Narasumber/ Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP., CBCM WA. 0877 5871 1905 HP. Kanaidi : 0812 2353 284, e-mail : kanaidi63@gmail.com -----------------------------------------

1. Tata Cara Identifikasi &
Pengendalian Dokumen
dan Rekaman
Kanaidi, SE., M.Si., cSAP., CBCM
Training

2. Lingkup Pengelolaan Arsip
• Pengelolaan Arsip meliputi:
A. Identifikasi Arsip;
B. Pelindungan dan pengamanan;
C. Penyelamatan dan pemulihan; dan
D. Penyediaan akses dan layanan.

3. A. Identifikasi Arsip
• Identifikasi Arsip (termasuk Arsip Vital)
merupakan suatu kegiatan untuk
melaksanakan pendataan dan penentuan
Arsip yang memenuhi kriteria tertentu
(termasuk Arsip Vital).
• Identifikasi Arsip dimaksud dilakukan untuk
mengetahui jenis Arsip yang ada pada masing-
masing Satuan/Unit Kerja.

4. Tahapan Identifikasi Arsip
• Identifikasi Arsip (terutama Arsip Vital)
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. pendataan;
b. pengolahan hasil pendataan; dan
c. pembuatan daftar Arsip.

5. Pendataan Dokumen/Arsip
• Pendataan merupakan suatu kegiatan
pengumpulan data tentang : jenis, jumlah,
media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan
Arsip.
• Pendataan dimaksud dilakukan secara
langsung ke seluruh Satuan/Unit Kerja dengan
pendekatan analisis organisasi, tugas, fungsi,
dan substansi informasi.

6. • Dalam kegiatan identifikasi arsip (terutama
arsip vital) dapat dilakukan dengan cara
mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui
Struktur Organisasi
2. Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan
Fasilitatif
3. Kebijakan dan Strategi Organisasi.
Identifikasi berdasarkan
Organisasi

7. Identifikasi berdasarkan
Klasifikasi Arsip
• Selain melalui analisis organisasi, dokumen untuk
arsip dapat diidentifikasi melalui
pengklasifikasian.
• Dalam hal ini, dokumen untuk arsip
dikelompokkan/ dipisahkan sesuai dengan
kepentingan organisasi, yang terdiri dari:
1. Arsip Vital (Vital Records)_Arsip Kelas Satu.
2. Arsip Penting (Important Records)_Arsip Kelas
Dua.
3. Arsip Berguna/Bermanfaat (Used
Records)_Arsip Kelas Tiga.
4. Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential
Records)_Arsip Kelas Empat.

8. .
• Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup organisasi.
• Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan
lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini
organisasi akan berhenti.
• Contoh: SK beridirinya perusakaan/organiasi,
perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang,
daftar pemengang saham, hal cipta dan paten, dll
1. Arsip Vital (Vital Records)
Arsip Kelas Satu.

9. .
• Arsip penting dinamis yang diperlukan untuk
melanjutkan kegiatan organisasi ataupun
menyelesaikan berbagai masalah.
• Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih
dapat digantikan dengan cara pembuatan
duplikat.
2. Arsip Penting (Important Records)
Arsip Kelas Dua.

10. .
• Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi
tidak terganggu kegiatannya.
• Arsip ini dapat digantikan dengan informasi
dari sumber lain.
• Arsip ini kemanfaatnya hanya sementara,
sehingga penyimpanannya tidak memerlukan
persyaratan secara khusus.
3. Arsip Berguna/Bermanfaat (Used
Records)_Arsip Kelas Tiga

11. .
• Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna
bagi organisasi.
• Informasi yang tekandung di dalam arsip ini
sudah diketahui umum sehingga tidak lagi
memerlukan pengelolaan secara khusus.
• Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan. Contoh:
arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti,
pengumuman yang sudah kedaluwarsa,
ucapan terimakasih.
4. Arsip Yang Tidak Berguna (Non
Essential Records)_Arsip Kelas Empat

12. Pengolahan Hasil Pendataan &
Pembuatan Daftar Arsip
• Pengolahan hasil pendataan dokumen/Arsip
dilakukan berdasarkan kriteria Arsip disertai
analisis hukum dan analisis risiko.
• Pembuatan daftar Arsip dilakukan dalam
bentuk formulir yang berisi Arsip (terutama
Arsip Vital) yang dimiliki oleh suatu instansi,
sebagai sarana bantu penemuan kembali
Arsip.

