2. Sejarah Kearsipan
Dimulai dari catatan bertulis atau berganbar
mengenai sesuatu hal ( 3000 tahun SM)
Bhs Belanda : Archief
Bhs Inggris : Archieve
Bhs Yunani : - Arche ---- Permulaan
- Archia -- Catatan
- Archium -- Gedung
Pemerintahan
Bahasa Latin : ---Archivum /Archium
3. UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)
MENGGANTIKAN
5. Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Berdasarkan ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003
Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh
organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
6. 1. AUTENTIK
Memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan
kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan
diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau
kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
2. UTUH
Terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang
dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
3. TERPERCAYA
Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan
secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga
dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
7. a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara
kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya;
e. …….
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
8. e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai
suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
9.
10. Tanggung jawab:
- Nasional -> Arsip Nasional RI (ANRI)
- Provinsi -> pemerintahan daerah provinsi
- Kabupaten/Kota -> pemerintahan daerah kabupaten kota
- Perguruan Tinggi -> perguruan tinggi
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
13. ARSIP DINAMIS :
adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
ARSIP STATIS
adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
14. ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
15.
16. Sebagian besar arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
Arsip diciptakan &
digunakan langsung
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )
Arsip disimpan
untuk referensi dan
memori lembaga
( ARSIP INAKTIF )
Sebagian kecil arsip
disimpan sebagai
bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
17. ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
Dilakukan terhadap
PENCIPTA ARSIPPENCIPTA ARSIP LEMBAGA
KEARSIPAN
LEMBAGA
KEARSIPAN
menjadi
tanggung jawab
menjadi
tanggung jawab
meliputi
.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
18. menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan pemeliharaan
arsip;
c. penyusutan arsip.
menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis;
d. akses arsip statis.
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.
LEMBAGA KEARSIPAN:
a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. arsip perguruan tinggi.
melakukan
untuk
melakukan
untuk
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
19. menjamin ketersediaan
arsip dalam penyeleng-
garaan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan
pemeliharaan arsip;
c. penyusutan arsip;
dalam SKN
PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.
melakukan
untuk
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;
d. menyeluruh;
e. sesuai dengan
norma, standar,
prosedur, dan
kriteria.
berdasarkan
sistem yang
mendukung
a. tata naskah
dinas;
b. klasifikasi arsip;
c. jadwal retensi
arsip;
d. sistem klasifikasi
keamanan dan
akses arsip.
a. autentik;
b. utuh;
c. aman;
d. selamat.
agar
arsip tetap
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
20. PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD)
UNIT KEARSIPANUNIT KEARSIPANUNIT PENGOLAH
Pemerintah (Pusat)
Arsip Nasional R.I.
(Lembaga Kearsipan Nasional)
Pemerintah Daerah Provinsi
Arsip Daerah Provinsi
Pemerintah Daerah Kab./Kota
Arsip Daerah Kab./Kota
Perguruan Tinggi Negeri
Arsip Perguruan Tinggi
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPANLEMBAGA KEARSIPAN
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
