HR - Talea Consulting.pdf

1. La soluzione completa e configurabile
per la gestione delle risorse umane

2. La soluzione HR basata su
infrastruttura ARXivar è
completamente configurabile e
permette alle aziende di
dematerializzare l’intera gestione di
documenti e processi legati alle
Risorse Umane.
PRINCIPALI PROCESSI GESTITI:
→ Nota spese
→ Fascicolo dipendente
→ Tracciamento colloqui
→ Gestione iter assunzione
→ Invio cedolini dipendenti
→ Conservazione elettronica Libro
Unico del Lavoratore (LUL)
→ Gestione ferie e permessi

3. L’applicazione per archiviare e
rendicontare le spese di trasferta,
in tempo reale

4. La nostra webapp Nota Spese, basata
su tecnologia ARXivar e totalmente
configurabile, permette di
dematerializzare l’intera gestione di
documenti e processi legati alle
spese di trasferta.
PRINCIPALI PROCESSI GESTITI:
→ Gestione di anagrafiche e policy
di spesa per singolo dipendente
→ Approvazione trasferte e spese
→ Acquisizione e conservazione
digitale dei giustificativi spesa e
della documentazione collegata
→ Generazione automatica report

5. ANAGRAFICHE E POLICY
SCHEDA DIPENDENTE
Gestione dati per singolo dipendente: profilo,
autovettura personale, tariffa ACI applicata, …
POLICY SPESE DI TRASFERTA
Attribuzione massimali in funzione di:
plant/country, divisione, tipologia di spesa,
profilo dipendente, ...
→ Tutti i dati vengono gestiti centralmente
all’interno di ARXivar e trasmetti
automaticamente alla webapp.

6. RACCOLTA GIUSTIFICATIVI
CATTURA
→ Acquisizione fotografica di scontrino o
fattura da smartphone e tablet.
→ Lettura OCR del giustificativo per
l’acquisizione automatica dei dati.
ESTRAZIONE DATI
→ Attribuzione e verifica di: tipo spesa,
importo, valuta, conto, cliente, commessa.
→ Inserimento dati fattura per facilitare
l’approvazione della fattura elettronica.

7. APPROVAZIONE E REPORT
OPZIONI DI GESTIONE E APPROVAZIONE
→ Nota spese cumulativa mensile.
→ Nota spese legata alla singola trasferta
con pre-approvazione (incarico missione).
GENERAZIONE REPORT
→ Il sistema popola un report inserendo i dati
dei vari scontrini e raggruppando le spese
per centro di costo.
→ Il report può essere firmato digitalmente.

8. WEBAPP NOTA SPESE: VATAGGI IMMEDIATI
DIPENDENTE
→ Procedura guidata e assistita
(documentazione solo da
confermare).
→ Documenti digitalizzati.
→ Notevoli risparmi su stampa,
fotocopiatura, imbustamento,
affrancatura e stoccaggio.
UFFICIO HR
→ Documenti gestiti in tempo reale
e possibilità di controllo
immediato della correttezza.
→ Scambio immediato di messaggi
con chi invia la documentazione
(es. in mancanza di uno scontrino
o in presenza di una spesa non
autorizzata).
AMMINISTRAZIONE
→ Le fatture vengono riconciliate
con la nota spese in maniera
automatica.
→ È possibile inviare in
conservazione a norma tutti i
documenti gestiti.

9. ALTRE FUNZIONI

10. Fascicolo dipendente
→ La gestione di ogni singola archiviazione e
creazione di documenti è facilitata con la
gestione di appositi template che vengono
conservati nella pratica di assunzione del
dipendente.
→ Il Fascicolo di ogni dipendente racchiude la sua
“storia lavorativa”: CV, appunti colloqui,
destinazione TFR, contratto di assunzione,
carta d’identità, corsi di formazione e
attestati, piani ferie, cedolini paga, …

11. Tracciamento colloqui
→ È possibile collegare a ciascun CV gli appunti
presi dal selezionatore durante il colloquio
per la posizione aperta, in qualunque formato.
→ Questo consentirà di condividere
immediatamente tali informazioni qualora lo
stesso candidato debba essere valutato da più
persone all’interno dell’azienda, prima della sua
effettiva assunzione.

12. GESTIONE ITER ASSUNZIONE
Scelto il candidato ideale, viene avviato un processo che
permette di gestire l’intero iter di assunzione, con task
assegnati ai referenti delle diverse funzioni aziendali:
→ Richiesta di assunzione, al Responsabile dell’Area.
→ Preparazione documentazione, all’Ufficio Personale.
→ Redazione del contratto, approvato dalla Direzione e
dal Responsabile del nuovo assunto.
→ Iscrizione a Libro Paga.
→ Preparazione postazione di lavoro con relative
dotazioni aziendali, a carico dell’Ufficio IT.

13. INVIO CEDOLINI DIPENDENTI
→ Con il modulo ARXivar Link è possibile inviare il
cedolino paga all’indirizzo e-mail personale
di ciascun dipendente, scaricabile tramite link.
→ L’amministrazione può avere visibilità in ogni
momento dell’avvenuta consultazione del
cedolino da parte del dipendente.

