Dokumen tersebut membahas tentang penyusutan arsip, termasuk teknik-tekniknya seperti pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Teknik-teknik tersebut dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip untuk menjamin tersedianya informasi bernilai dan efisiensi pengelolaan arsip. Dokumen ini juga menjelaskan tujuan dan metode pelaksanaan pembenahan arsip.

1. PENYUSUTAN ARSIP
Oleh:
DRS. MUSTARI IRAWAN, MPA
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan
ANRI

2. MUSTARI IRAWAN
Jakarta, 21 JUNI 1959
website: www.anri.go.id
Sedikit
Perkenalan
Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994
Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Indonesia, 1985
F.E ekst - Universitas Indonesia, 1990-1992
PNS di ANRI:
sejak tahun 1987
Pangkat/gol :
Pembina Tk.1, IV/b
Jabatan :
- Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003
- Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan
2003-2006
- Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan 2007
Pengalaman :
- Anggota Tim Revisi UU No.7/1971 dan Sistem Kearsipan
Nasional (SKN – SiPATI)
- Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 - 2000
- Pengajar D III Mnj Informasi Dokumen, S1 Kearsipan
Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpust. UI,97-kini

3. PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP
Km linier
50
40
30
20
10
0
1930
1940
1950
1960
1970
1980- Tahun
an

5. P EN G ER T I A N
Menurut PP No. 34 Th. 1979
adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:
1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm
lingkungan intern organisasi
2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg
berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD
(cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

6. Menjamin tersedianya informasi (arsip)
yg benar2 bernilai guna
Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional

7. Teknik Penyusutan
BERDASARKAN
JRA
BERDASARKAN
NON JRA
PP 34/ 79
SE O1/81
SE 02/83

8. PENYUSUTAN ARSIP
BERDASARKAN
JADWAL RETENSI ARSIP

9. Contoh
Jadwal Retensi Arsip
Jangka waktu simpan
NO Jenis/seri arsip
I. HUKUM
1.
Produk hukum
a.
Peraturan
Perundangan yang
mengatur instansi
b.
Produk hukum internal
2.
3.
Dokumentasi hukum
Kontrak/ perjanjian
Aktif
Sampai dengan
diperbaharui
Inaktif
4 tahun
Keteranga
n
Permanen
sampai dengan tidak
berlaku
-
Musnah
sampai dengan
tidak berlaku
9 tahun
Dinilai
kembali

10. TEHNIK PENYUSUTAN
(BERDASARKAN JRA)
Pemindahan :
– Pemeriksaan arsip
(berdasarkan JRA)
– Pendaftaran
(daftar arsip yg
dipindahkan)
– Penataan
– Pembuatan BAP
– Pelaksanaan
Pemusnahan :
– Pemeriksaan arsip
(berdasarkan JRA)
– Pendaftaran (daftar
arsip yg dimusnahkan)
– Penilaian, persetujuan &
pengesahan
– Pembuatan BAP
– Pelaksanaan

11. Lanjutan:
Penyerahan arsip
ke ANRI
– Pemeriksaan dan
penilaian
– Pendaftaran
(daftar arsip yg
diserahkan)
– Pembuatan BAP
– Pelaksanaan

12. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pemindahan arsip inaktif dapat
dilaksanakan secara berjenjang:
- Pemindahan arsip dari central file di
unit pengolah ke pusat arsip unit
kearsipan II (unit eselon I)
- Pemindahan arsip dari pusat arsip unit
kearsipan II ke pusat arsip unit
kearsipan I (Departemen)

13. Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi Arsip
Lihat kolom aktif
UNIT PENGOLAH
melakukan
PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN
PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN
PEMINDAHAN
melakukan
BA dan Daftar
PEMERIKSAAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN

14. PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit
pengolah dan atau unit kearsipam.
Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip yang hanya memiliki
retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif
dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya
memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).
Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilaksanakan terhadap arsip yang memiliki retensi
aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

15. Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
Persetujuan
Kepala Unit Kearsipan
Pengesahan
Pelaksanaan
1. Dilaksanakan
secara total
2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip

16. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
Persetujuan Ka ANRI
untuk arsip 10 tahun ke atas
Pengesahan
Pelaksanaan
1. Dilaksanakan
secara total
2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip

17. Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Penataan fisik
Pemberitahuan ke ANRI
Penilaian ANRI
Pelaksanaan
Daftar arsip
Berita acara

18. Teknik Penyusutan Arsip
tidak berdasarkan JRA
Penelitian (arsip, sistem, organisasi)
Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan
3.
Sortir/ pemilahan
4.
Rekonstruksi (azas provenance dan original order)
5.
Pendaftaran/ deskripsi arsip
6.
Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan
arsip
7.
Penomoran dan penataan fisik
8.
Penyusunan daftar sementara
9.
Penilaian dan seleksi
10. Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah
11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)
1.
2.

19. Pelaksanaan Pembenahan Arsip
Penilaian Arsip
Penyusunan Daftar Arsip
(daftar arsip yg disimpan/usul
musnah/diserahkan)
Pelaksanaan Penyusutan
(Berita Acara Musnah/Serah)
Perencanaan Pembenahan Arsip

20. Tujuan :
– adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan
kembali arsip aktif
– Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip
aktif
– Mengurangi biaya perawatan
Metode
– Secara rutin/Berulang (perpetual method)
begitu arsip selesai diproses (closed) langsung
dipindah, mis: arsip kasus hukum, arsip
kontraktor bangunan.
– Secara periodik (periodic method)
mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun
(pd tengah atau akhir tahun)

21. Perencanaan Pembenahan
Arsip
Survei
Survei
– Non arsip
(struktur organisasi
sistem kearsipan (penataan)
– Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip,
kondisi ruangan, kondisi arsip, media,
volume, periode, sistem penataan, jalan
masuk)
Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip)
Fungsi : sbg dasar penyusunan proposal
pembenahan arsip
Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)

22. Pendahuluan
Hasil yg direncanakan
Kegiatan
Biaya
Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan

23. Identifikasi arsip
Pengaturan Kembali
Arsip/rekonstruksi
Pendeskripsian Arsip
Pengelompokan Kartu
Deskripsi & penomoran
definitif
Penataan fisik arsip &
penomoran definitif
Penyusunan DPA Sementara

24. Identifikasi
– Tugas & fungsi org.
– Sistem kearsipan
Rekonstuksi
–
–
Pemilahan
Menata item2 ke
dlm file
– Menata file2 ke dlm
series

25. Contoh
:
Pengadaan Barang :
Item
daftar kebutuhan barang,
pengumuman lelang, Surat
Perintah Kerja (SPK), Purchases
Order (PO), Delivery Order
(DO), dll
File
perencanaan, pelaksanaan,
laporan pengadaan barang, dll
Series : pengadaan barang

26. membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip
yg dituangkan dlm kartu fiches
Unsur2:
1. Bentuk redaksi (laporan,
surat, film, foto, SK, SPK,
dll)
2. Isi informasi
3. Periode
4. Tingkat keaslian
5. Jumlah
6. Catatan khusus

27. Contoh Deskripsi
1/Bn*
Bag. Keuangan **
Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992
Asli
5 folder
Cat.: kertas baik
* no. pendeskripsian
** Unit kerja

28. Penomoran Definitif
& Penataan Fisik Arsip
Pembuatan skema pengaturan Arsip
Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg
digunakan sbg dasar pengelompokkan
kartu2
Pengelompokan & penomoran Definitif
Kartu Deskripsi
Kegiatan mengelompokkan kartu2
deskripsi berdasarkan skema yg telah
dibuat & memberikan no. definitif kartu2
tsb sbg pengganti no. sementara

29. Lanjutan:
Penataan & penomoran
Definitif Fisik Arsip
Kegiatan menata fisik arsip
sesuai dng hasil pengelompokkan kartu deskripsi yg telah
mempunyai no. definitif &
memberikan no. definitif pd
fisik arsip
Penyusunan DPA
Kegiatan menuangkan hasil
deskripsi arsip ke dlm DPA.

30. Daftar Pertelaan Arsip
Terdiri dr kolom2 yg
berisi keterangan ttg :
no. series/uraian arsip,
thn, jumlah, ket.
Dpt digunakan unt
melakukan penilaian
arsip : musnah, simpan
(aktif, inaktif), statis.

31. contoh
DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
Nama instansi: Arsip Nasional RI
Alamat
: Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan
Telpon
: 7805851
NO.
SERIES/URAIAN ARSIP
1.
2.
3.
KEPEGAWAIAN
Perencanaan pegawai
Surat-surat cuti
pegawai
Pemberhentian/pensi
un
4
5
6
KEUANGAN
DUK
DUP
Daftar gaji pegawai
TAHUN
JUMLAH
1970-1973 2 Sampul
1980-1983 2 Odner
1985-1987 2 Folder
1980-1982
1981-1983
1984-1986
2 Odner
21Odner
1 Sampul
KETERANGN
Sebagian
rapuh
Kondisi baik
Kondisi baik
Kondisi baik
Kondisi baik
Kondisi baik

32. TERIMA KASIH

33. JADWAL RETENSI ARSIP
www.anri.go.id
Mustari Irawan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA

34. KEDUDUKAN JRA
PERANCANGAN
PENCIPTAAN:
Membuat/ menerima
Registrasi
Kontrol
PENGGUNAAN &
PEMELIHARAAN:
Arsip aktif
Arsip inaktif
PENYUSUTAN:
Pemindahan
Pemusnahan
Penyerahan
ARSIP STATIS

35. PENILAIAN ARSIP
PRINSIP-PRINSIP:
1.
Memperhatikan peraturan perundangundangan, nilaiguna atau nilai
informasi dokumen, perhitungan cost
and benefit, konteks
adminsitrasi,sosial, politik, ekonomi,
budaya dll.
2.
Dilaksanakan berdasarkan atas
pengetahuan atas tugas fungsi dan
informasi seluruh koleksi dokumen
suatu organisasi.
3.
Dilaksanakan berdasarkan series
dokumen dan dihubungan dengan
series lain yang berkaitan.
4.
Teliti, hati-hati, sistematis, logis,
argumentatif dan dapat
dipertanggungjawabkan.

