cumulative record संचयी अभिलेख

1. Cumulative Records
By
Dr. Abhishek Srivastava

2. The cumulative record has been defined as “a method of recording, filing and using information essential for the guidance of
students”.
संचयी रिकॉर्ड को "छात्रों के मार्डदर्डन के लिए आवश्यक जानकािी दजड किने, दाखिि किने औि उपयोर् किने की एक ववधि" के रूप में
परिभावित ककया र्या है।
“Cumulative records consist of all data about an individual pupil which a school con- siders important enough to collect and
record, usually in some organised way, for safe keeping from year to year.”-Bonney and Hampleman
"संचयी रिकॉर्ड में एक व्यक्ततर्त छात्र के बािे में सभी र्ेटा र्ालमि होते हैं, जो एक स्कू ि कॉन को इकट्ठा किने औि रिकॉर्ड किने के लिए
पयाडप्त होता है, आमतौि पि कु छ संर्ठठत तिीके से, साि-दि-साि सुिक्षित ििने के लिए।"
“Cumulative record is defined as “a permanent record of a student which is kept up- to-date by school, it is his educational
history with information about his school achievement, attendance, health, test scores and similar pertinent data.”-Arthur
Jones
"संचयी रिकॉर्ड को" एक छात्र के स्थायी रिकॉर्ड के रूप में परिभावित ककया जाता है, क्जसे स्कू ि द्वािा अद्यततत ििा जाता है, यह उसका र्ैक्षिक
इततहास है क्जसमें उसकी स्कू ि उपिक्धि, उपक्स्थतत, स्वास््य, पिीिण स्कोि औि समान प्रासंधर्क र्ेटा के बािे में जानकािी है।
Meaning & Definition

3. A cumulative record card supplies information on points such as
the following: एक संचयी रिकॉर्ड कार्ड तनम्नलिखित जैसे बबंदुओं पि जानकािी की आपूततडकिता है:
a) Personal: (i) name, (ii) date of birth, (iii) place of birth, (iv) sex, (v) colour, (vi)
residence.
b) व्यक्ततर्त: (i) नाम, (ii) जन्म ततधथ, (iii) जन्म स्थान, (iv) लिंर्, (v) िंर्, (vi) तनवास।
c) Home: (i) names of parents, (ii) occupations of the parents, (iii) parents alive
or dead, (iv) economic status, (v) number of siblings, older or younger, (vi)
language spoken at home.
d) घि: (i) माता-वपता के नाम, (ii) माता-वपता का व्यवसाय, (iii) माता-वपता जीववत या
मृत, (iv) आधथडक क्स्थतत, (v) भाई-बहन की संख्या, बडी या छोटी, (vi) घि पि बोिी
जाने वािी भािा।

4. • Test scores: (i) general intelligence, (ii) achievement, (iii) other test scores, and (iv) personality
traits.
• टेस्ट स्कोि: (i) सामान्य बुद्धि, (ii) उपिक्धि, (iii) अन्य टेस्ट स्कोि, औि (iv) व्यक्ततत्व ििण।
d) School attendance: (i)days present or absent each year, (ii) schools attended with dates. स्कू ि की
उपक्स्थतत: (i) प्रत्येक विड उपक्स्थत या अनुपक्स्थत ठदनों, (ii) स्कू िों ने तािीिों के साथ भार् लिया।
e) Health: record of physical disabilities, vaccination record, diseases suffered from. स्वास््य:
र्ािीरिक अिमताओं का रिकॉर्ड, टीकाकिण का रिकॉर्ड, बीमारियों का सामना किना पडा
f) Miscellaneous: (i) vocational plans, (ii) extracurricular activities, (iii) employment during studies,
and (iv) counsellor’s note.
g) ववववि: (i) व्यावसातयक योजनाएँ, (ii) अततरितत र्ततववधियाँ, (iii) िोजर्ाि के दौिान अध्ययन, औि (iv)
काउंसिि का नोट

