MANAJEMENN KEARSIPAN

1. KEARSIPAN
Wawan Gusniawan, Amd.
Kom
Manajemen Kearsipan
Menerapkan prosedur penggunaan peralatan
kearsipan

2. Pokok Bahasan:
1. Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan
2. Jenis-jenis Peralatan Kearsipan
3. Contoh – Contoh Peralatan Kearsipan
4. Alat Dan Perlengkapan Peralatan Kearsipan
5. Sistem Pengarsipan Digital

3. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
 Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang
digunakan dalam bidang kearsipan.
 Fungsi peralatan kearsipan antara lain :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,
dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan
sehingga arsip tahan lama

4. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
• Dalam menentukan peralatan dan perlengkapan
sistem pengarsipan perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
• Bentuk fisik arsip/dokumen (dimensi)
• Frekuensi penggunaan arsip (jangkauan)
• Umur arsip (kapasitas daya tampung)
• Lokasi / fasilitas penyimpanan (sistem)

5. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari
beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5
laci.
Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip
yang masih bersifat aktif
Filling cabinet terbuat dari plastik atau logam

6. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar
Alat ini dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak

7. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan
arsip dalam berbagai bentuk arsip
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang disusun
secara lateral

8. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari
karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat
Macam-macam map:
a. Stopmap folio
b. Map snelhecter
c. Folder
d. Hanging folder

9. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
6. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton
yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran
punggung sekitar 5cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan
disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator

10. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
8. Stapler
9. Perforator
Jenis-jenis perforator :
a. Perforator satu pelubang, digunakan untuk
melubangi kartu perpustakaan
b. Perforator dua pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan disimpan dalam
snelhecter atau ordner
c. Perforator tiga pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan disimpan dalam
ordner

11. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
10. Numerator
11. Kotak/Box (untuk arsip in aktif)
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam
folder masing-masing
13. Label

12. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
14. Tickler File
Tickler File adalah alat semacam kotak yang
terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip berbentuk
kartu atau lembaran kecil
15. Cardex Cabinet
Cardex (Card Index) cabinet adalah alat yang
digunakan untuk menyimpan kartu
indeks

13. CONTOH – CONTOH
ALAT DAN PERLENGKAPAN
 Vertikal
 Open face
 Specialized
 Lateral
 Mobile

14. CARA KERJA SISTEM
PENGARSIPAN DIGITAL
Proses perubahan dari dokumen cetakmenjadi dokumen
elektronik disebut dengan proses digitalisasi dokumen.
dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) --- diproses
dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan --- dokumen
elektronik.

15. CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL
Prosedur dan proses pengolahan arsip manual ke
pengarsipan digital:
– Arsip dikumpulkan dan ditransfer menjadi file digital
dengan mesin scanner
– Data yang diperolah berupa file digital disimpan ke
dalam komputer sebagai sebuah database arsip

16. • Pengelolaan sistem pengarsipan digital akan lebih
optimum&efektif dalam sebuah sistem jaringan komputer
• Database dapat ditempatkan di server, sementara masing-
masing user dapat mengolah file sesuai kebutuhannya
• Masalah keamanan file dan hak akses diatur dan dikelola
oleh unit IT perusahaan, walaupun dalam skala kecil dapat
juga diserahkan kepada user tertentu di tiap-tiap unit
• Khusus arsip otentik/orisinal yang mengandung unsur
legalitas tetap disimpan dalam wujud aslinya (kertas)

17. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

18. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

19. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

20. TERIMA KASIH