Authors & Editor : Erland Syaputra

1. ENGERTIAN ARsIP DAN
ENGERTIAN kEARsIPAN
.
kelompok 5
OLEH :
1)ERlAN syAPuTRA
2)Dimas jordy
3)Andri sukma
4)Dwi nur ainiyyah
5)Diana nurhayati

2. Daftar isi
1. Pengertian Arsip
2. Pengertian Kearsipan
3. Jenis-jenis arsip
4. Syarat-syarat arsip
5. Fungsi dan guna arsip
6. Tujuan kearsipan
7. Ruang lingkup kegiatan kearsipan
8. Tugas pokok kearsipan
9. Syarat petugas arsip
10. Peraturan UU kearsipan RI
11. Organisasi kearsipan dan kedudukannya
12. Masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahannya.

3. 1. Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani
(Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan
sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg
menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat
itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau
lembaga kearsipan.

4. Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka
sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa
sumber.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 19
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang

5. Ensiklopedi
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau
badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi
suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara
tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan
dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
NEXT

6. Undang-Undang No. 7 tahun 1971
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
NEXT

7. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs.
The Liang Gie
• arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara
berencana dan teratur, mempunyai
sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.
NEXT

8. 2. Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara
sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat
dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap
diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan
arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan
atau administrasi kearsipan.

9. Setelah kita mengetahui kata kearsipan menurut etimologi, maka
sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa
sumber.
Menurut ensiklopedi administrasi Menurut R. Subroto
Menurut kamus
administrasi

10. a. Menurut ensiklopedi administrasi
• Penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyusunan warkat-wartkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara tepat.
• Sistem penyimpanan warkat adlah suatu rangkaian tata
cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk
menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
NEXT

11. b. Menurut kamus administrasi
• Kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat
dimulainya pengumpulan warkat sampai
penyingkiran.
NEXT

12. c. Menurut R. Subroto
• Kearsipan adalah aktivitas penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan
arsip.
NEXT

13. 3. Jenis-Jenis Arsip
• Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Fungsi
(a)Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
(b) Arsip statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna
kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan
permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

14. 2. Berdasarkan Nilai Guna
3.1. Arsip menurut subyek atau isinya.
3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya.
3.3. Arsip menurut nilai gunanya.
3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
3.5. Arsip Menurut Fungsinya.
3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya.
3.7. Arsip Menurut Keasliannya.
3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum.
NEXT

15. 4. Syarat- syarat Arsip
• 1.Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan
NEXT

16. Fungsi dan kegunaan Arsip
a. Arsip dinamis
b. Arsip statis
NEXT

17. Tujuan Kearsipan
• Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
• Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
• Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
• Penghematan tempat penyimpanan.
• Menjaga rahasia arsip.
• Menjaga kelestarian arsip.
• Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.
NEXT

18. D. Ruang Lingkup Kearsipan
• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
• 1. penciptaan dan penerimaan warkat
• 2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
• 3. pengendalian warkat
• 4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
• 5. penyimpanan warkat/arsip
• 6. Pemusnahan arsip
NEXT

19. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan
• Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai
berikut :
• Menerima warkat
• Mencatat warkat
• Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
• Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai
dengan system tertentu.
• Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang
memerlukan arsip.
• Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
• Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan
lain-lain.
NEXT

20. Syarat Petugas Arsip Yang Baik
1. Ketrampilan
2. Ketelitian
3. Kerapian
4. Kecerdasan
NEXT

21. Peraturan Perundang-undangan Kearsipan
• Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
• Undang-Undang RI No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
• Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
• Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip
• Peraturan Pemerintah RI no. 87 tahun 1999 Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan
Dokumen Perusahaan
• Peraturan Pemerintah RI no. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi
• Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
• Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum tata Naskah
Dinas
• SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan
peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip
• SE Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai guna Arsip
NEXT

22. Organisasi kearsipan
• organisasi kearsipan merupakan lembaga yang melaksanakan tugas
penguasaan kearsipan.organisasi kearsipan terdiri dari :
• Unit-unit kearsipan pada lembaga -lembaga negara,dan
• Unit-unit kearsipan badan- badan pemerintahan pusat dan daerah
• unit -unit kearsipan pada lembaga -lembaga negara setiap daerah ( kota
memiliki arsip sendiri sebagai data-data pengumpulan kegiatan yang
ada ditiap daerah ( kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip
nasional daerah. ) arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang
terdapat di daerah-daerah yang setingkat dengan daerah setingkat 1.

23. Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
• Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah,
yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor
yang tugasnya melaksanakan penyimpanan
dan pengawasan sendiri terhadap asing
yang menjadi wewenangnya.
• Arsip pusat (unit sentral)yaitu suatu unit
kerja yang berada dalam suatu kantor pusat
yang tugasnya mengelola bidang kearsipan
untuk seluruh arsip kantor tersebut.
NEXT

24. Masalah pokok kearsipan
a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan
cepat dan tepat saat diperlukan.
b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan
tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.
c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi
organisasi.
d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang
benar atau terlalu lama.
e. Penyusunan arsip secara serampangan.
f. Petugas arsip kurang terampil.

25. Cara Pemecahan Masalah
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman,
pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan
kerusakan.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
6. Penyelenggaraan penyusutan warkat
NEXT