5. The cumulative records about students provide useful information to
teachers, counsellors and administrators.
छात्रों के बारे में संचयी ररकॉर्ड शिक्षकों, परामिडदाताओं और प्रिासकों को उपयोगी जानकारी प्रदान करते हैं।
Need and Importance of Cumulative Record

6. • The basic principle and assumptions of guidance take into
consideration individual differences in some psychological character,
quality or trait.
• मूल शसद्ांत और मागडदिडन की धारणा कुछ मनोवैज्ञाशनक चररत्र, गुणवत्ता या शविेषता में व्यशिगत अंतर को
ध्यान में रखते हैं।
• For example: Cumulative records reveal the individual differences
and indicate the nature and amount of professional assistance needed
by individual students at various stages of their development.
उदाहरण के शलए: संचयी ररकॉर्ड व्यशिगत अंतरों को प्रकट करते हैं और उनके शवकास के शवशिन्न चरणों में
व्यशिगत छात्रों द्वारा आवश्यक पेिेवर सहायता की प्रकृशत और मात्रा का संके त देते हैं।
Importance inGuidance

7. • The cumulative record is a permanent history of the educational development of the individual student. It
indicates his/her attendance, health, achievement and various other aspects of school life. Hence it is useful
in analyzing the future needs of the individual student and proper educational and occupational guidance
can be offered on the basis of his needs.
संचयी ररकॉर्ड व्यशिगत छात्र के िैशक्षक शवकास का एक स्थायी इशतहास है। यह उसकी / उसकी उपशस्थशत, स्वास््य, उपलशधध और स्कूली जीवन के शवशिन्न अन्य पहलुओं
को इंशगत करता है। इसशलए यह व्यशिगत छात्र की िशवष्य की जरूरतों का शवश्लेषण करने में उपयोगी है और उसकी आवश्यकताओं के आधार पर उशचत िैशक्षक और
व्यावसाशयक मागडदिडन की पेिकि की जा सकती है।
•For example: if it indicates the weaknesses in the physical development of the student, steps to remove
those weaknesses can be suggested. उदाहरण के शलए: यशद यह छात्र के िारीररक शवकास में कमजोररयों को इंशगत करता है, तो उन कमजोररयों को दूर
करने के उपाय सुझाए जा सकते हैं।

8. • The cumulative record of an individual indicates if the achievements are in
proportion to his/her mental abilities. If the student is under achieving he/she
can be guided as to what steps should be taken to remedy the defect.
• ककसी व्यक्तत का संचयी रिकॉर्ड इंधर्त किता है कक तया उपिक्धियाँ उसकी मानलसक
िमताओं के अनुपात में हैं। यठद छात्र उसे प्राप्त किने के अिीन है / तो उसे तनदेलर्त ककया
जा सकता है कक दोि को मापने के लिए तया कदम उठाए जाने चाठहए।
• ववलभन्न छात्रों के संचयी रिकॉर्ड ववद्वानों की योग्यता औि मानलसक िमताओं के अनुसाि
छात्रों को वर्ीकृ त किने में लर्िक की मदद किते हैं।
• The cumulative records of different students help the teacher in classifying
students in accordance with scholastic aptitudes and mental abilities.
Importance inTeaching

9. • The cumulative records help the new teacher in understanding the needs of
students.
• संचयी रिकॉर्ड छात्रों की जरूितों को समझने में नए लर्िक की मदद किते हैं।
• वे एक व्यवहाि समस्या या एक र्ैक्षिक का ववश्िेिण किने के लिए नैदातनक उपकिण हैं।
• उदाहिण के लिए: एक छात्र र्ैिखणक प्रदर्डन में वपछडा तयों है? उसके वपछडेपन को दूि
किने के लिए तया कदम उठाए जा सकते हैं?
• They are diagnostic tools to analyze a behavior problem or an educational one.
For example: why a student is backward in academic performance?What steps
can be taken to remove his/her backwardness?