13. Pengelolaan Dokumen
Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
• Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
• Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
• Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.

14. B. Pelindungan dan Pengamanan
Arsip
• Pelindungan dan pengamanan dilakukan
melalui kegiatan:
a. Pemberkasan Arsip;
b. Penduplikasian Arsip;
c. Pemencaran (dispersal); dan
d. Penyimpanan Arsip (terutama Arsip Vital)
dengan peralatan khusus tahan api, kedap
air, dan tahan bencana (vaulting).

15. Pemberkasan Arsip
• Pemberkasan Arsip (terutama Arsip Vital)
dilaksanakan melalui prosedur:
a. pemeriksaan;
b. penentuan indeks;
c. penentuan kode;
d. tunjuk silang;
e. pelabelan; dan
f. penyusunan daftar Arsip.

16. Pengamanan Arsip
• Pengamanan Arsip (terutama Arsip Vital)
dilakukan terhadap fisik Arsip dan informasi
Arsip.
• Pengamanan fisik Arsip dilakukan dengan
menggunakan sistem pengamanan ruang
penyimpanan.

17. Pengamanan Arsip ...
• Sistem pengamanan ruang penyimpanan
dimaksud meliputi:
a. pengaturan akses;
b. pengaturan struktur bangunan ruang
simpan; dan
c. penggunaan sistem alarm dan alat
pemadam kebakaran.

18. Pengamanan atas informasi Arsip ...
• Pengamanan atas informasi Arsip (terutama
Arsip Vital) dilakukan dengan cara:
a. menjamin Arsip hanya digunakan oleh
orang yang berhak;
b. memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan
c. membuat spesifikasi orang yang memiliki
hak akses.

19. C. Penyelamatan dan Pemulihan
• Penyelamatan Arsip dilakukan terhadap Arsip
(terutama Arsip Vital) yang terkena dampak
musibah atau bencana alam
• Penyelamatan dimaksud dilakukan dengan
cara:
a. mengevakuasi Arsip Vital dan
memindahkan ke tempat yang lebih aman;
b. menyediakan ruang dan atau tempat untuk
melakukan tindakan Pemulihan Arsip;
c. mengidentifikasi ... >>

20. Penyelamatan Arsip ...
c. mengidentifikasi jenis Arsip yang
mengalami kerusakan, jumlah, dan tingkat
kerusakannya dengan mengacu pada
daftar Arsip Vital;
d. mengepak Arsip dengan cara diikat dan
dibungkus;
e. memisahkan Arsip berdasarkan bentuk
dan media Arsip; dan
f. menyediakan alat angkut Arsip untuk
melakukan evakuasi dalam keadaan
tertutup dan terlindungi.

21. Pemulihan Arsip ...
• Pemulihan Arsip dilakukan terhadap fisik dan
tempat penyimpanan Arsip (terutama Arsip
Vital) yang terkena dampak bencana.
• Pemulihan terhadap fisik Arsip dimaksud
dilakukan dengan cara:
a. mengatur stabilisasi suhu udara dan
kelembaban dengan pengaturan sirkulasi
udara;
b. membersihkan fisik Arsip dari kotoran dan
debu yang melekat dengan menggunakan
kuas dan penyedot debu;
c. merendam ... >>

22. c. merendam fisik Arsip yang basah atau
terkena lumpur dengan etanol atau alkohol
70% (tujuh puluh persen) sebagai sarana
disinfektan;
d. mengeringkan Arsip dengan kipas angin di
dalam ruangan dan tidak dijemur pada sinar
matahari langsung; dan
e. membekukan dalam mesin pembeku
sebelum dibersihkan dalam hal Arsip tidak
dimungkinkan untuk dilakukan pengeringan
secara langsung.
Pemulihan Arsip ...

23. • Pemulihan terhadap tempat penyimpanan
Arsip Vital dilakukan perbaikan segera
terhadap kerusakan struktur bangunan atau
kebocoran.
• Dalam hal seluruh bangunan mengalami
kerusakan, Arsip Vital dievakuasi dan
dipindahkan ke tempat aman untuk mencegah
kerusakan yang semakin parah.
Pemulihan Arsip ...

24. D. Penyediaan Akses dan Layanan
• Penyediaan akses dan layanan Arsip
dilaksanakan melalui Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip.

25. Proses Pengendalian
Dokumen/Arsip
• Proses pengendalian dokumen/arsip
dilakukan secara efisien, efektif, dan
sistematis yang meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip.

