Tổ Chức Và Hoạt Động Của Văn Phòng Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Kiên Giang đã chia sẻ đến cho các bạn học viên một bài luận văn hoàn toàn miễn phí. Nếu các bạn có nhu cầu cần tải bài mẫu này vui lòng nhắn tin nhanh qua zalo/telegram : 0934.536.149 để được hỗ trợ tải nhé.

1. THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VÕ VĂN TỰ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
NHẬN VIẾT THUÊ LUẬN VĂN
ZALO/TELEGRAM TRAO ĐỔI : 0934.536.149
WEBSITE:TRANGLUANVAN.COM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

2. THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VÕ VĂN TỰ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số : 60. 34. 04. 03
Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Quang Huy

3. 1
LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Võ Văn Tự, học viên lớp Cao học Quản lý công HC20.N10,
niên khóa 2015 - 2017.
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi (có
khảo cứu, kế thừa có chọn lọc, khoa học và hợp lý một số vấn đề thực tiễn). Các
số liệu trong luận văn là trung thực, được điều tra, nghiên cứu cẩn thận và tỉ mỉ,
có tính cập nhật và nguồn được trích dẫn rõ ràng.
Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình khoa học nào./.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018
Tác giả
Võ Văn Tự

4. 2
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và hoàn thành nghiên cứu Luận văn Cao học
Quản lý công, niên khóa 2015 - 2017, tôi nhận được sự quan tâm giảng dạy,
giúp đỡ của Ban Giám đốc, các Thầy, Cô tham gia giảng dạy và Khoa Sau Đại
học đã giúp tôi lĩnh hội những kiến thức khoa học và bổ ích của Chương trình
Cao học Quản lý công.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Học viện Hành chính Quốc gia, các Phòng,
Ban, Khoa, cơ sở Học viện Hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh, UBND tỉnh,
Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ, Trường Chính trị tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang đã động viên và cung cấp, hỗ trợ thời gian và
tài liệu hữu ích cho tôi hoàn thành khóa học và luận văn.
Đặc biệt trân trọng cảm ơn TS. Phạm Quang Huy, Giảng viên Cao cấp,
nguyên Phó Giám đốc Học viện hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí
Minh đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình, nghiêm túc và động viên tôi hoàn thành
nghiên cứu luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018
Tác giả
Võ Văn Tự

5. 3
MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................6
1. Tính cấp thiết của đề tài.....................................................................................6
2. Tình hình nghiên cứu.........................................................................................8
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................9
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn..............................................10
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu ..............................................10
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ......................................................10
7. Kết cấu của luận văn........................................................................................10
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÙA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH ...................................................12
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................12
1.1.1. Khái niệm ..............................................................................................12
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng..................................................................13
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng............................14
1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh......................................................16
1.2.1. Cơ sở pháp lý.........................................................................................16
1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.......................18
1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ............19
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ..........................19
1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh............................22
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2011 ĐẾN
NAY.....................................................................................................................33
2.1. Khái quát về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang 33
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên..................................................................................33
2.1.2. đặc điểm kinh tế - xã hội .......................................................................34

6. 4
2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang từ sau 30/4/1975 đến nay ..............................................................36
2.3. Thực trạng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang............39
2.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự...................................................39
2.3.2. Hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang..............57
2.4. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang ..........................................................................................68
2.4.1. Ưu điểm.................................................................................................68
2.4.2. Hạn chế..................................................................................................70
Chƣơng 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KIÊN GIANG TRONG THỜI GIAN TỚI .....................................................75
3.1. Định hƣớng hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh Kiên Giang .........................................................................78
3.2. Một số giải pháp để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang ..........................................................................................81
3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh................................................................................81
3.2.2. Giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh................................................................................87
3.2.3. Giải pháp về tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước 90
3.3. Kiến nghị......................................................................................................95
KẾT LUẬN.........................................................................................................98
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................100

7. 5
MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Ủy ban nhân dân UBND
Liên hiệp quốc LHQ
Hệ thống quản lý chất lượng ISO
Công nghệ thông tin CNTT
Dịch vụ công trực tuyến OSI
Hạ tầng viễn thông TII
Nguồn nhân lực HCI

8. 6
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài luận văn
Văn phòng là phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của
chính quyền các cấp, văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng, văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông
tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, ―Văn phòng
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh (UBND) và là một bộ phận cơ quan chuyên môn trong hệ
thống cơ quan hành chính nhà nước thống nhất do UBND tỉnh lãnh đạo‖ [16,
tr430]. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn có vị trí, vai trò là cơ
quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh tổ chức chỉ đạo, điều hành thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.
Tùy thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi giai đoạn phát triển mà cơ
quan chuyên môn nói chung và cơ quan Văn phòng UBND tỉnh nói riêng được
pháp luật quy định khác nhau (kể cả vị trí, chức năng), được quy định trực tiếp
hay gián tiếp trong các văn bản quy phạm pháp luật và các quy phạm pháp luật
đó góp phần từng bước hoàn thiện tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng
UBND cấp tỉnh.
Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
828/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 28 tháng 8 là ngày truyền
thống Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước [18]. Đây là ghi nhận những
đóng góp to lớn của Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước trong tham mưu
giúp việc, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.
Với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND là cơ
quan thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị quyết

9. 7
của Hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản chỉ đạo của nhà nước
cấp trên. Chính vì vậy, Văn phòng UBND tỉnh có vai trò rất quan trọng trong
việc tham mưu và giúp việc, bảo đảm hoạt động thông suốt của UBND.
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian qua đã có nhiều cố
gắng trong việc tham mưu, phục vụ cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong
công tác quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước từ
tỉnh đến cơ sở, trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh đạt nhiều kết quả quan
trọng. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian quan vẫn
còn những bất cập nhất định như: tên gọi các phòng chuyên môn chưa thống
nhất, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, chức năng nhiệm vụ vẫn chưa rõ ràng, cụ thể.
Để góp phần thực hiện tốt chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới tổ
chức, hoạt động của chính quyền địa phương, nâng cao chất lượng hoạt động
của Ủy ban nhân dân các cấp, cũng như thực hiện tốt Luật Tổ chức chính quyền
địa phương, thực hiện tốt việc cải cách hành chính nhà nước nhằm xây dựng
chính quyền địa phương kiến tạo và phát triển, việc đổi mới, kiện toàn tổ chức
và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh là việc làm cần thiết và liên tục nhằm
đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của từng giai đoạn phát triển.
Vì vậy, cần tiếp tục nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và
thực tiễn trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh, trên cơ sở
đó đề xuất những quan điểm, giải pháp tiếp tục hoàn thiện hơn về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh nói chung và Văn phòng UBND tỉnh
Kiên Giang nói riêng trong điều kiện đổi mới và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện
nay có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn.
Xuất phát từ thực trạng trên, việc nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một cách có hệ thống, làm rõ những thành
tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang, đề xuất các giải pháp tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn

10. 8
phòng UBND tỉnh Kiên Giang, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang là cần thiết và cấp
bách.
Với những lý do trên, tôi chọn chủ đề: “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang” làm luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ
chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đã có rất
nhiều đề tài nghiên cứu, giáo trình giảng dạy về công tác hành chính văn phòng
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND ở Việt Nam như:
Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước‖, nhà xuất bản
chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002 của tác giả Tạ Hữu Ánh; ―Hành chính
văn phòng trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005 của tác
giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên). Công trình của 02 tác giả này chủ yếu tập trung
đưa ra những khung lý thuyết cơ bản về vị trí, chức năng, vai trò trong công tác
văn phòng của một cơ quan, tổ chức cần phải có, chưa có phân tích cụ thể ở một
văn phòng cơ quan hành chính nhà nước đặc biệt là văn phòng UBND cấp tỉnh;
Hay ―Đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND ở Việt Nam hiện nay‖. Luận án tiến sĩ Luật, Trường Đại học luật Hà
Nội, năm 2013 của tác giả Tạ Quang Ngọc. Công trình của tác giả này đã phân
tích sâu về vị trí, vai trò của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, trong đó tác
giả có đề cập đến sự khác biệt bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh so với
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, khác biệt về vị trí, vai trò của
Văn phòng UBND cấp tỉnh so với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
tỉnh; tác giả chỉ phân tích khác biệt về vị trí, vai trò, chưa phân tích về hoạt động
cụ thể bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh.

