Dokumen tersebut membahas tentang siklus pengeluaran dan penerapannya di SMA Negeri 3 Bekasi. Siklus pengeluaran meliputi aktivitas pembelian barang dan jasa, penerimaan barang, pembayaran faktur, dan pengeluaran kas. SMA Negeri 3 Bekasi menerapkan siklus pengeluaran untuk pembelian alat tulis kantor, pembayaran gaji, dan pembiayaan kegiatan sekolah berdasarkan anggaran.

1. Siklus Pengeluaran dan Penerapannya Di SMA Negeri 3 Bekasi
Disusun Oleh:
Wawan Dwi (55517120062), Mahasiswa Universitas Mercubuana
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA., Dosen Universitas Mercubuana
Magister Akuntansi
Pascasarjana
Universitas Mercu Buana
Jakarta
2018
A. Siklus Pengeluaran
Dalam suatu organisasi mempunyai suatu rangkaian aktivitas bisnis atau operasional,
bagaimana mereka menghasilkan suatu barang atau jasa, mendistribusikan barang dan jasa,
menerima kas atas aktivitas bisnis, membeli persediaan barang dagang, memenuhi kebutuhan
operasional perusahaan dan lain-lain. Aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk
keperluan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional perusahaan
merupakan bagian dari siklus pengeluaran (Mardi, 2014). Siklus pengeluaran juga dapat
diartikan sebagai serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang
berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli (Ahmad,
2013). Atau dengan pengertian lain, siklus pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang
dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa
(Ali, 2015). Sehingga berdasarkan pendapat diatas, siklus pengeluaran merupakan semua
aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan pembayaran dan pemrosesan data atas pembelian
barang atau jasa yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi (Suhardi, 2012). Dari tujuan utama tersebut, dapat
dijelaskan lebih terperinci tujuan-tujuan siklus pengeluaran, yaitu sebagai berikut: (Ali, 2015)
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut
adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid
dan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

2. 6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat
di dalam buku besar utang usaha.
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang
sudah diotorisasi.
8. Menyiapakan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.
Untuk memproses data transaksi bisnis secara tepat dan sederhana merupakan fungsi dan
tanggung jawab dari sistem infromasi akuntansi dalam rangka mendukung kinerja kegiatan
bisnis perusahaan. Aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran terdiri sebagai berikut:
(Mardi, 2014)
1. Aktivitas melakukan pemesanan, memesan persediaan atau perlengkapan yang
menjadi langkah awal dalam aktivitas siklus pengeluaran. Keputusan penting yang
dibuat dalam langkah awal ini adalah menandai apa, kapan dan berapa banyak barang
atau jasa yang dibutuhkan, misalnya melakukan identifikasi pemasok mana akan
dihubungi.
2. Aktivitas menerima dan menyimpan, menerima dan menyimpan barang yang
diterima dari pembelian. Barang akan diterima oleh bagian penerimaan dan mereka
akan tanggung jawab pada bagian pimpinan gudang. Laporan penerimaan merupakan
dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan siklus pengeluaran.
Laporan ini menyimpan rincian setiap kiriman, antara lain tanggal penerimaan,
pengiriman, pemasok dan nomor pesanan pembelian.
3. Pembayaran faktur pembelian, menyetujui faktur pembelian yang diserahkan vendor
untuk dibayar. Bagian administrasi utang usaha memverifikasi faktur tersebut lalu
menyetujui untuk dibayar.
Dalam siklus pembayaran, langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Menyetujui faktur pembelian, sejumlah barang atau jasa yang benar-benar telah
diterima oleh perusahaan biasanya disahkan melalui pengakuan utang usaha.
Keabsahan sejumlah pesanan pembelian ditujukkan oleh sejumlah barang atau jasa
yang dipesan dan tertulis secara jelas pada faktur pemasok dan lebih penting lagi ada
dokumen yang mencatat sejumlah penerimaan dari pesanan pembelian tersebut.
2. Memperbaiki proses utang usaha, akivitas pelaksanaan otomastisasi transaksi
dilakukan dengan verifikasi faktur yang diterima dari pemasok dengan pesanan
pembelian dan dokumen laporan penerimaan barang.

3. Dalam siklus pengeluaran juga akan menghasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan
pengawasan (control report), register, dan laporan khusus (special report). Meskipun
demikian, informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu
dengan yang lain, yaitu sebagai berikut: (Ahmad, 2013)
1. Laporan Kontrol, laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah
file. Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan
file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang
hilang selama proses pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi
tentang transaksi yang telah diposting, atau jumlah angka atau nomor transaksi, atau
daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file.
2. Register, laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,
misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Laporan ini berisi ringkasan data
yang telah di posting ke rekening buku besar, sehingga dapat digunakan untuk
melakukan telusuran audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini
dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya register dalam
sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.
3. Laporan Khusus, laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer
dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok. Laporan khusus yang
dihasilkan dalam siklus ini mencakup:
a. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report). berisi daftar faktur pembelian
yang belum di bayar pada tanggal laporan.Data yang dilaporkan adalah data
pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.
b. Laporan Umum Voucher, meringkas voucher menurut umumnya. Laporan ini
sangat bermanfaat, karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak
dibayar sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negative bagi perusahaan,
yaitu merusak hubungan baik dengan pemasok, merusak citra kredit yang pada
gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang dari pemasok
secara kredit.
c. Laporan Kebutuhan Kas, meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan
ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam
mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh
potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.

