
Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ
quan cần đƣợc quan tâm đặc biệt, hiệu quả hoạt động, chất lƣợng hoạt động của
Văn Phòng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
Với vị trí và vai trò quan trọng nhƣ vậy nên Văn phòng Tổng cục Thể dục
thể thao đã và đang đặt ra nhiều vấn đề cấp thiết, trong đó có việc đẩy nhanh tốc
độ cải cách hành chính, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả của các cơ quan hành
chính nhà nƣớc của các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.Bởi Tổng cục
Thể dục thể thao là cơ quan trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tham
mƣu quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực thể dục thể thao trên phạm vi toàn quốc, đây
là một trong những lĩnh vực hết sức quan trọng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du
lịch. Để làm tốt đƣợc nhiệm vụ này, thì việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy
đủ thực trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt
động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một vấn đề cơ bản và cấp
thiết hiện nay.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề trên,
học viên chọn đề tài “Quản trị văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao-Bộ
Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là đề tài nghiên cứu của Luận văn.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị từ
cấp trung ƣơng nói chung cho đến các đơn vị trực thuộc nói nói riêng. Do vậy,
các vấn đề có liên quan đến hoạt động và chất lƣợng hoạt động của Văn phòng
luôn đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những ngƣời làm
công tác Văn phòng. Trong quá trình học tập, nghiên cứu, tác giả đã đọc và
nghiên cứu một số sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu về hoạt động tổ chức và
công tác Văn phòng nhƣ: “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước” do
Tiến sĩ Lƣu Kiếm Thanh chủ biên, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2002;
“Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở”, Tác giả Nguyễn Văn Thâm,

11. 3
Sách tham khảo, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 20ba; “Giáo trình hành chính
văn phòng trong cơ quan nhà nước”, Tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự,
Lê Đình Chúc, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2004.
Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số luận văn nghiên cứu về Văn
phòng và hiệu quả hoạt động của Văn Phòng. Tiêu biểu là tác giả Nguyễn Thị
Minh Tâm, Thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương từ thực tiễn Thành phố Hồ chí Minh”. Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn
hoạt động trên các mặt, nghiệp vụ, thực trạng về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng trong các Sở tại Thành phố Hồ Chí
Minh; trên cơ sở đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng các cơ quan chuyên môn tại Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở thực
tiễn hoạt động đã nêu.
Với đề tài “Hiện đại hóa công tác Văn phòng các cơ quan chuyên môn của
UBND thành phố Hà Nội trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc
tế”, tác giả Đỗ Thị Tuyết Lan tập trung đi sâu vào việc hiện đại hóa công tác
Văn phòng các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố Hà Nội nhất là trong
điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế.
Nhìn chung các đề tài trên đã đề cập, nghiên cứu về Văn Phòng và hoạt
động của Văn Phòng và Văn Phòng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Tuy nhiên,
cho đến thời điểm này, chƣa có một công trình nghiên cứu nào trình bày một
cách có hệ thống từ lý luận đến thực trạng về chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng cấp Tổng cục (cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ) và đặc biệt là
tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Vì vậy, việc nghiên cứu sâu về các mặt hoạt động, chất lƣợng hoạt động
của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một việc làm cần thiết để đáp ứng
nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng tham mƣu, giúp Bộ
Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực Thể dục thể thao

12. 4
trên phạm vi toàn quốc.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
Mục đích:
Nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục
thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Nhiệm vụ:
- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về hoạt
động của Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng.
- Về thực tiễn: Thu thập và phân tích các số liệu để đánh giá toàn diện,
chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng
cục Thể dục thể thao, tìm ra những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ nguyên nhân dẫn
đến hạn chế về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp, thiết thực để phát huy những ƣu
điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng
tại Tổng cục Thể dục thể thao.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn
4.1.Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu là chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục
Thể dục thể thao.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian:
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và
Du lịch làm đối tƣợng nghiên cứu, khảo sát.
- Về thời gian: từ năm 2015 đến năm 2017
5. Phƣơng pháp nghiên cứu

13. 5
Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu
cơ bản sau:
Phương pháp thống kê, phân loại: tìm hiểu các nghiên cứu đã có về Văn
phòng và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, sau đó học viên thu thập thông tin
dựa trên việc nghiên cứu tài liệu, tƣ liệu, hồ sơ và các thông tin có liên quan đến
Văn phòng và những hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao.
Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế về
Văn phòng, hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao (về cơ cấu
tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các hoạt động cụ thể của Văn phòng
đã thực hiện nhƣ thế nào, đạt đƣợc những kết quả gì, còn những khó khăn,
vƣớng mắc gì…).
Phương pháp phân tích, tổng hợp: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trên
cơ sở tài liệu, số liệu thu thập đƣợc về các mặt hoạt động của Văn phòng, nhằm
phân tích, đánh giá thực trạng về hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể
dục thể thao, từ đó thấy đƣợc những mặt ƣu điểm, những mặt hạn chế của từng
hoạt động Văn phòng làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt
động của Văn Phòng.
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập đƣợc và
các mặt hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, học viên tiến
hành đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt, mặt ƣu điểm,
hạn chế, những mặt đạt, chƣa đạt của Văn phòng để từ đó tổng hợp, đƣa ra
những nhận định, đánh giá, giải pháp phù hợp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hoàn thiện lý luận chung về Văn phòng, Văn phòngtại Tổng cục Thể
dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Kết quả của luận văn là đƣa ra các đánh giá chân thực về thực trạng hoạt
động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao và đƣa ra các giải pháp thiết

14. 6
thực để nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng Tổng cục Thể dục thể
thao. Từ đó giúp cho Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao chú trọng hơn tới
nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng và có cơ sở trong việc đƣa ra các
giải pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng nhằm đáp ứng yêu
cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
- Những kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu
tham khảo cho cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng tại Tổng cục Thể
dục thể thao, nơi tác giả đang công tác.
7. Kết cấu luận văn
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, nội dung chính của luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng.
Chƣơng 2: Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục
Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại
Tổng cục Thể dục thể thao.

15. 7
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về Văn phòng và Quản trị Văn phòng
1.1.1. Khái niệm
* Khái niệm về Văn phòng:
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều cần có sự hoạt động của Văn phòng
nhằm thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ
trƣởng cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý đƣợc tập trung thống
nhất, hoạt động thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả. Văn phòng là bộ máy làm
việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo.
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”.
Từ điển Tiếng Việt định nghĩa Văn phòng đƣợc hiểu nhƣ sau: “Văn phòng
là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [32, tr.137]
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Văn phòng đƣợc giải thích là “Bộ phận phụ
trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [44, tr.128]
Theo “Cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng” Văn phòng còn đƣợc
hiểu là: “Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của người lãnh đạo”. Ngƣời ta
có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”; hay Văn phòng đƣợc
hiểu là trụ sở hay công sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm để cán
bộ, công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ nhƣ “Văn phòng Bộ”, “Văn
phòng Ủy ban nhân dân”; Văn phòng đƣợc hiểu là một loạt hoạt động trong các
cơ quan nhà nƣớc, trong các xí nghiệp [31, tr.8]
Theo Vƣơng Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng” “Văn

16. 8
phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là
bộ máy giúp việc của cơ quan” [34, tr.13]
Trong cuốn “Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng- Lý luận và thực
tiễn” quan niệm về Văn phòng nhƣ sau [42].
+ Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý
của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống
quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt
động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
+ Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp
nhà quản trị những việc trong chức năng đƣợc giao, là bộ phận cấu thành trong
cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức
năng không có đủ tƣ cách pháp nhân, độc lập trong quan hệ đối ngoại.
Dù với nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có
hệ thống cơ cấu, đƣợc quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhƣng thông
thƣờng thì khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hẹp đƣợc chấp nhận nhiều hơn
khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì theo nghĩa rộng, thuật ngữ “Văn
phòng” trùng với “cơ quan, đơn vị”.
Nhƣ vậy có thể hiểu Văn phòng dƣới các góc độ sau:
Thứ nhất: Về nội dung công việc, hoạt động của Văn phòng là một loại
hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ
chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.
Thứ hai: Xét về hình thức, Văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở
làm việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể hiểu “
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,
xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh

17. 9
vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức” [19].
* Khái niệm về Quản trị hành chính Văn phòng
Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay
nhỏ, đƣợc tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ
máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hƣởng tới hoạt động của
toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của
khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức
quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực
của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện
Việt Nam hội nhập với thế giới).
Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng,
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất
nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hƣởng tới các công việc chuyên
môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt động
quản trị tại văn phòng. Những ngƣời lãnh đạo văn phòng (nhƣ Chánh văn
phòng, Trƣởng phòng Hành chính, Trƣởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là
những ngƣời đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, đảm bảo
cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ đƣợc phân công.
Chúng tôi cho rằng:
“Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn
phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp
luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã
đã đề ra một cách hiệu quả nhất”.
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.1.2.1. Vị trí của Văn phòng
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, đơn vị luôn có mối quan hệ với

18. 10
nhau nhƣng đồng thời cũng còn có mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài thông
qua hệ thống các văn bản giao dịch và các hoạt động thông tin khác, các hoạt
động đều thông qua Văn phòng cơ quan để thực hiện. Với vị trí này, Văn phòng
đƣợc coi là đầu mối thông tin liên lạc và là bộ phận quan trọng trong hoạt động
của cơ quan, là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn
vị trong mọi hoạt động.
Là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản
lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động
diễn ra thƣờng xuyên và phong phú, tỉ mỉ và phức tạp.
Là bộ phận thực hiện các hoạt động mang tính thƣờng xuyên, liên tục
trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng là bộ máy giúp việc, là
“bộ nhớ, bộ lọc” của thủ trƣởng cơ quan, các vấn đề thông tin đƣợc thu thập,
sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trƣởng cơ quan và ngƣợc lại, các ý
kiến chỉ đạo, truyền đạt của thủ trƣởng đến các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan. Văn phòng giúp lãnh đạo trong việc việc thu thập, xử lý, quản lý, truyền
tải và sử dụng thông tin nhằm đƣa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn; đồng
thời đảm bảo việc cung cấp các điều kiện vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật cho quá
trình quản lý mà mọi hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền liên tục với các
hoạt động quản lý của tổ chức.
Có thể nói, Văn phòng chính là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều
hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan tổ chức.
1.1.2.2. Chức năng của Văn phòng
Xác định rõ chức năng Văn phòng là cách thức quan trọng để khẳng định
vị trí, tầm quan trọng của Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy
mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mà Văn phòng đƣợc
tổ chức lớn, nhỏ khác nhau. Nhƣng dù tổ chức ở mức độ hay quy mô nào, Văn
phòng cũng có những chức năng cơ bản sau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp

19. 11
Tham mƣu là một hoạt động rất cần thiết và quan trọng cho công tác quản
lý. Công tác tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị trong tổ chức, điều hành,
lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng nhƣ các bộ phận chuyên
môn. Mỗi phòng ban, đơn vị tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan chuyên sâu vào
một lĩnh vực cụ thể, còn tham mƣu của Văn phòng là tham mƣu mang tính tổng
hợp, nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động chung của cả cơ quan. Nhƣ vậy
tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu.
Có thể thấy, hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác
nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Bởi vậy, muốn ra những quyết định
đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình
mà cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của
các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Mặt khác, ngƣời lãnh đạo phải quán
xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một
cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, ngƣời lãnh đạo phải tinh thông nhiều lĩnh
vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải có mặt
ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề…
Để tiến hành việc tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng phải
dựa trên cơ sở các thông tin. Việc thu nhập, phân tích và tổng hợp các thông tin
đó phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận Văn phòng. Văn phòng phải tổng hợp
các thông tin, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phƣơng án phán quyết kịp thời và đúng
đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham
vấn và tính chuyên sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn đƣợc quyết định tối ƣu.
Đây chính là nội dung tham mƣu của công việc Văn phòng. Mặt khác, kết quả
tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin
đầu vào, đầu ra, những thông tin phản hồi mà Văn phòng thu nhận đƣợc. Những
thông tin ấy cần phải đƣợc chọn lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu trữ và sử dụng theo
yêu cầu của ngƣời quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động này thuộc về
nội dung công tác tổng hợp của hoạt động Văn phòng. Văn phòng là đầu mối

20. 12
tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập
hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án
hành động tổng hợp dựa trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận
nghiệp vụ.
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ
nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện và phƣơng tiện
ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đây chính là thực
hiện chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc
của hoạt động này là phải áp dụng phƣơng thức quản lý sao cho chi phí thấp
nhất mà đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Các chức năng cơ bản của Văn phòng nói trên vừa có tính độc lập lại vừa
có mối quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau, thực hiện tốt chức năng này là cơ sở,
điều kiện để làm tốt những chức năng khác. Ví dụ, khi thực hiện tốt chức năng
hậu cần nhƣ đảm bảo đủ các cơ sở vật chất, phƣơng tiện là việc thì chắc chắn
công tác tham mƣu tổng hợp sẽ đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn; trụ
sở làm việc khang trang, bố trí khoa học, phòng khách, phòng họp tiện nghi sẽ
làm cho công tác lễ tân, giao tiếp hiệu quả hơn…các chức năng không thể tách
biệt rõ ràng, mọi sự phân chia chỉ mang tính tƣơng đối.
Nhƣ vậy, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ
quan, đơn vị. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng nhƣ cần phải quan
tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị
thông suốt, hiệu quả.
1.1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng
Căn cứ vào các chức năng nêu trên của Văn phòng, có thể xác định những
nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng nhƣ sau:

21. 13
- Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện các
chƣơng trình đó; bố trí, sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề
xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ
trƣởng; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;
- Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi
công tác của lãnh đạo; chuẩn bị nội dung và làm nhiệm vụ thƣ ký họp giao ban
hàng tháng. Thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đối với các đơn vị trực
thuộc;
- Tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ nghi, khánh tiết, công tác
lễ tân, tiếp khách; thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, tiếp nhận, phân loại,
chuyển giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thể thức văn bản;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thƣ từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ
quan, tổ chức khác, cũng nhƣ với công dân nói chung;
- Tham mƣu, xây dựng, quản lý, phát triển mạng thông tin nội bộ cơ quan,
ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin cơ quan;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi
trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, quản lý tài sản, kinh phí, phƣơng tiện phục vụ công
tác, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, các yêu cầu hậu cần cho hoạt động cơ
quan.
- Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong Văn
phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng. Kiểm tra, nhắc
nhở cán bộ, công chức thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, thực hành

22. 14
tiết kiệm chống lãng phí.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức.
1.1.3. Những nội dung hoạt động của Văn phòng
1.1.3.1. Công tác thông tin, báo cáo
Thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu
thƣờng xuyên trong các cơ quan Nhà nƣớc, trong đời sống xã hội, cũng nhƣ
từng cá nhân. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, thông tin giữ vai
trò là đối tƣợng lao động, là công cụ đắc lực của cán bộ, công chức, đồng thời là
căn cứ để ban hành các quyết định, mệnh lệnh trong quản lý, điều hành.
Công tác thông tin, báo cáo là công việc thƣờng xuyên và quan trọng của
Văn phòng. Văn phòng là nơi chủ yếu tiếp nhận, khai thác, truyền tải thông tin,
giúp thủ trƣởng cơ quan xử lý, khai thác thông tin. Thông tin phục vụ lãnh đạo
là thông tin đã đƣợc chọn lọc để cung cấp cho lãnh đạo những hiểu biết cần
thiết, làm căn cứ, cơ sở ra quyết định xử lý những vấn đề đƣợc đặt ra trong lĩnh
vực chuyên môn của mình.
Các kênh thu thập thông tin của một cơ quan gồm: Các kênh thông tin từ
phía cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh tế, các
phƣơng tiện thông tin đại chúng, từ phía nhân dân, dƣ luận xã hội…
Về hình thức thu thập thông tin có thể bằng nhiều cách:
- Thu thập qua chế độ thông tin báo cáo;
- Thu thập qua các văn bản quy phạm pháp luật, các mệnh lệnh, ý kiến chỉ
đạo của cấp trên;
- Thu thập qua hội ý, giao ban, hội nghị;
- Thu thập qua khảo sát thực tế;
- Thu thập qua số liệu thống kê;