10. • Cumulative records indicate to teachers about students who need
individual attention.
• संचयी रिकॉर्ड उन लर्िकों के बािे में बताते हैं क्जन्हें व्यक्ततर्त ध्यान देने की
आवश्यकता होती है।
• वे अध्यापकों को व्यक्ततर्त रूप से छात्रों औि वप्रंलसपि के बािे में रिपोटड
लििने में लर्िकों की मदद किते हैं।
• They help the teachers in writing reports about individual students
and the principal in writing a character certificate most objectively.

11. • Teachers can locate children needing special help and adjust the
teaching accordingly.
• लर्िक बच्चों को ववर्ेि सहायता की आवश्यकता का पता िर्ा सकते हैं औि
तदनुसाि लर्िण को समायोक्जत कि सकते हैं।
• के स स्टर्ी बनाने के लिए संचयी रिकॉर्ड लर्िकों के लिए बहुत उपयोर्ी है,
तयोंकक इसमें कु छ वस्तुओं की समानता है।
• For making case studies the cumulative record is very useful to
teachers, because there is some similarity of items collected.

12. • Cumulative records give enough information to the juvenile courts, probation officers
for understanding the delinquent behavior of a student.
• संचयी अशिलेख शकिोर न्यायालयों, पररवीक्षा अशधकाररयों को एक छात्र के अशिष्ट व्यवहार को समझने के शलए पयाडप्त जानकारी देते हैं।
• The cumulative record is needed by teachers/counsellors for the same reason as that a
cumulative record is maintained by a physician.
संचयी ररकॉर्ड की आवश्यकता शिक्षकों / काउंसलरों को उसी कारण से होती है जैसे शक एक शचशकत्सक द्वारा संचयी ररकॉर्ड को बनाए रखा जाता
है।
• Records maintained over a long period of time tell the story of growth and
deterioration of the client.
• लंबे समय तक बनाए रखा गया ररकॉर्ड ग्राहक की वृशद् और शगरावट की कहानी बताता है।
Importance toAdministrators

13. 1) Information gathered should be complete, comprehensive and adequate
so that valid inferences may be drawn. एकबत्रत की र्ई जानकािी पूणड, व्यापक
औि पयाडप्त होनी चाठहए ताकक वैि तनष्किड तनकािे जा सकें ।
2) Information recorded should be true and valid. Like other tools of
measurement, a cumulative record can be valid only when it measures
what it intends to measure. दजड की र्ई जानकािी सही औि मान्य होनी चाठहए।
माप के अन्य उपकिणों की तिह, एक संचयी रिकॉर्ड के वि तभी मान्य हो सकता है
जब वह मापता है कक वह तया मापना चाहता है।
3) Information to be reliable should be collected by a number of
teachers and then compiled. ववश्वसनीय होने के लिए जानकािी को कई
लर्िकों द्वािा एकत्र ककया जाना चाठहए औि किि संकलित ककया जाना चाठहए
Characteristics of a Good CumulativeRecord

14. 1) A cumulative record should be re-evaluated from time-to-time. समय-समय पि एक संचयी रिकॉर्ड का
पुनमूडलयांकन ककया जाना चाठहए।
2) A cumulative record should be objective and free from personal opinions and prejudices. If
bias, likes and dislikes enter in the collection of data, the record will be unreliable. एक संचयी
रिकॉर्ड उद्देश्यपूणड औि व्यक्ततर्त िाय औि पूवाडग्रहों से मुतत होना चाठहए। यठद पूवाडग्रह, पसंद औि
नापसंद र्ेटा के संग्रह में प्रवेर् किते हैं, तो रिकॉर्ड अववश्वसनीय होर्ा
3) It should be usable.A cumulative record may be card type, folder type or booklet type. The folder
type cumulative records are more popular because they permit the inclusion of comprehensive
information about the studentयह प्रयोर् किने योग्य होना चाठहए। एक संचयी रिकॉर्ड कार्ड प्रकाि, फोलर्ि
प्रकाि या पुक्स्तका प्रकाि हो सकता है। फोलर्ि प्रकाि संचयी रिकॉर्ड अधिक िोकवप्रय हैं तयोंकक वे छात्र के बािे में
व्यापक जानकािी को र्ालमि किने की अनुमतत देते हैं

