Dokumen tersebut membahas tentang dasar hukum kearsipan di Indonesia serta konsep, siklus hidup, penyusutan, dan pemusnahan arsip. Dokumen tersebut juga menjelaskan prosedur penyusutan arsip melalui tahapan pendataan, pengelompokkan, penilaian, dan penyerahan arsip ke lembaga kearsipan.
Kisi kisi Ujian sekolah mata pelajaran IPA 2024.docx
3.10. mengevaluasi arsip dalam rangka menentukan retensi arsip
1.
2. DASAR HUKUM :
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009
3. Keputusan Kepala ANRi No. 9 Tahun 2000 tentang
Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan
Peraturan Kepala ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pemusnahan Arsip
4. Apakah Arsip ???
menurut Undang-undang tentang kearsipan:
Merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5. menurut Judith Ellis dalam bukunya keeping archives
(1993) :
“Arsip memiliki nilai yang berkelanjutan
(continuing value) meskipun itu tidak semuanya”.
6. Yang dimaksud “continuing value”
adalah :
Suatu sumber memori untuk waktu jangka panjang
Suatu cara untuk mendapatkan pengalaman dari
pihak lain
Suatu bukti akan adanya hak dan kewajiban yang
berkelanjutan
Suatu instrumen kekuasaan, legitimasi dan
pertanggungjawaban
Suatu sumber pemahaman dan proses identifikasi
terhadap diri kita sendiri, organisasi dan masyarakat
serta, suatu sarana untuk mengkomunikasikan nilai-
nilai politis, sosial dan budaya.
7. Siklus Daur Hidup Arsip
Pendistribusian
Penciptaan
arsip
Penggunaan
Penyimpana
n arsip aktif
Pemindaha
n arsip
Penyimpanan
Arsip Inaktif
Pemusnaha
n arsip
Penyimpana
n arsip statis
(permanen)
8.
9. Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara:
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
guna
Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
11. JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Merupakan daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip apakah dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip
12. LANGKAH PENYUSUTAN ARSIP
Pembuatan Daftar Arsip
Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI
Penyerahan arsip ke Kantor/Badan Kearsipan Daerah
Pengendalian penyerahan arsip statis
13. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT
KEARSIPAN
Pemeriksaan
Pemindahan Arsip
Penataan Arsip
Pembuatan Berita Acara Pemindahan
Arsip
14. Contoh :
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Unit Kerja :
Pada hari ini……………….tanggal…………..bulan……………tahun…………., Dilaksanakan pemindahan arsip
inaktif dari unit kerja ……………… ke Pusat Arsip, yang melibatkan :
Nama : ...................................
Jabatan : ...................................
NIP : ...................................
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit ……………. Sebagai pihak I.
Nama : ...................................
Jabatan : ...................................
NIP : ...................................
Unit Kerja : Pusat Arsip
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja Pusat Arsip, sebagai pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar
terlampir kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.
………….,…………………….
Pihak II Pihak I
(……………………) (……………………)
Saksi-saksi :
1. Kepala Unit Kerja
(……………………)
2. Kepala Bidang Pengawasan
(……………………)
16. PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau
meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara
tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip
terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur
hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak
dapat diciptakan atau diadakan lagi.
17. TAHAPAN PEMUSNAHAN ARSIP
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pembentukan Panitia Pemusnahan
Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Pembuatan Berita Acara
Pelaksanaan Pemusnahan
18. PROSEDUR PEMUSNAHAN
1.Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh
Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan
instansi yang bersangkutan.
2. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan
Unit Kearsipan atau ditempat lain dibawah koordinasi dan
tanggungjawab Unit Kearsipan instansi yang bersangkutan.
3. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,
undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat
dilaksanakan di masing- masing Unit Pengolah.
4. Pemusnahan Arsip dilakukan terhadap arsip yang telah
habis nilaiguna dan jangka simpannya serta yang dinyatakan
musnah pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
19. 5. Pemusnahan Arsip dengan jangka simpan 10
tahun atau lebih ditetapkan dengan persetujuan
pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan
yang bersangkutan setelah mendapatkan
pertimbangan dan persetujuan instansi terkait.
6. Pemusnahan dilakukan secara total sehingga
tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.
Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara :
− Pembakaran;
− Pencacahan;
− Penggunaan Bahan Kimia, dan;
− Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang
disebut dengan istilah musnah.