26. Asas Pengorganisasian
dalam Pengendalian Arsip
• Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan
aspek yang penting dalam
manajemen/pengendalian arsip, agar proses
pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif
dan efisien.
• Pilihan asas pengelolaan dokumen perusahaan
disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi/
instansi/perusahaan tersebut dan beberapa faktor
lainnya.
• Asas pengorganisasian arsip pada unit kearsipan
atau unit pengolah meliputi:
 Metode Sentralisasi,
 Metode Desentralisasi, dan
 Gabungan.

27. Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis ...

28. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan
yang dipusatkan pada satu unit khusus
kearsipan yang berada di kantor pusat.
• Metode ini biasanya digunakan oleh
perusahaan/organisasi yang tidak terlalu besar
dan tidak memiliki cabang-cabang atau kantor
yang tersebar di beberapa tempat sehingga
akan lebih mudah di dalam melakukan kontrol
dokumennya.
 Metode Sentralisasi

29. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan
manakala setiap unit/ cabang/kantor
memiliki bagian khusus yang menangani
pengelolaan dokumen tersebut, namun
pengaturan dan kebijakan pengelolaannya
diatur oleh kantor pusat, dan telah memiliki
standarisasi yang berlaku pada seluruh
unit/cabang/kantor yang tersebar di
beberapa tempat/daerah yang jauh dari
kantor pusat.
 Metode Desentralisasi

30. • Adalah pengelolaan dokumen perusahaan
dengan cara menggabungkan metode
sentralisasi dan desentralisasi.
• Metode ini digunakan karena
perusahaan/organisasi memiliki jenis dokumen
yang sangat beragam sehingga dibutuhkan
pemisahan pengelolaan, di mana dokumen
perusahaan yang bersifat umum dapat dikelola
oleh masing-masing unit/cabang/kantor di luar
kantor pusat, sedangkan yang bersifat khusus
dan memiliki tingkat kerahasiaan dan
kepentingan yang tinggi biasanya dikelola oleh
unit kearsipan kantor pusat.
 Gabungan

31. Faktor-faktor yang Memengaruhi
Pemilihan Metode Pengarsipan
• Faktor-faktor yang memengaruhi dalam
pemilihan metode pengelolaan dokumen
perusahaan/organisasi adalah:
1. Sifat dan jenis usaha dan core business
perusahaan/organisasi bersangkutan;
2. Besar kecilnya perusahaan tersebut;
3. Posisi/letak geografis dari perusahaan/
organisasi

32. Sistem Penyimpanan dalam
Kearsipan
• Sistem Penyimpanan Arsip “salah satu fungsi
manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan
kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa
yang akan datang”.
• Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga
mencakup semua rangkaian kegiatan yang
mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu
tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan
penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis.
• Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem
penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik
oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan.

33. Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
di Indonesia
1. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
2. Sistem Abjad (Alphabetical Filing
System)
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing
System)
4. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing
System)

34. • Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor ini biasanya
digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi
dokumen/arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai
pengganti dari nama orang atau badan.
• Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing
system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan
berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
• Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor
adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada
semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai
nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan
eksternal.
• Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu
untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan
untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan
ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
1. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

35. • Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya
menggunakan metode penyusunan dokumen yang
dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan
huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada
peraturan indexing.
• Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada
kemudahan dalam memahami penataan folder,
meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan
berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah
dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
• Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah
pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak
tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam
penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat,
dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti
di dalam surat.
2. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

36. • Jika kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan
tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok
untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan
untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya
dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi
tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan,
bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
• Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi
surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh
tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing.
Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak
pada sulitnya penemuan kembali jika sudah
diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan
tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan
abjad.
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing
System)

37. • Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk
menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan
jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu,
sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi
pemerintahan atau perusahaan yang sering
berhubungan dengan keluhan pelanggan.
• Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan
dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan
juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya
judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya
adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat
berbagai perihal atau subjek yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
4. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

38. • Sistem ini biasanya arsip akan dikelompokkan
berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada
alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen
akan diklasifikasikan menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah,
atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
• Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika
keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih
mudah mengetahui jika ada dokumen yang
tersimpan.
• Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan
dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan
dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak
lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan
terperinci.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing
System)

39. SUBSCRIBE, LIKE & Share

40. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken