Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to 3.4. menerapkan penanganan surat masuk
Similar to 3.4. menerapkan penanganan surat masuk (20)
More from WawanGusniawan1
More from WawanGusniawan1 (8)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
3.4. menerapkan penanganan surat masuk
- 1. PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA Kearsipan
- 2. Apa hubungannya dengan gambar ini…??? Next
- 3. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Menjelaskan tahap-tahap penanganan surat masuk secara urut dan rinci. 2. Menerapkan penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda dengan benar 3. Melakukan tahap-tahap penanganan surat masuk dengan tepat sesuai dengan standar prosedur dengan benar 4. Melakukan penanganan surat masuk berdasarkan sistem buku agenda dengan benar
- 5. semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan
- 6. Picture 1 Picture 2 What do you think about this pictures ?
- 7. Surat masuk yaitu surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari organisasi. Pola Sentralisasi Pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat. Pola Desentralisasi Pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi yang dilakukan di setiap bagian dari unit di kantor. POLA PENANGANAN SURAT MASUK
- 8. SISTEM PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA 1. 2. SISTEM KARTU KENDALI
- 10. Kegiatan penerimaan surat masuk: 1. Pengumpulan surat masuk 2. Penghitungan jumlah surat masuk 3. Pemeriksaan ketepatan alamat si pengirim surat 4. Pengelompokan surat berdasarkan jenisnya 5. Penandatanganan dan pemberian stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat / dokumen telah diterima 6. Membuka dan memerikasa keakuratan surel yang diterima. 1. PENERIMAN SURAT Penerimaan surat dilakukan oleh pihak – pihak yang biasanya bekerja di bagian depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Hal tersebut disebabkan oleh tempat mereka yang berdekatan dengan pintu masuk suatu kantor.
- 11. Kegiatan penyortiran surat masuk 2. PENYORTIRAN SURAT Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi Menggolongkan surat dinas berdasarkan 3 kategori yaitu surat rahasia, surat penting dan surat biasa. Penyortiran yaitu kegiatan memisah- misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
- 12. 3. PENCATATAN SURAT Kegiatan pencatatan surat meliputi: 1. Membuka, membaca dan menandai pokok surat 2. Memeriksa lampiran apakah sesuai atau tidak 3. Membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stempel agenda 4. Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda Buku Agenda Tunggal Buku Agenda Kembar Buku Agenda Berpasangan
- 13. Buku Agenda Tunggal Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran). Buku Agenda Kembar Adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan satu buku agenda untuk mencatat keluar. Buku Agenda Berpasangan Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.
- 17. Buku verbal •Buku verbal digunakan khusus untuk mencatat surat yang keluar dalam kurun waktu satu tahun, atau kita juga mengenalnya dengan buku agenda keluar, orang yang melaksanakan tugas ini disebut juga sebagai verbalis.
- 18. BUKU EKSPEDISI Buku Ekspedisi disebut juga “Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur.
- 20. Buku arsip/ klaper Buku arsip/klaper yaitu buku yang di pergunakan untuk mencatat surat yang akan di simpan.terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing- masing. Petugas arsip disebut Arsiparis
- 22. Disposisi Disposisi merupakan catatan singkat yang berisi pendapat/instruksi dari seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya yang biasanya ditulis (tangan) secara langsung di dokumen yang bersangkutan.
- 24. Blanko konsep dan blanko surat
- 25. Taklik •Suatu tanda dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditanda tangani oleh pimpinan
- 26. Cap agenda Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
- 27. 4. PENGARAHAN SURAT Kegiatan mengarahkan surat kepada pejabat yang bersangkutan untuk menindaklanjuti surat. Pengarahan biasanya dilakukan oleh pimpinan karena pimpinanlah yang bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut. Disposisi Adalah petunjuk yang dibuat oleh pimpinan kepada bawahan yang isinya mengenai arahan untuk menindaklanjuti surat masuk. Memorandum Adalah petunjuk yang dibuat oleh pimpinan kepada bawahan yang isinya arahan untuk melaksanakan suatu kegiatan tanpa adanya surat masuk namun dari inisiatif pimpinan itu sendiri
- 28. 5. PENYAMPAIAN SURAT Kegiatan mendistribusikan surat kepada pejabat yang berkaitan sesuai dengan isi disposisi. Surat sebaiknya diperbanyak agar sehingga setiap orang yang ditunjuk mendapatkan salinannya. Pendistribusian surat dapat dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern.
- 29. 6. PENYIMPANAN SURAT Adalah kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu agar saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.Setelah surat masuk ditindaklanjuti maka surat masuk tersebut sudah siap di arsipkan atau surat selesai diproses. Sebagai tanda bahwa surat sudah siap di arsip disebut “RELEASE MARK” (tanda pelepas). Tanda Pelepas Cara Menulis Release Mark Arsip Arsip___L 3 Maret 2019 Simpan Simpan_L 3 Maret 2019 File File___L 3 Maret 2019 Dep Dep __L 3 Maret 2019 Save Save___L 3 Maret 2019
- 30. 2 1 4 5 3 Katerangan : 1. Penerima & Penyortir Surat 2. Agendaris 3. Pimpinan 4. Ekspeditur 5. Arsiparis
- 31. Praktik Simulasi Berkelompok Penerima & Penyortir 1. Menerima surat dari kurir instansi dan menandatangani buku ekspedisi ekstern 2. Menyortir surat berdasarkan tanggal masuk dan ketepatan alamat surat. 3. Meneruskan surat kepada agendaris untuk diproses lebih lanjut Agendaris 1. Membuka, membaca dan menandai pokok surat 2. Memeriksa lampiran 3. Membubuhkan dan mengisi stempel agenda 4. Mencatat surat-surattersebut ke dalam format buku agenda surat masuk yang telah disediakan. Apabila telah selesai kemudian diberikan kepada pimpinan Pimpinan Memberikan arahan berupa disposisi pada lembar disposisitidak langsung Ekspeditur Mengisi buku ekspedisi intern yang kemudian diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan dan memintakanparaf penerimaan surat (penerima surat yaitu guru yang bersangkutan). Arsiparis Menyimpan arsip dengan menggunakan sistemtanggal dan masing – masing surat diberi kode, tanda pelepas dan disimpan sesuai kaidah sistemtanggal.
- 32. TERIMAKASIH Harusnya slide 31 itu praktik ya… sudahlah