14. INVIO CEDOLINI DIPENDENTI: VATAGGI IMMEDIATI
DIPENDENTE
→ Possibilità di scaricare e salvare il cedolino, in formato
digitale, sui propri dispositivi.
→ Non necessaria l’archiviazione cartacea degli stessi.
UFFICIO HR
→ Archiviazione automatica di tutti i cedolini, efficace
anche ai fini della ricerca.
→ Invio automatico ed immediato documenti archiviati.
→ Si evita la stampa cartacea e la firma di ricezione dei
cedolini da parte dei dipendenti.
→ Tracciabilità della ricezione e della consultazione del
cedolino da parte di tutti i dipendenti.

15. CONSERVAZIONE ELETTRONICA LUL
Il Decreto Ministeriale del 9 luglio 2008 introduce la possibilità di tenuta in
modalità informatica del Libro Unico del Lavoratore (LUL).
Ciascun documento del LUL può essere conservato elettronicamente a norma
entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento. La procedura prevede:
→ la firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione;
→ l’apposizione della marca temporale sull’indice del pacchetto di archiviazione;
al fine di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto, nonché data e
ora in cui il documento viene firmato.
VANTAGGI UFFICIO HR
→ Si evita la stampa e l’archiviazione
cartacea con notevole risparmio
di tempo e spazio
→ Ricerca veloce e semplice di tutti
i documenti archiviati

16. Ferie e permessi
→ Il dipendente compila una semplice maschera per
inserire la richiesta ferie/permesso/altro.
→ La richiesta viene inviata automaticamente al
responsabile, per approvazione, mostrando i
dettagli necessari come: orario effettivo in caso di
permesso, data inizio e data fine, …
→ Il dipendente può essere abilitato ad annullare o
modificare la richiesta.
→ È possibile inserire le richieste anche da dispositivo
mobile, tramite l’applicazione ARXmobile.

17. Ferie e permessi
→ In automatico il responsabile dell'approvazione
riceve una e-mail nella quale sono esplicitati tutti i
dettagli della richiesta ferie/permesso/altro.
→ Il Responsabile potrà approvare o rifiutare la
richiesta direttamente dalla e-mail, o decidere di
eseguire il task all’interno del sistema.
→ In caso di rifiuto è anche possibile richiedere
l’inserimento di una motivazione.
→ In pochi secondi il processo sarà concluso e il
dipendente riceverà la notifica di
approvazione/rifiuto tramite e-mail.

18. FERIE E PERMESSI: VATAGGI IMMEDIATI
DIPENDENTE
→ Possibilità di inviare le richieste
ferie/permessi anche fuori ufficio
e avere risposta immediata.
RESPONSABILE
→ Possibilità di gestire le richieste
anche in mobilità.
→ Possibilità di visualizzare la
disponibilità dei propri
collaboratori in tempo reale.
UFFICIO HR
→ Report mensile di tutte le
richieste ferie/permessi
effettivamente gestite, per una
veloce gestione delle presenze.

19. PRINCIPALI BENEFICI SOLUZIONE HR
Riduzione tempi
di gestione
Centralizzazione
delle informazioni
Controlli automatici
e non più manuali
Integrazione con i
software aziendali

20. Piattaforma low code per la gestione digitale delle
informazioni aziendali

21. COS’È ARXIVAR
ARXivar integra in un’unica
piattaforma low code la gestione
digitale di processi e informazioni
aziendali con le caratteristiche più
innovative di collaboration, mobile
working e reporting.
→ Centro delle informazioni aziendali
→ Gestione dei processi (Workflow)
→ Report e dashboard

22. ACCESSIBILITÀ
Accesso smart alle informazioni da
qualsiasi luogo e device utilizzato.
INTEGRAZIONE
Integrazione con i sistemi utilizzati
per centralizzazione gestionale.
SICUREZZA
Sistema documentale affidabile con alti
standard di criptazione dei dati.
CONDIVISIONE
Informazioni condivise e controllate con
l’impostazione di corretti livelli di accesso.
WORKFLOW
Tutti gli step del ciclo di vita di un
documento gestiti con sistemi automatici.
CONSERVAZIONE
Per preservare il valore probatorio del
documento in formato digitale.

23. CENTRO DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI
ARXivar permette alle aziende di
centralizzare documenti e informazioni,
collegando tutti i sistemi gestionali, per
offrire una migliore organizzazione dei
flussi di lavoro.
Mobile
Notebook
PC
Tablet
ERP
CRM
IoT

24. GESTIONE DEI PROCESSI (Workflow)
Attraverso il modulo Workflow è possibile
disegnare i flussi di lavoro con semplicità
per poter:
→ standardizzare le procedure aziendali;
→ ottimizzare la gestione documentale;
→ automatizzare le azioni routinarie.

25. rEport e Dashboard
Grazie agli strumenti di monitoraggio e
reportistica è possibile avere un’analisi
dettagliata delle performance dei processi
e delle singole attività, migliorando
l’efficienza operativa.

26. Grazie
Viale Marconi, 30/1 - 48018 Faenza (RA)
P.IVA 02480040399
Telefono: 0546 1917700
E-mail: talea@taleaconsulting.it
TALEA CONSULTING SRL
www.taleaconsulting.it