23. 15
- Thu thập qua công văn, giấy tờ hàng ngày;
- Thu thập qua các nguồn thông tin đại chúng.
Văn phòng đóng vai trò chủ yếu đối với các thông tin, báo cáo. Các thông
tin báo cáo của Văn phòng là cơ sở để lãnh đạo giải quyết những công việc hàng
ngày nên đây là công việc rất quan trọng. Thông tin sau khi thu thập, Văn phòng
phải xử lý thông tin, nghĩa là thông tin phải đƣợc kiểm tra, phân tích đánh giá,
xác định đối tƣợng cần khai thác, sắp xếp, lƣu trữ và bảo quản. Đồng thời, Văn
phòng có nhiệm vụ chuyển giao thông tin, nghĩa là phân phối, truyền đạt qua các
kênh và nhận thông tin phản hồi. Thông tin chỉ thực sự có ích, có giá trị khi nó
đƣợc cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các đối tƣợng cần thiết để sử
dụng và khai thác, phục vụ cho tổ chức, công dân cũng nhƣ cho công việc chung
của cơ quan.
1.1.3.2. Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mƣu, tổng hợp là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của
Văn phòng nhằm thu thập, tổng hợp các thông tin, tổ chức xử lý và cung cấp kịp
thời các thông tin có tính định hƣớng cho thủ trƣởng trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành cơ quan. Cụ thể:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc của thủ trưởng cơ quan,
đơn vị:
Chƣơng trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định
hƣớng và phƣơng thức thực hiện mục tiêu, định hƣớng của cơ quan, tổ chức
trong một khoảng thời gian nhất định. Chƣơng trình, kế hoạch công tác đƣợc thể
hiện bằng những văn bản tƣơng ứng với tính chất của một bản dự kiến những
công việc cơ quan, tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào
đó. Sự dự báo có tính phƣơng hƣớng, chủ trƣơng trong một thời gian dài, nhiều
năm gọi là chƣơng trình.
Chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc là cơ sở để thủ trƣởng cơ quan chỉ

24. 16
đạo, điều hành công việc trong từng thời gian để vừa đảm bảo chủ động, quán
xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện đƣợc các công việc trọng tâm,
bảo đảm công việc thực hiện một cách chủ động, đúng tiến độ. Chƣơng trình, kế
hoạch công tác, lịch làm việc giúp cho hoạt động từng cán bộ công chức
(CBCC) và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn luôn chủ
động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể chủ động ứng phó với các
tình huống, công việc đột xuất, bất ngờ.
Văn phòng phải giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng chƣơng trình, kế hoạch,
lịch làm việc. Muốn làm đƣợc bƣớc này, Văn phòng phải nắm vững và thực hiện
đƣợc các bƣớc sau:
+ Xác định đƣợc căn cứ để lập chƣơng trình, kế hoạch công tác;
+ Phân loại chƣơng trình, kế hoạch công tác
+ Xác định đƣợc yêu cầu đối với chƣơng trình, kế hoạch công tác;
+ Nắm chắc quy trình lập chƣơng trình, kế hoạch công tác.
Mặt khác, nội dung chƣơng trình, kế hoạch công tác phải đảm bảo những
yêu cầu về mặt nội dung nhƣ:
+ Nội dung chƣơng trình, kế hoạch phải chỉ rõ dự kiến công việc, ngƣời
thực hiện, ngƣời chịu trách nhiệm, thời gian...
+ Nội dung phải bám sát và thể thiện đƣợc những căn cứ xây dựng, bảo
đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của
cấp trên.
+ Công việc phải đƣợc sắp xếp có hệ thống theo trình tự ƣu tiên liên hoàn,
có trọng tâm, trọng điểm, không dồn công việc sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo.
+ Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm, nêu quá nhiều công việc mà
khả năng thực hiện không đƣợc bao nhiêu, phải phân bổ quỹ thời gian sao cho
hợp lý và có quỹ thời gian dự phòng cho những trƣờng hợp ngoài dự kiến.

25. 17
- Tham mưu trong việc xây dựng và ban hành các văn bản, quyết định:
Văn phòng phải chủ trì hoặc phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan chuẩn bị các đề án, tờ trình, văn bản, tham mƣu ban hành các quyết định,
quy chế, quy định...; đồng thời thực hiện phổ biến các văn bản đến các phòng
ban, đơn vị, CBCC trong cơ quan theo đúng quy định. Để thực hiện nhiệm vụ
này, Văn phòng phải thực hiện các công việc sau:
+ Tổ chức lấy ý kiến đóng góp theo đúng quy chế và quy trình chuẩn bị
dự thảo, hoàn chỉnh các văn bản trình ký, lập hồ sơ trình ký;
+ Tổ chức ban hành, phổ biến truyền đạt các chƣơng trình, kế hoạch, lịch
làm việc, các văn bản, quyết định đến các bộ phận, cá nhân có liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện, lập báo cáo tổng hợp, đề xuất ý kiến, kiến nghị.
1.1.3.3. Tổ chức hội họp, tiếp khách
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và
mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc
thảo luận ý kiến để tƣ vấn, kiến nghị. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
thì hội họp là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên và có ý nghĩa thiết thực trên các
phƣơng diện nhƣ tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh
thần tập thể và tạo ra năng xuất lao động cao. Phát huy sự tham gia rộng rãi của
các cá nhân có liên quan vào công việc của cơ quan, đơn vị trên tinh thần khai
thác trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi thành viên trong tổ chức đóng góp ý
kiến sáng tạo của bản thân hộ trong công việc cũng nhƣ xây dựng tổ chức vững
mạnh. Thông qua hoạt động hội họp, sẽ phổ biến đƣợc những tƣ tƣởng, quan
điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn, vƣớng mắc trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ của tổ chức đƣợc giao.
Để tổ chức cuộc họp, Văn phòng cần phải thực hiện nhiệm vụ theo quy
trình:
- Chuẩn bị cuộc họp: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,

26. 18
lập bản kế hoạch cuộc họp nêu rõ những vấn đề sau:
+ Tên cuộc họp;
+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự họp;
+ Phƣơng tiện kỹ thuật, vật chất phục vụ cuộc họp;
+ Nội dung họp;
+ Các chƣơng trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
- Tiến hành cuộc họp:
+ Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu;
+ Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận;
+ Ghi biên bản;
+ Bế mạc
- Công việc sau cuộc họp
+ Hoàn thiện các văn bản, báo cáo;
+ Thông báo kết quả cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị có liên quan;
+ Lập hồ sơ cuộc họp;
+ Thanh, quyết toán kinh phí;
+ Triển khai các nội dung đã đƣợc nhất trí thông qua, rút kinh nghiệm
việc tổ chức hội họp.
Cùng với việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, Văn phòng còn đại diện,
thay mặt cơ quan tổ chức đón, tiếp khách. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức nói chung và nhất là đối với cơ quan hành chính nhà nƣớc thì tiếp khách là
một nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nƣớc thông qua các cơ quan này tiếp
xúc với cá nhân công dân, tổ chức trong và ngoài nƣớc. Hoạt động tiếp khách
đƣợc thực hiện không chỉ nhằm giao tiếp xã hội thuần túy hay đảm bảo hoạt
động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý mà còn tạo cho các nhà

27. 19
quản lý có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc, hoạt động của tổ
chức từ bên ngoài.
Văn phòng là đại diện cho pháp nhân của cơ quan, thay mặt cơ quan đón
và tiếp khách. Do đó, Văn phòng phải có những kế hoạch cụ thể để tiếp khách,
phân loại khách để bố trí tiếp đón chu đáo, phù hợp với từng đối tƣợng; bố trí
địa điểm, thời gian tiếp khách hài hòa, hợp lý để việc tiếp khách không làm ảnh
hƣởng đến nhiệm vụ, công việc chung, đồng thời phải chuẩn bị chu đáo việc bố
trí ăn nghỉ, chiêu đãi, tặng quà…Làm những công việc trên, đòi hỏi CBCC Văn
phòng phải có thái độ niềm nở, lịch sự, chu đáo để đạt đƣợc yêu cầu “Vui lòng
khách đến, vừa lòng khách đi”. Đây cũng là một hình thức thể hiện đặc trƣng cơ
bản của bộ máy công quyền và biểu hiện của văn hóa công sở thông qua hoạt
động của Văn phòng cơ quan.
1.1.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ
- Công tác văn thư
Công tác văn thƣ là hoạt động không thể thiếu đƣợc ở bất kỳ cơ quan nào
và công việc này đều đƣợc thực hiện bởi hoạt động Văn phòng. Mỗi Văn phòng
đều có bộ phận văn thƣ. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại, vào sổ
đăng ký, đóng dấu, trình văn bản và chuyển giao văn bản theo đúng quy định
của công tác văn thƣ. Ngoài ra, Văn phòng còn có trách nhiệm kiểm tra về nội
dung và thể thức của Văn bản trƣớc khi trình thủ trƣởng cơ quan ký ban hành.
Nội dung của công tác văn thƣ bao gồm:
+ Xây dựng văn bản;
+ Quản lý và giải quyết văn bản;
+ Văn bản “đến”
+ Văn bản “đi”
+ Văn bản nội bộ