11. 9
Và còn nhiều công trình của các tác giả khác như: Lưu Kiếm Thanh ―Văn
phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Khoa học và
Kỹ thuật, năm 2005. Trần Thị Thanh Hiền ―Tổ chức và hoạt động của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay‖, luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa
học xã hội, năm 2011….
Những công trình nghiên cứu kể trên chưa phân tích sâu về hoạt động của
Văn phòng UND cấp tỉnh, đặc biệt là không có công trình nào nghiên cứu về tổ
chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. Tuy nhiên, những
công trình nêu trên đã cung cấp một lượng kiến thức, thông tin lớn về hoạt động
của bộ máy nhà nước. Vì vậy, luận văn này góp phần bù đắp khoảng trống nghiên
cứu hiện hành, làm rõ thêm về cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng tổ chức và
hoạt động, từ đó cung cấp những ý kiến tư vấn về việc nâng cao hiệu lực, hiệu
quả hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh.
Luận văn nghiên cứu thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang. Tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn
chế đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện về tổ chức và hoạt động Văn phòng
UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đích nói trên, luận văn có nhiệm vụ:
- Hệ thống lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp
tỉnh.
- Phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND Kiên
Giang. Đưa ra nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân đối
với tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang;

12. 10
- Đề xuất các giải pháp để khắc phục hạn chế, phát huy những ưu điểm,
các giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội ở địa phương.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh
Kiên Giang.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào hoàn thiện về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong công tác tham mưu, giúp
việc cho lãnh đạo UBND tỉnh từ năm 2011 đến nay.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác-Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, khoa học quản lý hành chính nhà nước, quan điểm, chủ
trương của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước về tổ chức và hoạt của cơ quan
hành chính nhà nước.
- Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê,
tổng hợp, so sánh để rút ra nhận xét và kết luận.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống được cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
UBND cấp tỉnh; đồng thời trên cơ sở hệ thống lý luận này Văn phòng UBND
tỉnh Kiên Giang tham khảo có thể vận dụng để hoàn thiện hoạt động của Văn
phòng UBND tỉnh Kiên Giang.
- Đánh giá được thực trạng và đề ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
7. Kết cấu của luận văn

13. 11
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung của luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND
cấp tỉnh.
Chương 2 : Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang từ năm 2011 đến nay.
Chương 3 : Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.

14. 12
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
UBND CẤP TỈNH
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khái niệm "văn phòng" có thể hiểu gồm các nội dung sau đây:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm
quyền chung hoặc cơ quan thẩm quyền riêng có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Những cách hiểu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về
chức năng, nhiệm vụ của "văn phòng" ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những
hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định.
Nhìn từ gốc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu
vào và đầu ra có tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là hoạt động trợ giúp
lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường v.v… theo các
phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử
lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu
cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ
chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai

15. 13
thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức tới những mục tiêu mong đợi.
Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,
tổ chức đó [16, tr.15-18].
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các
cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ
quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ
cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với
sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan
hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với
các cơ quan bên ngoài, văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc
và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với
các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt
động.
Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều
hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra
thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ
chức. Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập,
xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá
trình quản lý mà hoạt động văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý
của tổ chức.
Với vị trí nêu trên văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí
đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ

16. 14
quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình
thường.
Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành
công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ
lãnh đạo và quản lý; văn phòng là ―bộ nhớ‖, ‗tai mắt‖ của lãnh đạo cơ quan và là
đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ
cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích
và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp cho
thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành
chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công
chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có,
tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học.
- Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng
trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý.
Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh
đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong
cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt động
và chi phí không cần thiết.
- Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các phương
tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí hợp lý và
khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên
trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến
hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là môi
trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau,

17. 15
đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị,
kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm
ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác những
ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt động
của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên trong
quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa dạng
phong phú cần quan tâm toàn diện.
- Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện
nhiệm vụ, văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành
của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính
cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của
cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ
ngang cấp, giao tiếp giữa văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác.
- Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn
phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau
đây:
+ Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan
càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của văn phòng càng phức tạp. Nhiều
khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không có nhiều
đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng.
Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác định chức
năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn phòng càng
trở nên phức tạp.
+ Thứ hai, mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên
quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con người
ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng
thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan
hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực hiện thuận lợi;

18. 16
ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không nắm vững hoặc
có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về lề
lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định ấy góp
phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con
người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con
người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt
được mục tiêu hoạt động của cơ quan, văn phòng không phát huy được vai trò,
chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng
của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở.
Thiết bị văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm mỹ.
Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng đã và đang được nâng
cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm việc còn
chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử dụng hiệu quả
trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai mạnh mẽ, do đó đòi
hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, công
chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao hơn nữa.
1.2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
1.2.1. Cơ sở pháp lý
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Nghị định ghi rõ ―Văn phòng UBND
tham mưu giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức,
quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch
UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành
chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý
công báo và phục vụ các hoạt động của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND
cấp tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo

19. 17
thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng
[3]. Trên cơ sở đó, Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Văn phòng Chính
phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [36].
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, tại
Khoản 2, Điều 41, quy định về cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh; Khoản 2,
Điều 127 quy định Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, giúp việc,
phục vụ hoạt động của UBND cấp tỉnh [15].
Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch
UBND tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang [5]
Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục
hành chính; trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức
triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã [5].
Quyết định số 1940/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2017 của UBND tỉnh
Kiên Giang về việc tổ chức lại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn
phòng UBND tỉnh Kiên Giang, trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục
hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã [26].
Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng cho thấy Văn phòng UBND cấp
tỉnh là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp tỉnh. Là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho
UBND; hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh gắn liền và tác động
rất mạnh đến hiệu quả tổ chức, điều hành hoạt động của UBND cấp tỉnh.

20. 18
Do tầm quan trọng như trên, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và các mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND cấp tỉnh từ lâu đã được
pháp luật nước ta quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp
yêu cầu, nhiệm vụ của từng giai đoạn.
1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan quan trọng trong cấu thành bộ máy
hành chính nhà nước cấp tỉnh - UBND cấp tỉnh, có trách nhiệm thu thập, xử lý,
phân tích và tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình, kế hoạch phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo UBND cấp tỉnh, đồng thời đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, bộ máy giúp việc của
UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, trải
qua nhiều thời kỳ, trong bất cứ hoàn cảnh lịch sử nào, quy mô tổ chức như thế nào
thì chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND cấp tỉnh vẫn là tham mưu, tổng hợp
và đảm bảo công tác hậu cần. Các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND cấp tỉnh
nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì một trong những
việc quan trọng đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho
UBND tỉnh xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác
của UBND tỉnh; có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông
tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành và tổ
chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng nhân dân và UBND cấp
tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có những điểm khác biệt so với cơ quan ngang
sở khác cũng như các sở trong tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp

21. 19
tỉnh đó là Văn phòng UBND không chỉ có vị trí như một cơ quan chuyên môn
mà nó còn là bộ máy giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, trong việc
thực hiện chức năng của mình Văn phòng UBND tham mưu, giúp Chủ tịch
UBND và các Phó Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác
thuộc phạm vi quản lý của UBND cấp tỉnh. Với quy định đó, thể hiện những
khác biệt về cơ cấu, tổ chức bên trong của Văn phòng UBND tỉnh cũng như khi
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, sự phối hợp giữa Văn phòng UBND
cấp tỉnh với các cơ quan chuyên môn khác, các tổ chức chính trị - xã hội ở trong
phạm vi địa bàn quản lý của UBND cấp tỉnh hiện nay [13, tr79, 80].
Văn phòng UBND cấp tỉnh có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ và là cầu nối
giữa Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh với các cơ quan chuyên môn, Ủy
ban mặt trận Tổ quốc, các hội, đoàn thể tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND cấp
huyện. Nếu sự phối hợp với các cơ quan chặt chẽ sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp
cho UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị và
các chỉ tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Do vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng, nên trong các hoạt động của
mình các cơ quan, đơn vị cần phải thường xuyên quan tâm củng cố bộ máy tổ
chức, tạo điều kiện phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng, từ
đó sẽ thúc đẩy và nâng cao chất lượng hoạt động của các sở, ban ngành tỉnh.
1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Việc xác định chức năng của văn phòng tùy thuộc vào quy mô, tổ chức của
mỗi cơ quan, đơn vị; tuy nhiên qua nghiên cứu và thực tiễn thì Văn phòng UBND
cấp tỉnh có hai chức năng chính là: tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Hai
chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức năng cơ
bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội

22. 20
dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng;
còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có được những quyết định
đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các
cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp
những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi văn phòng. Hoạt
động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa
mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những
thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin trái chiều trên mọi lĩnh vực của
nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có tổng
hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích
chung nhất là trợ giúp cho thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa
chọn quyết định tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan; nó có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham
mưu; sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin
không có, hoặc thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác
và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng
cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ
được nhanh chóng hơn, đầy đủ, chính xác hơn.
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất,
phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính ... Các phương tiện ấy phải được quản lý,
sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi
nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu
cần và được văn phòng được thể hiện thông qua việc:
+ Quản lý tài chính, tài sản công, những công việc hậu cần và phục vụ
khác.

23. 21
+ Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn
bản đi, đến; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, đóng dấu và phát hành;
thực hiện quản lý, sử dụng dấu theo đúng quy định.
+ Chuẩn bị điều kiện phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị, tiếp khách;
bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của lãnh đạo UBND tỉnh và các sở,
ngành tỉnh; quản lý, sử dụng xe ô tô, theo dõi sửa chữa điện, nước, điện thoại …
nhằm phục vụ tốt các mặt hoạt động của UBND tỉnh. Đảm bảo công tác phòng
cháy chữa cháy; thực hiện xây dựng công sở văn minh sạch đẹp và bảo đảm an
ninh, trật tự trong khu vực cơ quan.
+ Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, quản lý sử dụng tài sản cơ quan
theo đúng chế độ, nguyên tắc nhà nước và các biện pháp thực hiện tiết kiệm,
chống lãng phí trong cơ quan.
- Trên cơ sở chức năng cơ bản của Văn phòng UBND tỉnh, thì cơ cấu tổ
chức và chế độ làm việc của văn phòng cũng được thiết kế cho phù hợp nhằm
đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng đạt hiệu quả cao nhất. Theo
đó, Văn phòng UBND tỉnh làm việc theo chế độ Thủ trưởng gồm Chánh văn
phòng, các Phó chánh văn phòng và các phòng chuyên môn.
+ Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn
phòng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND tỉnh về toàn bộ hoạt động và công tác của văn phòng.
+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng trên một
số lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân công.
+ Giúp việc cho Chánh, Phó Chánh văn phòng là các phòng, ban chuyên
môn, chuyên môn gồm: các phòng nghiên cứu; các phòng hành chính-tổ chức,
quản trị-tài vụ; ban tiếp công dân, trung tâm tin học-công báo.
Văn phòng UBND cấp tỉnh làm việc theo các chế độ sau:
+ Làm việc theo chế độ trực tiếp (chế độ chuyên viên): cán bộ, công chức
làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh về công tác chuyên

24. 22
môn, sau đó báo cáo kết quả với lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng, Phó
Chánh văn phòng) biết để chỉ đạo, điều phối công việc.
+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng: cán bộ, công chức chịu sự lãnh đạo trực
tiếp của Chánh văn phòng, các Phó chánh văn phòng, mọi vấn đề báo cáo lên cấp
trên phải thông qua các cấp báo cáo trực tiếp.
+ Làm việc theo chế độ hỗn hợp:
Đối với cán bộ, công chức phòng nghiên cứu tổng hợp được làm việc trực
tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh nhưng sau đó phải báo cáo lãnh
đạo Văn phòng để chỉ đạo theo trình tự, thủ tục hành chính và chịu sự quản lý của
Chánh văn phòng về nhân sự, tổ chức.
Đối với cán bộ, công chức thuộc các phòng khác làm việc theo chế độ thủ
trưởng; tất cả các công việc do Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng trực tiếp
chỉ đạo và các hoạt động đều phải thông qua Chánh văn phòng, Phó Chánh văn
phòng để báo cáo lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Với chức năng của mình, văn phòng chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt
động hành chính sự vụ trong cơ quan; tùy tình hình của cơ quan vào từng thời
điểm nhất định mà Văn phòng sẽ thực hiện ít hoặc nhiều nhiệm vụ. Nhưng cơ bản
Văn phòng UBND cấp tỉnh có các nhiệm vụ chính như sau:
- Tham mƣu cho UBND tỉnh xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch
công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc triển
khai, tổ chức thực hiện văn bản đó
Xây dựng dựng các chương trình, kế hoạch công tác là nhiệm chủ yếu và
quan trọng hàng đầu của Văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Việc xây dựng kế hoạch, chương trình
làm việc nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được liên tục, thống nhất,
đúng mục đích và yêu cầu đặt ra cho từng công việc cụ thể; trên cơ sở các kế
hoạch, chương trình công tác, thủ trưởng cơ quan, đơn vị triển khai tổ chức, chỉ
đạo, điều hành từng nhóm công việc cụ thể.

25. 23
Để cho việc triển khai chỉ đạo, điều hành thực hiện có hiệu quả thì văn
phòng phải là cơ quan trực tiếp theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện của các đơn
vị, phòng, ban chuyên môn; kịp thời phản ánh, báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị về
tiến độ thực hiện, những khó khăn, vướng mắc. Chương trình, kế hoạch công tác
của cơ quan, tổ chức là sự định hình những nhiệm vụ cụ thể, dự báo mục tiêu,
định hướng và phương thức thực hiện nó.
Chương trình, kế hoạch công tác phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc do cấp mình xử lý, các việc phải xử
lý liên ngành hoặc phải trình cấp trên giải quyết. Thực hiện đúng nguyên tắc giải
quyết công việc theo thẩm quyền, nhanh chóng, coi trọng công tác phối hợp liên
ngành, không đùn đẩy trách nhiệm, công việc cho cơ quan, đơn vị khác hoặc cho
cấp trên.
Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng văn bản cụ thể, xác
định rõ những công việc, chỉ tiêu phải giải quyết trong một khoảng thời gian cụ
thể; thông thường Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có các loại chương trình, kế hoạch
ngắn hạn, dài hạn. Chương trình, kế hoach ngắn hạn như: Kế hoạch thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, chương trình, kế hoạch hàng tháng, quý,
năm; chương trình, kế hoạch dài hạn trong một giai đoạn, nhiệm kỳ cụ thể.
Văn bản là một phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin hữu hiệu và
chính xác, là một phương tiện để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý.
Một văn bản quản lý có chất lượng và đạt hiệu quả là văn bản sau khi được xây
dựng trên cơ sở mang đầy đủ các đặc tính, như: tính mục đích, tính khoa học, tính
đại chúng và tính khả thi cao.
Vì vậy để cho văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý về nội dung cũng
như thể thức, hình thức thì văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính
trong việc tham mưu, giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị soạn thảo và ban hành
các loại văn bản mang tính chỉ đạo chung của cơ quan, đơn vị.
- Công tác thu thập, quản lý và sử dụng thông tin

