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Slide Webinar - Firma Elettronica: aggiornamenti normativi e casi d’uso
Il documento presenta le soluzioni di digital transformation offerte da Talea Consulting e Namirial, evidenziando oltre 20 anni di esperienza, un vasto portafoglio clienti e transazioni digitali significative. Viene analizzata la firma elettronica, incluse le varie tipologie (semplice, avanzata e qualificata) e il quadro normativo di riferimento per la loro validità legale. Inoltre, il documento discute le applicazioni pratiche della firma elettronica in vari processi aziendali e risponde a domande frequenti sulle sue implementazioni.
Slide Webinar - Firma Elettronica: aggiornamenti normativi e casi d’uso
- 2. LUCA TUMIDEI VP &Project Leader TALEA CONSULTING MICHELE CHIAPPA Sales Account Manager Domestic Market - NAMIRIAL Relatori
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- 4. Chi siamo • Siamonati nel 2013, ma abbiamo già 20 anni di esperienza nella Digital Transformation • 400+ Clienti in ogni settore industriale
- 5. Ambiti operativi Fatture fornitori FlussiPEC Verifica solvibilità/insoluti cliente Automazione solleciti di pagamento Organizzazione documentazione tecnica Invio/gestione fascicolo di commessa Tracking concept nuovo prodotto Engineering Change Order AMMINISTRAZIONE PROGETTAZIONE Raccolta/approvazione Curriculum Vitae Richiesta nuovo personale e iter assunzione Approvazione ferie e permessi Note spese e trasferte Organizzazione flotte auto Diffusione documentazione rete commerciale Servizi post vendita e ticketing Gestione opportunità Gestione Lead, Prospect, Account Notifiche per task e attività HR CRM ACQUISTI Modifica/approvazione documento qualità Invio reclami e non conformità Azioni correttive e/o preventive Controllo accettazione entrata merce Gestione delle ISO 9001:2015 QUALITÀ Inserimento ordini clienti Flusso di richieste clienti Check su contratti/ordini aperti Emissione ed approvazione offerte Distribuzione e firma DDT VENDITE Ticket di assistenza e rapporti elettronici Archiviazione licenze software Scadenzario contratti assistenza Task manager per progetti di sviluppo Rispetto normative GDPR e COVID19 Dogana 4.0 Procedure doganali Import/export Controllo deadline e Visto Uscire IMPORT/EXPORT Gestione RDA Approvazione/spedizione ODA Procedure per gare di appalto Approvazione contratti di acquisto Scadenziario e piano pagamenti IT E ORGANIZZAZIONE
- 6. Empowering Trusted DigitalTransformation Speaker: Michele CHIAPPA Sales Account Manager Domestic Markets
- 7. Situazione aggiornata afine 2021: • 20 + anni di Esperienza Operativa • €70M+ di Fatturato Consolidato • 1 M+ di Utenti Premium in 73 + Paesi nel mondo • 550 Dipendenti Azienda Transazioni digitali effettuate nel 2021: • 1 .7B + di Transazioni SaaS • 5M + Firme generate nei giorni di punta con soluzioni Namirial • 700K + Postazioni attrezzate per recepire la Firma Biometrica • 6M + Profili utenti con Firma Biometrica gestiti dai clienti Namirial Transazioni Risparmio ambientale nel 2021: • 9,454 t di Carta • 2,082 m3 di Rifiuti • 608,531 m3 di Acqua • 23,295 t di Emissioni CO2 Ambiente Namirial in breve: quando la tecnologia si combina alle logiche di ESG
- 8. Le soluzioni Namirialdallo SPID alla Cyber Security Soluzioni Software Verticali Gestione Fiscale Gestione Contabile Software per l’Edilizia Gestione del Personale Sicurezza informatica Cyber Security Controllo di Gestione Gestisce e tutela Firma Identità Digitale (SPID) Video Identificazione & Onboarding Omni - Canale Firma Elettronica Remota Sigillo elettronico Autenticazione Protetta Firma in Cloud Autenticazione Biometrica eSignAnyWhere Identifica Firma Grafometrica Firma Digitale Usa e Getta Marca Temporale Firma su Smart Card o Token USB Sistemi di Firma Servizi di On boarding e identità digitale
- 9. Headquarters in Italia Filialioperative e commerciali in Austria, Brasile Francia, Germania, Romania, Costa Rica, Equador, Messico, Perù, Spagna Paesi con presenza di Partners e clienti: Clienti in 73 Paesi 100+ Partners Presenza globale al servizio dei clienti di tutto il mondo
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- 11. Cos’è una FirmaElettronica È un processo informatico che permette di associare i dati utili a identificare il sottoscrittore al documento informatico. Il processo di acquisizione della firma determina la forza della firma stessa e costituisce, quindi, l’espressione della volontà di sottoscrivere il documento da parte del firmatario
- 12. Tipi di FirmaElettronica SEMPLICE (FES) Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. (art. 3, n. 10, Reg. EIDAS) Esempi: scansione di firma su carta apposta su un documento digitale, firma tramite programmi di scrittura non certificati, password di accesso a siti web o portali. AVANZATA (FEA) Firma elettronica che soddisfa i seguenti requisiti: (i) è connessa unicamente al firmatario; (ii) è idonea a identificarlo; (iii) è creata con un livello di sicurezza tale da consentire al firmatario di utilizzarla sotto il proprio controllo; (iv) è collegata ai dati sottoscritti in modo da identificare ogni loro successiva modifica. (art. 3, n. 11, Reg. EIDAS) Esempi: firma grafometrica su tablet in banca, one-time password. QUALIFICATA (FEQ) Una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. (art. 3, n. 12, Reg. EIDAS) Esempi: firma generata tramite un dispositivo sicuro di firma come smart- card, token USB.
