Le slide trasmesse durante il Webinar del 26 Ottobre 2021, tenuto per approfondire sui nuovi adempimenti normativi e sul Manuale di Conservazione, documento informatico obbligatorio che dovrà essere conservato digitalmente.

1. WEBINAR
Nuove Linee Guida AgID
per la Conservazione
Digitale – Cosa cambia da
Gennaio 2022?
26 OTTOBRE 2021

2. ELENA BENASSI
Project Manager @Talea Consulting

3. Le nuove linee guida AgID
Panoramica
sulle linee guida
Inserimento ordini, Flusso
di richieste, Check su
contratti/ordini aperti,
Distribuzione e firma DDT
Organizzazione
documentazione tecnica,
Invio/gestione fascicolo di
commessa
Novità
introdotte
Metadati
obbligatori
Ruoli e responsabilità
relativi alla
conservazione
Manuale della
conservazione
Q&A

4. Panoramica sulle
linee guida
A partire dal 1 gennaio 2022 entreranno
in vigore le nuove linee guida AgID il cui
scopo è quello di aggiornare le «Regole
tecniche» in base all'art. 71 del CAD
concernenti la formazione,
protocollazione, gestione e
conservazione dei documenti
informatici.
Obiettivo generale delle nuove linee
guida è la semplificazione della gestione
complessiva del documento informatico
aggregando in un “corpo unico” materie
prima disciplinate separatamente.
Considerata la velocità dell’innovazione,
le linee guida devono garantire un
adattamento costante ai cambiamenti
imposti dall’incessante rivoluzione
digitale.
Allegato 1 - Glossario dei termini e degli acronimi
Allegato 2 - Formati di file e riversamento
Allegato 3 - Certificazione di processo
Allegato 4 - Standard e le specifiche tecniche
Allegato 5 - Metadati
Allegato 6 - Comunicazione tra AOO …

5. Le novità introdotte
 Nuovo tracciato file Standard SInCRO XML:
da UNI-1138600:2010 a UNI-1138600:2020
 Nuovi numerosi metadati obbligatori richiesti
soprattutto incentrati sulla natura e sulla
formazione del documento
 Modifiche sulle attività del Responsabile della
conservazione relative al Manuale di
Conservazione

6. Una innovazione importante riguarda i
metadati da associare ai documenti
conservati digitalmente in quanto con
le nuove Linee Guida AgID vengono
aumentati il numero e la tipologia dei
metadati utilizzati per indicizzare,
identificare e ricercare i documenti
inviati in un sistema di conservazione.
Metadati Obbligatori
 Modalità di formazione
 Tipologia Documentale
 Tipologia di flusso
 Tipo di registro
 Data di registrazione
 Numero documento
 Id registro (obbligatorio in relazione al tipo di registro)
 Oggetto
 Formato
 Mittente (obbligatorio in relazione alla tipologia di flusso e
al tipo di registro)
 Autore (obbligatorio in relazione alla tipologia di flusso)
 Destinatario (obbligatorio in relazione al tipo di registro)
 Riservato
 Verifiche: firmato digitalmente, sigillato elettronicamente,
marcatura temporale,
conformità copie immagine su supporto informatico
 Versione del Documento
 Id Doc
 Allegati

7. Ruoli e Responsabilità
Produttore
 E’ una persona giuridica (azienda) che ha la responsabilità della
formazione dei documenti e quindi è il «titolare dei documenti» e
deve supervisionare il processo di conservazione.
Legale Rappresentante
 E' la figura che detiene la piena responsabilità legale sul contenuto
dei documenti versati e conservati
 Può nominare il Responsabile della Conservazione o assumere egli
stesso la carica.
Responsabile della conservazione
 Deve avere specifiche competenze ed è, sulla base di una specifica
responsabilità civilistica, responsabile dei processi di
conservazione e titolare del manuale della conservazione
 Definisce e attua le politiche complessive del sistema di
conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità
ed autonomia
 Deve attuare una serie di controlli per monitorare le attività di
conservazione anche se quest'ultime vengono realizzate da un
conservatore esterno
 Può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a
uno o più soggetti che all’interno della struttura organizzativa
abbiano specifiche competenze ed esperienze
Delegati
 Soggetti, interni alla struttura organizzativa, ai quali possono
essere delegate una o più attività in capo al responsabile della
conservazione dal responsabile stesso (ad esclusione della
produzione e gestione del manuale della conservazione)
Produttore del PdV
 Persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il
documento, che produce il pacchetto di versamento ed è
responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di
conservazione
Conservatore (Responsabile del servizio di conservazione)
 Soggetto a cui è affidata l'attività di produzione dei pacchetti di
archiviazione e distribuzione
 E' responsabile del corretto funzionamento del servizio di
conservazione
 E' responsabile della corretta chiusura dei Pacchetti di
versamento (PdV) entro i termini previsti dalla legge
Utente Abilitato
 Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema
per la conservazione dei documenti informatici, alfine di fruire
delle informazioni di interesse (richiede i pacchetti di
distribuzione al conservatore).