26. 24
Thông tin được hiểu là sự phản ánh của đối tượng có quan hệ đến chủ thể
phản ánh, thông tin càng nhiều thì giúp cho sự hiểu biết càng tăng. Khi tiếp nhận
thông tin, con người phải xử lý và sàng lọc thông tin, những thông tin nào có giá
trị, có lợi cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thì đưa vào quản lý, khai thác, sử
dụng một cách có hiệu quả nhất; đối với những thông tin không có giá trị hoặc giá
trị không cao, không có lợi cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thì loại bỏ hoặc
đưa vào quản lý nhưng chỉ dừng ở mức độ tham khảo.
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sự
thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động quản lý
hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin bên ngoài, thông tin
bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan hành chính nhà nước đưa ra các
quyết định quản lý cụ thể đối với từng lĩnh vực cụ thể.
Thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một tập hợp nhất
định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và
môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi
thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các
biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với
các đối tượng quản lý.
Thông tin có nhiều loại: thông tin đầu vào và thông tin đầu ra. Việc thu
thập thông tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống chặt chẽ; để đảm bảo tính hệ
thống và đầy đủ của thông tin, cần tuân thủ những nguyên tắc cập nhật thông tin
chặt chẽ. Thông tin sau khi thu thập xong cần được phân tích, tổng hợp số liệu,
kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý … Qua đó xác định đúng nội dung, bản chất
của thông tin để đưa ra những quyết định có tính chính xác và khả thi cao, từ đó
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Để làm tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải tăng
cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỷ càng và chặt chẽ từ đó sẽ
cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị trong hoạt động quản lý. Hầu hết trong hoạt động quản lý của cơ

27. 25
quan, tổ chức việc thu thập, xử lý, quản lý thông tin đều phải qua cơ quan văn
phòng thu nhận, chuyển phát đến các bộ phận liên quan và phục vụ cho hoạt động
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Hiện nay, với việc bùng nổ
thông tin và đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính, thì việc thu thập
thông tin càng phải được quan tâm chỉ đạo hết sức chặt chẽ, muốn thu thập thông
tin đầy đủ và khoa học thì văn phòng phải thực hiện tốt việc hiện đại hóa công tác
văn phòng, sử dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
ISO vào quá trình thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin nhằm đáp ứng yêu
cầu, nhiệm vụ ngày càng cao hiện nay.
- Tổ chức và phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị
Họp và hội nghị cũng là một trong những hình thức và nguồn thông tin
quan trọng phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn
vị; mục đích của các cuộc họp, hội nghị nhằm trao đổi thông tin, cung cấp thông
tin, phổ biến thông tin và thu thập thông tin. Thông qua các cuộc họp, hội nghị để
lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các chương trình, kế
hoạch đã đề ra, đánh giá rút kinh nghiệm những mặt đã đề ra, bổ sung những nội
dung, công việc, biện pháp thực hiện trong thời gian tới; đồng thời qua đây để
lãnh đạo cơ quan, đơn vị ra các quyết định chính xác, nhanh chóng, kịp thời và
cũng nhằm để tạo sự đồng thuận, nhất trí cao đối với các chương trình, kế hoạch
có sự triển khai đồng bộ giữa các bộ quận, cơ quan khác nhau có liên quan.
―Họp là một hình thức hành chính của hoạt động quản lý nhà nước, một
cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải
quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định
của pháp luật‖[20].
Ở bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều phải tổ chức các cuộc họp, hội nghị
tùy theo tính chất, quá trình hoạt động của từng đơn vị mà số cuộc họp, hội nghị
nhiều hay ít và hình thức tổ chức khác nhau. Riêng trong các cơ quan hành chính
Nhà nước việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất nhiều (họp thường kỳ, đột xuất,

28. 26
bất thường …‖. Do đó để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu các cuộc họp, hội
nghị không cần thiết của cơ quan, văn phòng phải phối hợp với các đơn vị liên
quan chuẩn bị tốt các nội dung phục vụ cho cuộc họp, hội nghị, từ bước chuẩn bị
nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu, thư mời, bố trí bàn ghế, âm
thanh, ánh sáng, thư ký ghi chép biên bản và dự thảo thông báo kết luận ý kiến chỉ
đạo … Thông qua các cuộc họp, hội nghị cũng sẽ giúp rất nhiều cho văn phòng
trong công tác thu thập, sàng lọc, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình nghiên
cứu tổng hợp, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng trong công
tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ
+ Công tác văn thƣ:
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, phân loại, chuyển
giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê chuyển của lãnh đạo; kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, cho số và phát
hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. Nói cách khác công tác
văn thư là một mặt hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân, bao gồm toàn bộ
các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Đó là tất cả các
công việc có liên quan đến công văn, tài liệu từ khi soạn thảo văn bản (đối với văn
bản đi) và từ phía tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công
việc, lập hồ sơ lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và lưu trữ vào kho
lưu trữ.
Mục đích của công tác văn thư là bảo đảm thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý; công tác văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị có hiệu quả; là một hoạt động được các nhà quản lý đặc biệt quan
tâm tổ chức thực hiện. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều phải
sử dụng tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách của cấp trên, chương

29. 27
trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị, phục vụ cho việc chỉ đạo, báo cáo
với cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư là một công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm một hệ
thống tác nghiệp chặt chẽ, từ khi nhận tài liệu, vào sổ đăng ký, phân phối tài liệu
đến việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các văn bản, tài liệu và cuối cùng là lập hồ
sơ, nộp vào kho lưu trữ. Các nghiệp vụ của công tác văn thư thực chất là các tác
nghiệp hành chính, toàn bộ quy trình của công tác văn thư đều liên quan đến
nhiều người, từ lãnh đạo cơ quan, đơn vị đến các đơn vị, phòng ban và từng cán
bộ công chức, nhân viên trong đơn vị; các tác nghiệp chủ yếu của công tác văn
thư đều do cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân thực hiện, tham mưu trong việc
xử lý, phân phối văn bản đến cho các sở, ban ngành, các cá nhân trong Ủy ban
nhân dân tỉnh đảm bảo đúng tiến độ, không bỏ sót, để quên hoặc chậm xử lý gây
khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
Căn cứ các quy định của pháp luật về thể thức văn bản, văn phòng có trách
nhiệm kiểm tra dự thảo các văn bản (đề án, chương trình, kế hoạch, công văn, báo
cáo …) về hình thức, thể thức văn bản do các cơ quan đơn vị trình cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị; văn phòng có quyền đề nghị các cơ quan chủ trì soạn thảo văn
bản xem xét, chỉnh sửa, bổ sung lại đối với những văn bản nếu không đúng hoặc
không đầy đủ về thể thức văn bản. Văn phòng là cơ quan kiểm tra cuối cùng về
thể thức văn bản, nếu để xảy ra sai sót thì văn phòng phải là cơ quan chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo UBND tỉnh.
―Chánh văn phòng; Trưởng phòng hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật‖[6].
Đây là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn của Văn phòng Ủy ban nhân
UBND; nếu làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần nâng cao chất lượng hệ thống các