28. 20
+ Văn bản mật;
+ Lập hồ sơ giao, nộp hồ sơ.
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Theo quy định, mỗi văn bản chuyển đến và mỗi văn bản chuyển đi đều phải
đăng ký vào sổ, đánh số thứ tự và chuyển tiếp cho đơn vị, cá nhân xử lý theo chức
năng để đảm bảo quản lý chặt chẽ, khoa học và rõ trách nhiệm của từng tổ chức, cá
nhân liên quan đến văn bản thông qua công tác văn thƣ cơ quan.
Làm tốt công tác văn thƣ giúp cho việc giải quyết, quản lý công việc của
cơ quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lƣợng; đồng thời
đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động cơ quan. Công tác văn thƣ có
nền nếp sẽ làm giảm bớt những công văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công
sức, kinh phí cho cơ quan; góp phần giữ lại những giấy tờ, bằng chứng về hoạt
động và đánh giá hoạt động của cơ quan; phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm
tra, đồng thời góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị, phục vụ việc tra cứu thông
tin quá khứ và là tiền đề của công tác lƣu trữ.
- Công tác lưu trữ:
Công tác lƣu trữ là việc lựa chọn, giữ lại theo quy định và tổ chức khoa
học những văn bản, giấy tờ có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ
khi cần thiết. Công tác lƣu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng các
cơ quan. Bộ phận lƣu trữ trong Văn phòng có nhiệm vụ phân loại, xác định giá
trị tài liệu; bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ; thống kê, xây dựng công cụ tra cứu
khoa học; kiểm tra, bảo quản tài liệu lƣu trữ theo quy định. Làm tốt công tác lƣu
trữ, chính là Văn phòng đã giúp cho thủ trƣởng và CBCC chuyên môn của cơ
quan trong việc tra cứu thông tin, giải quyết công việc, xây dựng chƣơng trình,
kế hoạch, sơ kết, tổng kết công tác đƣợc thuận lợi và có căn cứ khoa học.
1.1.3.5. Công tác phục vụ hậu cần

29. 21
Phục vụ hậu cần là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng
trong cơ quan, đơn vị. Thông thƣờng, Văn phòng của một cơ quan, tổ chức sẽ
phải đảm bảo đƣợc các nhiệm vụ hậu cần cơ bản nhƣ:
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, nhƣ bố trí nơi làm việc cho
cán bộ, nhân viên, cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán
bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, tiến hành mua sắm quản lý, bảo
dƣỡng các trang thiết bị có trong cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho các trang
thiết bị này hoạt động liên tục phục vụ công tác cụ thể của văn phòng và các bộ
phận liên quan.
- Công tác hậu cần trong tổ chức đó cũng bao gồm hoạt động quản lý chi
tiêu tài chính theo chế độ, chính sách của Nhà nƣớc cũng nhƣ quy chế của mỗi
tổ chức.
- Quản lý biên chế, quỹ lƣơng, quản lý tài sản cố định, vật tƣ, hàng hóa
của cơ quan, đơn vị. Đảm bảo phải nắm vững chỉ tiêu biên chế, kế hoạch hóa
quỹ lƣơng, cấp phát chi trả lƣơng, quyết toán quỹ lƣơng. Đối với quản lý tài sản,
tập trung phân loại tài sản, lập hồ sơ quản lý, thực hiện kiểm kê tài sản theo quy
định.
- Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn lao động trong cơ quan, đơn vị cũng nhƣ
đảm bảo đƣợc môi trƣờng sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập đƣợc một diện mạo cơ
quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại, xây dựng văn hóa công sở, tổ chức.
1.1.4. Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức
1.1.4.1. Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được liên tục, thống nhất, đồng bộ
Các phòng ban, đơn vị trong cơ quan luôn có những mối liên hệ với nhau.
Văn phòng chính là bộ phận giúp cho lãnh đạo cơ quan điều hòa, phối hợp hoạt
động giữa các phòng ban, đơn vị để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc
thông suốt. Điều đó đƣợc thực hiện thông qua việc xây dựng và thực thi quy chế
làm việc, quy chế phối hợp, các chƣơng trình công tác và cuộc họp giao ban của

30. 22
cơ quan do Văn phòng đảm nhiệm. Làm tốt công tác này sẽ tạo đƣợc nền nếp,
phong cách làm việc khoa học, nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan.
Có thể thấy rằng, mục tiêu chung của hệ thống công việc Văn phòng là
bảo đảm các thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan. Nó đƣợc giới hạn
bởi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan theo luật
định. Hoạt động của hệ thống này gắn liền với sự tồn tại, phát triển của cơ quan,
bảo đảm cho cơ quan phát triển liên tục và có tính bền vững. Điều này có nghĩa
là nếu hệ thống công việc Văn phòng hoạt động không tốt thì tất yếu sẽ ảnh
hƣởng đến mọi hoạt động của cơ quan.
Vai trò của Văn phòng đƣợc thể hiện thông qua việc thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng ngày càng bao quát, đầy đủ, có hiệu quả. Theo
đó, Văn phòng có vai trò nhƣ là công cụ giúp thủ trƣởng cơ quan, tổ chức, điều
phối chung các hoạt động thực hiện chƣơng trình, kế hoạch, công tác của cơ
quan, tổ chức. Chính vì lý do đó mà việc xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố
rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và lề lối
làm việc, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Bởi
vậy, các cơ quan, tổ chức đều rất quan tâm đến việc tổ chức tốt công tác Văn
phòng.
1.1.4.2 Cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ cơ quan, tổ
chức
Thông tin là yếu tố đầu vào, là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở
thành nhu cầu thƣờng xuyên trong các cơ quan nhà nƣớc. Thông tin là căn cứ để
ban hành các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành. Ngày nay,
thông tin trở thành lực lƣợng sản xuất trực tiếp đã tác động mạnh vào quá trình
hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức. Ở mỗi cơ quan, tổ chức
thì Văn phòng là nơi cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý.
Tiếp nhận, xử lý, phân loại, dự báo các thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo
đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.

31. 23
Mặt khác, Văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất, cơ sở kỹ thuật,
trang thiết bị làm việc… là yếu tố quan trọng giúp cho cán bộ, công chức, viên
chức, lao động cơ quan hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Việc bố trí các trang
thiết bị, phƣơng tiện hợp lý cho toàn cơ quan là yếu tố quan trọng. Các phƣơng
tiện làm việc hiện đại sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ
công chức, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả lao động cho cơ quan. Bên cạnh đó,
Văn phòng còn gắn với việc quản lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật,
tài sản, tài chính mà cơ quan đƣợc giao để phục vụ và duy trì hoạt động bình
thƣờng của toàn bộ cơ quan, đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan, giữ
gìn trật tự cơ quan và tham gia nhiều công việc liên quan đến quyền lợi của
ngƣời lao động theo chế độ nhà nƣớc.
1.1.4.3. Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc sự vụ để tập trung vào những
vấn đề mấu chốt, chiến lược
Để điều hành hoạt động của cơ quan, thủ trƣởng cơ quan, đơn vị phải định
hƣớng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định
và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức. Ngƣời lãnh đạo
thƣờng phải đảm đƣơng những công việc ở tầm vĩ mô mang tính bao quát, lâu
dài nhƣ: xác định tầm nhìn, xác định mục tiêu, xác định chiến lƣợc, đồng thời họ
cũng phải truyền cảm hứng, tạo động lực và dẫn dắt các thành viên của tổ chức
đi theo những mục tiêu đó. Vì vậy họ không thể quan tâm và mất nhiều thời gian
cho những công việc sự vụ đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ. Chính vì vậy, bộ máy Văn
phòng phải chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày.
Văn phòng có vai trò đắc lực giúp thủ trƣởng cơ quan quản lý, điều hành
mọi công việc, giải phóng cho thủ trƣởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập
trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa
học hơn. Làm tốt công tác Văn phòng có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả lãnh
đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ quan cũng nhƣ hiệu quả chung của toàn cơ
quan.