8. Il ruolo del responsabile della
conservazione può essere svolto da un
soggetto esterno all’organizzazione, in
possesso di idonee competenze
giuridiche, informatiche ed
archivistiche, purché terzo rispetto al
Conservatore al fine di garantire la
funzione del Titolare dell’oggetto di
conservazione rispetto al sistema di
conservazione.
Responsabile della Conservazione
 definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di
conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli
standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da
conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio
informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di
conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione
informatica dei documenti adottato
 gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la
conformità alla normativa vigente
 genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità
previste dal manuale di conservazione
 genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o
firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di
conservazione
 effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di
conservazione
 effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni,
dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle
aggregazioni documentarie degli archivi

9. Il ruolo del responsabile della
conservazione può essere svolto da un
soggetto esterno all’organizzazione, in
possesso di idonee competenze
giuridiche, informatiche ed
archivistiche, purché terzo rispetto al
Conservatore al fine di garantire la
funzione del Titolare dell’oggetto di
conservazione rispetto al sistema di
conservazione.
Responsabile della Conservazione
 al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici,
adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei
sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per
ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo
all’obsolescenza dei formati
 provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione
all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal
manuale di conservazione
 predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema
di conservazione come previsto dal par. 4.11
 assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il
suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie
per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite
 assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di
verifica e di vigilanza
 predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura
l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi,
organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

10. E' il documento informatico che
descrive il sistema di conservazione e
illustra dettagliatamente
l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i
ruoli svolti dagli stessi, il modello di
funzionamento, la descrizione del
processo, la descrizione delle
architetture e delle infrastrutture, le
misure di sicurezza adottate e ogni
altra informazione utile alla gestione e
alla verifica del funzionamento, nel
tempo, del sistema di conservazione.
Manuale della Conservazione
Il manuale di conservazione deve riportare:
 i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del
sistema di conservazione e i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto di
eventuali deleghe
 la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle
responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel
processo di conservazione
 la descrizione delle tipologie documentali sottoposte a conservazione,
con l’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle
diverse tipologie e delle eventuali eccezioni
 la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di
versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di
versamento
 la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei
pacchetti di archiviazione

11. E' il documento informatico che
descrive il sistema di conservazione e
illustra dettagliatamente
l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i
ruoli svolti dagli stessi, il modello di
funzionamento, la descrizione del
processo, la descrizione delle
architetture e delle infrastrutture, le
misure di sicurezza adottate e ogni
altra informazione utile alla gestione e
alla verifica del funzionamento, nel
tempo, del sistema di conservazione.
Manuale della Conservazione
Il manuale di conservazione deve riportare:
 la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione
dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di
distribuzione
 la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche e delle procedure di
gestione e di evoluzione delle medesime
 la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del
sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con
l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie
 la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie
 i tempi entro i quali le diverse tipologie documentali devono essere
trasferite in conservazione ed eventualmente scartate
 le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale,
indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento
 le normative in vigore

12. Riepilogo novità da gennaio 2022
A carico del conservatore:
 Nuovo formato file Standard SInCRO XML
 Nuovi metadati obbligatori
A carico dell’azienda:
 Predisposizione del manuale della conservazione*
*Talea Consulting si rende disponibile a supportarvi nella stesura e/o modifica del manuale della conservazione

13. Inserimento ordini, Flusso
di richieste, Check su
contratti/ordini aperti,
Distribuzione e firma DDT
PEC LUL CU
Conservazione IX-CE
Con il portale IX-CE è
possibile conservare
qualsiasi tipologia
documentale non solo
le fatture.
Fatture XML
Attive/Passive
Fatture Passive
PDF (Estere)
Libri contabili

14. Q&A

15. Project Manager @ Talea Consulting
Elena Benassi
Grazie
per l'attenzione.
Talea Consulting Srl
Via R.Ossani, 18, 48018 Faenza
Tel: (+39) 0546 6895557
Email: talea@taleaconsulting.it
www.taleaconsulting.it