15. • 1.TheCardType:
• The card type of cumulative record was prepared and developed by the Educational
Records Bureau of U.S.A. This card is 9 x 11½” in size. In case of need of more cards, the
supplementary cards’ of same size are attached with it. Certain items concerning to
identification of students should be recorded. Other necessary information’s regarding
student’s family standards, his interest for certain activities, data regarding leisure time
utilization and participation in different co-curricular activities etc. should be recorded
कार्ड का ररकॉर्ड संचयी ररकॉर्ड U.S.A के िैशक्षक ररकॉर्ड धयूरो द्वारा तैयार और शवकशसत शकया गया था। यह कार्ड 9 x 11 size ”आकार
का है। अशधक कार्ड की आवश्यकता के मामले में, इसके साथ एक ही आकार के पूरक कार्ड संलग्न हैं। छात्रों की पहचान से संबंशधत कुछ वस्तुओं
को दजड शकया जाना चाशहए। अन्य आवश्यक जानकारी छात्र के पाररवाररक मानकों के बारे में, कुछ गशतशवशधयों के शलए उनकी रुशच, अवकाि के
समय उपयोग के बारे में र्ेटा और शवशिन्न सह-पाठयक्रम गशतशवशधयों में िागीदारी आशद को दजड शकया जाना चाशहए।
Types of CumulativeRecord

16. • These items pertaining various information of students are printed on this
card. On this back of the card space should be provided for recording certain
data like scholarship and achievement of student. The subjects offered by the
student and its marks obtained should be noted in the half of the space is
given to a table. The other half of the space on the back side of card is utilized
for recording achievement test data.
छात्रों की शवशिन्न जानकारी से संबंशधत ये वस्तुएं इस कार्ड पर छपी हैं। छात्र के छात्रवृशत्त और उपलशधध जैसे कुछ र्ेटा को
ररकॉर्ड करने के शलए कार्ड की जगह पर यह स्थान शदया जाना चाशहए। छात्र द्वारा शदए गए शवषयों और उसके प्राप्त अंकों को
अंतररक्ष के आधे शहस्से में नोट शकया जाना चाशहए। कार्ड के पीछे की ओर अंतररक्ष के अन्य आधे का उपयोग उपलशधध
परीक्षण र्ेटा ररकॉर्ड करने के शलए शकया जाता है।

17. • 2.The BookletType:
• The booklet type of cumulative is special book type of record which is usually 8½ x 11″ in size and it has 47 pages in it. It is maintained
jointly by teachers, parents, head masters and pupils. But the major part of the information is recorded by students regarding himself.
• बुकलेट प्रकार का संचयी शविेष प्रकार का ररकॉर्ड है जो आमतौर पर 8½ x 11 ″ आकार का होता है और इसमें 47 पृष्ठ होते हैं। यह शिक्षकों, माता-शपता, हेर् मास्टसड और शवद्याशथडयों द्वारा संयुि रूप से बनाए रखा
जाता है। लेशकन जानकारी का प्रमुख शहस्सा छात्रों द्वारा अपने बारे में दजड शकया जाता है।
• There are usually seven sections in the booklet type of cumulative record which are as follows:
• बुकलेट प्रकार के संचयी ररकॉर्ड में आमतौर पर सात खंर् होते हैं जो शनम्नानुसार हैं:
• Sec. 1: Information regarding to the various types of educational experiences and social participations by a pupil isrecorded.
• एक छात्र द्वारा शवशिन्न प्रकार के िैशक्षक अनुिवों और सामाशजक िागीदारी के बारे में जानकारी दजड की जाती है।
• Sec. 2: School record of a student is correctly noted. एक छात्र का स्कूल ररकॉर्ड सही ढंग से नोट शकया गया है।
• Sec. 3:The scores on standardized tests are included. मानकीकृत परीक्षणों में स्कोर िाशमल हैं।

