La webapp per la gestione delle spese di trasferta consente di dematerializzare documenti e processi, gestendo le anagrafiche dei dipendenti e l'approvazione delle spese in tempo reale. I giustificativi possono essere acquisiti tramite smartphone e i dati sono gestiti centralmente, con generazione automatica di report e un sistema di approvazione efficiente. Arxivar, la piattaforma utilizzata, integra funzioni di collaborazione, reporting e mobile working, garantendo sicurezza e accessibilità alle informazioni.

1. L’applicazione per archiviare e
rendicontare le spese di trasferta,
in tempo reale

2. La nostra webapp Nota Spese, basata
su tecnologia ARXivar e totalmente
configurabile, permette di
dematerializzare l’intera gestione di
documenti e processi legati alle
spese di trasferta.
PRINCIPALI PROCESSI GESTITI:
→ Gestione di anagrafiche e policy
di spesa per singolo dipendente
→ Approvazione trasferte e spese
→ Acquisizione e conservazione
digitale dei giustificativi spesa e
della documentazione collegata
→ Generazione automatica report

3. ANAGRAFICHE E POLICY
SCHEDA DIPENDENTE
Gestione dati per singolo dipendente: profilo,
autovettura personale, tariffa ACI applicata, …
POLICY SPESE DI TRASFERTA
Attribuzione massimali in funzione di:
plant/country, divisione, tipologia di spesa,
profilo dipendente, ...
→ Tutti i dati vengono gestiti centralmente
all’interno di ARXivar e trasmetti
automaticamente alla webapp.

4. RACCOLTA GIUSTIFICATIVI
CATTURA
→ Acquisizione fotografica di scontrino o
fattura da smartphone e tablet.
→ Lettura OCR del giustificativo per
l’acquisizione automatica dei dati.
ESTRAZIONE DATI
→ Attribuzione e verifica di: tipo spesa,
importo, valuta, conto, cliente, commessa.
→ Inserimento dati fattura per facilitare
l’approvazione della fattura elettronica.

5. APPROVAZIONE E REPORT
OPZIONI DI GESTIONE E APPROVAZIONE
→ Nota spese cumulativa mensile.
→ Nota spese legata alla singola trasferta
con pre-approvazione (incarico missione).
GENERAZIONE REPORT
→ Il sistema popola un report inserendo i dati
dei vari scontrini e raggruppando le spese
per centro di costo.
→ Il report può essere firmato digitalmente.

6. WEBAPP NOTA SPESE: VATAGGI IMMEDIATI
DIPENDENTE
→ Procedura guidata e assistita
(documentazione solo da
confermare).
→ Documenti digitalizzati.
→ Notevoli risparmi su stampa,
fotocopiatura, imbustamento,
affrancatura e stoccaggio.
UFFICIO HR
→ Documenti gestiti in tempo reale
e possibilità di controllo
immediato della correttezza.
→ Scambio immediato di messaggi
con chi invia la documentazione
(es. in mancanza di uno scontrino
o in presenza di una spesa non
autorizzata).
AMMINISTRAZIONE
→ Le fatture vengono riconciliate
con la nota spese in maniera
automatica.
→ È possibile inviare in
conservazione a norma tutti i
documenti gestiti.

7. Piattaforma low code per la gestione digitale delle
informazioni aziendali

8. COS’È ARXIVAR
ARXivar integra in un’unica
piattaforma low code la gestione
digitale di processi e informazioni
aziendali con le caratteristiche più
innovative di collaboration, mobile
working e reporting.
→ Centro delle informazioni aziendali
→ Gestione dei processi (Workflow)
→ Report e dashboard

9. ACCESSIBILITÀ
Accesso smart alle informazioni da
qualsiasi luogo e device utilizzato.
INTEGRAZIONE
Integrazione con i sistemi utilizzati
per centralizzazione gestionale.
SICUREZZA
Sistema documentale affidabile con alti
standard di criptazione dei dati.
CONDIVISIONE
Informazioni condivise e controllate con
l’impostazione di corretti livelli di accesso.
WORKFLOW
Tutti gli step del ciclo di vita di un
documento gestiti con sistemi automatici.
CONSERVAZIONE
Per preservare il valore probatorio del
documento in formato digitale.

10. CENTRO DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI
ARXivar permette alle aziende di
centralizzare documenti e informazioni,
collegando tutti i sistemi gestionali, per
offrire una migliore organizzazione dei
flussi di lavoro.
Mobile
Notebook
PC
Tablet
ERP
CRM
IoT

11. GESTIONE DEI PROCESSI (Workflow)
Attraverso il modulo Workflow è possibile
disegnare i flussi di lavoro con semplicità
per poter:
→ standardizzare le procedure aziendali;
→ ottimizzare la gestione documentale;
→ automatizzare le azioni routinarie.

12. rEport e Dashboard
Grazie agli strumenti di monitoraggio e
reportistica è possibile avere un’analisi
dettagliata delle performance dei processi
e delle singole attività, migliorando
l’efficienza operativa.

13. Grazie
Viale Marconi, 30/1 - 48018 Faenza (RA)
P.IVA 02480040399
Telefono: 0546 1917700
E-mail: talea@taleaconsulting.it
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