Siklus Pengeluaran

1. Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
"Siklus Pengeluaran"
Disusun Oleh :
Angga Priyana
55518110048
Pengertiansikluspengeluaran
Sikluspengeluaran(Spendingcycle) adalahrangkaiankegiatanbisnisdanoperasional pemrosesan
data terkaityangberhubungandenganpembeliansertapembayaranbarangdanjasa.
Sikluspengeluaranmelibatkanbeberapaaktivitasyangberhubungandenganpembelianbahan
mentah,persediaanbarang-barangdanjasa.Kegiatanini termasukmengidentifikasikandan
mendokumentasikansemuapengeluaranuang,menyiapkanorderpembelianmenerimakiriman
barang dan mencatatpersediaan.
Tujuansikluspengeluaran
Tujuansikluspengeluaranadalahuntukmempermudahpertukarankasdenganparapemasokuntuk
barang dan jasayang dibutuhkandimanatujuankhusus,yangmeliputi:
a.Memastikanbahwaseluruhbarangdanjasa dipesansesuai dengankeperluan
b.Menerimaseluruhbarangyangdipesandanmemverifikasi bahwabarangtersebutadalahvalid
dan benar
c.Menjagabarang tersebutsampai dibutuhkan
d.Memastikanbahwafakturyangberhubungandenganbarangdanjasaadalah validdanbenar
e.Mencatatdan mengklasifikasikanpengeluaransecaracepatdantepat
f.Memposkankewajibandanpengeluarankaskedalamperkiraanpemasokyangtepatdidalambuku
besarutang usaha
g.Memastikanbahwaseluruhpengeluarankasberhubungandenganpengeluarankasyangsudahdi
otorisasi
h.Menyiapkanseluruhdokumendanlaporanmanajerial yangdiperlukanyangberhubungandengan
barang dan jasayang diperoleh
Fungsi SiklusPengeluaran

2. a.Mengetahui kebutuhanakanbarangtersebut
b.Menempatkanpesanan,menerimadanmenyimpanbarang
c.Memastikanvalidasi kewajibanpembayaran
d.Menyiapkanpengeluarankas
e.Mengelolautangusaha
f.Memposkantransaksi ke dalambukubesarumum
g.Menyiapkanlaporankeuangandanlaporanmanajemenyangdiperlukan
2. Sistempembelian
Bagianyang terkaitdengansistempembelian:
a.Bagianpembelian
Berfungsi melakukanpemesanandanpenjual danmenginputnyake computer
b.BagianHutang
Bertanggungjawabuntukmemeliharacatatanberbagai pembelianbarangke pemasok,sehingga
dapat diketahui jumlahhutangkepadamasing-masingpemasokdanjugariwayatlayananpemasok
c.BagianGudang
Bertugasmenerimakirimanbarangyangdipesandanmembuatlaporankepadabagianpembelian
bahwabarang sudahditerima,sehinggasiapmenerimapenagihan
d.Bagiankeuangandankasir
Menerimafakturpenjualanatautagihandari pemasokdanmelakukanpembayaranhutangkepada
pemasok
e.Bagianakuntansi
Melakukanpencatatanataspembayaran.
Dokumenyangdigunakandalamsistemakuntansipembelianadalahsebagai berikut:
a.Permintaanbarang(Material requisitionataupurchase requisition).Dokumenawal dalamsiklus
pengeluaranyangmengotorisasi penempatanbarangdanjasa
b.Penawaranbarang(quotation).Dokumenyangdigunakandalamprosedurpersaingantawar-
menawar,menunjukanbarangdanjasa yangdibutuhkandanharga pesaingnya,syaratdanlain
sebagainya.