30. 28
văn bản trong quá trình chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh. Việc tham mưu, đề
xuất xây dựng văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện quy chế về công tác văn
thư thuộc trách nhiệm của Văn phòng UBND; không một đơn vị, phòng, ban nào
có thể thay thế thực hiện nhiệm vụ này, do đó việc đề cao trách nhiệm trong việc
tham mưu, đề xuất việc quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư là nhiệm vụ
hết sức quan trọng của Văn phòng UBND.
+ Công tác lƣu trữ:
―Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, để
làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết‖[12, tr51].
Công tác lưu trữ là tài liệu của cơ quan, đơn vị hình thành trong quá trình
hoạt động thực tiễn, phục vụ cho việc tra cứu của lãnh đạo và các đơn vị có liên
quan. Đó là những tài liệu, dữ liệu thông tin có giá trị, quan trọng và cần thiết cho
việc phục vụ công tác nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển của
địa phương; đồng thời qua đó cũng là dữ liệu thông tin để cơ quan nghiên cứu đề
xuất với cơ quan cấp trên xem xét giải quyết những vần đề mang tính chiến lược
đối với việc phát triển tổ chức, đơn vị hoặc phát triển địa phương.
Tham mưu cho lãnh đạo UBND tỉnh về công tác lưu trữ không ai khác là
Văn phòng UBND; văn phòng phải nghiên cứu tổ chức bộ phận lưu trữ một cách
khoa học; phải tiến hành một loạt các bước nghiệp vụ, như: sưu tầm, thu thập, bổ
sung, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thời gian bảo quản tài liệu … và bảo
quản an toàn các tài liệu một cách tuyệt đối, đồng thời phải tổ chức xây dựng
công cụ tra cứu tài liệu phục vụ kịp thời cho việc nghiên cứu của lãnh đạo và cán
bộ công chức.
Với nhiệm vụ không thể thiếu của mình, văn phòng phải thường xuyên
phát huy vai trò và trách nhiệm trong việc tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Ủy
ban nhân dân tỉnh chỉ đạo làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, như: xây dựng quy
chế, quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng, bố trí khu vực, kho
lưu trữ … nhằm đảm bảo cho các văn bản đi đến được xử lý kịp thời nhanh chóng

31. 29
và khai thác hết công suất đối với các tài liệu lưu trữ trong cơ quan đơn vị. Bản
thân văn phòng phải chủ động nghiên cứu thực hiện công tác văn thư lưu trữ một
cách khoa học và đảm bảo quy trình thực hiện công tác này hết sức chặt chẽ nhằm
cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho hoạt động của UBND.
- Công tác tiếp dân
Văn phòng UBND tỉnh, trực tiếp là Ban tiếp công dân có trách nhiệm tổ
chức tiếp công dân đến giao dịch, phản ảnh những vấn đề có liên quan đến hoạt
động của UBND, Chủ tịch UBND; thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ hành chính của
tổ chức, công dân chuyển đến cho cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết và
nhận lại kết quả hoàn trả cho tổ chức, công dân; tiếp nhận và tham mưu cho Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân về công tác giải quyết đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân, tham mưu và bố trí lịch cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tiếp
công dân theo định kỳ. Đội ngũ công chức làm công tác tiếp công dân phải được
lựa chọn kỹ càng, phải có trình độ, kiến thức pháp luật, năng lực và kinh nghiệm
công tác mới làm tốt công tác tiếp công dân.
Tuy nhiên, công tác tiếp công dân vẫn còn những vấn đề cần phải tiếp tục
quan tâm giải quyết, đó là: việc bố trí bố trí cán bộ làm công tác tiếp công dân
chưa chú ý nhiều đến năng lực trình độ, hành vi ứng xử của người làm công tác
tiếp công dân, thậm chí có nơi còn suy nghĩ là bộ phận tiếp dân là chỗ để tạm thời
bố trí một nhân sự nào đó khi chưa thể bố trí chỗ khác hoặc bố trí những cán bộ
hạn chế về năng lực làm công tác tiếp dân, từ đó chất lượng công tác tiếp dân còn
nhiều hạn chế so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
- Tham mƣu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản
lý chất lƣợng ISO vào hoạt động quản lý của văn phòng.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước đóng vai
trò quan trong nước ta trong giai đoạn hiện nay. Bối cảnh quốc tế và trong nước
đặt ra sự cần thiết tất yếu của sự thay đổi này. Ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây
dựng nền hành chính điện tử (chính phủ điện tử); giúp việc xử lý thông tin nhanh,

32. 30
chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp. Ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước là vấn đề quan trọng hiện
nay; việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin góp phần phục vụ
và phát triển kinh tế - xã hội; đóng góp trực tiếp và hiệu quả cho cải cách hành
chính nhà nước, cho sự phát triển của đất nước trong giai đoạn mới.
Ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan,
tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Theo đó, các cơ quan phải xây
dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng: gồm: Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bảo
hiểm Xã hội Việt Nam (Bộ, ngành); UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. Đồng thời,
khuyến khích các cơ quan, đơn vị sau xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng: Cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan đại diện lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngoài; Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngân hàng Phát triển Việt
Nam; UBND xã, phường, thị trấn; đơn vị sự nghiệp công lập. Quyết định nêu rõ,
phải xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đối với các hoạt động
liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân [21].
- Công tác đảm bảo hậu cần
Thể hiện ở việc tham mưu về tổ chức quản trị công sở ―quản gia‖; văn
phòng có trách nhiệm tham mưu, bố trí sắp xếp các khu vực, phòng làm việc một
cách hợp lý, khoa học theo nguyên tắc quản trị tổ chức quản trị công sở; phục vụ
các cuộc họp, hội nghị, các sự kiện lớn, quan trọng do tỉnh tổ chức, các chuyến
công tác làm việc với các sở, ngành và địa phương; đồng thời phải thường xuyên
Đồng thời để bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có
liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;
thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước trong quá
trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.

33. 31
kiểm tra, bảo đảm các trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác cho các đơn vị,
phòng, ban làm việc có hiệu quả; xây dựng công sở văn minh - sạch đẹp - an toàn;
bảo đảm kinh phí phục vụ cho các hoạt động UBND tỉnh theo nguyên tắc tài
chính quy định.
Ngoài những nhiệm vụ trên, văn phòng còn có nhiệm vụ hết sức quan trọng
là thường xuyên tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng theo hướng
tinh gọn; không có trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
ban. Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng chuyên môn
hóa, có đủ năng lực trình độ, phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng … nhằm
góp phần xây dựng cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hướng tới phục vụ
nhân dân.
TIỂU KẾT CHƢƠNG I
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ
thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh; là cơ quan trực tiếp tham
mưu, giúp việc cho UBND quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương,
cũng như các hoạt động chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế -
xã hội của tỉnh.
Văn phòng được hiểu dưới nhiều gốc độ khác nhau, nhưng có một điểm
chung là hoạt động của Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp
và đảm bảo các cơ sở vật chất cho hoạt động của lãnh đạo và cơ quan; chức năng
tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần, có mối quan hệ gắn bó hữu cơ chặt chẽ
và bổ sung cho nhau. Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực hiện tốt việc
tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu là để phục vụ và trong phục vụ có
tham mưu. Tuy nhiên, điểm khác biệt rõ nét Văn phòng UBND cấp tỉnh với các
văn phòng của các tổ chức khác đó chính là chức năng tham mưu tổng hợp được
đặt cao hơn và có ý nghĩa quyết định hơn so với chức năng hậu cần. Hiệu quả

34. 32
hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh gắn liền và tác động lớn đến hiệu quả
hoạt động, điều hành của UBND cấp tỉnh.
Chính tầm quan trọng như trên, nên vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và các mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND cấp tỉnh từ lâu đã được
pháp luật nước ta quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp
thực tế. Đây là cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng UBND trong
thực thi nhiệm vụ.

