2. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan di unit, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang
berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk
memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja
dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri
dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir
(Laksmi, 2008:52).
3. Tujuan SOP
Setiap aktivitas dilakukan dengan variasi
sekecil-kecilnya, walaupun dilakukan oleh
orang yang berbeda-beda
Kita tidak tergantung kepada orang, namun
membuat sistem yang bisa dijalankan oleh
siapapun juga.
SOP menjadi dasar untuk melakukan
perbaikan terus-menerus
4. MANFAAT SOP
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan
oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai
cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi.
5. Prinsip Penyusunan SOP
Kemudahan dan kejelasan.
Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Berorientasi pada pengguna (mereka yang
dilayani).
6. PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1. Konsisten.
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.
7. FORMAT DOKUMEN SOP
TUJUAN
Tujuan dibuatnya prosedur
RUANG LINGKUP
Cakupan wilayah kerja SOP
DEFINISI
Definisi yang digunakan dalam prosedur
REFERENSI
Dokumen luar unit yang dipakai rujukan
TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR
orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan prosedur
Uraian prosedur dalam bentuk narasi
KEADAAN KHUSUS
Kondisi khusus yang berkaitan dengan prosedur
DOKUMENTASI
CATATAN MUTU DARI FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (C)
LAMPIRAN
INSTRUKSI KERJA (IK)
FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (F)
8. Instruksi Kerja (IK)
Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur
secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan
satu fungsi saja sebagai pendukung SOP
Setiap SOP belum tentu membutuhkan IK Karena SOP sudah lebih jelas
dan lengkap
Dokumen Instruksi Kerja terdiri dari
Instruksi Kerja
Menjelaskan urutan kerja yang menunjuk pada orang/pejabat
Diagram Alir (flow chart)
Diagram alir dibuat untuk memperjelas instruksi kerja dalam bentuk
naratif menjadi bentuk diagram flowchart
11. Simbol-simbol: diagram alir
Mulai
Decision:
Proses :
Penguhubung Prosedur berbeda halaman/
Off-Page Connector
Penguhubung Prosedur dalam satu
halaman On-Page Connector
Dokumen:
Multidokumen
Kegiatan Manual
Data:
Input Manual:
Kartu:
12. Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur
Tampilan
Penghubung
Penggabungan
Arsip Tetap
Pemaduan
Sortir
Delay
Penguraian
Arsip sementara
Pilihan Langkah/Or
13. Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung
Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada
umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi,
monitoring, dll
Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah):
Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
14. Simbol Bagan Arus Penyimpanan
Pita tertanda:
Data tersimpan/Stored Data
Disket Magnetik
Penyimpanan Internal
Disrect Acces Storage
Sequential Acces Storage