3. c.Pemesaranbarang(purchase order).Dokumenmencantumkandeskripsi,kualitasdan kuantitas
atau informasi lainatasbarangatau jasa yanghendakdibeli.
d.Bukti penerimaanbarang( deliveryreceipt).Dokumenyangmenunjukkantanggal barangditerima,
nomorPO, kode dannama barang,dan banyaknyabarangditerimadanindentitas.
e.Fakturpenjualan( invoice).Dokumenyangdigunakanuntukmenunjukkandeskripsidankuantitas
barang yangdijual,ongkosangkut,asuransi,syaratpembayarandandatalainnyayangrelevan.
Prosedurtransaksi pembelian:
a.Bagiangudangmengajukanpermintaanpembelianke fungsi pembelian
b.Bagianpembelianmemintapenawaranhargadari berbagai pemasok
c.Bagianpembelianmenerimapenawaranhargadari berbagai pemasokdanmelakukanpemilihan
pemasok
d.Bagianpembelianmembuatorderpembeliankepadapemasokyangdipilih
e.Bagianpenerimaanmemeriksadanmenerimabarangyangdikirimolehpemasok
f.Bagianpenerimaanmenyerahkanbarangyangditerimakepadagudanguntukdisimpan
g.Bagianpenerimaanmelaporkanpenerimaanbarangkepadabagianakuntansi
h.Bagianakuntansi menerimafakturpenagihandari pemasokdanatasdasar fakturdari pemasok
tersebut,bagianakuntansi mencatathutangyangtimbul dari pembeliantersebut.
3.SistempengeluaranKas
Sistempengeluarankasmemprosespembayarankewajibanyangdihasilkanolehsistempembelian.
Tujuannyaadalahuntukmemastikanbahwakreditoryangsahmenerimajumlahterutangyang
benarketikakewajibanjatuhtempo.
Dokumenyangdigunakan:
a.Bukti kaskeluar.Tanda bukti bahwaperusahaantelahmengeluarkanuangtunai,seperti
pembeliantunai,pembayarangaji,pembayaranhutang,danlain-lain
b.Cek.Salahsatusarana yang digunakanuntukmenarikataumengambiluangdirekeninggiro
Sistempengeluarankas:
a.Bagianhutangusaha

4. Prosespengeluarankasdimulai dalambagianhutangusaha.Staf administrasibagianhutangusaha
meninjaufilevoucherhutanguntukmelihatinvoice yangjatuhtempodankelengkapannya
(Purchase requisition,Purchase order,deliveryreceipt)danmemberikannyake bagianpengeluaran
kas
b.Bagianpengeluarankas
Staf administrasi bagianpengeluarankasmenerimapaketvoucherdanmeninjauberbagai dokumen
untukmelihatkelengkapandanakurasi administrasinya.Untuktiappengeluaran,staf administrasi
tersebutmebuatcektigasalinandanmencatatnomorcek,jumlahuangnya,nomorvoucherserta
data lainyangterkaitdalamdaftar cek.
c.Bagianbukubesar
Staf administrasi menerimavoucherjurnal pengeluarankasdanikhtisarakundari bagianhutang
usaha.Dibagianini membuatjurnal bahwaadapenguranganjumlahhutangperusahaandan
mencatatada pengeluaranuangkasperusahaan.
4.SistemInformasi Sikluspengeluaran
Tiga aktivitasbisnisdasardalamsikluspengeluaran:
a. Memesanbarang,perlengkapandanjasa(layanan) Metode pengendalianpersediaantradisional
ini seringdisebut:kuantitaspesananekonomis[EOQ]):
• Pendekatanini didasarkanpadaperhitunganjumlahoptimal pesananuntukmeminimalkanjumlah
biayapemesanan,penggudangandankekuranganpersediaan.Metode-metode pengendalian
persediaanalternatif :
a) MRP (material requirementplanning)
Pendekatanini bertujuanmengurangi tingkatpersediaanyangdibutuhkandengancara
menjadwalkanproduksi,bukanmemperkirakankebutuhan.
b) JIT (justintime) SistemJITberusahauntukmeminimalkan,jikabukanmenghilangkan,baikbiaya
penggudanganmaupunkekuranganpersediaan
Perbedaanutamaantara MaterialsRequirementsPlanning(MRP) danJust-In-Time (JIT):
a) SistemMRPmenjadwalkanproduksi untukmemenuhi perkiraankebutuhanpenjualan,sehingga
menghasilkanpersediaanbarangjadi.
b) SistemJITmenjadwalkanproduksi untukmemenuhi permintaanpelanggan,sehinggasecaranyata
meniadakanpersediaanbarangjadi.

