L'azienda Sardares, un distributore nel settore edilizio, ha implementato una soluzione di dematerializzazione documentale tramite Arxivar Next, necessaria per gestire circa 300.000 documenti di trasporto l'anno. Questa transizione ha portato a significativi benefici, tra cui riduzione dei costi operativi, maggiore efficienza nella gestione logistica e miglioramenti nella conformità e sicurezza. Secondo il responsabile dei progetti di digitalizzazione, la digitalizzazione ha snellito il processo di gestione dei documenti, facilitando la reperibilità e comunicazione delle informazioni.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
Sardares è un importante distributore di materiale
nel settore dell’edilizia e dell’arredamento.
Il cliente opera in maniera trasversale per il mercato
b2b e b2c per forniture edili e annessi con le proprie
attività nel nord della Sardegna.
La sede principale è ad Arzachena e l’azienda conta
ben quattro filiali dislocate a Palau, Olbia, Porto
Torres, La Maddalena e Sassari, collegate tra loro e
dotate dei più sofisticati sistemi tecnologici volti a
massimizzare il servizio al cliente.
Dinamicità e leadership di mercato hanno dato vita ad
un affinamento e potenziamento dei servizi dedicati a
clienti, fornitori e terzisti.

3. ESIGENZA
Il cliente aveva la necessità di dematerializzare,
archiviare ed ottimizzare la gestione dei DDT
cliente.
Nello specifico, Sardares, emetteva circa 300.000
DDT e fatture/anno in formato cartaceo da far
firmare ai propri clienti nel momento stesso
dell’emissione.
Integrando un processo di dematerializzazione
documentale, sarebbe stato possibile ottimizzare
le operazioni di lavoro quotidiane e migliorare la
produttività.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
TIME ha fornito a Sardares la soluzione ARXivar NEXT, con aggiunta di circa 40
postazioni di firma grafometrica distribuite nei vari punti vendita.
Attraverso workflow sviluppati con la versione v2, si è potuto procedere all’invio dei
documenti appena firmati attraverso e-mail recuperata dai dati inseriti sull’ERP o
inserendo ex-novo l’indirizzo fornito dell’utente presso il punto vendita.
Si tratta dunque di un sistema che ha permesso all’azienda cliente di creare un archivio
elettronico di tutta la documentazione firmata e allo stesso tempo condivisa con i
propri clienti, facilitando a questi ultimi la reperibilità e la conservazione del
documento rispetto ai canonici metodi cartacei tradizionali.

6. BENEFICI
Alcuni dei vantaggi indotti dalla gestione digitale dei documenti di trasporto con ARXivar
sono:
• Riduzione dei Costi Operativi: La transizione verso documenti di trasporto digitali
elimina i costi associati alla stampa, alla spedizione e all'archiviazione di documenti
cartacei.
• Efficienza Logistica: Gli operatori possono accedere rapidamente e facilmente ai
documenti necessari da qualsiasi posizione tramite dispositivi mobili o computer.
• Velocità e Agilità: I documenti digitali possono essere elaborati e scambiati
istantaneamente, consentendo una maggiore rapidità nelle comunicazioni tra le parti
coinvolte nella catena di approvvigionamento.
• Risparmio di Spazio e Archiviazione: Eliminando la necessità di archiviare i documenti
cartacei, le aziende possono liberare spazio fisico nei loro uffici o magazzini. Ciò riduce i
costi di archiviazione e migliora l'efficienza nell'accesso e nella gestione dei documenti.
• Riduzione degli Errori e dei Disguidi: La digitalizzazione dei documenti di trasporto
riduce il rischio di errori umani associati alla compilazione manuale dei documenti
cartacei.
• Conformità Normativa e Sicurezza: l’introduzione dello strumento ha sensibilmente
migliorato l’immagine aziendale di Sardares, agli occhi dei propri clienti, grazie ad una
soluzione pratica e tecnologicamente avanzata.

7. LA PAROLA AL CLIENTE
«L’introduzione di ARXivar ha sensibilmente alleggerito il processo di gestione dei
documenti di trasporto, consentendo a Sardares di fare un’importante e deciso passo
in avanti in termine di digitalizzazione.
Sardares ha inoltre tratto importanti benefici, riducendo i tempi di lavorazione dei
documenti, eliminando il cartaceo, snellendo il processo di archiviazione/reperimento
e semplificando la trasmissione delle informazioni.»
Francesco Pisciottu -
Responsabile dei progetti di digitalizzazione in Sardares