1. MINISTERO DELL’INTERNO
DIPARTIMENTO PERLE POLITICHE DEL PERSONALE E PERLE RISORSE
STRUMENTALI E FINANZIARIE
UFFICIO VII – INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA
Dalla cartaal digitale: comecostruireunarchivio
digitalizzato

2. Il problema di partenza
 Dematerializzazione dei
documenti e
informatizzazione dei
processi amministrativi
sono da tempo oggetto
di interesse da parte
delle pubbliche
amministrazioni, che ne
hanno compreso le
potenzialità per
l’assolvimento dei
compiti istituzionali.
 Molti procedimenti
amministrativi che oggi sono
basati sulla ricezione, produzione
e trasmissione di documenti
cartacei, nel prossimo futuro
saranno implementati su sistemi
orientati al documento
informatico e alle comunicazioni
pervia telematica. Le Pubbliche
Amministrazioni devono
pertanto assicurare la
formazione di un archivio
digitalizzato, che sia ben
strutturato e ordinato.
Dematerializzare, passando dalla
carta al digitale In particolare

3. Gli aspetti tecnici
 Secondo gli esperti, al
fine di assicurare la
corretta formazione di
un archivio digitale,
occorre garantire la
costituzione di un unico
de po sito documentale o
di più de po siti che
siano gestiti con sistemi
interoperabili, disegnati
in modo da costituire un
“corpo unico” con il
protocollo informatico.
 Il sistema di gestione
informatica dei documenti
dovrà avere la capacità di
rappresentare in modo
efficace le relazioni esistenti
tra documenti, fascicoli
elettronici, flussi
documentali e attività del
soggetto produttore.
 Pertanto, per garantire la
formazione di un archivio
digitale occorre progettare
con estrema attenzione un
insieme di metadati, dettando
regole per assicurarne la
puntuale valorizzazione.

4. Obiettivi del progetto
 Obiettivo Generale
 Dematerializzazione
della documentazione
amministrativa, e quindi
progressiva riduzione
della produzione,
trasmissione,
validazione e
archiviazione di
documenti in formato
cartaceo con
conseguente maggiore
riduzione dei costi legati
alla documentazione
cartacea
 Obiettivo generale
 Centralizzazione e
valorizzazione del patrimonio
informativo, imperniati
sull’utilizzo, sulla trasmissione
e sul confronto di una grande
mole di dati, informazioni e
conoscenze spesso
eterogenee. A tal fine, la
gestione elettronica dei flussi
documentali dovrà consentire
una maggiore e più semplice
condivisione delle
informazioni, in modo da
determinare una
valorizzazione dell’intero
patrimonio informativo
digitalizzato.

5. Obiettivi
 Centralizzazione e
valorizzazione del patrimonio
informativo, imperniati
sull’utilizzo, sulla trasmissione
e sul confronto di una grande
mole di dati, informazioni e
conoscenze spesso
eterogenee. A tal fine, la
gestione elettronica dei flussi
documentali dovrà consentire
una maggiore e più semplice
condivisione delle
informazioni, in modo da
determinare una
valorizzazione dell’intero
patrimonio informativo
digitalizzato.
Condividere le
informazioni
Obiettivo generale

6. Obiettivi
 Maggiore efficienza operativa e
miglioramento dei tempi nella
gestione delle pratiche e dei
processi di lavoro.
 La creazione di un archivio
digitale ben strutturato, senza
richiedere cambiamenti drastici,
permette di organizzare tutti i
documenti in modo semplice e
funzionale, di condividere al
meglio dati e informazioni, di
incrementare l'efficienza
operativa del personale e quindi
di ottimizzare la tempistica nella
gestione dei processi di lavoro.
Più efficienza, risparmiando
tempo
Obiettivo specifico

7. Metodologia
 La metodologia più efficace per
assicurare la corretta formazione di
un archivio digitale è la
riprogettazione dei procedimenti
amministrativi e dei processi attinenti
alla produzione documentaria.
 Un’attività di pro ce ss re e ng ine e ring ,
infatti, permette di conseguire un
duplice vantaggio: migliorare il livello
di efficienza ed efficacia dell’azione
amministrativa con l’introduzione
delle tecnologie informatiche e
ricercare le migliori soluzioni per
valorizzare, con meccanismi
automatici o semi-automatici, il set di
metadati associato alle unità
documentarie e archivistiche.
 Occorre agire sulle risorse
umane e su quelle
tecnologiche valutando
costantemente
l’adeguatezza dei processi.
 Dopo una necessaria fase
di adattamento, sarà
possibile apprezzare i
vantaggi in termini di
“tracciabilità dei processi”
e di “rintracciabilità delle
informazioni”.
Process reengineering Mutare le prassi lavorative

8. Azioni
 Una piattaforma
adeguata per la corretta
gestione del fascicolo
elettronico deve
possedere una struttura
modulare che consenta
di affrontare tutti gli
aspetti, normativi e
procedurali, legati al
ciclo di vita del
documento all’interno
dell’archivio digitale.
Una struttura modulare
… peruna corretta
gestione

9. A tale scopo si possono quindi identificare alcuni moduli
che devono consentire una corretta gestione delle
seguenti fasi:
 1 - Alimentazione.
 Il sistema deve essere in
grado di gestire differenti
canali di comunicazione in
ingresso ed uscita
consentendo per ogni
canale una pre-
elaborazione automatica
del documento, allo scopo
di ottenere un formato
omogeneo e ove possibile
l’estrazione automatica dei
metadati (si pensi, in
particolare, all’uso dei
nuovi canali di
comunicazione - PEC e
PostaCertificat@).
 2 - Archiviazione e
gestione. Il sistema deve
essere in grado di
gestire il processo di
archiviazione dei
documenti elettronici
definendo
l’organizzazione
dell’archivio corrente e la
gestione dei flussi
integrati all’interno
dell’organizzazione.

10. Azioni

3 - Conservazione a lungo termine. La PA non può
semplicemente eliminare il documento cartaceo sostituendolo con
evidenza informatica, ma deve conservarlo a norma. La vita di un
archivio è stata schematizzata in tre fasi, che corrispondono a:
 l’archivio corrente (per gli affari in corso);
 l’archivio di deposito (per gli affari detti “esauriti”);
 l’archivio storico (per i documenti con più di 40 anni di età,
conservazione senza limiti di tempo).
 Poiché gli archivi digitali sono soggetti a potenziali rischi o minacce
di tipo tecnologico (distruzione, alterazione o impossibilità di
rappresentare il documento digitale) il sistema deve essere in grado
di gestire il processo di conservazione a lungo termine dei
documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio di
deposito e di quello storico.

11. Azioni
 Il sistema deve essere in
grado di garantire un
elevato livello di
interrelazione con i
diversi sistemi
informativi dell’ente,
abilitando mediante una
struttura aperta
meccanismi di
integrazione standard,
facilmente
implementabili.
 Il sistema, infine,
deve essere in grado
di gestire la
misurazione delle
performance dei
processi
amministrativi sia
collaborativi che
procedurali (d.lgs.
150/2009).
4 – Cooperazione applicativa
5 – Misurazione delle
performance

12. dott. Giuseppe Pompella, Viceprefetto Aggiunto
dott.ssa Antonella Rossi, Direttore di Organizzazione
Sig. Elio Anastasi, operatore amministrativo
Ministero dell’Interno – Dipartimento per le Politiche del Personale dell’Amministrazione Civile e per le
Risorse Strumentali e Finanziarie – Ufficio VI-Innovazione e Organizzazione - Piazza del Viminale - 00184 -
Roma.
Grazie per l’attenzione