Dal 1955, Varvel S.p.A. è specializzata nella progettazione e realizzazione di riduttori e variatori, operando in oltre 60 paesi e con un fatturato di 46 milioni di euro nel 2016. L'azienda ha avviato un processo di digital transformation per ridurre la carta e migliorare l'efficienza dei propri processi aziendali attraverso un sistema di gestione documentale elettronica. Grazie all'implementazione di Arxivar, Varvel ha ottimizzato la gestione delle informazioni, migliorato il controllo delle fatture per l'export e garantito una maggiore flessibilità e rapidità nelle consegne.

1. Una nostra storia di successo

2. L’azienda
Varvel S.p.A.
Dal 1955, il Gruppo Varvel progetta e realizza
riduttori e variatori per applicazioni fisse di piccola
e media potenza, con una presenza in più di 60
paesi in tutti i cinque continenti.
Varvel è un partner affidabile grazie a un elevato
servizio a livello globale e una produzione
interamente Made in Italy certificata dai più elevati
standard internazionali: questo ha consentito al
Gruppo di distinguersi nel panorama
internazionale per l'innovazione, la qualità e
l'affidabilità della propria offerta.

3. Le caratteristiche distintive di Varvel sono da sempre
la flessibilità e la rapidità delle consegne, anche per prodotti ordinati all'ultimo minuto.
L’azienda
46milioni€
Il fatturato 2016
del Gruppo Varvel ha raggiunto
238 dipendentiil totale nel mondo dei
415mila
i riduttori
prodotti ogni anno
20.000m2
la superfice coperta
dal Gruppo Varvel in Italia

4. Varvel necessitava di uno strumento in grado di snellire i propri processi,
spesso caratterizzati da una forte interazione tra le diverse Aree aziendali, con
il forte obiettivo di dematerializzare la carta, velocizzare il passaggio delle
informazioni e, più in generale, di intraprendere un percorso completo di
digital trasformation.
Le Aree e i principali processi coinvolti sono stati:
 ciclo degli acquisti;
 ciclo attivo;
 gestione schede tecniche prodotto;
 sistemi di gestione qualità / ambiente / sicurezza;
 documentazione per l’internazionalizzazione.
L’esigenza

5. La soluzione

6. Tutti i documenti relativi alla gestione
fiscale / amministrativa sono stati portati
in conservazione elettronica.
È stata la prima area da cui è partito il
processo di eliminazione della carta in
azienda, per sfruttare tutti i vantaggi
della conservazione elettronica.
Punto di avvio del processo di paperless
Amministrazione

7. Ciclo Documentale Attivo
Le relazioni fra i documenti sono
mantenute automaticamente tramite
uno specifico servizio di ARXivar.
Il Cliente viene identificato
automaticamente attraverso la rubrica
di ARXivar, la quale viene
automaticamente allineata con le
anagrafiche dell’ERP aziendale (SAP)
e mediante un form dedicato è possibile
gestire le richieste ordine Cliente.
Tracciati tutti i documenti, dalla richiesta del cliente alla fattura attiva

8. Facilitazione dell’internazionalizzazione
Ufficio Spedizioni
La gestione dei registri degli
spedizionieri e delle operazioni
doganali, visto l’elevata
internazionalizzazione dell’azienda,
è stata completamente
dematerializzata, al fine di
migliorare il processo di controllo
della fatturazione per l’export.

9. Prevendita
Gestione condivisa delle richieste di ulteriori informazioni
Le richieste pervenute via email dai
Clienti, sulle caratteristiche dei prodotti,
vengono archiviate e un workflow genera
un task per attivare il team di Prevendita
rispetto alla gestione dei quesiti.
In automatico gli Area Manager ricevono
un report periodico sullo stato delle
richieste in gestione di loro competenza.

10. Processo Consegna AutovetturaCommerciale
Gestione delle revisioni dei listini
Le condizioni generali di vendita vengono gestite
mediante template sempre aggiornati e suddivisi
per le varie tipologie / lingue dei Clienti.
Sono attivi degli alert per facilitare i solleciti di
accettazione delle condizioni di vendita e una
vista specializzata consente, a colpo d’occhio, di
monitorare la situazione dei documenti trasmessi.

11. Acquisti
Dalla RDO all’autorizzazione di pagamento della fattura fornitore
 Archiviazione delle risposte pervenute
dei fornitori
 Processo autorizzativo interno e invio
conferma d’ordine al fornitore prescelto
 Monitoraggio delle consegne (DDT) e
della successiva Fatturazione, gestite in
maniera completamente elettronica
 A seguito della registrazione contabile,
completa gestione del processo di
autorizzazione del pagamento.
 In base ad un modello predefinito, generazione della richiesta di offerta (RDO),
dettagliata sulla base di una anagrafica materiali sincronizzata automaticamente
con l’ERP ed inviata, separatamente, a tutti i fornitori selezionati

12. Sistemi certificati
Sistema di gestione Qualità / Ambiente / Sicurezza
Gestione del flusso di
approvazione di ogni
documento, rispetto i 3
schemi di certificazione, allo
stato in cui si trova e alla
tipologia di utente a cui viene
sottoposto.
Gestione dei requisiti
legislativi e dello
scadenziario di verifiche di
conformità, di adempimenti e
di taratura degli strumenti di
misurazione.

13. • Raccolta in formato digitale e la gestione del flusso di tutti
i documenti attivi e passivi, quali Ordini, DDT e Fatture
• Gestione di tutta la documentazione generata per
assolvere le pratiche di consegna in maniera paperless
• Miglioramento nel processo di controllo della fatturazione
per l’export
• Valorizzazione del know-how nella gestione delle
commesse a progetto
• Condivisione con tutta la clientela degli aggiornamenti dei
listini, con il relativo monitoraggio della presa visione;
• Gestione agile delle richieste di offerta ai fornitori
• Analisi in tempo reale degli andamenti storici delle
forniture
• Revisioni dei documenti e la loro approvazione
I vantaggi

14. «Gestire le informazioni e veicolarle al meglio, condividendole con tutte le
Aree aziendali, rappresenta la partenza della nostra trasformazione
digitale internazionalizzata.
In particolar modo abbiamo snellito e reso più efficienti tutte quelle attività
difficilmente digitalizzabili attraverso l’ERP aziendale, ma aderenti alle
nostre caratteristiche distintive: la flessibilità e la rapidità delle consegne.
L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al
miglioramento organizzativo di tutta l’azienda».
Barbara Brunetti
Responsabile IT
Gruppo Varvel SpA
La parola al Cliente