- 13. Firma Elettronica Qualificata •Ai sensi dell’art. 20, co. 1-ter, del CAD, «l'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria». • Da ciò ne deriva che la scrittura privata informatica può essere disconosciuta dall’apparente sottoscrittore solamente con la produzione della prova che egli non ha utilizzato il dispositivo di firma. • A differenza della firma apposta su documento cartaceo, la firma elettronica è autentica, in quanto riconducibile unicamente a un firmatario, valida, in quanto emessa sulla base di un certificato valido e verificabile, e impersonale, in quanto priva di caratteristiche grafiche riconducibili all’apparente sottoscrittore. • La produzione della prova contraria appare piuttosto complessa in quanto il CAD pone a carico dei titolari di dispositivi di firma elettronica specifici obblighi di custodia, di adozione di misure tecniche e organizzative atte a evitare danno ad altri, di utilizzo di detti dispositivi personalmente (art. 32, co. 1, CAD). • Parimenti, i prestatori di servizi di firma elettronica qualificata e digitale sono tenuti ad adottare misure tecniche e organizzative per evitare danno a terzi e identificare con certezza la persona che richiede il certificato di firma (art. 32, c. 2-3, CAD).
- 14. Firma Elettronica Semplice Aisensi dell’art. 25, par. 1, del Reg. EIDAS, alla firma elettronica "non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate". Detto principio è recepito in maniera graduata all’interno dell’ordinamento in quanto, ai sensi dell’art. 20, co. 1-bis, del CAD, l'idoneità del documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice "a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità". Firma Elettronica Avanzata Nonostante la firma elettronica avanzata abbia, in linea di principio, l’efficacia di cui all’art. 2702 c.c. e possa essere utilizzata per la stipulazione di taluni atti per cui è richiesta la forma scritta ad substantiam, il suo utilizzo e la sua efficacia sono limitati ai rapporti tra il soggetto che eroga il servizio di firma elettronica avanzata (es. la banca) e il terzo che lo utilizza (es. il cliente) (art. 60 DPCM 22 febbraio 2013). Ciò deriva dal fatto che i soggetti che erogano soluzioni di firma elettronica devono, tra le altre cose, procedere alla previa identificazione del terzo firmatario, conservare copia dei suoi documenti di identità e fornire le condizioni generali di utilizzo del servizio di firma elettronica avanzata.
- 15. Quadro normativo QUADRO EUROPEO IlRegolamento UE n°910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio–eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) è stato emanato il 23 luglio 2014 e ha piena efficacia dal 1 luglio del 2016. https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/eidas/firma-digitale-verso-eidas QUADRO ITALIANO VIGENTE • D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, «Codice dell’Amministrazione Digitale» (CAD) in vigore dal 2006 • D.p.c.m.22 Febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali” https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/21/13A04284/sg • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’art. 71 del CAD – In vigore da Gennaio 2022 https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida_sul_documento_informatico_.pdf
- 16. Quale firma devoutilizzare per i miei documenti?