35. 33
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY
BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2011 ĐẾN NĂM 2016
2.1. Khái quát về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên
Kiên Giang là tỉnh thuộc vùng đồng bằng sông Cửu Long, có tổng diện
tích tự nhiên là 634.878,3 ha, chiếm 15,6% diện tích vùng, 1,9% diện tích cả
nước; dân số năm 2016 là 1.776.700 người, chiếm 10% dân số vùng, 1,9% dân
số cả nước, gồm 3 dân tộc chính: Kinh chiếm 85,3%, Khmer chiếm 12,6, Hoa
2,1%. Kiên Giang có 15 đơn vị hành chính, gồm 01 thành phố thuộc tỉnh (TP
Rạch Giá - là tỉnh lỵ, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của tỉnh), 01 thị xã
(Tx Hà Tiên) và 13 huyện: Giang Thành, Kiên Lương, Hòn Đất, Tân Hiệp, Châu
Thành, Giồng Riềng, Gò Quao, An Biên, An Minh, Vĩnh Thuận, U Minh
Thượng và 02 huyện đảo là Phú Quốc và Kiên Hải với tổng số 145 xã, phường,
thị trấn. Đảo Phú Quốc hiện nay được Chính phủ đầu tư phát triển trở thành
tring tâm du lịch-dịch vụ lớn của cả nước và khu vực Đông Nam Á và đã hoàn
chỉnh giai đoạn 1 xây dựng Đề án thành lập Đơn vị Hành chính – Kinh tế đặc
biệt Phú Quốc.
Vị trí địa lý và địa hình Kiên Giang khá thuận lợi, phía Đông Bắc giáp các
tỉnh: An Giang, Cần Thơ và Hậu Giang; phía Nam giáp tỉnh Cà mau và Bạc
Liêu; phía Tây Nam giáp vịnh Thái Lan với hơn 200 km bờ biển và các đảo;
phía Bắc giáp Campuchia, với đường biên giới dài 56,8 km; có thềm lục địa và
lãnh hải rộng lớn trên 63.900 km2, với hơn 140 hòn đảo lớn nhỏ rãi rác, có điều
kiện thuận lợi để phát triển ngành khai thác thủy sản và tiềm năng để khai thác
kinh tế biển đảo; tiếp giáp với Campuchia khá dài, với cửa khẩu Quốc tế Hà
Tiên và cửa khẩu Quốc gia Giang Thành, là điều kiện để mở rộng giao thương
và phát triển kinh tế cửa khẩu, giao thương hàng hóa với Campuchia và các
nước trong khu vực.

36. 34
Là tỉnh có đường giao thông nối liền với các đường quốc gia như Quốc lộ
80, đường hành lang ven biển phía Nam nối từ các nước Thái Lan, Campuchia
về Việt Nam đến Cà Mau; có hệ thống cảng biển khá thuận lợi cho phát triển
kinh tế biển như Cảng biển An Thới, Bãi Nò, Hòn Chông, An Thới, Vịnh Đầm,
Xẻo Nhàu, Nam Du, Ba Hòn, Vịnh Đầm, Mũi Đất Đỏ, cảng hành khách quốc tế
Dương Đông; có hàng không Rạch Giá và cảng hàng không quốc tế Phú Quốc
trở thành cảng hàng không trung tâm du lịch và giao thương của vùng, quốc gia
và quốc tế bảo đảm khai thác máy bay Boing 747 hoặc tương đương với công
suất 6 triệu hành khách/năm và 300.000 tấn hàng hóa/năm.
Kiên Giang là tỉnh có quy mô dân số đứng thứ 13 cả nước, sau Thành
phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đồng Nai, Bình Dương, Thanh Hóa, Nghệ An, Đắk
Lắk ... Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm từ 1,09% năm 2011 xuống còn 0,99%
năm 2015 (2016 là 0,96%); quy mô dân số năm 2016 là 1,776 triệu người, mật
độ dân cư bình quân 280 người/km2
. Tháp tuổi dân của tỉnh Kiên Giang khá trẻ
cùng với quá trình phát triển nhanh của ngành dịch vụ du lịch và khu công
nghiệp trên địa bàn đã tạo sức hút mạnh di dân cơ học đến tỉnh[24].
2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội
Tổng sản phẩm trên địa bàn (GRDP) năm 2015 đạt 94.064 tỷ đồng (theo
giá hiện hành), tương đương với 4,5 tỷ USD. Tính theo giá so sánh năm 2010,
GRDP năm 2015 đạt 72.151 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng GRDP bình quân là
10,36%/năm giai đoạn 2011-2015, trong đó: khu vực nông lâm thủy sản tăng
7,02%; công nghiệp xây dựng tăng 10,84% (riêng công nghiệp tăng 8,45%); khu
vực dịch vụ tăng 13,86%/năm.
Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, đúng định hướng: Tỷ
trọng khu vực I giảm từ 42,6% năm 2010 xuống còn 38,3% năm 2015; tỷ trọng
khu vực II có tăng nhẹ nhưng không ổn định (chủ yếu do ngành công nghiệp chế
biến), tăng từ 24,4% năm 2010 lên 26,2% năm 2015; tương tự, tỷ trọng khu vực
III cũng tăng nhẹ nhưng không ổn định, tăng từ 33% năm 2010 lên 35,5% năm

37. 35
2015. GRDP/người tăng từ 25,8 triệu đồng (2010) lên 53,4 triệu đồng (2015),
tương đương 2.495 USD/người, chưa đạt mục tiêu Nghị quyết nhiệm kỳ 2010-
2015 (2500 USD). Nhìn chung, GRDP/người của tỉnh luôn cao hơn mức bình
quân cả nước (hiện cao hơn 16,8%, cả nước là 2.110 USD/người).
Tổng thu ngân sách 5 năm 2011-2015 đạt gần 25.000 tỷ đồng, tốc độ tăng
thu bình quân hàng năm 17%; Tổng chi ngân sách 5 năm 2011-2015 đạt trên
53.210 tỷ đồng, tốc độ tăng chi bình quân hàng năm 16,4%, thấp hơn tốc độ tăng
thu.
Tổng huy động vốn đầu tư phát triển toàn xã hội đạt 146.948 tỷ đồng, gấp
2,55 lần 5 năm trước, đạt 86,5% kế hoạch và tỷ lệ tổng vốn ĐTPT toàn xã hội
trên GRDP đạt trung bình 37,3%. Hệ số ICOR ước tính cho giai đoạn 2011-
2015 là 4,3.
Công tác thu hút đầu tư trong và ngoài nước đạt được kết quả tích cực.
Đến cuối năm 2015, tỉnh đã thu hút 672 dự án đầu tư (635 dự án trong nước và
37 dự án đầu tư nước ngoài), quy mô 31.846,4 ha với tổng vốn đăng ký 301.619
tỷ đồng; có 272 dự án đi vào hoạt động, quy mô 13.478,56 ha với tổng vốn đầu
tư hơn 99.730 tỷ đồng, chiếm 33% nguồn vốn đăng ký. Nhiều dự án lớn đã triển
khai đầu tư và hoàn thành đưa vào khai thác như: dự án khu du lịch sinh thái
nghỉ dưỡng cao cấp Vinpearl (Phú Quốc), một số nhà máy chế biến thủy sản ở
huyện Kiên Lương, Châu Thành, một số cơ sở sản xuất trong khu công nghiệp
Thạnh Lộc...
Thu hút đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) thực hiện đạt 4.340 tỷ đồng giai
đoạn 2011-2015, chiếm 3% tổng vốn đầu tư toàn xã hội, gấp 3,4 lần giai đoạn
2006-2010. Vốn FDI chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, thương mại [23].
Đầu tư phát triển huyện đảo Phú Quốc theo quy hoạch, với các cơ chế,
chính sách ưu đãi, tạo mọi điều kiện thuận lợi và môi trường đầu tư thông
thoáng, đã thu hút được một số nhà đầu tư lớn có năng lực đầu tư khai thác tiềm
năng, thế mạnh của Phú Quốc, nhất là về phát triển du lịch. Tốc độ tăng trưởng