4. d. Layanan Status Utang, dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line
real-time, karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database
menyajikan informasi terbaru. Dalam siklus ini, karyawan bagian utang juga
memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok, kebutuhan ini
dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap
pemasok.
Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur
pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78 sebagai berikut:
Aktivitas
Pengendalian
Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi
transaksi
Pengendalian persediaan Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pemisahan
Pekerjaan
Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian
pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku
besar utang usaha terpisah dari buku besar.
Pisahkan bagian buku besar pembantu utang
usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.
Supervisi
Agen penerimaan
Catatan
Akuntansi
Buku pembantu utang usaha, buku besar, file
permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file
laporan penerimaan.
File voucher ulang, buku pembantu utang usaha,
jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Akses
Keamanan fisik aktiva, batasi akses hanya ke
catatan akuntansi di atas.
Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke
berbagai catatan akuntansi di atas.
Verifikasi
Independen
Bagian utang dagan merekonsiliasi berbagai
dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban.
Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum
proses tersebut
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas.
Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar.
Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.
Fungsi utama sistem informasi akuntansi adalah membantu perusahaan melakukan
pengendalian internal secara ketat terhadap kegiatan pengeluaran, khususnya pada kegaitan
pembelian dan pengeluaran kas. Pada aktivitas ini, pengendalian bertujuan untuk: (Mardi,
2014)
1. Mengawasi setiap aktivitas bisnis, apakah telah diotorisasi dengan benar dan jelas
2. Semua aktivitas bisnis adalah kejadian yang benar-benar terjadi, bukan transaksi
yang direkayasa
3. Semua bentuk kejadian transaksi yang valid dan telah diotorisasi harus dicatat secara
benar
4. Menjaga dari risiko kehilangan atau pencurian terhadap aset perusahaan dalam
bentuk kas, persediaan barang dan data perusahaan lainnya.

5. B. Penerapan Siklus Pengeluaran di SMA Negeri 3 Bekasi
Pengeluaran kas di SMA Negeri 3 Bekasi secara rutin meliputi pembayaran gaji
pegawai, alat tulis kantor, biaya cetak dan fotocopy, biaya listrik, biaya perawatan gedung,
dan konsumsi guru dan karyawan. Berikut prosedur pengeluaran kas yang sering terjadi
dengan jumlah yang besar: (Hadisaputro, 2018)
1. Alat Tulis dan Perlengkapan Kantor
a. Petugas tata usaha melakukan pemeriksaan fisik terhadap alat tulis dan
perlengkapan kantor secara rutin.
b. Petugas tata usaha identifikasi kebutuhan alat tulis ataupun perlengkapan kantor
dan alat-alatnya lainnya.
c. Petugas tata usaha membuat daftar barang yang akan dibeli.
d. Menyerahkan daftar barang kepada Bendahara.
e. Bendahara menyerahkan uang tunai kepada petugas pembelian sesuai dengan
daftar barang yang telah dibuat.
f. Petugas pembelian melakukan order pembelian alat tulis kantor kepada
pemasok.
g. Barang yang diterima dicek kembali oleh petugas tata usaha dan bendahara
terhadap unit dan harga barangnya.
h. Bendahara melakukan pencatatan ke dalam buku besar kas terhadap pembelian
barang tersebut berdasarkan bukti pembayarannya.
2. Pembayaran Gaji Pegawai
a. Bendahara menyiapkan data pegawai
b. Menyesuaikan data pegawai berdasarkan absensi dan jumlah jam kerja dalam
menyusun daftar pembayaran gaji pegawai.
c. Bendahara mencatat ke dalam buku besar kas.
d. Bendahara membuat laporan pembayaran gaji sebagai komponen laporan arus
kas.
e. Laporan pembayaran gaji dilaporkan kepada Kepala Sekolah dan Komite
Sekolah.
3. Pembiayaan Kegiatan Berdasarkan RKAS
a. Penanggung jawab kegiatan membuat pengajuan pengeluaran pembiayaan
kepada Bendahara sekolah.
b. Pengajuan pengeluaran berdasarkan anggaran yang telah dibuat dalam RKAS.
c. Mengumpulkan bukti-bukti transaksi bahwa dana BOS telah dialokasi atau
digunakan sesuai RKAS.
d. Menyerahkan bukti transaksi dan membuat fotocopynya yang kemudian
diserahkan kepada tata usaha bagian akuntansi untuk segera dibuat jurnal.
e. Setelah menerima jurnal dari bagian akuntansi kemudian bendahara sekolah
membuat laporan keuangan dan membuat surat pertanggungjawaban atas
penggunaan dana BOS.

6. f. Bendahara sekolah juga menyerahkan laporan keuangan, buku besar kas kepada
pihak monitoring dan supervisi dari pihak Tim PKPS-BBM Kab/Kota dan Dinas
Pendidikan Propinsi agar terpantau penggunaan dana tersebut.
C. Daftar Pustaka
Ahmad, A. (2013). Dipetik Mei 24, 2018, dari
http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html
Ali, H. (2015). Modul Perkuliahan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal: Siklus
Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas SI. Jakarta: Universitas Mercu Buana.
Hadisaputro, W. D. (2018). Dipetik Mei 25, 2018, dari
https://www.slideshare.net/Wahnsaputro/si-pi-uts-wawan-dwi-h-hapzi-ali-
implementasi-sistem-informasi-akuntansi-penerimaan-dan-pengeluaran-kas-di-sman-
3-bekasi
Mardi. (2014). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.
Suhardi, S. C. (2012). Dipetik Mei 24, 2018, dari
http://siastephanie.blogspot.co.id/2012/04/siklus-pengeluaran.html