- 17. Soluzioni tecniche difirma Le diverse tipologie di firma elettronica consentono di raggiungere l’obiettivo, fornendo contestualmente effetti giuridici più o meno rilevanti sulla base di: • tipologia del documento da firmare; • tecnologia e/o processo utilizzato. NON TUTTE LE FIRME SONO UGUALI! TRATTO GRAFICO SEMPLICE FIRMA GRAFOMETRICA FIRMA OTP - ONE TIME PASSWORD FIRMA DIGITALE CON SMART CARD FIRMA DIGITALE REMOTA
- 18. Qual è lamigliore per la mia azienda? La valutazione di tutti gli elementi è importante per definire la soluzione migliore per le esigenze del business aziendale: • Che tipo di documento devo firmare o far firmare? • Quanti sono gli utenti coinvolti? • Dovranno firmare utenti esterni, interni o misti? • Sono vincolato all’uso di un hardware specifico? • In quale processo si inserisce la firma? • …
- 19. Qual è lamigliore per la mia azienda? Documenti di trasporto Preventivi e offerte Approvazioni interne Richieste/Ordini di acquisto Verbali CDA Contratti Documenti HR Consensi informati Documenti Qualità Privacy e GDPR …
- 20. Caratteristiche comuni Si basanosu piattaforma ARXivar. Grazie al Workflow Designer, il processo di firma è totalmente personalizzabile tramite interfaccia grafica, senza scrivere codice. Possibilità di invio in Conservazione Sostitutiva.
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- 22. Gestione dei processiaziendali Modellatore grafico Controllo Disponibile ovunque
- 23. Casi concreti difirma Consegna DDT Firma GRAFICA Consensi Privacy Girma GRAFOMETRICA Contratti Firma OTP ODA – Ordini d’acquisto Firma DIGITALE REMOTA
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- 25. Consegna DDT –WebApp dedicata • Login nella Web App con l’identificativo vettore • Visualizzazione delle varie consegne (con dettaglio del destinatario, indirizzo, mappa, eventuale ora di consegna, con ordinamento parametrizzabile) • Presa in carico con inserimento Firma Vettore (1 sola firma) • Download automatico metadati e visualizzazione PDF su device in carico al vettore
- 26. Consegna DDT –Firma e note Visualizzazione elenco dei ddt, mostrando i dati: • Destinatario –Note Vettore - Indirizzo – Mappa – Orario Consegna • Numero DDT • Icona Stato: DACONSEGNARE CONSEGNATOAncora dasincronizzare Inserimento: • NOTE DI CONSEGNA (campo sempre presente) • Flag CONTESTAZIONE (campo checkbox) • NOTE CONTESTAZIONE (campo testo visualizzato se flaggato CONTESTAZIONE) • UTENTE che ritira la consegna • FOTO Acquisizione tratto grafico Firma Cliente e salvataggio dati geolocalizzazione Eventuale gestione Consegna Non presidiata o Mancata Consegna
- 27. Consegna DDT –Condivisione Dopo la consegna e a sincronizzazione avvenuta il DDT non compare più in elenco Workflow automatico di apposizione sul documento di trasporto di: • Firma Vettore • Firma Cliente • Note di consegna • Note di contestazione • Nome e Cognome di chi ha ritirato la merce • Data e Ora Consegna • QR Code con coordinate geografiche della consegna Invio comunicazione al Cliente con link nella mail per garantire la tracciabilità dell’effettiva consultazione Invio comunicazione riepilogativa giornaliera al Vettore
- 28. Tracciabilità delle consegneeffettuate dal portale, con analisi filtrabile per: • Filiale • Data documento • Cliente/Destinazione • Vettore • Data e ora consegna • Eventuale contestazione Consegna DDT – Tracciabilità
- 29. Privacy - FirmaGrafometrica
- 30. Contratti - FirmaOTP Utilizzata in particolare per richieste di firma da utenti esterni all’azienda. Non richiede device dedicato.
- 31. Contratti - FirmaOTP Il processo di firma consente di implementare anche la fase di autenticazione forte del firmatario per realizzare una firma elettronica avanzata.
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- 34. Gestione ODA -Firma Digitale Remota Creazione RDA da modello Generazione RDA Inserimento Articoli Validazione RDA Richiesta di modifica Approvazione Direzione Fascicolazione Automatica Firma Digitale Invio mail con ODA al fornitore Creazione ODA Apposizione automatica Firma Digitale Remota
- 35. Gestione ODA -Firma Digitale Remota Utilizzata per richieste di firma da parte di utenti interni all’azienda. Certificato di firma digitale per firmare documenti. • Alti livelli di sicurezza • Non serve hardware aggiuntivo • Firma più documenti automaticamente
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- 37. Per quale diquesti processi/documenti ritieni più utile l’adozione della Firma Elettronica nella tua azienda? • Consegna DDT • Approvazione RDA/ODA • Verbali CDA • Contratti clienti/fornitori • Registri IVA / Giornale bollato / Libro cespiti SONDAGGIO
- 38. Q&A Rispondiamo alle vostredomande sulla Firma Elettronica
- 39. Talea Consulting Srl ViaRomolo Ossani, 18 - 48018 Faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it GRAZIE A TUTTI PER LA PARTECIPAZIONE!