Dokumen tersebut membahas tentang terminologi kearsipan. Beberapa istilah penting yang dijelaskan antara lain jenis-jenis arsip seperti arsip dinamis, aktif, inaktif, statis, serta tahapan siklus hidup arsip mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan. Dijelaskan pula tentang organisasi kearsipan dan peran seorang arsiparis dalam mengelola arsip.

1. TERMINOLOGI KEARSIPAN
Oleh Dr. Dewi Ladiawati

2. BIODATA
Nama : Dr. Dewi Ladiawati
Jabatan : Widyaiswara Madya
Unit : Pusdiklat Kearsipan
Alamat : Pusdiklat Arsip Nasional
RI, Jl. Ir. H. Juanda No
62 Bogor Jawa Barat
Rumah : Jl. Cendrawasih Mas IV A 7/8
Tanjung Mas Tanjung Barat Jaksel

3. Arsip menurut UU No. 43/2009
Pasal 1,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

4. UU No. 43/ 2009 tentang Kearsipan,
Pasal 1 .
Arsip Dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu
Arsip Aktif adalah arsip yg frekuensi
penggunaannya tinggi dan/ atau terus
menerus.
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun

5. ARSIP VITAL
• Arsip yg keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.

6. b. Arsip Statis
adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan , telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tdk langsung oleh Arsip Nasional
RI dan / atau lembaga kearsipan

7. SIKLUS HIDUP ARSIP
Terdiri dari : Penciptaan, Penggunaan
dan Pemeliharaan, Penyusutan.
1. Tahap Penciptaan :
• Desain Formulir & manajemen
• Manajemen Korespondensi & Tata
Naskah
• Manajemen Laporan
• Manajemen Produk Hukum

8. 2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan
• Pengurusan Surat
• Sistem Pemberkasan dan Penemuan Kembali
• Manajemen Arsip Aktif
• Manajemen Arsip Inaktif
• Program Arsip Vital
• Pencegahan Bencana dan Rencana Pemulihan
• Program Perawatan

9. 3. Tahap Penyusutan
• Survei/inventaris arsip
• Penilaian arsip
• Jadwal Retensi Arsip
• Pemindahan arsip inaktif
• Pemusnahan
• Penyerahan Arsip Statis ke
ANRI/lembaga kearsipan daerah

10. BENTUK DAN CORAK ARSIP
1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper
Based Records
Conventional Records
Human Readable Records
Eye Readable Records
Hard Copy

11. BENTUK DAN CORAK ARSIP
2. Arsip Audio-Visual
Audio-visual Based Records
2.1. Gambar Statik
Still Images
2.2. Citra Bergerak
Moving Images
2.3. Rekaman Suara
Sound Recording

12. BENTUK DAN CORAK ARSIP
3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Cartographic & Architectural
Records
4. Arsip Bentuk Mikro
Microfilm, Microfiche, -
Computer Output Microfilm
5. Arsip Elektronik
Electronic Records/Electronic
Based-Records
Computer Records
Machine Readable Records

13. • adalah suatu totalitas yg mempunyai
unsur, komponen & subsistem yg
satu dg yg lainnya saling berinteraksi
untuk mencapai tujuan organisasi.
• Sistem Kearsipan : Resolutiestelsel,
Agenda, Verbaal, kaulbach, Kartu
Kendali, Tata Naskah
Sistem

14. ORGANISASI KEARSIPAN
Mekanisme kerja pada suatu instansi yang
mempunyai wewenang dalam
menyelenggarakan kegiatan kearsipan,
yaitu dalam hal pengelolaan dan
pembinaan kearsipan secara menyeluruh.

15. Pengelolaan Surat
• Seluruh proses kegiatan pengelolaan
surat masuk dan surat keluar yg
meliputi kegiatan penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pengiriman
dan pengendalian surat sampai tahap
penyimpanan dan pengirimannya.

16. Klasifikasi Arsip
• Penggolongan arsip secara logis dan
sistematis yang digunakan sebagai
dasar dalam penataan berkas.
• Klasifikasi dibagi menjadi :
klasifikasi fisik, masalah, dan
fungsional.

17. 1. Fonds
keseluruhan jumlah arsip yg diciptakan oleh
suatu lembaga/ perorangan dlm rangka
pelaksanaan kegiatan & fungsinya.
2. Series
kelompok arsip yang ditata berdasarkan
kesamaan jenisnya
3. Item
Arsip yang merupakan unit informasi terkecil
yang sudah tidak dapat dibagi.
Hierarkhi Berkas

18. Pemberkasan Arsip
• Penempatan arsip suatu unit kerja ke
dalam suatu himpunan sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga menjadi
satu berkas, karena memiliki hubungan
keterkaitan, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah.
• Sistem Pemberkasan : Abjad, Nomor,
masalah (subyek), geografis, kronologis

19. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
adalah daftar yg berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, & keterangan yg
berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yg
dipergunakan sbg pedoman penyusutan &
penyelamatan arsip.

20. Deskripsi Arsip
adalah penyiapan sarana penemuan
arsip untuk memfasilitasi
pengendalian dan penggunaan
khasanah arsip suatu instansi agar
dapat digunakan untuk layanan
publik.

21. Records Center
• Ruang tempat penyimpanan arsip inaktif
pada bangunan yang dirancang untuk
penyimpanan arsip secara efisien, efektif
dan aman sebelum dilakukan
penyusutan.
• Dilengkapi dengan fasilitas pengamanan
dan layanan rujukan yang memungkinkan
bagi pengguna arsip untuk menemukan
arsip yang dibutuhkan.