38. 36
kinh tế bình quân 27,52%/năm; GDP bình quân đầu người tăng 3,29 lần so với
năm 2010 (năm 2015 là 105 triệu đồng/người/năm); lượng khách du lịch tăng
3,55 lần, doanh thu du lịch bình quân tăng 43%/năm; thu ngân sách bình quân
tăng 58%/năm; huy động vốn đầu tư toàn xã hội 26.591 tỷ đồng, tăng gấp 5 lần
so với nhiệm kỳ trước (nhiệm kỳ IX đạt 5.401 tỷ đồng).
Nhiều công trình trọng điểm được triển khai và đưa vào sử dụng như
cảng hàng không quốc tế Phú Quốc, cảng biển quốc tế An Thới, đường điện cáp
ngầm Hà Tiên-Phú Quốc, đường vòng quanh đảo, đường trục chính Bắc-Nam,
cảng hành khách quốc tế Dương Đông... Công tác thu hút đầu tư trong và ngoài
nước được đẩy mạnh; Chấp thuận chủ trương đầu tư cho 76 dự án, cấp 148 giấy
chứng nhận đầu tư, có 18 dự án đi vào hoạt động, 14 dự án đang triển khai xây
dựng, số còn lại đang hoàn thiện các thủ tục đầu tư [28].
Nhìn chung tình hình kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang trong 5 năm 2011 –
2016 phát triển tương đối khá cao so với khu vực và cả nước. Tình hình chính trị
ổn định, quốc phòng an ninh được giữ vững là tiền đề cần thiết để Kiên Giang
tiếp tục phát triển với tốc độ cao, nhằm đạt mục tiêu trở thành tỉnh khá trong khu
vực đồng bằng sông Cửu Long và trung bình khá trong cả nước.
Năm 2017, tổng sản phẩm trên địa bàn (GRDP) đạt 57.585 tỷ đồng (theo
giá cố định 2010), tăng 7,39%; thu nhập bình quân đầu người 1.865 USD , tăng
159 USD; cơ cấu kinh tế khu vực I chiếm 36,64%, khu vực II 20,42%, khu vực
III chiếm 39,6%; tổng vốn đầu tư toàn xã hội 43.564 tỷ đồng, tăng 11,24% tỷ
đồng; thu hút đầu tư 50.495 tỷ đồng, tăng 32.156 tỷ đồng; thu ngân sách 8.939
tỷ đồng, tăng 12,73%; thu hút khách du lịch 6,07 triệu lượt, tăng 7,8% so với
năm 2016 [7].
2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang từ sau ngày 30/4/1975 đến nay.
Sau ngày 30/4/1975, Ủy ban Quân quản thị xã Rạch Giá tiếp quản trụ sở
Tòa hành chính của chế độ Sài Gòn (Ủy ban nhân dân TP - Rạch Giá hiện nay)
do ông Nguyễn Văn Cầu (bí danh Hai Cầu) làm Chủ tịch Ủy ban Quân quản thị

39. 37
xã Rạch Giá. Ban văn phòng Ủy ban Quân quản được hình thành do ông
Nguyễn Xuân Tòng (tự 9 Quắn) làm Trưởng Ban văn phòng. Bộ máy Văn
phòng còn mới mẻ lại gánh vác một trọng trách rất nặng nề, cùng với chính
quyền Cách mạng các cấp và các Ban ngành, Đoàn thể cấp tỉnh phục vụ giúp
việc cho Ủy ban Quân quản tỉnh chỉ đạo, điều hành việc thực hiện nhiệm vụ
cách mạng tiếp theo ―tiếp tục truy quét tàn quân ngụy ngoan cố chống đối lại
chính quyền cách mạng, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, nhằm
bảo đảm ổn định cuộc sống bình an nhân dân; đồng thời tiếp quản và điều hành
hoạt động toàn diện cơ sở, vật chất kinh tế - xã hội trong tỉnh‖.
Cuối tháng 5-1975, Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh tổ chức lễ mít tinh
mừng ngày chiến thắng giải phóng đất nước, hai miền Nam Bắc được thống
nhất, trụ sở Văn phòng UBND Ủy ban nhân dân Cách mạng chính thức đặt tại
số 6 đường Nguyễn Công Trứ, phường Vĩnh Thanh, thành phố Rạch Giá.
Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh quyết định thành lập cơ quan Văn phòng
UBND tỉnh giúp việc, trên cơ sở bộ máy tổ chức của Ban Văn phòng Ủy ban
nhân dân Cách mạng tỉnh Rạch Giá và Ban văn phòng Ủy ban Quân quản tỉnh,
chuyển giao cho cơ quan quản lý hành chính Nhà nước tỉnh. Mục đích là nhằm
từng bước thực hiện nhiệm vụ chính trị, phù hợp với điều kiện cụ thể theo từng
giai đoạn lịch sử cách mạng.
Văn phòng Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh được chuyển đổi nhiệm vụ
chính trị với tình hình thực tế để hoạt động. Chức năng, nhiệm vụ được giao cụ
thể hơn là cơ quan tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh chỉ đạo các
ngành, các cấp chính quyền và từng bước ổn định trật tự, an toàn xã hội; tổ chức
thực hiện những chủ trương, chỉ thị, nghị quyết của cấp trên và của Tỉnh ủy; Ủy
ban nhân dân Cách mạng tỉnh.
Ngày 25/4/1976, cử tri cả nước bầu cử Đại biểu Quốc hội và hội đồng nhân
dân các cấp địa phương. Ngày 25/6/1976 kỳ họp Quốc hội chung cả nước thống
nhất hiệp thương hai miền Nam - Bắc, quyết định đổi tên nước thành ―Cộng Hòa
Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam‖. Cùng với đó, hệ thống chính quyền cơ quan địa

40. 38
phương của tỉnh cũng được sắp xếp lại. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh nhận
thêm chức năng, nhiệm vụ công tác của Hội đồng nhân dân tỉnh và đoàn đại biểu
quốc hội tỉnh. Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định thành lập Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh. Bổ sung thêm bộ máy tổ chức nhân sự có
nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực công tác Hội đồng nhân dân để làm tham mưu
giúp việc Hội đồng nhân dân tỉnh về công tác đại diện các tầng lớp nhân dân
thực hiện quyền giám sát và bảo vệ quyền lợi ích chính đáng của người dân, trên
cơ sở kế tục bộ máy, tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Cách mạng, chức
năng, nhiện vụ được giao giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các ngành,
các cấp chính quyền và tiếp tục ổn định trật tự, an toàn xã hội – phát triển kinh
tế; bảo vệ biên giới Tổ quốc; tổ chức thực hiện những chủ trương, chỉ thị, nghị
quyết của cấp trên. Đồng thời cử chuyên viên biệt phái trực tiếp tham gia trên
các lĩnh vực mặt trận cải tạo nông nghiệp, thương nghiệp và làm nghĩa vụ quốc
tế Campuchia…
Ngày 13/02/2008, Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh có Quyết định số
01/QĐ-HĐND về việc ―thành lập và quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân
dân tỉnh Kiên Giang‖[11].
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, tách ra
2 văn phòng: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh riêng; về tổ chức bộ máy và vai trò, chức năng, nhiện vụ và quyền hạn 2
văn phòng đều khác nhau.
Ngày 21/9/2006, Chủ tịch UBND tỉnh có Quyết định số 1531/QĐ-UBND
quy định về ―Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND tỉnh‖[30].
Căn cứ theo quyết định này, bộ máy tổ chức và các phòng chuyên môn của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí lại cho phù hợp với nhiệm vụ thực tế,
các Tổ chuyên viên theo dõi khối công việc nâng lên cấp phòng, về nhân sự bố
trí lại cấp Trưởng và Phó Trưởng phòng. Ngày 06/10/2009 Chủ tịch UBND tỉnh

