PEMELIHARAAN, AMASALAH DAN BENCANA ARSIP ELEKTRONIK

1. PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
KEARSIPAN

2. PEMBAHASAN
A. PEMELIHARAAN ARSIP
ELEKTRONIK
B. PERMASALAHAN DALAM
PENGELOLAAN ARSIP
ELEKTRONIK
C. MUSIBAH YANG
MENGANCAM ARSIP
ELEKTRONIK

3. A. PEMELIHARAAN
ARSIP ELEKTRONIK
Salah satu pekerjaan dalam
kearsipan adalah pemeliharaan
arsip. Pemeliharaan arsip
merupakan kegiatan mengurus arsip
dokumen agar dapat bertahan lebih
lama dengan cara memperpanjang
umur arsip tersebut melalui berbagai
cara. Arsip-arsip yang dirawat
merupakan arsip yang penting bagi
perusahaan/instansi.

4. PERAWATAN ARSIP SECARA UMUM
• Perawatan arsip berbentuk fisik kertas seperti surat, dokumen
kontrak, dan lain sebagainya.
• Pemeliharaan arsip elektronik. Contoh arsip elektronik adalah
flashdisk, hardisk, laptop, komputer, dan perangkat penyimpan
data lainnya.

5. TATA CARA
PEMELIHARAAN ARSIP
ELEKTRONIK

6. PENGAMANAN INFORMASI
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang
menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan
informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan
melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan
melakukan penyesuaian secara berkala.

7. PEMELIHARAAN FISIK ARSIP
ELEKTRONIK
1. Penggunaan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk,
flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.
2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
3. Membackup data secara berkala
4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan
magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata
antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% Relative Humidity
(RH).

8. B. PERMASALAHAN DALAM
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
• Sangat sulit menjaga reliabiitas dan autentisitas arsip
elektronik, mengingat arsip elektronik yang mudah dimanipulasi
dan rentan terhadap kerusakan, serta akses dan penggandaan
arsip yang cenderung sulit dikontrol;
• Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada
lingkungan elektroniknya;
• Adanya kontroversi aspek legal dari arsip elektronik;

9. Lanjutan. . .
• Masalah yang dihadapi secara umum, diantaranya pengaturan
hukum, perlindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi,
perlindungan data pribadi, dan pengakuan keabsahan dalam
perspektif hukum pembuktian;
• Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya
bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang
akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem
penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke
generasi baru.

10. FAKTOR KEGAGALAN ORGANISASI
DALAM MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK
1. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi:
• Kurangnya koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik;
• Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus;
• Kehilangan akses terhadap arsip dinas;
• Kehilangan arsip;
• Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna;
• Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru;
• Peningkatan munculnya media campuran.

11. 2. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya:
• Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering
tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern;
• Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi
berbasis teks, manajemen arsip dinamis dan statis;
• Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembaga;
• Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip
kertas;
• Pengguna tidak menyadari terhadap perubahan perannya.

12. C. MUSIBAH YANG MENGANCAM ARSIP
ELEKTRONIK
• Bencana alam, seperti banjir dan gempa;
• Kerusakan bangunan, misalnya kebocoran atap atau kabel listrik
• Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia;
• Musibah teknologi, misalnya virus komputer atau kerusakan peralatan komputer;
• Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme;
• Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil seperti menyimpan
media magnetik di dekat peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat;
• Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang
berkualitas buruk.

14. 1. Duplikasi dan penyimpanan yang tersebar;
2. Transfer secepatnya ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan
Daerah apabila arsp bernilai guna sekunder;
3. Sistem pembackupan yang reguler dan komprehensi;
4. Preservasi dokumentasi dan password dari sistem dan aplikasi;
5. Pengamanan fasilitas penyimpanan untuk perangkat digital;
6. Penerapan standar yang tinggi pada sistem pengamanan untuk
melindungi arsp dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah
dan perlindungan dari serangan virus komputer;
7. Penerapan prosedur penanganan keadaan kritis apabila arsip
elektronik tidak di backup atau disimpan di luar faslitas
penyimpanan.