Il Gruppo Autorama S.p.A. è una concessionaria ufficiale di diversi marchi automobilistici, con un fatturato annuo di 110 milioni di euro e oltre 8000 auto vendute nel 2016. Ha implementato un sistema digitale per gestire contratti e documenti, migliorando l'efficienza delle pratiche di vendita e post-vendita. L'introduzione di Arxivar ha portato a una maggiore tracciabilità e riduzione dei tempi di ricerca dei documenti, ottimizzando l'organizzazione interna.

1. Una nostra storia di successo

2. L’azienda
Gruppo Autorama S.p.A.
Il Gruppo Autorama è il risultato di anni di
esperienza, professionalità, affidabilità,
competenza e dedizione totale ai clienti.
Concessionaria ufficiale Fiat, Fiat Professional,
AlfaRomeo, Abarth e Lancia per le aree di
Modena e provincia, offre una ricercata selezione
di veicoli nuovi, oltre ad un'ampia gamma di
autovetture usate e KM Zero.
Fornisce autovetture alle più note società di
noleggio.

3. Circa 8000 autovetture vendute nel 2016
4 Show Room dislocati sul territorio Modenese
Sassuolo – Modena – Pavullo - Montese
MISSION: fornire un servizio di altissimo livello per soddisfare le esigenze di ogni
cliente
Più di 100 dipendenti
110 milioni di fatturato annuo
L’azienda

4. Gruppo Autorama desiderava uno strumento che permettesse di:
 Gestire, mediante opportune riservatezze, lo stock delle autovetture
nuove, usate e Km0;
 Effettuare la raccolta e successiva condivisione in formato digitale di tutti
i documenti relativi alla pratica;
 Effettuare l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da
parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
 Effettuare analisi relative allo Stato di avanzamento pratica;
 Effettuare analisi delle vendite
L’esigenza

5. La soluzione

6. Ogni Contratto di Vendita viene acquisito mediante QrCode in ARXivar e per
ognuno viene generato un fascicolo (Cartellina Elettronica) nel quale verranno
successivamente inseriti tutti i documenti necessari al completamento della
pratica (Contratto, Doc.Cliente, Doc.Finanziamento, Doc.Usato).
Raccolta documenti
Tale gestione permette di
individuare e visualizzare
facilmente i documenti raccolti
e quelli non ancora messi a
disposizione dal cliente,
riducendo i tempi di ricerca
e facilitando l’operatore per
eventuali solleciti.
Cartellina elettronica

7. Ogni Contratto di Vendita viene
sottoposto ad approvazione da parte
del Responsabile Vendite, il quale ha la
possibilità di visionare i documenti sia
da pc sia da dispositivo mobile, se
fuori ufficio.
Approvazione contratti

8. Viene effettuata la trasmissione della scheda tecnica di ogni singolo veicolo
ordinato, popolando così l’elenco delle autovetture in Stock e dando la
possibilità ai Consulenti Vendita di visionare in tempo reale la disponibilità di
ogni singolo modello.
Integrazione DMS
Gestione Stock autovetture

9. Mediante modulo Workflow è stato possibile implementare un processo che
permette ai Consulenti Vendita di ‘’opzionare’’ una determinata autovettura
dello stock.
Il sistema attribuisce una data di scadenza entro la quale, se non viene
associato un contratto, in automatico l’autovettura torna disponibile alla
vendita. Inoltre, grazie all’Applicazione Mobile, è stato possibile rendere
disponibile tale funzionalità anche per i Consulenti Vendita che operano durante
manifestazioni / eventi.
Processo gestione Stock

10. La fase di consegna di un’autovettura si suddivide in diverse
attività, assegnate a diverse figure aziendali.
1. Compilazione eventuale Scheda Permuta (generazione
automatica Modello per attestazione dati dichiarati);
2. Approvazione Contratto/Scheda Permuta (Resp. Vendite);
3. Assegnazione Pratica (Resp. BackOffice);
4. Gestione Pratica (Addetto BackOffice);
5. Richiesta Finanziamento se richiesto (Uff. Finanziamenti);
6. Preparazione autovettura (Officina);
7. Saldo/Fatturazione Autovettura (Addetto BackOffice);
8. Immatricolazione Autovettura;
9. Consegna Autovettura ed eventuale Ritiro
Permuta (Addetto BackOffice/Venditore);
10. Contatto Post-Consegna per sondaggio soddisfazione
cliente (Venditore).
Processo Consegna AutovetturaProcesso gestione consegna autovettura

11. Lo stock autovetture, i contratti di vendita e i
relativi documenti sono consultabili da
qualsiasi postazione fissa presente nei 4
Show Room del Gruppo Autorama, oltre che
da dispositivi mobile.
Consultazione e ricerca

12. Realizzate delle maschere di analisi per
facilitare l’accesso ai dati da parte di
tutti i dipendenti della Concessionaria,
tale funzionalità rende più agile
il controllo dell’avanzamento di ogni
pratica, nonché l’interazione con il Cliente,
a sua volta desideroso di conoscere tutti
gli aggiornamenti rispetto al proprio
veicolo.
Analisi avanzamento pratica

13. Realizzate analisi preimpostate,
messe a disposizione del
Responsabile Vendite, mediante
Report, per un controllo puntuale dei
numeri di vendita suddivisi per:
- Marca
- Modello Autovettura
- Show Room
- Avanzamento Pratica
Analisi vendite

14.  Ridotti i tempi di aggiornamento dello Stock
Autovetture
 Ridotti i tempi di ricerca documenti grazie ad un
Unico repository raggiungibile anche da fuori ufficio
 Condivisione immediata delle informazioni e dei
documenti con le diverse sedi aziendali
 Tracciabilità in tempo reale dell’avanzamento dei
processi di consegna autovettura e di tutte le
informazioni relative alla pratica
 Organizzazione e fascicolazione automatica dei
documenti
 Ridotto l’utilizzo della carta
I vantaggi

15.  Conservazione elettronica, per memorizzare i
documenti (ordini, contratti, fatture, registri iva, libri
sociali, ecc.) in formato digitale mantenendo la loro
validità legale negli anni, a norma di legge
 Gestione del ricontatto post-vendita, per sondaggi di
soddisfazione del Cliente e nuove offerte pianificate
 Gestione della vendita dei veicoli usati e km0
In via di sviluppo

16. «L’inserimento di ARXivar come strumento di
lavoro ha dato una spinta al miglioramento
organizzativo di tutta l’azienda.
In particolar modo ha snellito e reso più efficienti
tutte quelle attività quotidiane di gestione delle
pratiche, di vendita e post-vendita, strategiche per
il tipo di business della nostra organizzazione.
La naturale conseguenza dell’utilizzo di ARXivar è
stata la possibilità di monitorare in tempo reale lo
stato di tutte le attività aziendali coinvolte nel
progetto».
Raffaella Tanari
Titolare Gruppo Autorama SpA
La parola al cliente