32. 24
1.1.4.4. Văn phòng là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị, cá nhân trong đơn
vị, giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân bên ngoài
Văn phòng là nơi giao tiếp công việc giữa các cơ quan với các cơ quan, tổ
chức khác và công dân. Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ
đối ngoại. Công chức, ngƣời lao động của Văn phòng là những ngƣời đầu tiên
đại diện cơ quan đón, tiếp khách và công dân đến liên hệ công tác. Không chỉ có
nhiệm vụ đơn thuần là đón tiếp, trong các công việc, nhiệm vụ đƣợc phân công,
ủy quyền, Văn phòng còn phải thay mặt lãnh đạo cơ quan trực tiếp giải quyết
những yêu cầu của cơ quan tổ chức và công dân thông qua hệ thống các văn bản,
giao dịch, các hoạt động thông tin khác.
Văn phòng là trung tâm kết nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức.
Văn phòng là nơi truyền đạt các ý kiến chỉ đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ
quan đến các phòng ban, đơn vị và ngƣợc lại. Văn phòng có vai trò đắc lực giúp
cho thủ trƣởng cơ quan quản lý, điều hành mọi công việc. Văn phòng đƣợc coi
là đầu mối thông tin liên lạc điều hành của đơn vị theo yêu cầu của thủ trƣởng
cơ quan, tổ chức và là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với thủ trƣởng cơ
quan, đơn vị trong mọi hoạt động.
1.2. Chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng
1.2.1. Khái niệm chất lƣợng và chất lƣợng hoạt động
Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về “chất lƣợng”. Tùy theo đối
tƣợng sử dụng, từ "chất lƣợng" có ý nghĩa khác nhau.
Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: " Chất lượng là tổng thể những tính
chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt với sự
vật khác" [29] Ở khái niệm này, chất lƣợng đƣợc hiểu là đặc tính khách quan
của sự vật. Chất lƣợng biểu hiện ra bên ngoài các thuộc tính. Nó là cái liên kết
các thuộc tính của sự vật lại làm một, gắn bó với sự vật nhƣ một tổng thể, bao
quát toàn bộ sự vật và không tách khỏi sự vật. Sự vật trong khi vẫn còn là bản
thân nó thì không thể mất chất lƣợng của nó. Sự thay đổi chất lƣợng kéo theo sự

33. 25
thay đổi của sự vật về căn bản. Chất lƣợng của sự vật bao giờ cũng gắn liền với
tính quy định về số lƣợng của nó và không thể tồn tại ngoài tính quy định ấy.
Mỗi sự vật bao giờ cũng là sự thống nhất của chất lƣợng và số lƣợng.
Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu
chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng là tập hợp các
đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn những
nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn"
Thuật ngữ “thực thể”- “đối tƣợng” bao gồm thuật ngữ sản phẩm theo
nghĩa rộng, một hoạt động, một quá trình, một tổ chức hay một cá nhân, rất
nhiều ngƣời khi nói về chất lƣợng, ngƣời ta nghĩ ngay đến chất lƣợng sản phẩm
mà không nghĩ đến chất lƣợng của các vấn đề khác. Nhƣ vậy thế nào là một sản
phẩm có chất lƣợng, theo định nghĩa ta thấy một sản phẩm có chất lƣợng, tức là
sản phẩm thỏa mãn nhu cầu đã nêu, chƣa nêu và tiềm ẩn.
+ Nhu cầu đã nêu: đó là những nhu cầu nêu ra dƣới dạng tài liệu hay có thể
nói bằng lời. Yêu cầu quy định trong hợp đồng là một dạng nhu cầu đã nêu.
+ Nhu cầu chƣa nêu: hay còn gọi là yêu cầu “ ngầm hiểu chung” đây là
một thực hành mang tính thông lệ hay phổ biến.
+ Nhu cầu tiềm ẩn: chính là mong đợi của khách hàng (phần mềm của sản
phẩm)
Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp
các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn các
yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. Yêu cầu là những nhu cầu
hay mong đợi đã đƣợc công bố (đã nêu), ngầm hiểu chung hay tiềm ẩn. Ở khái
niệm này chất lƣợng là khái niệm đặc trƣng cho khả năng thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng đƣợc nhu cầu của
khách hàng thì bị coi là kém chất lƣợng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có
hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lƣợng cao hay thấp phải đứng trên quan
điểm ngƣời tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng nhƣ nhau, sản phẩm nào thoả

34. 26
mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lƣợng cao hơn.Yêu cầu của khách
hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thƣờng là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài,
thuận lợi, giá cả phù hợp.
Các khái niệm về chất lƣợng trên đây cho dù đƣợc tiếp cận dƣới góc độ
nào đều phải đảm bảo đƣợc hai đặc trƣng chủ yếu.
- Chất lƣợng luôn luôn gắn liền với thực thể vật chất nhất định, không có
chất lƣợng tách biệt khỏi thực thể. Thực thể đƣợc hiểu theo nghĩa rộng, không
chỉ là sản phẩm mà còn bao hàm cả các hoạt động, quá trình, doanh nghiệp hay
con ngƣời.
- Chất lƣợng đƣợc đo bằng sự thoả mãn nhu cầu. Nhu cầu bao gồm cả
những nhu cầu đã nêu ra và những nhu cầu tiềm ẩn đƣợc phát hiện trong quá
trình sử dụng. Nhu cầu luôn biến động nên chất lƣợng cũng luôn luôn biến động
theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng. Nhu cầu có thể đƣợc công bố rõ
ràng dƣới dạng các qui định, tiêu chuẩn nhƣng cũng có những nhu cầu không
thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ
phát hiện đƣợc trong chúng trong quá trình sử dụng.
Như vậy, chất lượng hoạt động của Văn phòng có thể được hiểu là mức
độ đạt được của một quá trình hoạt động có thể đảm bảo được cho Văn phòng
đạt được những mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
1.2.2. Những yếu tố tác động, ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng
1.2.2.1. Ảnh hưởng từ bên ngoài
Là một bộ phận của cơ quan nhà nƣớc, vì vậy hoạt động của Văn phòng luôn
chịu sự ảnh hƣởng từ môi trƣờng quản lý, bao gồm các yếu tố cơ bản nhƣ:
+ Yếu tố chính trị và luật pháp: Các yếu tố thuộc môi trƣờng chính trị và
luật pháp tác động mạnh đến hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, trong
đó có Văn phòng. Ổn định chính trị là tiền đề quan trọng cho hoạt động của bất

35. 27
kỳ cơ quan, tổ chức nào, thay đổi về chính trị có thể gây ảnh hƣởng có lợi cho
nhóm tổ chức này này hoặc kìm hãm sự phát triển của nhóm tổ chức khác. Hệ
thống pháp luật hoàn thiện và sự nghiêm minh trong thực thi pháp luật sẽ tạo môi
trƣờng pháp lý cần thiết, quan trọng cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. vì vậy
nghiên cứu các yếu tố chính trị và luật pháp là yêu cầu không thể thiếu đƣợc đối
với hoạt động của tổ chức nói chung, Văn phòng nói riêng.
+ Yếu tố kinh tế: Sự thay đổi về cơ cấu kinh tế, tốc độ tăng trƣởng kinh tế
ảnh hƣởng đến vị trí, vai trò và xu hƣớng phát triển của các ngành kinh tế kéo
theo sự thay đổi chiều hƣớng phát triển của các cơ quan, tổ chức theo hƣớng thị
trƣờng, có sự cạnh tranh, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu của cá nhân, tổ
chức.
+ Các yếu tố văn hóa phong tục tập quán: Yếu tố văn hóa, lối sống bao
giờ cũng thuộc về một môi trƣờng văn hóa xã hội nhất định và gắn liền với một
phạm vi không gian xã hội nhất định, nơi các cá nhân và cộng đồng ngƣời tổ
chức các hoạt động sống, lao động, sinh hoạt, cùng nhau tạo dựng, thừa nhận và
chia sẻ các giá trị văn hóa, lối sống, phong tục, tập quán, lễ nghi, tín
ngƣỡng…Với những mặt, những khía cạnh khác của mình, các yếu tố văn hóa
có ảnh hƣởng lớn tới bất kỳ cá nhân, tổ chức nào và là yếu tố hình thành văn hóa
tổ chức, văn hóa công sở. Chẳng hạn kết cấu dân cƣ và trình độ dân trí có ảnh
hƣởng trƣớc hết đến cách thức, phƣơng pháp quản lý, đến cách tiếp cận, giải
quyết công việc đảm bảo phù hợp với đặc tính, tập quán, tín ngƣỡng của địa
phƣơng nơi đơn vị, tổ chức đặt trụ sở…
+ Yếu tố khoa học công nghệ: Khoa học và công nghệ có tác động to lớn
tới toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của xã hội. Phát triển mạnh khoa học,
công nghệ làm động lực đẩy nhanh và là nền tảng và động lực thúc đẩy sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa thắng lợi. Phát triển khoa học công nghệ
để tạo tiền đề cơ sở ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ
thuật. Vì vậy, yếu tố khoa học, công nghệ ảnh hƣởng đến yêu cầu đổi mới công

