PENYUSUTAN ARSIP

1. LOGO
PENYUSUTAN DAN
PENILAIAN ARSIP
Disampaikan oleh :
ARSIPARIS AHLI MUDA
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Barat

2. Pengertian
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU
No. 43 tahun 2009)

3. Penyusutan Arsip
 Penyusutan arsip menurut PP no. 34 tahun 1979 dan
UU no. 43 tahun 2009 adalah kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
 Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
(volume) arsip atas dasar nilai guna dan retensi arsip
dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun
penyerahan arsip.

4. Pengertian
 Nilai Guna Arsip: nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi
pengguna arsip
 Retensi Arsip : penentuan jangka waktu simpan suatu arsip,
berdasarkan pada nilai guna yang terkandung di dalamnya.
 Penyusutan Arsip dilakukan denganmengacu pada
Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan oleh
organisasi,

5. Tujuan penyusutan Arsip
tujuan penyusutan adalah :
- Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan
inaktif
- Menghemat biaya
- Menghemat tempat
- Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang
bernilai permanen dan penting
- Memudahkan mencari kembali arsip
- Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

6. 1) Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip --
- Penghematan
2) Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-
Benar Bernilai Guna --- Pendayagunaan
3) Menjamin Keselamatan Bahan
Pertanggungjawaban Sosial --- Pengawasan
& Penyelamatan bahan bukti
4) Memenuhi persyaratan hukum
Secara umum tujuan penyusutan

7. Pengertian Penilaian
 Dalam melakukan Penyusuta arsip atau pengurangan
arsip , salah satu langkah yang harus dilakukan adalah
Penilaian Arsip
 Penilaian arsip merupakan satu proses untuk
menentukan nilai guna dokumen atau merupakan
proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang
akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian
adalah keputusan untuk menilai dokumen.

8. Prinsip nilai guna
a. Setiap berkas memiliki nilaguna
b. Ada 2 nilaiguna, nilai guna Primer (untuk
kepentingan organisasi) dan nilaiguna
sekunder (untuk kepentingan
masyarakat)
c. Makin banyak nilaiguna pada berkas,
maka makin penting berkas tsb,
d. Makin penting berkas tsb, maka makin
lama retensi/umur berkas

9. Tujuan Penilaian
1. Menentukan Jangka waktu arsip
2. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan
setelah tidak bernilai guna lagi
3. Menentukan arsip permanen yang akan
ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga
penciptanya ( Arsip VITAL )
4. Menentukan arsip yang akan diserahkan
( Arsip Statis )

10. Dua kategori inti Penilaian
1. Arsip yang bernilai permanen yang
harus terus disimpan ;
2. Arsip yang bernilai guna sementara
yang dapat dimusnahkan dengan
segera dikemudian hari

11. Jadwal Retensi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.
 Manfaat Jadwal Retensi Arsip adalah: (1) Pengurangan rekod,
menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2)
Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam
menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat,
dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5)
Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

12. Ruang lingkup JRA
 a. uraian jenis Arsip;
 b. jangka waktu penyimpanan/retensi; dan
 c. keterangan yang berisi rekomendasi tentang suatu
jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau
dipermanenkan.

13. Contoh :
1. Surat undangan - Administrasi
2. Berkas pengadaan - Administrasi
- Finansial
3. Kontrak/MoU - Administrasi
- Finansial
- Legal
Retensi :
1. Surat undangan - 1 tahun
2. Berkas pengadaan - 2 – 5 tahun
3. Kontrak/MoU - 2 - 10 tahun

14. JRA Fasilitatif
Daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis
arsip pelaksanaan fungsi dan
tugas pendukung organisasi, dan
keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip. Contoh JRA
Keuangan, JRA Kepegawaian, JRA
Kehumasan, JRA
Kerumahtanggaan, dll.
JRA
JRA Substantif
Daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis
arsip pelaksanaan fungsi dan
tugas pokok organisasi , dan
keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan
arsip. Contoh JRA Pertanian,
JRA Perdagangan, JRA
Perhubungan, JRA Kehutanan,
dll.
JENIS JRA

15. Kegunaan JRA
 Sbg alat kontrol unt mengetahui kelas, bobot
informasi dan nilai guna arsip sejak arsip
diciptakan;
 Sbg dasar unt mengidentifikasi dan menyeleksi
arsip vital, penting dan tidak penting;
 Sbg dasar unt memindahkan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan;
 Sbg dasar unt memusnahkan arsip yg sudah
tidak mempunyai nilai guna;
 Sebagai alat bantu untuk penyusutan arsip.

16. TUJUAN JRA FASILITATIF
 JRA Fasilitatif di lingkungan Pemerintah Daerah dimaksudkan
sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan dan
penyelamatan Arsip.

 JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan sebagai
pedoman Penyusutan Arsip yang berkaitan dengan fungsi/
transaksi Arsip keuangan, kepegawaian dan fasilitatif non
keuangan dan non kepegawaian pada setiap perangkat Daerah
di lingkungan Pemerintah Daerah

17. TUJUAN JRA SUBTANTIF
(1) Pengaturan JRA Substantif di lingkungan Pemerintah Daerah
dimaksudkan untuk menjamin tertib administrasi prosedur pengajuan
penetapan JRA Substantif.
(2) Pengaturan JRA Substantif di lingkungan Pemerintahan Daerah
bertujuan :
 Sebagai panduan teknis bagi Pemerintahan Daerah dalam melakukan
penetapan retensi atau masa simpan arsip in aktif dan statis, serta
penyusutan dan penyelamatan arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah,
dan
 Mendorong terciptanya jadwal Rentensi Arsip Pemerintahan Daerah,
sehingga dapat meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan
serta menjamin pengamanan informasi, terselamatkannya arsip statis
sebagai sumber informasi, bukti akuntabilitas kinerja dan memori
kolektif bangsa.

18. Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip
No Jenis Arsip Retensi Penetapan
Aktif Inaktif
1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun 1 tahun Permanen
2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 1 tahun 1 tahun Permanen
3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 1 tahun 2 tahun Permanen
4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah
5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah
6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Permanen (Barang
tidak bergerak)
7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan
Agama Swasta
1 tahun 3 tahun Musnah

19. KESIMPULAN JRA
1. Menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga
penciptanya (creating agency);
2. Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip
dan nasib akhir (musnah, permanen);
3. Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip,
memusnahkan arsip yg tidak bernilai guna dan sebagai
dasar hukum penyusutan.

20. LOGO
TERIMA KASIH