5. Permintaanpembelianadalahsebuahdokumenyangmengidentifikasikanberikutini :
a.Pemintadanmengidentifikasinomorbarang
b.Menspesifikasikanlokasipengirimandantanggal dibutuhkan
c.Deskripsi,jumlahbarang,danharga setiapbarangyangdiminta
d.Dandapat berisi pemasokyangdianjurkan
Faktor-faktorapakahyangharus dipertimbangkandalammembuatkeputusan
menentukanpemasokadalah:
a.Harga, kualitasbahanbaku
b.Dapatdiandalkandalammelakukanpengiriman
Dokumen-dokumendanprosedur-prosedur:
a.Pesananpembelianadalahsebuahdokumenatauformulirelektronisyangsecaraformal meminta
pemasokuntukmenjual danmengirimkanprodukyangdisebutkandenganhargayangtelah
ditentukan.
b.Pesananpembelianjugamerupakanjanji untukmembayardanmenjadi sebuahkontrakbegitu
pemasokmenyetujuinya.
c.Seringkali,beberapapesananpembeliandibuatuntukmemenuhi satupermintaanpembelian.
d.Menerimadanmenyimpanbarang,perlengkapandanjasa(layanan) Bagianpenerimaan
mempunyai duatanggungjawabutama:
 Memutuskanapakahmenerimapengiriman
 Memeriksajumlahdankualitasbarang
Laporan penerimaanadalahdokumenutamayangdigunakandalamsubsistempenerimaandalam
sikluspengeluaran,laporanini mendokumentasikanrincianmengenai:setiapkiriman,termasuk
tanggal penerimaan,pengiriman,pemasok,dannomorpesananpembelian.
Bagi setiapbarangyangditerima,laporan ini menunjukkannomorbarang,deskripsi,unitukuran,
dan jumlahbarangyang diterima
b.Membayarbarang,perlengkapandanjasa(layanan)
Menyetujui FakturPemasok:

6. a. Bagianhutang usahamenyetujuifakturpenjualanuntukdibayar
b. Kasirbertanggungjawab untukmelakukanpembayaran
Tujuanhutangusaha adalahuntukmensahkanpembayaranhanyauntukbarangdanjasa yang
dipesandanbenar-benarditerima.Adaduacara untukmemprosesfakturpenjualandari vendor:
a. Sistemtanpavoucher
b. SistemVoucherEfisiensi pemrosesandapatdiperbaiki dengan:
a. Memintapara pemasokuntukmemberikanfaktursecaraelektronis,baikmelalui EDIataumelalui
Internet
b. Penghapusanfakturvendor(pemasok).Pendekatantanpafakturini disebutEvaluatedReceipt
Settlement(ERS).
MembayarBarang: Membayar fakturpenjualanyangtelahdisetujui:
a. Kasirmenyetujuifaktur
b. Gabungandari fakturvendordengandokumenpendukungnyadisebut:Bundel voucher.c.
Keputusanpentingdalamprosespengeluarankasadalahmenetapkanapakahakanmemanfaatkan
diskonyangditawarkanuntukpembayaranawal.
Fungsi sisteminformasi yangdirancangdenganbaikadalahuntukmemberikanpengendalianyang
cukupuntukmemastikanbahwatujuan-tujuanberikutterpenuhi:
1. Transaksi-transaksi diotorisasidengantepat.
2. Transaksi-transaksi dicatatdenganvalid.
3. Valid,otorisasi transaksi dicatat.
4. Transaksi dicatat secara akurat.
5. Aset(Kas,persediaan,dandata) diamankan(dijaga)dari kehilanganataupencurian.
6. Aktivitasbisnisdilakukansecaraefisiendandenganefektif.
Macam-macam ancaman:
1. Mencegahkehabisandanatau kelebihanpersediaan
2. Memintabarang yg tidakdibutuhkan

7. 3. Membeli denganhargayg dinaikkan
4. Membeli barangberkualitasrendah
5. Membeli dari pemasokyangtidakdiotorisasi
6. Komisi (kickbacks)
7. Menerimabarang yangtidakdipesan
8. Membuat kesalahandalampenghitungan
9. Mencuri persediaan
10. Gagal memanfaatkandiskonpembelianyangtersedia
11. Kesalahanmencatatdanmemasukkandatadalamutangusaha
12. Kehilangandata
Prosedur-prosedurpengendalian:
1. Sistempengendalianpersediaan
2. Analisiskinerjapemasok
3. Persetujuanpermintaanpembelian
4. Batasi akseske permintaanpembeliankosong
5. Konsultasi daftarharga
6. Pengendaliananggaran
7. Gunakan daftarpemasokyangdisetujui
8. Persetujuanpesananpembelian
9. Pemesananpembeliansebelumpenomoran
10. Larangan hadiahdari para pemasok
11. Insentif ke semuarekeningpengiriman
12. Pengendalianaksesphisik
13. Cekulangakurasi faktur
14. Pembatalanpengepakanvoucher

8. ProsedurPengendaliansecaraumumyangterkaitdengansikluspengeluaranAuditorharus
memahami bagaimanakecenderungankelimakategori prosedurpengendaliandalamoperasi
transaksi sikluspengeluaranini.
Kelimakategori tersebutantaralain:
1. Adanyaotorisasi yangmemadai
2. Adanyapemisahantugas
3. Adanyadokumendancatatan akuntansi
4. Adanyaakseskearah pengendalian
5. Pengecekanyangdi lakukanolehpersonel yangindependentAuditorharusmelakukanevaluasi
apakahprosedurpengendaliandalamperusahaanbenar-benartelahberjalandenganbaik.
Prosedurpengendalianyangtidakmemenuhi kelimacriteriatersebutmempunyai kecenderungan
risikoaudityangtinggi.PengendalianInternterhadapsikluspengeluaran
1. Catatan dan dokumenyangbiasadigunakandalamtransaksi sikluspengeluaran
• Check,yaitudokumenperintahpembayaransejumlahuangkepadabank
• CheckSummary,yaitulaporantentangringkasancheckyangtelahdikeluarakandalamsuatu
periode
• CashDisbusement TransactionFile,yaitufileyangberisi informasi pembayarancekuntukpenjual
atau pihaklainyangdigunakanuntukmemasukanke dalamrekeningutangdagangdanbukubesar
• CashDisbusementJuornalorCheckRegister,merupakancatatanformal terhadappengeluarancek
untukpihaklain
2. Fungsi-fungsiterkaitdalamtransaksi sikluspengeluaranNamaFungsi UnitOrganisasi Pemegang
Fungsi
1. Fungsi yang memerlukanpengeluarankas
2. Fungsi pencatatanutang
3. Fungsi keuangan
4. Fungsi akuntansi biaya
5. Fungsi akuntansi umum
6. Fungsi auditintern
7. Fungsi penerimaankasBagianpemasaranataubagian-bagianlain- Bagianutang- Bagiankasa -

9. Bagianakuntansi biaya- Bagian akuntansi umum - Bagianauditintern - Bagiankasa Keterangan:
1.Fungsi yangmemerlukanpengeluarankas(misalnyauntukpembelianjasadanuntukbiaya
perjalanandinas),fungsi yangbersangkutanmengajukanpermintaancekkepada
fungsi pencatatanutang.Permintaancekini harusmendapatpersetujuandari kepalafungsi yang
bersangkutan.
2.Fungsi pencatatanutamaFungsi ini bertanggungjawabataspembuatanbukti kaskeluaryang
memberikanotorisasi kepadafungsi keuangandalammengeluarkancekyangtercantumdalam
dokumentersebut.Fungsi ini jugabertanggungjawabuntukmelakukanverifikasi kelengkapandan
validitasdokumenpendukungyangdipakai sebagai dasarpembuatanbukti kaskeluar.
3. Fungsi keuangan.Dalamtransaksi pengeluarankas,fungsi ini bertanggungjawabuntukmengisi
cek,memintaotorisasi atascek,danmengirimkancekkepadakrediturviaposatau membayarkan
langsungkepadakreditur.
4. Fungsi akuntansi biayaDalamtransaksi pengeluarankas,fungsi ini bertanggungjawabatas
pencatatanpengeluarankasyangmenyangkutbiayadanpersediaan.
5. Fungsi akuntansi umumDalamtransaksi pengeluarankas,fungsi ini bertanggungjawabatas
pencatatantransaksi pengeluarankasdalamjurnal pengeluarankasatauregistercek.
6. Fungsi auditinternFungsi ini bertanggungjawabuntukmelakukanperhitungankas(cashcount)
secara periodikdanmencocokkanhasilperhitungannyadengansaldokasmenurutcatatanakuntansi
(akunkas dalambukubesar).Fungsi ini bertanggungjawabuntukmelakukanpemeriksaansecara
mendadak(surprisedaudit) terhadapsaldokasyangadaditangandan membuatrekonsiliasi bank
secara periodik.
Risikoyangterdapatstrukturpengendalianinternsikluspengeluaran.Dalammemahami risiko
pengendalianyangtimbul dalamtransaksi pengeluarankasharusmemperhatikankemungkinan-
kemungkinansalahsaji,pengendalianyangdibutuhkan, sertakemungkinanpengujianyangharus
dilakukanberikutini:
a. Terhadaptransaksi pembayaranhutang.
• Kemungkinanadanyapengeluarancekuntukpembelianyangtidakdisetujui,harusdikendalikan
dengancara penandatanganancekmelakukanpenelaahanterhadapkelengkapanpendukung
voucherdanpersetujuannya.Auditordapatmelakukanpengujiandengancaraobservasi apakah
penandatanganancekmelakukanpengecekandenganbebasterhadapdokumenpendukung.
• Kemungkinanvoucherdibayarduakali,dikendalikandenganpemberiancapterhadapvoucherdan
dokumenpendukungnyabilatelahdibayar.Auditordapatmelakukanpengujianapakahsemua
pembayarandiberi cap.

