Dokumen tersebut membahas tiga asas pengelolaan kearsipan, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi (desentralisasi terkendali). Asas sentralisasi mempusatkan pengelolaan surat/arsip pada satu unit kearsipan, sedangkan asas desentralisasi memberikan tanggung jawab pengelolaan surat/arsip kepada masing-masing unit kerja. Asas desentralisasi terkendali melib

1. ASAS PENGELOLAAN KEARSIPAN
Penyimpanan Arsip Secara Konvensional
20XX

2. Adalah penentuan kebijakan
pengorganisasian kegiatan
pengelolaan surat secara
baku pada suatu instansi
Kearsipan 2
Asas Pengelolaan Kearsipan
20XX

3. Kearsipan 3
20XX
Terpusat

4. Pengertian Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip,
baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi
yang disebut unit kearsipan
Kearsipan 4
20XX

5. Struktur Organisasi Asas Sentralisasi
Kearsipan 5
20XX

6. KETERANGAN
Kearsipan 6
Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan
asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan,
pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk
yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi
terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut
teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini
maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya
berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang
ditangani relatif kecil.
20XX

7. ASAS
DESENTRALISASI
Penyebaran
Kearsipan 7
20XX

8. Pengertian Asas Desentralisasi
Kearsipan
Adalah pengendalian kegiatan pengelolaan
surat/arsip, baik surat masuk maupun surat
keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-
masing unit kerja dalam suatu organisasi.
8
20XX

9. Struktur Organisasi Asas Desentralisasi
Kearsipan 9

10. Keterangan
Kearsipan 10
Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan
asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola
mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari
asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat
dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti.
Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem
dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja
kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.

11. Gabungan
Kearsipan 11

12. Pengertian Asas Desentralisasi
Terkendali
adalah gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu
masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya
sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.
Kearsipan 12

13. Struktur Organisasi Asas
Desentralisasi Terkendali
Presentation Title 13

14. Keterangan
Kearsipan 14
Asas desentralisasi terkendali merupakan kombinasi antara sentralisasi
dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur,
sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan
dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan
oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot
pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi
kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

15. THANK YOU!
Stay Healthy and Enthusiastic about Learning
20XX