18. • Sec. 4:In this section a student should describe himself his behavior with the help
of self descriptive inventory. इस खंर् में एक छात्र को स्वयं शववरणात्मक सूची की मदद से अपने व्यवहार का वणडन
करना चाशहए।
• Sec. 5:Information’s regarding home and community is included in it. सूचना घर और
समुदाय से संबंशधत है।
• Sec. 6:Information pertaining to a student’s reading is noted. छात्र के पढ़ने से संबंशधत
जानकारी नोट की जाती है।
• Sec. 7:Comments by parents, teachers, pupil himself on the basis of different
observation done in different times. माता-शपता, शिक्षक, छात्र द्वारा की गई शटप्पशणयााँ अलग-अलग समय में
शकए गए अलग-अलग अवलोकन के आधार पर होती हैं।
• However this booklet type of cumulative has gained a lot of popularity so far its
uses are concerned.हालााँशक इस पुशस्तका प्रकार के संचयी ने बहुत लोकशप्रयता हाशसल की है अब तक इसके उपयोग
शचंशतत हैं।

19. 3. .The FolderType:
• The folder type of cumulative record is very popular and it contains the aforesaid items.
The California cumulative guidance record has gained more popularity in U.S.A.This folder
record contains basic record folder and three or more supplementary folder
• according to the need.The basic record folder is “9 x 12” in size. It is divided into four
• parts namely identification, home environment, personality development and social
experiences
• संचयी रिकॉर्ड का फोलर्ि प्रकाि बहुत िोकवप्रय है औि इसमें पूवोतत आइटम र्ालमि हैं।
कै लििोतनडया संचयी मार्डदर्डन रिकॉर्ड ने U.S.A में अधिक िोकवप्रयता प्राप्त की है। इस फोलर्ि
रिकॉर्ड में मूि रिकॉर्ड फोलर्ि औि तीन या अधिक पूिक फोलर्ि हैं
• जरूित के अनुसाि। मूि रिकॉर्ड फोलर्ि "9 x 12" आकाि में है। इसे चाि में बांटा र्या है
• भार्ों की पहचान, घि का वाताविण, व्यक्ततत्व ववकास औि सामाक्जक अनुभव।

20. • Another three supplementary folder is used as follows:
• (I) In basic supplement one folder, data regarding to health and physical development are noted and the results are
summarized.
• (Ii) In basic supplement two folder, data concerning school experiences and academic
• attainments are detailed.
• (Iii) In basic supplement three folder, information pertaining to adjustment, study habits, future plans etc. Arerecorded.
• (I) बुतनयादी पूिक एक फोलर्ि में, स्वास््य औि र्ािीरिक ववकास के संबंि में र्ेटा नोट ककया जाता है औि परिणाम संिेप में प्रस्तुत ककए
जाते हैं।
• (Ii) बुतनयादी पूिक दो फोलर्ि में, स्कू ि के अनुभवों औि र्ैिखणक से संबंधित र्ेटा
• प्राक्प्त ववस्तृत हैं।
• (Iii) बुतनयादी पूिक तीन फोलर्ि में, समायोजन, अध्ययन की आदतों, भववष्य की योजनाओं आठद से संबंधित जानकािी दजड की जाती है।