36. 28
nghệ trang thiết bị, khả năng khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học,
kỹ thuật hiện đại để nâng cao năng suất, chất lƣợng hoạt động của mỗi cá nhân
và tổ chức.
+ Điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ tầng: Các yếu tố điều kiện tự nhiên nhƣ
khí hậu,thời tiết, địa hình, cơ sở hạ tầng kỹ thuật,các điều kiện phục vụ hoạt
động cho tổ chức càng thuận lợi, hiện đại, đồng bộ, càng tạo nên tạo sự thuận
lợicho cá nhân, tổ chức trong mọi hoạt động và ngƣợc lại.
1.2.2.2. Ảnh hưởng từ bên trong
+ Cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng
Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp hoặc
do chức năng của đơn vị đƣợc phân định không rõ ràng.
Thực tế cho thấy, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nếu có cơ cấu tổ chức
hợp lý, đồng bộ sẽ tạo nên guồng máy làm việc nhịp nhàng, đem lại hiệu quả
cao và ngƣợc lại. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng phải đƣợc bố trí hợp lý theo hƣớng tinh gọn, bảo đảm đúng
ngƣời, đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ.
Văn phòng với cơ cấu tổ chức khoa học, hợp lý sẽ làm giảm thời gian
lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyền tải thông tin phục vụ
cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì
lợi thế về mặt thông tin sẽ mang lại cho họ những thành công nhất định, nhƣng
những lợi thế về mặt thông tin chỉ đạt đƣợc khi việc thu thập, xử lý và truyền tải
thông tin đƣợc xử lý một cách khoa học và hiệu quả.
Do vậy, một Văn phòng đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý sẽ làm cho quá
trình xử lý thông tin trở nên hiệu quả hơn. Các nguồn lực chỉ có thể đƣợc huy
động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phƣơng thức tác động và
vận hành, bố trí, sắp xếp chúng một cách khoa học.
+ Năng lực, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, lãnh đạo của

37. 29
Văn phòng
Cán bộ, công chức là nguồn gốc của mọi vấn đề liên quan đến hiệu quả
hoạt động của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng, vì chính con ngƣời
mới là những thực thể tạo ra các hoạt động có mục đích. Do tính chất hoạt động,
công chức và ngƣời lao động của Văn phòng không những phải đáp ứng đủ các
điều kiện của ngƣời công chức nói chung nhƣ: trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;
kỹ năng nghề nghiệp, tính chuyên nghiệp; đạo đức công vụ, sức khỏe mà còn
phải có thêm sự nhiệt tình, năng động, có năng lực tổ chức, quản lý, bao quát
công việc và khả năng cảm hóa, thuyết phục mọi ngƣời trong thực thi công vụ
hàng ngày.
Mặt khác, mọi hoạt động của Văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên
quan đến mỗi con ngƣời trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con ngƣời
ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Văn
phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu mọi cán bộ công
chức trong Văn phòng nói riêng và trong các phòng ban của cơ quan hiểu rõ và
hỗ trợ công việc của Văn phòng thì các nhiệm vụ sẽ đƣợc triển khai thuận lợi.
Ngƣợc lại, nếu có nhiều ngƣời ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp
vụ văn bản thì hoạt động Văn phòng sẽ gặp khó khăn.
Một yếu tố rất quan trọng ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của Văn
phòng đó là năng lực của ngƣời lãnh đạo. Khi nói đến năng lực lãnh đạo là đề
cập đến những phẩm chất, kiến thức, kỹ năng của ngƣời đứng đầu. Một Văn
phòng muốn hoạt động tốt, hiệu quả thì ngƣời lãnh đạo phải có năng lực tốt.
Ngƣời có năng lực tốt là ngƣời đƣa ra định hƣớng (tầm nhìn, chiến lƣợc), sắp
xếp bộ máy hợp lý, khoa học, biết phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
(nhân lực, tài lực, thời gian) đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra; điều hòa
tốt các mối quan hệ trong, ngoài tổ chức.
+ Quy chế hoạt động
Đây là yếu tố đầu tiên có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Văn

38. 30
phòng. Trong mỗi cơ quan quy chế hoạt động và những quy định về lề lối làm
việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần
tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con ngƣời với con
ngƣời, đồng thời giúp Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu
quy chế làm việc không đƣợc xây dựng cụ thể, từng con ngƣời làm việc đơn lẻ
không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt đƣợc mục tiêu hoạt động
của cơ quan, Văn phòng không phát huy đƣợc vai trò, chức năng của mình. Mặt
khác, khi nội quy, quy chế không quy định đầy đủ, cụ thể về trách nhiệm, quyền
hạn, nhiệm vụ của Văn phòng và từng cá nhân công chức, ngƣời lao động hoặc
những quy định, quy chế không phù hợp thì hoạt động của Văn phòng chắc chắn
không thể đem lại chất lƣợng, hiệu quả cao.
+Cơ sở vật chất, thiết bị Văn phòng
Thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc làm ảnh hƣởng
đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở. Muốn nâng cao chất lƣợng, hiệu
quả hoạt động của cơ quan cũng nhƣ của Văn phòng thì không thể thiếu các
trang thiết bị hỗ trợ cho cán bộ, công chức làm việc. Các trang thiết bị thiết yếu
hiện nay nhƣ: Máy vi tính, máy in, máy điện thoại, máy fax, tủ tài liệu, bàn
ghế…là những thiết bị không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Đây
cũng là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến năng suất, chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng.
+ Sự phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan
Hoạt động của Văn phòng liên quan đến tất cả các phòng ban, đơn vị
trong cơ quan. Muốn thực hiện tốt chức năng tham mƣu, tổng hợp của mình,
Văn phòng cần phối hợp với các đơn vị để có đƣợc những thông tin cần thiết,
tổng hợp và tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan ra quyết định hay tổ chức điều
hành công việc một cách chính xác, kịp thời. Bên cạnh đó, chất lƣợng của các
hoạt động khác nhƣ: phục vụ hậu cần, lễ tân, tiếp khách, văn thƣ- lƣu trữ, thi đua
khen thƣởng…cũng phụ thuộc rất nhiều vào sự phối hợp giữa Văn phòng với

39. 31
các phòng ban, đơn vị trong cơ quan. Vì vậy, mỗi cơ quan cần phải có một quy
chế, quy định chặt chẽ sự phối hợp giữa Văn phòng với các phòng ban, đơn vị
để đạt đƣợc mục tiêu của từng bộ phận cũng nhƣ mục tiêu chung của toàn cơ
quan.
+ Môi trường làm việc, văn hóa công Sở
Ngƣời lãnh đạo muốn tạo động lực làm việc của nhân viên phải tìm hiểu
nhân viên của mình, xây dựng môi trƣờng làm việc hợp lý. Một môi trƣờng cởi
mở và chia sẻ, tạo điều kiện thăng tiến sẽ tạo cho nhân viên phát triển kỹ năng và
năng lực của mình một cách tốt nhất. Một tổ chức, một Văn phòng có môi trƣờng
làm việc nhƣ vậy sẽ quy tụ đƣợc nhiều nhân viên đồng lòng với mục tiêu của tổ
chức, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu đề ra.
Văn hóa công sở cũng là một yếu tố tác động mạnh đến chất lƣợng hoạt
động của một tổ chức nói chung, Văn phòng cơ quan nói riêng. Công sở là nơi
cán bộ, công chức hàng ngày tiếp xúc và giải quyết những công việc liên quan
đến ngƣời dân. Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận
của đội ngũ cán bộ, công chức đều ảnh hƣởng đến hiệu quả công việc và hiệu
lực quản lý nhà nƣớc. Bên cạnh những yếu tố mang tính chuyên môn, kỹ thuật
tác động trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc của ngƣời dân thì yếu tố văn
hóa công sở giữ một vai trò rất quan trọng. Môi trƣờng làm việc, thái độ phục vụ
cũng nhƣ cách thức giao tiếp, ứng xử đối với ngƣời dân của đội ngũ cán
bộ, công chức sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện mối quan hệ thân
thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một
nền hành chính hiện đại. Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp
làm việc khoa học, có trật tự kỷ cƣơng, tuân theo những nội quy, quy định chung
nhƣng không mất đi tính dân chủ. Văn hóa công sở đƣợc hình thành trong quá
trình hoạt động của công sở góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của
cả tập thể trong việc nâng cao hiệu quả và chất lƣợng hoạt động của cơ quan đơn vị.
1.2.3. Tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của văn phòng

