Dokumen tersebut membahas tentang siklus pengeluaran perusahaan yang mencakup pengertian, tujuan, fungsi, aktivitas, dan sistem pengendalian siklus pengeluaran untuk memastikan kelancaran proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan."

1. SIKLUS PENGELUARAN
Disusun oleh :
Nama : Fitri Yanti
Npm : Ed115112055
JURUSAN PERPAJAKAN INSTITUT STIAMI TANGERANG
2018

2. SIKLUS PENGELUARAN
A. Latar Belakang Siklus Pengeluaran
Dalam melakukan kegiatan sehari–hari, perusahaan memerlukan berbagai
aktiva atau perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau
perusahaan lain. Untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan
perlu memiliki siklus pengeluaran.
Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang
diambil oleh manajemen, misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli,
pemilihan pemasok yang baik, penentuan waktu pembayaran agar perusahaan
mendapat potongan penjualan yang menguntungkan, dan penentuan waktu
pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat keputusan –keputusan tersebut,
perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus pengeluaran merupakan
siklus yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak
lain.
Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan
baik dengan para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak
menjadi jaminan lancarnya kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan
baik dengan para pemasok. Dengan adanya hubungan baik, perusahaan dapat
membeli barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin dengan
kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa hubungan baik, bisa jadi
perusahaan mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak
dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya.
Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies, perusahaan harus
memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian
yang paling ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga
barang tidak rusak. Hal ini juga harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran.

3. B. Pengertian Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan
pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk
mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan
order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.
Gambar Skema Siklus Pengeluaran
Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak
internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar
dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah
siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem
produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan
barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke
siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan

4. laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram
konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.Siklus pengeluaran
dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua
cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output
yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara
komprehensif.
C. Tujuan Dan Fungsi Siklus Pengeluaran
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah
pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana
tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :
1.Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.
2.Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang
tersebut adalah valid dan benar.
3.Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.
4.Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah
valid dan benar.
5.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.
6.Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang
tepat di dalam buku besar utang usaha.
7.Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran
yang sudah diotorisasi.
8.Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

5. Fungsi Siklus Pengeluaran
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.
4. Menyiapkan pengeluaran kas.
5. Mengelola utang usaha.
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.
D. Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran
Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu
sebagai berikut :
1. Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.
2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
3. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
4. Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
5. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa
1. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna
menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan
yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang
dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan
mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu

6. dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk
dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan
barang ke supplier.
2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas
barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah
departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang
memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman
yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan
Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan
jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang
mengajukan dokumen Purchase Requisition.
3. Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan
penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan
kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase
Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan
untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim
melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka
barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang
bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian
atas barang yang rusak saat diterima.

7. Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui
pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-
barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang
tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan
agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim
oleh Supplier.
4. Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.
Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi
tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa
yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur,
Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase
Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah
diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan
jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan
jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya
5. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan
dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal
pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat
jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan
dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat
mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

8. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan
pesanan barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,
menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat,
dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi
lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order,
kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual,
harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain
yang relevan.
Prosedur transaksi pembelian mencangkup :
 Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
 Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
 Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
 Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
 Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.

9.  Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk disimpan.
 Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.
 Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
E. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan
oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa
kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban
jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan
melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun
demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian
atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah :
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek
Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :
1. Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
2. Bagian kas
3. Bagian akuntansi
4. Bagian pemeriksaan intern
Sistem penggajian
Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

10. 1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan
golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji
dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan
upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke
amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
 Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah
 Kartu jam hadir.
 Kartu jam kerja.
 Daftar gaji dan daftar upah.
 Rekap gaji dan rekap upah.
 Surat pernyataan gaji dan upah.
 Amplop gaji dan upah.
 Bukti kas keluar.
F. Resiko dan Sistem Pengendalian
Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial
muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan
ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan.

11. Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang
baik.
Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah :
 Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama
dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.
 Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem
komputer) dengan menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya
teknologi kode bar (barcode)
 Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga
jasa) harus disetujui oleh atasan
 Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan
 Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah
segera dapat diatasi bersama.
Tujuan, Ancaman dan Prosedur Pengendalian
Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan
pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut
ini tercapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat
2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat
4. Semua transasksi telah dicatat secara akurat
5. Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau
dicuri
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

12. Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan
penting dalam pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana,
lengkap dengan instruksi pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data
transaksi yang efisien dan akurat. Jika perusahaan menggunakan dokumen elektronik,
maka penggunaan prosedur pengendalian aplikasi yang tepat seperti cek validitas, cek
field, dan sebagainya akan meningkatkan akurasi entry data. Penyediaan ruang
khusus pada dokumen kertas dan dokumen elektronik untuk mencantumkan siapa
yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga merupakan bukti
bahwa sebuah transaksi telah diotorisasi secara tepat.
Selain kewajiban diatas perlu diperhatikan beberapa ancaman yang terjadi seperti :
 Perminataan Barang
Tujuan utama proses permintaan pembelian adalah untuk memelihara pasokan
seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai. Dua ancaman yang muncul dalam
mencapai tujuan ini adalah:
1. Kehabisan barang.
Untuk mengatasi ancaman ini, perusahaan perlu menetapkan sebuah system
pengendalian persediaan yang akurat. Metode pencatatan persediaan
perpectual dapat digunakan untuk menjamin bahwa informasi tentang tentanf
persediaan brang selalu terkini.
2. Pembelian barang yang tidak diperlukan atau dalam jumlah berlebih.
Perusahaan harus selalu tanggap terhadap pembelian barang-barang yang
kurang penting. Penyelenggaraan system persediaan perpectual dapat
membantu menjamin validitas permintaan pembelian yang dibuat secara
otomatis oleh system pengendalian persediaan.

