2. MAKSUD DAN TUJUAN
Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik dapat:
1. Memahami pengertian dan jenis arsip
2. Memahami pengertian pengelolaan kearsipan
3. Pelaksanaan pengelolaan arsip
3. A. RSIP
Pada dasarnya, kata arsip diambil dari bahasa arsip, yaitu “archive” yang
memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu
memberikan informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang ataupun
tempat tertentu.
Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait
kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga
lainnya.
4. Jenis Arsip
a. Jenis arsip menurut Fungsi dan Kegunaannya
1. Arsip
Dinamis
a. Arsip Vital
b. Arsip Aktif
a. Arsip
Inaktif
1. Arsip Dinamis : arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
a. Arsip vital, merupakan arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
b. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
c. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
5. Arsip yang sudah tidak
dipergunakan tetapi tetap
harus disimpan karena
mempunyai nilai guna
2. Arsip Statis
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
6. b. Menurut Nila Guna
(a) Nilai guna Administrasi
(Contoh : KTP)
(b) Nilai Guna Hukum (Contoh :
Kartu tanda mahasiswa)
(c) Nilai Guna Keuangan (
Contoh : Kwitansi)
(d) Nilai Guna ilmiah dan
teknologi ( Contoh : Laporan
penelitian)
(a) Nilai Guna Pembuktian
(b) Nilai Guna Informasi
1. Nilai Guna
Primer
2. Nilai Guna
Sekunder
1. Arsip primer nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga atau
instansi pencipta atau yang menghasilkan
arsip.
2. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip
berdasarkan pada kegunaan arsip untuk
kepentingan lembaga atau instansi lain atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bukti untuk
pertanggung jawaban kepada masyarakat atau
pertanggung jawaban nasional.
7. c. Menurut Sifat
1. Arsip Tertutup
2. Arsip Terbuka
1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam
pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh
diketahui oleh semua pihak/umum.
8. d. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan
1. Arsip
Sentral
2. Arsip
Pemerintah
3. Arsip Unit
1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo
arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya
pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan
secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat
yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap
unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit
yang bersangkutan.
9. e. Menurut Keasliannya
1. Arsip Asli
2. Arsip
Salinan
3. Arsip
Tembusan
4. Arsip
Petikan
1. Arsip Asli, merupakan dokumen
utama yang cetakan printer,
hentakan mesin tik, legalisasi asli,
dan tanda tangan asli langsung
mengenainya.
3. Arsip Tembusan, adalah dokumen
kedua, ketiga, dan seterusnya selain
arsip asli.
2. Arsip Salinan, erupakan dokumen
yang isinya memiliki kesesuaian
dengan arsip asli, namun waktu
pembuatannya tidak sama
dengannya.
4. Arsip Petikan, merupakan dokumen
yang berisi bagian dari dokumen asli.
Misal dalam dokumen asli berisi A,B,C,
dan D, maka dalam arsip petikan berisi
B yang rujukannya adalah dokumen
asli.
10. B. PENGELOLAAN KEARSIPAN
1. Pengertian Kearsipan
KEARSIPAN adalah proses kegiatan pengurusan dan pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu.
2. Ruang Lingkup Kearsipan
a. Penciptaan dan penerimaan arsip
b. Penerimaan, pengumpulan dan pemilihan arsip
c. Pengendalian arsip
d. Pemeliharaan dan perawatan arsip
e. Penyimpanan arsip
f. Pemusnahan arsip
11. 3. Pengelolaan Arsip
a. Sistem sentralisasi, pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.
b. Sistem Desentralisasi, penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu
unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan dilakukan pada bagian secara
sendiri-sendiri.
4. Permasalahan Pengelolaan Arsip
a. Unit ruang kerja penuh dengan arsip
b. Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas
c. Arsip yang sudah disimpan sulit ditemukan kembali
d. Pencarian arsip tidak bisa dilakukan dengan cepat dan tepat
12. 5. Prinsip umum pengelolaan arsip
a. Menggunakan pola klasifikasi untuk menyimpan dan menata
arsip
b. Menyusun/mengelompokan arsip aktif dan inaktif
c. Mencatumkan periode arsip yang disimpan
d. Mencantumkan daftar retensi arsip untuk
penyusutan/pemusnahan
e. Setiap pengelola arsip membunyai data daftar arsip dan
lokasi penyimpanan arsip
f. Pengelola arsip mempunyai daftar penggunaan arsip
13. 6. Tujun pengelolaan arsip
a. Menyatukan Informasi arsip
b. Mudah penemuan kembali arsip (Mudah, cepat, tepat, lengkap &
aman)
c. Memudahkan penyusutan/pemusnahan arsip
d. Area kerja lebih rapih dan bisa di maksimalkan penggunaannya
untuk bisnis