22. Penyusutan Arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan ,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.

23. FUMIGASI :
Merupakan suatu tindakan
pengasapan yang bertujuan
mencegah, mengobati, dan
mensterilkan arsip.

24. AKUISISI
• Akuisisi Arsip statis adl proses
penambahan khasanah arsip statis pd
lembaga kearsipan yg dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip
statis & hak pengelolaannya dr
pencipta arsip kpd lembaga kearsipan.
Kegiatannya al :
• Penilaian Secara Makro
• Penyeleksian arsip yg akn diakuisisi

25. 1. Prinsip Asal Usul
• Khasanah arsip yang tercipta pada suatu
lembaga dalam penataannya tidak boleh
dicampur dengan khasanah arsip yang
tercipta di lembaga lain.
• Prinsip asal usul dikenal dengan nama
Principle of Provenance (negara
berbahasa Inggeris), Respect des fonds
(Perancis), Herkomstbeginsel (Belanda)

26. 2. Prinsip Aturan Asli
(Principle of Original Order) :
Arsip harus diatur dalam suatu
sistem yang sesuai dengan pola dan
struktur serta pemberkasan yang
dipergunakan semasa dinamis di
lembaga pencipta arsip yang
bersangkutan.

27. DAFTAR ARSIP :
adalah salah satu sarana bantu
penemuan informasi arsip berupa
rincian uraian informasi materi setiap
unit, pengelompokannya,pemilikannya,
jenis koleksinya, dan keadaan serta
volume arsipnya.

28. INVENTARIS ARSIP :
salah satu sarana penemuan arsip
berupa susunan hasil deskripsi arsip
statis secara menyeluruh dr satu
sejarah organisasi & fungsi Badan/
Lembaga, dilengkapi dg sejarah
organisasi & fungsi Badan/Lembaga
penciptanya, pertanggungjawaban
pengaturannya, indeks serta
lampiran-lampiran yg diperlukan.

29. GUIDE :
sarana bantu penemuan arsip berupa
uraian rinci tentang jumlah, riwayat
lembaga penciptanya, materi
informasi setiap khasanah/jenis
koleksinya, pengaturan dan cara
untuk menemukannya.

30. KLAPPER :
sarana penemuan arsip bagi yg bekerja pd
pemerintah Hindia Belanda, atau nama
orang, perusahaan, perkumpulan, dan
atau organisasi, yg pernah mengadakan
korespondensi dg pemerintah Hindia
Belanda pd periode akhir abad ke 19
sampai 1941 yg disusun secara alfabetis.

31. Indeks
sarana penemuan kembali arsip
untuk mengidentifikasi arsip melalui
suatu tanda pengenal, & sebagai
alat bantu dalam menyimpan arsip.
Indeks dapat berupa nama orang,
tempat, masalah, angka, nama
barang, yang diperlukan untuk
penemuan kembali.

32. Folder :
adalah alat dari karton yg
dipergunakan untuk menempatkan
lembaran arsip agar memberkas.
• Folder semacam map yg memiliki tab
untuk penulisan indeks atau kode
arsip yg tersimpan di dlmnya.

33. Out Indikator :
• adalah alat/tanda yang berfungsi sebagai
pengganti arsip yang sedang dipinjam
atau keluar dari tempat penyimpanannya.
Label
• secarik kertas yg dilekatkan pd sampul
bungkus arsip/map & atau pd boks arsip
yg berisi penjelasan mengenai arsip yg
ada di dalamnya

34. Sejarah Lisan
• Rekaman hasil wawancara dengan
pelaku/saksi terjadinya suatu
peristiwa.
• Sejarah lisan diperlukan untuk
mengisi kekosongan informasi
khasanah arsip statis.

35. Akses Arsip
adalah ketersediaan arsip sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.

36. Pameran Kearsipan
• Unjuk Citra naskah asli atau copy untuk
tujuan pendidikan dan pengembangan
budaya.
• Pameran pada umumnya bersifat tematik,
terutama yang berkaitan dengan kasus
aktual atau sejarah

37. Publikasi Kearsipan
• Tindakan menyusun naskah yang
berkaitan dengan kearsipan apapun
bentuk dan formatnya untuk
didistribusikan secara umum.
• Termasuk di dalamnya penerbitan sarana
penemuan arsip, penerbitan arsip,
sejarah lisan , buku dan majalah
kearsipan, situs web, CD, video, rekaman
suara dsb.

38. Menurut UU No 43/ 2009 ttg Kearsipan
Arsiparis adalah seseorang yg memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yg
diperoleh melalui pendidikan formal
& / atau pendidikan & pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi ,
tugas, & tanggung jawab,
melaksanakan kegiatan kearsipan

39. Arsiparis Tingkat Ahli
• Arsiparis dengan kualifikasi
profesional yg pelaksanaan tugas &
fungsinya mensyaratkan penguasaan
ilmu pengetahuan & teknologi di
bidang pengelolaan arsip &
pembinaan kearsipan.

40. Arsiparis Tingkat Terampil
• Arsiparis dng kualifikasi teknis atau
penunjang profesional yg
pelaksanaan tugas & fungsinya
mensyaratkan penguasaan
pengetahuan teknis di bidang
pengelolaan arsip dan pembinaan
kearsipan.