13.  Pemesanan Barang
Berikut ancaman dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk
menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi.
1. Pembelian barang dengan harga mahal.
Perusahaan berupaya untuk memperoleh harga yang wajar untuk barang dan
bahan baku yang dibelinya. Oleh karena itu, daftar harga untuk barang-barang
yang sering dibeli harus disimpan dalam computer dan dikonsultasikan setiap
kali memesan barang.
2. Pembelian barang dengan kualitas rendah
Dalam upaya untuk memperoleh barang dengan harga yang rendah,
perusahaan harus hati-hati terhadap kemungkinan terjadinya pembelian
barang dengan kualitas rendah.
3. Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah
Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah dapat menimbulkan berbagai
persoalan. Barang yang diperoleh bisa saja berkualitas rendah atau harga
barang terlalu tinggi (mahal).
4. Suap
Suap adalah pemberian uang atau barang dari pemasok kepada petugas
pembelian, dengan maksud untuk mempengaruhi pemilihan pemasok. Suap
ini dapat berakibat diperolehnya barang dengan kualitas rendah atau dengan
harga terlalu tinggi.
 Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Berikut ancaman pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan
penyimpanan barang :

14. 1. Penerimaan barang yang tidak dipesan
Penerimaan barang kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan
perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan
dan pengembalian barang ke pemasok.
2. Pencurian barang
Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian
sebagai berikut. Pertama, barang harus disimpan dalam lokasi aman, dan
akses ke lokasi tersebut dibatasi. Kedua, seluruh transfer barang antar bagian
dalam perusahaan harus didokumentasikan.
 Persetujuan Faktur Pembelian
Berikut ancaman dan prosedur pengendalian untuk mengatasi ancaman tersebut
diuraikan sebagai berikut :
1. Kesalahan dalam faktur pembelian
Faktur pembelian yang diterima dari pemasok dapat mengandung berbagai
jenis kesalahan, misalnya salah mencatumkan harga atau salah menjumlah.
2. Pembayaran barang yang tidak diterima
Cara pengendalian terbaik untuk mengatasi pembayaran barang yang tidak
pernah diterima adalah dengan membandingkan kuantitas yang tercantum di
faktur pembelian dengan kuantitas yang tercantum dalam tembusan laporan
penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh karyawan yang menerima
transfer barang dari departemen penerima barang.
3. Kegagalan memanfaatkan fasilitas potongan
Ancaman ini menyebabkan perusahaan kehilangan banyak uang. Salah satu
cara untuk menanggulangi ancaman ini adalah pengarsipan yang tepat dan
cermat.
4. Pembayaran faktur yang sama dua kali
Faktur yang sama dapat dibayar lebih dari sekali kaerna beberapa hal.
Kemungkinan pertama, duplikat faktur dikirmkan setelah cek diposkan.

15. Kemungkinan kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen lainnya dalam
paket voucher.
5. Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembelian dan pembayaran
Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembayaran kepada pemasok akan
berakibat kesalahan dalam laporan keuangan dan laporan kinerja, yang pada
gilirannya berakibat buruknya pembuatan keputusan. Untuk mencegah
terjadinya hal tersebut, maka perusahaan harus menyelenggarakan
pengawasan pemrosesan dan entry data yang memadai dan tepat.
 Pembayaran Barang
Berikut ini diuraikan berbagai ancaman dan prosedur untuk mengatasi ancaman
tersebut.
1. Ketidaktepatan kas
Kas adalah aktiva yang mudah dicuri, oleh karena itu, akses terhadap kas dan
blanko cek harus dibatasi. Untuk mengatasi hal ini, maka perlu dilakukan
pemisahan fungsi yang memadai.
2. Pencurian yang berhubungan dengan penggunaan EFT
Penggunaan EFT, baik individu maupun bersamaan dengan FEDI,
membutuhkan tambahan prosedur pengendalian. Untuk itu, perlu digunakan
password dan ID pemakai, dan secara periodic diganti.
 Pengendalian Umum
1. Kehilangan data
Data penting yang dimiliki oleh perusahaan harus dilindungi dari kehilangan.
Salah satu cara yang dapat dipakai adalah memasang label internal dan label
eksternal guna mengurangi kemungkinan terhapusnya data penting dan juga
untuk menjamin bahwa file induk yang diperbarui alah file induk versi
terbaru.

16. 2. Kinerja yang buruk
Tujuan pengendalian lain dalam siklus pengeluaran adalah mendorong
efisiensi dan efektifitas kinerja aktifitas bisnis. Penyusunan dan pengkajian
laporan kinerja merupakan cara yang efektif dalam pencapaian tujuan
tersebut.