40. 32
Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá,
phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau. Mỗi tiêu chí hƣớng vào những đặc
tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tƣợng.
Để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng cần phải có những tiêu
chí nhất định. Mỗi tiêu chí đƣợc xem là một căn cứ để đánh giá chất lƣợng hoạt
động trên các phƣơng diện khác nhau. Có thể xem đâylà hệ thống các chỉ số
nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của một hoạt động, một chủ thể
nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa ra kết luận về chất lượng.
Chính vì vậy việc xác định các tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng là rất quan trọng và vô cùng cần thiết, bởi các tiêu chí này chính là
công cụ, là thƣớc đo, là căn cứ để đƣa ra những đánh giá chính xác, đầy đủ nhất
về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng. Trên cơ sở những đánh giá đó, ngƣời
lãnh đạo có thể điều chỉnh các hoạt động kịp thời, giúp cho bộ máy Văn phòng
đi đúng hƣớng, đạt đƣợc các mục tiêu đặt ra, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả
của quá trình thực thi nhiệm vụ. Nếu không xây dựng các tiêu chí đánh giá chất
lƣợng hoạt động của Văn phòng thì ngƣời lãnh đạo sẽ gặp khó khăn trong việc
kiểm tra, đánh giá cũng nhƣ không thể đảm bảo tính khách quan của trong
những kết luận mà mình đƣa ra.
Xác định tiêu chí để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng là một
việc làm rất khó khăn, chƣa có tiền lệ. Xuất phát từ thực tế nghiên cứu, có thể
đƣa ra một số tiêu chí đánh giá chất lƣợng hoạt động nhƣ sau:
Thứ nhất là, mức độ sẵn có và chất lượng thông tin được cung cấp
Thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu
thƣờng xuyên trong các cơ quan Nhà nƣớc, trong đời sống xã hội cũng nhƣ từng
cá nhân. Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công chức trong cơ quan
nhà nƣớc, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý. Thông tin là căn cứ để ban hành
các quyết định, mệnh lệnh trong quản lý hành chính, là một mắt xích quan trọng
của quá trình ra quyết định quản lý. Vì vậy, việc thu thập thông tin, xử lý và khai

41. 33
thác thông tin có vai trò rất quan trọng.
Văn phòng là nơi tiếp nhận, khai thác, truyền tải thông tin và giúp thủ
trƣởng cơ quan xử lý, khai thác thông tin, cung cấp kịp thời các thông tin có tính
định hƣớng cho thủ trƣởng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành cơ quan. Để điều
hành cơ quan, ngƣời lãnh đạo phải đƣa ra các quyết định, các mệnh lệnh trong
quản lý và thông tin là căn cứ quan trọng để ban hành các quyết định. Thông tin
phục vụ lãnh đạo là thông tin đã đƣợc chọn lọc để cung cấp cho lãnh đạo những
hiểu biết cần thiết, làm căn cứ, cơ sở ra quyết định xử lý những vấn đề đặt ra
trong lĩnh vực chuyên môn của mình.
Vì vậy, thông tin mà Văn phòng cung cấp càng có độ chính xác, tính đầy
đủ (thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà lãnh đạo), tính kịp
thời (thông tin cần truyền đạt đến ngƣời lãnh đạo đúng lúc họ cần, ngƣợc lại,
thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giá trị) thì việc ban
hành các quyết định của ngƣời lãnh đạo càng đảm bảo tính kịp thời, khả thi, tính
hiệu lực, hiệu quả. Đây là thƣớc đo quan trọng để đánh chất lƣợng hoạt động của
Văn phòng.
Thứ hai là, sự phối hợp giữa Văn phòng với lãnh đạo và các phòng ban
chuyên môn
Phối hợp hoạt động là nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của một tổ chức,
một hệ thống tổ chức. Sự phối hợp hoạt động càng nhịp nhàng, ăn ý càng tạo
đƣợc hiệu quả cao trong hoạt động của một tổ chức hay một hệ thống tổ chức.
Nhƣ trên đã nêu, Văn phòng cơ quan cấp Sở là bộ phận “trung gian” giữa
lãnh đạo với các đơn vị, là cánh tay đắc lực của lãnh đạo cơ quan trong quá trình
hoạt động quản lý. Văn phòng chính là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ”, “ bộ lọc”
của thủ trƣởng cơ quan. Các vấn đề thông tin đƣợc thu thập, sàng lọc, nghiên
cứu, đề xuất chuyển đến thủ trƣởng cơ quan và ngƣợc lại, các ý kiến chỉ đạo,
điều hành của thủ trƣởng cơ quan đến các phòng ban, đơn vị đều qua Văn
phòng.

42. 34
Việc tổ chức thực hiện các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, trên cơ sở phối
hợp với các phòng ban, đơn vị trong triển khai nhiệm vụ càng nhịp nhàng,
thƣờng xuyên, có hiệu quả càng có ý nghĩa quan trọng để Văn phòng thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng, nhất là công tác phối hợp giữa Văn
phòng với lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn có ý nghĩa quyết định đến
chất lƣợng, hiệu quả lãnh đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ quan, là thƣớc đo
quan trọng để đánh giá chất lƣợng hoạt động của cơ quan nói chung của Văn
phòng nói riêng.
Thứ ba là, tính khả thi của các chương trình, kế hoạch được xây dựng và
áp dụng
Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan là nhiệm vụ chính
của Văn phòng trong thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp. Hoạt động của
các cơ quan có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng và
thực hiện chƣơng trình công tác. Chƣơng trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ
chức đạt đƣợc mục tiêu một cách tƣơng đối chính xác. Chƣơng trình, kế hoạch
góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy để
chƣơng trình kế hoạch thực sự phát huy vai trò, hiệu quả trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức thì việc xây dựng và áp dụng phải mang tính khả thi.
Tính khả thi thể hiện ở việc chƣơng trình, kế hoạch phải đảm bảo bám sát
đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, đảm bảo tính trọng
tâm, trọng điểm: xác định đúng định hƣớng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các
công tác chính trong từng thời gian, đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất
cả các lĩnh vực công tác của cơ quan. Đồng thờichƣơng trình, kế hoạch cũng
phải phù hợp với khả năng và thời gian thực hiện, tránh ôm đồm nhiều việc.
Tránh đƣa quá nhiều vấn đề vào chƣơng trình, kế hoạch để rồi không thực hiện
đƣợc.
Vì vậy, xem xét, đánh giá tính khả thi của việc xây dựng và áp dụng các

43. 35
chƣơng trình, kế hoạch trong thực tiễn hoạt động của Văn phòng là một tiêu chí
rất quan trọng để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng.
Thứ tư là, khả năng cung cấp các điều kiện trang thiết bị làm việc và áp
dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
Cơ sở vật chất gắn với bộ mặt Văn phòng, trang thiết bị Văn phòng là một
trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lƣợng của công tác văn
phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình.
Thiết bị Văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc, làm ảnh hƣởng
đến năng suất, chất lƣợng lao động trong cơ quan, công sở. Muốn nâng cao chất
lƣợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan cũng nhƣ của Văn phòng thì không thể
thiếu các trang thiết bị hỗ trợ cho cán bộ, công chức làm việc. Các trang thiết bị
thiết yếu hiện nay nhƣ: Máy vi tính, máy in, máy điện thoại, máy fax, tủ tài liệu,
bàn ghế…là những thiết bị không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Vì vậy, việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lƣợng, tính chuyên nghiệp,
hiện đại của các trang thiết bị là điều kiện quan trọng ảnh hƣởng lớn đến chất
lƣợng hoạt động của Văn phòng.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ hiện nay, các tiến bộ đó
đã đƣợc ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng
tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.Vì
vậy đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng với khả năng nắm bắt kịp thời, sử
dụng thành thạo, nhanh nhạy, khai thác tối ƣu các tiến bộ khoa học, công nghệ,
ứng dụng có hiệu quả trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ là một tiêu chí
quan trọng để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng.

44. 36
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt
động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, thiếu bộ phận Văn phòng cơ quan sẽ khó
có thể hoạt động một cách liên tục, thống nhất và hiệu quả.
Các hoạt động của Văn phòng rất đa dạng bao gồm: công tác thông tin, báo
cáo, công tác tham mƣu, tổng hợp, tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác văn thƣ,
lƣu trữ, công tác phục vụ hậu cần. Nói đến Văn phòng là nói đến một bộ phận có
vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc liên tục,
thống nhất, đồng bộ, đây là nơi cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ,
giúp giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc sự vụ để tập trung vào những vấn đề
mấu chốt, chiến lƣợc, đồng thời, đây còn là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị, cá
nhân trong đơn vị, giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân bên ngoài. Với vai trò
quan trọng nhƣ vậy nên việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống tiêu chí để làm công
cụ, thƣớc đo đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng là rất cần thiết. Các tiêu
chí ấy bao gồm: mức độ sẵn có và chất lƣợng thông tin đƣợc cung cấp, sự phối hợp
giữa Văn phòng với lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn, tính khả thi của các
chƣơng trình, kế hoạch đƣợc xây dựng và khả năng cung cấp các điều kiện trang
thiết bị làm việc và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ.
Hệ thống lý luận về Văn phòng, chất lƣợng hoạt động, tiêu chí đánh giá
chất lƣợng hoạt động của Văn phòng nêu ở trên chính là cơ sở, tiền đề cho việc
phân tích, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục
thể thao ở Chƣơng 2.