21. • (I)TheCRC is useful for guidance worker and counsellor as it provides a comprehensive,
objectivepicture about the student including his strength and weaknesses.
• (Ii)TheCRC is useful for guidance counsellor to help pupil in educational achievement,
vocationalchoice and personal progress so far adjustment is concerned.
• (Iii)TheCRC is useful for headmaster/principal to ascertain the pupil’s performances in
differentsubjects and his limitations.
• (I) सीआिसी मार्डदर्डन कायडकताड औि पिामर्डदाता के लिए उपयोर्ी है तयोंकक यह छात्र को उसकी ताकत
औि कमजोरियों सठहत एक व्यापक, उद्देश्यपूणड तस्वीि प्रदान किता है।
• (Ii) CRC मार्डदर्डन पिामर्डदाता के लिए र्ैक्षिक उपिक्धि, व्यावसातयक पसंद औि व्यक्ततर्त प्रर्तत में
मदद किने के लिए उपयोर्ी है जो अब तक समायोजन का संबंि है।
• (Iii) सीआिसी हेर्मास्टि / वप्रंलसपि के लिए ववलभन्न ववियों औि उनकी सीमाओं में ववद्याधथडयों के प्रदर्डन
का पता िर्ाने के लिए उपयोर्ी है।
Uses of Cumulative Record Card

22. (Iv)The CRC is useful for parents to provide special privileges to make up the deficiencies what lie in case of his
child.
(V)The CRC is useful for teachers to know the students and his progress and weaknesses at aglance.
(Vi)The CRC does not give chance for overlapping of data collected by different teachers about the
students.
(Vii)The CRC is useful in making case study about thestudents.
(Viii)TheCRC is useful for the students for the vocational purposes.
(Iv) सीआरसी अशििावकों के शलए उपयोगी है शक वे अपने बच्चे के मामले में जो िी कशमयां हैं, उन्हें शविेष शविेषाशधकार प्रदान करें।
(V)CRC एक नज़र में छात्रों और उनकी प्रगशत और कमजोररयों को जानने के शलए शिक्षकों के शलए उपयोगी है।
(Vi) सीआरसी छात्रों के बारे में शवशिन्न शिक्षकों द्वारा एकत्र शकए गए र्ेटा को ओवरलैप करने का मौका नहीं देता है।
(Vii) छात्रों के बारे में के स स्टर्ी करने में सीआरसी उपयोगी है।
(Viii) व्यावसाशयक उद्देश्यों के शलए CRC छात्रों के शलए उपयोगी है।

23. (i)The entire data is of little use if they are not collected properly objectively and
accurately.
(Ii)The purpose of CRC is not served if it is not maintained secretly and confidentially.
(Iii) sometimes the information’s and its interpretations of CRC becomes confusing as the
information’s are collected by different teachers.
(i) संपूणड र्ेटा कम उपयोग का है यशद उन्हें सही ढंग से उद्देश्यपूणड और सटीक रूप से एकत्र नहीं शकया गया है।
(Ii) यशद गुप्त और गोपनीय रूप से रखरखाव नहीं शकया जाता है तो सीआरसी का उद्देश्य सेवा नहीं है।
(Iii) किी-किी सीआरसी की जानकारी और उसकी व्याख्याएं भ्रशमत हो जाती हैं
शवशिन्न शिक्षकों द्वारा जानकारी एकत्र की जाती है।
Limitations of Cumulative Record Card:

24. (Iv)TheCRC needs much money to come to light which is not possible in the
part of school to spend on this head.
(V)The maintenance of CRC is a hard some job like clerical work in the part of
teachers.
(Vi) it is a lengthy process which needs much time to be worked out.
(Iv) सीआरसी को प्रकाि में आने के शलए बहुत पैसे की आवश्यकता होती है जो इस शसर पर खचड करने के शलए स्कूल के
शहस्से में संिव नहीं है।
(V) CRC का रख-रखाव कुछ कशठन काम है जैसे शिक्षकों के शहस्से में शलशपकीय कायड।
(Vi) यह एक लंबी प्रशक्रया है शजस पर काम करने के शलए बहुत समय चाशहए।

25. Thanks