Nama: Surya Gelora Baja Aritonang

1. Nama : Surya Gelora B Aritonang
Nim : 7191144010
PROSEDUR
PENGGUNAAN
ARSIP

2. A. Pengertian Penggunaan Arsip
Seorang petugas arsip (arsiparis) yang bertugas
mengelola warkat harus memiliki sifat tertentu agar
dapat melaksanakan tugaa filing dengan efisien dan
efektif, seorang arsiparis harus memiliki ketelitian dan
kerapian.

3. penggunaan arsip adalah
keluarnya arsip dari tempat
penyimpanan karena
diperlukan oleh seseorang
untuk kepentingan tertentu,
sesuai maksud dan tujuan
penciptaanya.

4. Terdapat beberapa pengertian mengenai penilaian arsip yang
dikemukakan oleh para ahli, yaitu sebagai berikut.
1. Menurut Betty R. Rick (1992), penilaian arsip adalah suatu
pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip untuk
menetukan nilai guna setiap seri arsip organisasi.
2. Menurut F. Gerald Ham (1993), penilaian arsip adalah suatu proses
yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip
tersebut dapat memberikan sumbangan untuk kebijakan perusahaan.
3. Menurut Keputusan Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia) No. 07 tahun 2001 tentang penilaian Arsip bagi instansi
Pemerintah Badan Usaha dan Swasta, penilaian arsip adalah proses
menentukan jangka simpan yang terakhir dilihat dari aspek, fungsi, dan
substansi informasinya, serta karakteristik fisik yang dilakukan melalui
langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit
informasi.

5. Penilaian arsip dapat menggunakan
kriteria penilaian ALFRED, yaitu sebagai
berikut.
a) Administrative Value (Nilai
Administrasi)
b) Legal Value (Nilai Hukum)
c) Financial Value (Nilai Uang)
d) Research Value (Nilai Penelitian)
e) Education Value (Nilai Pendidikan)
f) Documentary Value (Nilai
Dokumentasi)

6. Nilai ALFRED berkisar antara 0-100% dengan penggolongan arsip
sebagai berikut.
a) Arsip vital (90-100%). Arsip ini sangat penting bagi kehidupan
organisasi bisnis dan tidak dapat digantikan kembali jika
dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan
sehingga perlu disimpan abadi selamanya.
b) Arsip penting (50-89%). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan
dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan
dalam file aktif selama lima tahun dan file inaktif selama 25 tahun.
Contoh dari arsip penting adalah bukti-bukti keuangan (bukti
transaksi).
c) Arsip berguna (10-49%). Arsip ini berguna sementara dan dapat
diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif
selama dua tahun dan file inaktif selama 10 tahun. Contoh arsip
berguna adalah surat pemesanan.
d) Arsip tidak berguna (0-10%). Arsip ini dapat dimusnahkan
sesudah dipakai sementara. Arsip ini paling lama disimpan selama
tiga bulan di file aktif.

7. Kecepatan dan ketepatan
penemuan arsip sangat berkaitan
dengan beberpa hal, diantaranya:
1. kejelasan materi yang diminta,
2. ketepan klasifikasi yang dipakai,
3. ketepatan dan kemantapan
sistem indeks, serta
4. tersedianya tenaga yang
memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang memadai.

8. Terdapat beberapa faktor
penyebab ketidakefektifan
teknik penyimpanan arsip, yaitu
sebagai berikut.
1. Pemberian kata tangkap,
indeks, dan klasifikasi yang
kurang tepat.
2. Prosedur penyimpanan tidak
efektif dan tifak sesuai dengan
sistem penyimpanan arsip.
3. Proses peminjaman kurang
diimplementasikan.
4. Adanya penumpukan arsip
dalam satu map.

9. Kegiatan-kegiatan Penggunaan Arsip
Dalam kegiatan penggunaan arsip haruskan mengisi lembar/formulir
peminjaman arsip yang berisi beberapa informasi,seperti:
1. nama peminjam
2. nomor dan jenis arsip yang dipinjam, serta
3. pengesahan dari petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan
arsip.
2. Petugas arsil memeriksa berkas peringatan pada unit kearsipan setiap saat
agar arsip dikembalikan tepat waktu
3. Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan, apakah masih
baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, arsip tersebut harus
diperbaiki. Apabila waktu peminjaman melewati jatuh tempo, peminjam
mendapatkan teguran.
4. Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan
mencabut outslip dari folder.

10. X
Y
Adapun kegunaan lembar pinjam arsip, antara lain sebagai
berikut.
1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
2. Sebagai pengingat mengenai identitas peminjam dan
batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3. Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam.
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang
tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

11. Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak tiga rangkap. Tiap lembar
arsip memiliki warna yang berbeda, yaitu putih, hijau, dan biru.
Berikut adalah penjelasannya.
1. Lembar pinjam arsip satu memiliki warna putih. Lembar ini
ditempatkan pada tempat penyimpan arsip yang dipinjam. Lembar
ini berfungsi untuk menandai bahwa salah satu arsip sedang
dipinjam.
2. Lembar pinjam arsip dua memiliki warna hijau. Lembar ini
berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar pinjam arsip tiga memiliki warna biru. Lembar ini
berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip (arsiparis) dan

12. C.prosedur penggunaan Arsip
Agar dapat memberikan
layanan kepada
pengguna/pemakai arsip,
diperlukan adanya prosedur
untuk penggunaan arisp.

13. Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan,
yaitu sebagai berikut.
1. Mengisi buku tamu/pengunjung
2. Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan
barang yang sudah disediakan.
3. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik
secara tertulis maupun lisan, kepada unit peminjaman arsip
dan menyerahkan identitas diri.
4. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait,
pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang
mengelola arsip.
5. Tentukan waktu perencaan untuk menyimpan dan
mengembalikan arsip yang dipinjam.
6. Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan
menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah
pengawasan petugas.
7. Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar
peminjaman, kemudian menyerahkan arsip kepada

14. Sekian dan
terimakasih