45. 37
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO
2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thể
dục thể thao:
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể
thao.
2.1.1.1. Về chức năng
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là tổ chức trực thuộc Tổng cục Thể
dục thể thao, có chức năng tham mƣu, giúp Tổng cục trƣởng tổng hợp, xử lý
thông tin và tuyên truyền giới thiệu các hoạt động thể dục thể thao; điều phối và
tổng hợp tình hình hoạt động giữa các cơ quan, đơn vị theo chƣơng trình, kế
hoạch công tác của Tổng cục; triển khai công tác pháp chế, thi đua khen thƣởng;
đảm bảo các điều kiện và phƣơng tiện làm việc của cơ quan Tổng cục.
2.1.1.2. Nhiệm vụ
- Công tác tham mƣu, tổng hợp
- Công tác hành chính, quản trị,
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ
- Công tác tài chính
- Công tác khác thi đua, khen thƣởng
Thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng; công tác pháp chế, công tác
khoa học, công nghệ. Duy trì và áp dụng hệ thống ISO 9001:2015 tại cơ quan Sở
và các nhiệm vụ khác đƣợc Giám đốc Sở giao.
2.1.2. Về cơ cấu tổ chức
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt
động chung của cơ quan, Văn phòng Tổng cục TDTT đã xây dựng quy chế hoạt

46. 38
động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Về tên gọi: Văn phòng Tổng cục
Các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục gồm: Công tác tổng hợp,
công tác tài chính- kế toán, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác hội họp, hậu cần,
trật tự nội vụ…Đây là những mặt hoạt động chính. Ngoài ra, còn một số mặt
hoạt động khác nhƣ công tác pháp chế, khen thƣởng, cải cách hành chính, đào
tạo, bồi dƣỡng.
Về cơ cấu tổ chức:
Ngoài lãnh đạo Văn phòng còn có các chức danh đảm nhiệm những công
việc chủ yếu nhƣ sau: tổng hợp, pháp chế, kế toán, thủ quỹ, văn thƣ, lƣu trữ,
hành chính, quản trị, thi đua khen thƣởng, lái xe, tạp vụ…
T
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao
Chánh Văn phòng
Phó Chánh
Văn phòng
Phó Chánh
Văn phòng
Tham
mƣu,
Tổng
hợp
Pháp
chế
Kế
toán
Văn
thƣ,
lƣu
trữ
Thi đua
khen
thƣởng
tuyên
truyền
Hành
chính,
quản
trị

47. 39
Về cơ cấu lãnh đạo Văn phòng bao gồm: Chánh Văn phòng và Phó Chánh
Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng là ngƣời giúp Chánh Văn phòng trên một số
lĩnh vực công tác do Chánh Văn phòng phân công. Số lƣợng Phó Chánh Văn
phòng có từ 01 đến 03 ngƣời.
Lãnh đạo Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng; Thực hiện nguyên
tắc tập trung dân chủ và quy chế làm việc của Tổng cục Thể dục thể thao. Chánh
Văn phòng chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng cục trƣởng và trƣớc
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng đƣợc
Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số mặt công tác và chịu trách nhiệm
trƣớc Chánh Văn phòng, trƣớc Tổng cục trƣởng và Pháp luật về nhiệm vụ đƣợc
phân công.
2.1.3. Chế độ làm việc, mối quan hệ công tác
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của Văn
phòng, Phó Chánh Văn phòng là ngƣời giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách
nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về nhiệm vụ công tác đƣợc phân công. Công
chức và ngƣời lao động Văn phòng chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của
Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo Văn phòng về nhiệm vụ
công việc đƣợc phân công.
Mối quan hệ làm việc: Văn phòng thực hiện chức năng của mình là “bộ máy
giúp việc” có mối quan hệ phối hợp, quan hệ theo chiều ngang với các Vụ, đơn vị
trực thuộc cơ quan Tổng cục Thể dục thể thao.
2.1.4. Về số lƣợng, chất lƣợng công chức
2.1.4.1. Về số lượng và bố trí chức danh
Số lƣợng công chức và ngƣời lao động trong các Văn phòng Tổng cục
Thể dục thể thao đƣợc bố trí trung bình khoảng 47 ngƣời gồm:
- Lãnh đạo Văn phòng: 3 ngƣời
- Phòng Tổng hợp: 5 ngƣời

48. 40
- Phòng Kế toán: 6 ngƣời
- Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ: 5 ngƣời
- Phòng Thi đua – Tuyên truyền: 4 ngƣời
- Phòng Pháp chế: 3 ngƣời
- Phòng Hành chính – Quản trị: 21 ngƣời
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Văn
phòng Tổng cục TDTT và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của từng cán bộ,
công chức, ngƣời lao động, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo ph bố trí, sắp xếp và
giao nhiệm vụ cụ thể cho từng ngƣời.
2.1.4.2. Về chất lượng công chức
Chất lƣợng công chức là yếu tố quyết định đến chất lƣợng hoạt động của cơ
quan nói chung, của Văn phòng nói riêng. Bởi vì, con ngƣời là yếu tố tiên quyết
cho sự thành công của mọi hoạt động. Qua điều tra, khảo sát tại Văn phòng Tổng
cục TDTT, chất lƣợng công chức và ngƣời lao động đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Về độ tuổi: Một cơ quan, tổ chức khi xây dựng và phát triển luôn phải
xây dựng lực lƣợng cán bộ công chức đảm bảo đƣợc tính kế thừa. Tại Văn
phòng Tổng cục TDTT, lực lƣợng cán bộ, công chức, viên chức, lao động đáp
ứng yêu cầu này, cụ thể:
- Dƣới 35 tuổi: 53 %
- Từ 35- 45 tuổi: 38 %
- Trên 45 tuổi: 9 %
Nhƣ vậy có thể thấy đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng có độ tuổi trẻ
chiếm tỷ lệ trên 50%, với lợi thế là nhanh nhạy, linh hoạt, nhiệt tình, khả năng nắm
bắt công việc tốt. Tuy nhiên có một số cán bộ, công chức trẻ lại thiếu kinh nghiệm
thực tiễn và hay nôn nóng trong giải quyết công việc, làm công việc đƣợc giải
quyết kém hiệu quả, thiếu tính chuyên sâu. Bởi vậy, vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng và

49. 41
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn, phƣơng pháp làm
việc cho đội ngũ cán bộ, công chức trẻ là yêu cầu cần thiết nhằm từng bƣớc trẻ hóa
đội ngũ cán bộ, công chức có hiệu quả và chất lƣợng.
- Chất lượng công chức theo trình độ đào tạo:
Chất lƣợng công chức, ngƣời lao động theo trình độ đào tạo chuyên môn
đƣợc thể hiện ở bảng 2.1.
Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, ngƣời lao động
Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao
Đơn vị tính: Ngƣời
STT Tên phòng
Tổng
số
Tiến
sỹ
Thạc
sỹ
Đại
học
Cao
đẳng
Trung
cấp
Còn
lại
Ghi
chú
1
Lãnh đạo Văn
phòng
3 1 2
2 Phòng Tổng hợp 5 2 3
3
Phòng Văn Thƣ
Lƣu trữ
5 4 1
4
Phòng Hành
chính-Quản trị
21 4 2 9 6
5
Phòng Thi đua-
Tuyên truyền
4 1 3
6 Phòng Pháp chế 3 1 2
7 Phòng Kế toán 6 6
Tổng cộng:
47
1 6 16 3 9 6
Tỷ lệ % 100% 2,1% 12,8% 46,8% 6,4% 19,1% 12,8%
Bảng 2.1 cho thấy, trình độ chuyên môn của đội ngũ công chức, ngƣời lao
động trong Văn phòng là tƣơng đối thấp. Số công chức có trình độ trên đại học
là 14,9%, số công chức có trình độ đại học là 46,8%, số công chức, lao động có
trình độ cao đẳng, trung cấp là 25,5%, còn lại là những ngƣời chƣa qua trình độ