10. • Checkmungkindibayarkanuntukjumlahyangsalah,dikendalikandenganpengecekkanolehpihak
yang bebasmengenai kesesuaianjumlahdalamcheckdenganvoucher-nya.
• Checkmungkindirubahsetelahditandatangani,dikendalikandenganpengecekanpemberian
tanda cekyang dikirim.Auditordapamelakukanpengujiandenganmelakukanwawancaratentang
prosedurpengirimancheck,danobservasiprosespengirimancheck.
b. Terhadaptransaksi pengeluarankas.
• Checkmungkintidakdicatat,dikendalikandengancheckyangbemomoruruttercetak.Auditor
melakukanpengujianterhadappenggunaandokumenbemomoruruttercetak.
• Kesalahan-kesalahandalampencatatancheck,dikendalikandenganpembuatanrekonsiliasibank
secara periodikolehpihakyangbebas.Auditordapatmelakukanpengujianterhadapbank
rekonsiliasi.
• Checktidakdicatatdengansegera,dikendalikanolehpihakyangbebasuntukmencocokkan
tanggal check dantanggal pencatatannya.Pengujianyangdilakukan
denganmemperlihatkankembali adanyakebebasandalampengecekan.TujuanPengendalian,
Ancaman,dan Prosedur
• Fungsi lainSIA yangdirancangdenganbaikadalahuntukmemberikanpengendalianyangcukup
untukmemastikanbahwatujuan-tujuanberikutterpenuhi:•Transaksi-transaksidiotorisasidengan
tepat.
• Transaksi-transaksidicatatdenganvalid.
• Valid,otorisasitransaksi dicatat.
• Transaksi dicatatsecara akurat.
• Aset(Kas,persediaan,dandata) diamankan(dijaga)dari kehilanganataupencurian.
• Aktivitasbisnisdilakukansecaraefisiendandenganefektif.
• Apakahancaman-ancamanitu?
• Mencegahkehabisan&/ataukeleihanpersediaan
• Memintabarangyg tidakdibutuhkan
• Membeli denganhargaygdinaikkan
• Membeli barangberkualitasrendah
• Membeli dari pemasokyangtidakdiotorisasi
• Komisi (kickbacks)

11. • Menerimabarangyangtidakdipesan
• Membuatkesalahandalampenghitungan
• Mencuri persediaan
• Gagal memanfaatkandiskonpembelianyangtersedia
• Kesalahanmencatatdanmemasukkandatadalamutangusaha
• Kehilangandata
• Apakahprosedu-prosedurpengendalianitu?
• Sistempengendalianpersediaan
• Analisiskinerjapemasok
• Persetujuanpermintaanpembelian
• Batasi akseske permintaanpembeliankosong
• Konsultasi daftarharga
• Pengendaliananggaran
• Gunakandaftar pemasokyangdisetujui
• Persetujuanpesananpembelian
• Pemesananpembeliansebelumpenomoran
• Larangan hadiahdari para pemasok
• Insentif ke semuarekeningpengiriman
• Pengendalianaksesphhisik
• Cekulangakurasi faktur
• PembatalanpengepakanvoucherModel DataSiklusPengeluaran
• PenggabunganmodeldataREA kedua-duanya(both) datatransaksi akuntansitradisional dengan
data operasional lain.
• Apakahcontoh-contohnya?
– Tanggal dan jumlahtiappembelian
– Informationtentangdimanabarang-barangdisimpan
– Ukuran kinerjapemasok,sepertitanggal pengiriman

12. Implementasi SiklusPendapatan
SiklusPembelianadalahsuaturangkaian kegiatanatautransaksi terkaitpembelianbarangdan/jasa
yang dapatdilakukanbaiksecaratunai maupunkredit.
Sumber:
https://www.scribd.com/document/324730230/Materi-4-Siklus-Pengeluaran-Prosedur-Pembelian-
Dan-Pengeluaran-Kas
http://reni_dk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/43538/BAB+VIII.pdf
https://www.academia.edu/12377258/SIKLUS_PENGELUARAN_PEMBELIAN_and_PENGELUARAN_K
AS_
http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html
https://simponi.mdp.ac.id/materi201120121/AK311/111062/AK311-111062-550-12.pdf
http://minsururi.blogspot.com/2018/05/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html