41. 39
có Quyết định số 2465/QĐ-UBND về việc ―Kiện toàn bộ máy tổ chức của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh‖. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh, thực hiện
và bố trí thêm Tổ đề án 30 của Chính phủ [31]. Ngày 01/4/2011 Chủ tịch UBND
tỉnh ban hành Quyết định số 759/QĐ-UBND, quy định về ―chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành lập
thêm Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính‖[32].
Thực hiện Quyết định số 48/2013/NĐ-CP ngày 15/5/2013 của Thủ tướng
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến kiểm soát thủ tục
hành chính[19]; trên cơ sở đó, ngày 11/7/2013 Chủ tịch UBND tỉnh ban hành
Quyết định số 1730/QĐ-UBND về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang, theo đó, chuyển
Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính về Sở Tư pháp.
Ngày 18 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
Quyết định số 1940/QĐ-UBND về việc tổ chức lại Phòng Kiểm soát thủ tục
hành chính trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, theo Nghị định số 92/2017/NĐ-
CP ngày 07/8/2017 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều liên
quan đến kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện theo các quyết định của
UBND tỉnh, công tác văn phòng luôn được đổi mới về tổ chức sắp xếp lại các
phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc, phân công theo dõi theo hướng nghiên
cứu một lĩnh chuyên sâu hơn; công tác cán bộ có hướng quy hoạch lâu dài, có
tính kế thừa, trẻ hóa đội ngũ và công tác đào tạo tập trung theo từng lĩnh vực
chuyên môn hóa, tính đến con người cụ thể để nhiệm ra.
2.3. Thực trạng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang
2.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang là cơ quan thuộc UBND tỉnh, là bộ
máy giúp việc của UBND tỉnh, Chủ lịch UBND tỉnh Kiên Giang. Văn phòng
UBND tỉnh Kiên Giang tổ chức thành 09 phòng, ban chuyên môn và 02 đơn vị
sự nghiệp, bao gồm: phòng Hành chính- Tổ chức (bao gồm cả công tác Văn thư,

42. 40
lưu trữ); phòng Quản trị - Tài vụ; phòng Kiểm soát thủ tục hành chính; phòng
Tổng hợp; phòng Kinh tế Tổng hợp; phòng Kinh tế chuyên ngành; phòng Văn
hóa - xã hội; phòng Nội chính-Pháp chế; Ban Tiếp công dân. Đơn vị sự nghiệp:
Trung Tâm tin học- Công báo; Nhà khách.
Năm 2017, tổng số biên chế được giao là 110 người (63 biên chế hành
chính, 32 biên chế sự nghiệp, 15 hợp đồng 68, 03 hợp đồng khoán việc). Trình
độ chuyên môn từ đại học trở lên 73 người (chiếm 74,49%); cao đẳng, trung cấp
03 người (chiếm 3,06%); khác 23 người (chiếm 22,45%). Về trình độ lý luận
chính trị: Cử nhân, cao cấp 26 trường hợp (chiếm 26,26%), trung cấp 16 trường
hợp (chiếm 16,16%)[38].
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang theo các
quyết định của UBND tỉnh [29]: Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng
7 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang (theo Nghị định số
13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ và Thông tư liên tịch số
02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 28/01/2011 của Văn phòng Chính phủ - Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng ủy ban nhân dân cấp tỉnh), chưa có Quyết định sửa đổi, bổ sung theo
quy định tại Thông tư số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm
2015 của Văn phòng Chính phủ - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND cấp tỉnh.
Quyết định số 1940/QĐ-UBND ngày 19/8/2017 của UBND tỉnh Kiên
Giang về việc tổ chức lại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng
UBND tỉnh Kiên Giang; chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát thủ tục hành
chính theo các nghị định của Chính phủ và thông tư của Văn phòng Chính phủ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang có Chánh Văn phòng, 03 Phó Văn
phòng, 09 phòng, ban và 02 đơn vị sự nghiệp. Cụ thể như sau:

43. 41
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang
- Chánh văn phòng UBND tỉnh:
Là người đứng đầu Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND
tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn
phòng, đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng UBND tỉnh.
Là đầu mối quan hệ làm việc với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tỉnh
ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh,
các sở, ngành, địa phương, các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh để đảm bảo
phục vụ tốt cho yêu cầu xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc, các đề
án trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
Có trách nhiệm tổ chức để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm việc
với lãnh đạo các sở, ngành, địa phương, các cá nhân, tổ chức liên quan để giải
quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền; được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký sao
lục, sao y các công văn, thông báo và ban hành các văn bản khác (không phải
Phó Chánh VP
phụ trách khối
HC-QT
Phó Chánh VP phụ
trách khối Kinh tế
ngành
Phó Chánh VP
phụ trách khối
Nội chính
CHÁNH VĂN PHÒNG
Lãnh đạo chung và phụ trách khối Kinh tế-Tổng hợp-Văn xã
Nhà
khách
Phòng
Quàn
trị
-
Tài
vụ
Phòng
Kinh
tế
ngành
Trung
Tâm
tin
học
–
Công
Phòng
Văn
hóa
–
xã
hội
Phòng
Kinh
tế
Tổng
hợp
Phòng
Tổng
hợp
Phòng
Kiểm
soát
TTHC
Ban
Tiếp
công
dân
tỉnh
Phòng
Nội
chính
–
Pháp
chế
Phòng
hành
chính
–
Tổ
chức

44. 42
văn bản pháp quy) gửi các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; được UBND tỉnh, Chủ
tịch UBND tỉnh ủy nhiệm truyền đạt, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản cấp trên, của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các cơ quan, đơn vị, địa
phương trong địa bàn tỉnh; là người phát ngôn chính thức của Văn phòng UBND
tỉnh.
Chỉ đạo xây dựng, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện chương
trình công tác của văn phòng; trực tiếp phụ trách công tác cán bộ, khen thưởng,
kỷ luật cán bộ, công chức và bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng, Phó phòng
và Giám đốc, Phó Giám đốc, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm đơn vị sự nghiệp
thuộc Văn phòng UBND tỉnh; đồng thời trực tiếp phụ trách và chỉ đạo một số
phòng chuyên môn thuộc Văn phòng.
- Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh:
Được Chánh Văn phòng UBND tỉnh phân công theo dõi từng khối công
việc, thay mặt Chánh Văn phòng UBND tỉnh khi giải quyết những công việc
thuộc lĩnh vực được phân công và phải báo cáo với Chánh Văn phòng. Chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực công việc được
phân công phụ trách. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Văn phòng
được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng
UBND tỉnh.
Chủ động giải quyết công việc được phân công, có trách nhiệm chỉ đạo các
phòng chuyên môn phụ trách xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện; chủ động
trao đổi, tổ chức phối hợp, đôn đốc thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực mình
phụ trách đối với các sở, ban ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố những
vấn đề có liên quan; nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó Chánh văn
phòng khác thì trực tiếp phối,hợp với Phó Chánh văn phòng đó để giải quyết.
Trường hợp vấn đề cần có ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc giữa các Phó Chán
văn phòng còn có ý kiến khác nhau thì Phó Chánh văn phòng đang chủ trì xử lý
công việc đó báo cáo Chánh văn phòng quyết định.