PENGGUNAAN ARSIP

1. Penggunaan
Arsip
WAWAN GUSNIAWAN,
AMD. KOM

2. A. Pengertian Penggunaan Arsip
Penggunaan Arsip adalah keluarnya
arsip dari tempat penyimpanan karena
diperlukan oleh seseorang untuk
kepentingan tertentu, sesuai maksud
dan tujuan penciptaanya.
Untuk mengetahui penggunaan atau
pemakaian arsip, perlu dilakukan
penilaian arsip sesuai jenis arsip agar
dapat ditentukan berapa lama suatu

3. Menurut Pendapat Para Ahli
NEXT ----------
>>>>>>>>>>>>

4. Betty R. Rick
• Menurut Betty R. Rick (1992),
penilaian arsip adalah suatu
pengujian terhadap sekelompok
data melalui daftar arsip untuk
menentukan nilai guna setiap seri
arsip organisasi.

5. F. Gerald Ham
• Menurut F. Gerald Ham (1993), penilaian
arsip adalah suatu proses yang dilakukan
oleh arsiparis untuk mengevaluasi
seberapa jauh arsip tersebut dapat
memberikan sumbangan untuk kebijakan
perusahaan.

6. A N R I
• Menurut Keputusan Kepala ANRI
(Arsip Nasional Republik
Indonesia) No. 07 tahun 2001
tentang penilaian Arsip bagi
instansi Pemerintah Badan
Usaha dan Swasta, penilaian
arsip adalah proses menentukan
jangka simpan yang terakhir
dilihat dari aspek, fungsi, dan

7. Kriteria Penilaian A L F R E D
• a) Administrative Value (Nilai Administrasi)
• b) Legal Value (Nilai Hukum)
• c) Financial Value (Nilai Uang)
• d) Research Value (Nilai Penelitian)
• e) Education Value (Nilai Pendidikan)
• f) Documentary Value (Nilai Dokumentasi)

8. Nilai ALFRED berkisar antara 0-100%
a) Arsip vital (90-100%).
Arsip ini sangat penting bagi kehidupan organisasi bisnis dan
tidak dapat digantikan kembali jika dimusnahkan. Arsip ini tidak
boleh dipindahkan atau dimusnahkan sehingga perlu disimpan
abadi selamanya.
b) Arsip penting (50-89%).
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya
yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama

9. Lanjutan . . .
c) Arsip berguna (10-49%).
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya
rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif selama dua tahun dan
file inaktif selama 10 tahun. Contoh arsip berguna adalah surat
pemesanan.
d) Arsip tidak berguna (0-10%).
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Arsip
ini paling lama disimpan selama tiga bulan di file aktif. Contoh

10. Penemuan Arsip (Finding, Retrieval)
Penyimpanan arsip yang efektif
artinya arsip dapat ditemukan
dengan cepat dan tepat sewaktu-
waktu pada saat diperlukan. Dengan
adanya penyimpanan yang baik,
pemanfaatan arsip semakin besar.
Pemanfaatan arsip ini juga dapat
mengukur seberapa tinggi
penggunaan suatu arsip. Arsip yang
tingkat penggunaan/pemanfaatannya

11. Kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat
berkaitan dengan beberpa hal, diantaranya:
• 1. Kejelasan materi yang
diminta,
• 2. Ketepan klasifikasi yang
dipakai,
• 3. Ketepatan dan kemantapan
sistem indeks, serta
• 4. Tersedianya tenaga yang
memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang memadai.

12. Faktor Penyebab Ketidakefektifan Teknik
Penyimpanan Arsip
• 1. Pemberian kata tangkap, indeks, dan klasifikasi yang kurang
tepat.
• 2. Prosedur penyimpanan tidak efektif dan tifak sesuai dengan
sistem penyimpanan arsip.
• 3. Proses peminjaman kurang diimplementasikan.
• 4. Adanya penumpukan arsip dalam satu map.

13. B. Kegiatan-kegiatan Penggunaan Arsip
1. Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir
peminjaman arsip yang berisi beberapa informasi,seperti:
nama peminjam
nomor dan jenis arsip yang dipinjam, serta
pengesahan dari petugas yang bertanggung jawab terhadap
penyimpanan arsip.
2. Petugas arsil memeriksa berkas peringatan pada unit
kearsipan setiap saat agar arsip dikembalikan tepat waktu
3. Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan,
apakah masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika

14. Lanjutan . . .
4. Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan
semula dan mencabut outslip dari folder.
5. Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam dan
dikembalikan.

15. Lembar peminjaman arsip (outslip)
Lembar peminjaman arsip
(outslip) adalah
lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat
setiap peminjam arsip.

16. Kegunaan Lembar Pinjam Arsip
• 1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
• 2. Sebagai pengingat mengenai identitas peminjam dan batas
waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
• 3. Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam.
• 4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang
tidak dikembalikan.
• 5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

17. Lembar pinjam arsip dibuat
sebanyak tiga rangkap. Tiap lembar
arsip memiliki warna yang berbeda,
yaitu putih, hijau, dan biru.
1. Lembar pinjam arsip satu memiliki warna putih.
Lembar ini ditempatkan pada tempat penyimpan
arsip yang dipinjam. Lembar ini berfungsi untuk
menandai bahwa salah satu arsip sedang
dipinjam.
2. Lembar pinjam arsip dua memiliki warna hijau.
Lembar ini berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar pinjam arsip tiga memiliki warna biru.

18. C. Prosedur Penggunaan Arsip
Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, yaitu . . . .
1. Mengisi buku tamu/pengunjung
2. Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah
disediakan.
3. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun
lisan, kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
4. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam
menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip.
5. Tentukan waktu perencaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang
dipinjam.
6. Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada
peminjam di bawah pengawasan petugas.