36. TEKNIK PENILAIAN
Pra
creation
Appraisal & decision
Creation
Appraisal &
decision
Arsip aktif
destroyed
permanent
Appraisal & decision
Arsip inaktif
Appraisal & decision
Arsip Statis

37. NILAIGUNA ARSIP
1. Nilaiguna primer
a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung
pelaksanaan administrasi.
b. Keuangan, adalah value dokumen untuk
mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy
keuangan.
c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan
kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.
d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil
penelitian murni dan terapan.
2. Nilaiguna sekunder
a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta
b.
keberadaan organisasi.
Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda,
peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi
organisasi

38. METODE PENILAIAN MODERN
STUDI
DOKUMENTASI:
Strategi penilaian
dan penyelematan
dok. ketika dok.
belum diciptakan.
Penilaian atas fungsi
organisasi dan
konteks penciptaan
dokumen
STRATEGI
AKUISISI:
Dokumen
terpilih
DOK. STATIS,
PEMANEN,
PERTANGGUNGJAWAB
AN NASIONAL, NILAI
BERKELANJUTAN,
MEMORI KOLEKTIF
BANGSA, DOK.
Strategi penilaian
dan penyelematan
dok. ketika dok.
sudah diciptakan.
Penilaian atas
fungsi organisasi
dan konteks
penciptaan
dokumen

39. TEKNIK DAN PROSEDUR
PENYUSUNAN JRA
INVENTARISASI
PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP
PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI
PENENTUAN NASIB AKHIR
PENYUSUNAN KONSEP
PENGESAHAN
PELATIHAN
KONTROL PENGGUNAAN DAN
PENYEMPURNAAN

40. INVENTARISASI
1. PERATURAN
2. ARSIP
Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data
tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll.
Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis
fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah:
1.
Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang
ada.
2.
Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif
3.
Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional
4.
Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan
5.
Tentukan caption dari jenis arsip
6.
Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi
7.
Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan
sistematis

41. FORMULIR INVENTARISASI ARSIP
Nama Unit Kerja
: Keuangan
Alamat
: Jl. …..
Penanggungjawab
: Suwarno
Nama jenis arsip
: Rekening koran
Deskripsi
: Rekening koran tahun
1/1/1990 s/d Mei 1997
Sistem Penataan
: Kronologis/ Numerik
Tahun arsip
: 1/1/1990 s/d Mei 1997
Frekuensi penggunaan
: 6 kali/ tahun
Duplikat ? Dimana?
: Ada di bag.Perlengkapan
Saran Retensi
: 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif
Volume
: 16 boks
Format/ Media
: kertas
Tempat simpan
: file kabinet
Keterangan
:-
Di daftar oleh
:
Tgl. :

42. Formulir Analisis Fungsi
NO
1.
UNIT KERJA
FUNGSI
Humas
Keprotokolan
KEG.
a. Pimpinan
b. Acara dinas
c. Tamu
d. dll
2.
Hukum
JENIS ARSIP
- Agenda
pimpinan
- Naskah
pidato
- Perjalanan
dinas

43. Daftar Jenis Arsip
No
Subjek
Jenis Arsip

44. PENILAIAN
SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH
SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.
DILAKUKAN DENGAN CARA:
 TRADISIONAL:
1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP
2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA
PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN.
 MODERN:
1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK,
KEGIATAN ORGANISASI
2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

45. PENENTUAN JANGKA SIMPAN
Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/
transaksi dinyatakan selesai.
Berdasarkan peraturan perUUan
Berdasarkan nilaiguna
Memperhatikan nilai informasi, biaya
pengelolaan dan dampaknya.
Selalu memperhatikan konteks penciptaan
Retensi dapat dinyatakan dengan angka,
kalimat atau gabungan keduanya.
Dan lain-lain

46. PENENTUAN NASIB AKHIR
Penentuan nasib akhir diperlukan untuk
mengisi kolom keterangan dalam JRA.
Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan
Permanen.
Namun jika ada keragu-raguan dapat
dinyatakan: Dinilai Kembali
Dinilai kembali pada akhirnya akan
ditentukan musnah atau permanen juga.

47. PENGESAHAN JRA
 JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan
> sebelum disahkan disarankan mendapat:
Rekomendasi Ka ANRI
> Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat
Keputusan.

48. IMPLEMENTASI DAN
PENYEMPURNAAN
1. Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA
2.
3.
a.
b.
(prosedur penggunaan JRA)
Kontrol penggunaan
Penyempurnaan
Secara periodik
Secara menyeluruh
JRA harus disempurnakan jika terdapat
perubahan tupoksi.

49. WASSALAMU’ALAIKUM WR. WB
TERIMA KASIH