Dokumen tersebut membahas tentang sosialisasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Dinas Kesehatan dan Puskesmas. Beberapa poin penting yang diangkat antara lain: 1) Setiap seksi/subbagian di Dinkes harus memiliki SOP untuk meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan 2) SOP dapat disusun berdasarkan kegiatan rutin, pelayanan masyarakat, maupun penugasan 3) Lang

1. SOSIALISASI
PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)

2. Disampaikan pada
Sosialisasi SOP Dinkes * Puskesmas
2 Juli 2015

3.  APAKAH SETIAP SEKSI/ SUB BAG DI
DINKES HARUS MEMPUNYAI SOP?
 TIDAK MELAYANI MASYARAKAT
APAKAH HARUS MEMPUNYAI SOP?
 SOP DIAMBIL DARI KEGIATAN APA?
komarudindamcha@gmail.com

4. Permen PANRB No. 35/2012 Tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan (20 Juni
2012)
UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara
Negara Yang Bersih dan Bebas dari KKN
(19 Mei 1999)
Permenpan No. PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang
Pedoman Umum Reformasi Birokrasi
(10 Juli 2008)
 Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri
 Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di
Lingkungan Pemerintah Daerah

5. Dasar Hukum
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman
Umum Reformasi Birokrasi;
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
3. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang
Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);
4. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di
Lingkungan Pemerintah Daerah

6. Salah satu aspek penting untuk mewujudkan
birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel
dalam rangka perbaikan kinerja manajemen
pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah
dengan memperbaiki proses penyelenggaran
administrasi pemerintahan melalui penyusunan
dan penerapan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan.
LATAR BELAKANG

7. SASARAN
1. Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi
Pemerintahan sampai unit terkecil;
2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan
pemerintahan;
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
4. Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Memberikan pedoman bagi seluruh K/L/Pemerintah
Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan,
menyusun, mengembangkan, memonitor dan
mengevalusi SOP Administrasi Pemerintahan sesuai
dengan tugas dan fungsi masing-masing K/L/Pemda.
TUJUAN

8. MANFAAT SOP #1
1. Sebagai standardisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan
organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;

9. 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi.
8. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.
9. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi pegawai.Memberikan informasi
mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
MANFAAT SOP #2

10. 1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Efisiensi dan efektivitas.
3. Keselarasan.
4. Keterukuran.
5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang
dilayani).
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.
PRINSIP SOP
PRINSIP PENYUSUNAN SOP

11. 1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran
penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.
PRINSIP PELAKSANAAN SOP

12. SOP TEKNIS
SOP teknis adalah standar prosedur yang
sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur
diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adalah standar prosedur
yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan
yang bersifat administratif.
JENIS SOP

13. SOP TEKNIS
Prosedur standar yang sangat rinci
(detail) dari kegiatan yang dilakukan
oleh satu orang pelaksana (aparatur)
atau satu peran/jabatan.
SOP ADMINISTRATIF
Prosedur standar yang bersifat umum
(tidak detail) dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang
pelaksana (aparatur) dengan lebih dari
satu peran/jabatan.
JADI ...

14. 1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu
orang atau satu kesatuan tim kerja
atau satu jabatan meskipun dengan
pemangku yang lebih dari satu;
2. Berisi langkah detail atau cara
melakukan pekerjaan atau langkah
rinci pelaksanaan kegiatan.
CIRI-CIRI SOP TEKNIS

15. 1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak
(lebih dari satu aparatur) atau lebih
dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan yang
tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan
atau langkah-langkah pelaksanaan
kegiatan yang bersifat makro
ataupun mikro yang tidak
menggambarkan cara melakukan
kegiatan.
CIRI-CIRI SOP ADMINISTRASI

16. SOProsedur
SOP ADMINISTRATIF
Aktor Banyak dan Isi Umum
KONSEP PEMBAGIAN SOP ADMINISTRATIF
DAN SOP TEKNIS
KEGIATAN
Aktor/Pelaku Isi
Satu/Tunggal Banyak Umum Khusus
SOP TEKNIS
Aktor Satu/Tunggal dan Isi Khusus

17. SOP DAN TUGAS-FUNGSI
 SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu
(Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas
dan fungsi yang dimiliki;
 Struktur Umum Tugas dan Fungsi Instansi
Pemerintah:
1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin)
2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan
Pelayanan)
3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan (Rutin)
4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya
(Penugasan)

18. CIRI KEGIATAN PELAYANAN
1. Pemohon
Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa
adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction
(kepuasan pelanggan).
2. Inisiatif dari pihak eksternal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal
dari pemohon (pihak eksternal).
3. Tidak Terencana
Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena
tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi
datangnya).
4. Memerlukan Syarat Tertentu
Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif
sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

19. CIRI KEGIATAN RUTIN
1. Tidak diawali dari Pemohon
Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari
penanggungjawab pelaksana kegiatan dan bukan dari
pemohon.
2. Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari
internal (penanggung jawab pelaksanaan kegiatan).
3. Terencana
Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya
(pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab pelaksanaan
kegiatan)
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu
Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga
tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru
kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.

20. CIRI KEGIATAN PENUGASAN
1. Diawali Perintah
Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan
adanya perintah dari atasan yang berwenang.
2. Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan
berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang.
3. Terencana dan/atau Tidak Terencana
Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan
sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa
direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler.
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu
Pada kenyataannya kegiatan penugasan tidak
memerlukan syarat tertentu sehingga bila tidak
dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.

21. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa
digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)
dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang
akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.
Format ini juga menyediakan mekanisme yang
mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para
pegawai melalui serangkaian langkah-langkah
sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
FORMAT SOP

22. SIMBOL SEBUTAN
Terminator
Proses
Pengambilan Keputusan
Dokumen
Penggandaan Dokumen

23. SIMBOL SEBUTAN
Arsip Manual
File
Konektor
Konektor
Garis Alir

24. SIMBOL SOP dalam FLOWCHART
Melambangkan dimulainya dan
diakhiri suatu prosedur
Melambangkan proses
berjalannya suatu prosedur
Terminator
Process
Decision
Arrow
Off-page
connector
Melambangkan pengambilan
keputusan: Ya atau Tidak
Melambangkan arah prosedur
Melambangkan koneksi
perpindahan halaman

26. ANATOMI SOP
1. IDENTITAS SOP
a. Halaman Judul/Cover:
1) Judul
2) Instansi/Satuan Kerja
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan/alamat
instansi
b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP
c. Daftar isi.
d. Penjelasan singkat penggunaan

27. a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-
kan;
b. Satuan kerja/unit kerja;
c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan;
d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP
dibuat;
e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi;
f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan;
g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang;
h. Dasar hukum;
i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang
lain;
j. Peringatan;
k. Kualifikasi personel;
l. Peralatan dan perlengkapan.
2. URAIAN SOP

28. a. Nomor;
b. Aktivitas;
c. Pelaksana/aktor;
d. Mutu baku berupa:
- Kelengkapan;
- Waktu
- Output;
e. Keterangan.
3. FLOWCHARTS

29. komarudindamcha@gmail.com

30. komarudindamcha@gmail.com

31. Pembuatan Laporan Konsinyering
Contoh Format Flowchart SOP

32. LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Tim bertugas untuk melakukan identifikasi
kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan
analisis prosedur, melakukan pengembangan,
melakukan uji coba, melakukan sosialisasi,
mengawal penerapan, memonitor dan melakukan
evaluasi, melakukan penyempurnaan-
penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil
pengembangan mereka kepada pimpinan SOP,
dan tugas-tugas lainnya.
A. PERSIAPAN PENYUSUNAN SOP
1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPAN

33. Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik,
maka seluruh anggota tim harus memperoleh
pembekalan yang cukup tentang bagaimana
menyusun SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan
SOP ini menjadi panduan bagi anggota tim dalam
melaksanakan tugasnya.
2. MEMBERIKAN PELATIHAN BAGI ANGGOTA TIM
3. SOSIALISASI SOP KE SELURUH UNIT
Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi
mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan,
maka pimpinan-pimpinan unit mengetahui hal ini.
Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan
dalam hal ini.

34. Penilaian kebutuhan adalah proses awal
penyusunan SOP yang dilakukan untuk
mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan
disusun.
Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka
tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat
kembali SOP yang sudah dimilikinya dan
mengidentifikasi perubahan-perubahan yang
diperlukan.
Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki
SOP, maka proses ini murni merupakan proses
mengidentifikasi kebutuhan SOP.
B. PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

35. Tim dalam mengembangkan SOP setelah
melakukan penilaian kebutuhan (need
assessment) adalah mengumpulkan berbagai
informasi yang diperlukan untuk menyusun
SOP. Identifikasi informasi dapat dilakukan
dengan teknik pengumpulan data seperti
brainstorming, focus group discussion,
wawancara, survey, benchmark, dan telaahan
dokumen.
C. PENGEMBANGAN SOP
1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN
INDENTIFIKASI ALTERNATIF
Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima
tahapan proses kegiatan secara berurutan yang
dapat dirinci sebagai berikut:

36. Analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang
berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya.
Prinsip-prinsip penyusunan SOP dapat digunakan
sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif
prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan
antara lain, yaitu:
a.Kemudahan dan kejelasan.
b.Efisiensi dan efektivitas.
c.Keselarasan.
d.Keterukuran.
e.Dinamis.
f.Berorientasi pada pengguna/mereka yang
dilayani.
g.Kepatuhan hukum.
h.Kepastian hukum
2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF

37. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam
penulisan SOP, antara lain:
3. PENULISAN SOP
a. Tipe SOP
Terdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan,
yaitu technical SOP (Teknis) atau administrative
SOP (Administratif).
b. Format SOP
Format SOP yang dapat digunakan meliputi:
Simple steps, Hierarchical steps, Graphic, dan
Flowcharts. Untuk SOP Administrasi Pemerintahan
distandarkan menggunakan format Branching
Flowcharts.

38. c. Tingkatan kerincian/detail
Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada
tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat.
d. Prinsip-prinsip penyusunan SOP
SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-
prinsip: Kemudahan dan kejelasan; Efisiensi dan
efektivitas.; Keselarasan; Keterukuran; Dinamis;
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayanl);
Kepatuhan hukum; dan Kepastian hukum.
e. Anatomi SOP dan pendokumentasian SOP
Anatomi dan Pendokumentasian disesuaikan dengan
ketentuan SOP yang berlaku.

39. 4. PENGUJIAN DAN REVIU SOP
SOP yang telah dirumuskan oleh tim SOP
harus melalui tahapan pengujian dan reviu.
Proses pengujian dan reviu kemungkinan akan
memaksa tim untuk kembali pada proses-
proses pengumpulan data dan analisis, karena
masih memerlukan informasi-informasi
terbaru/tambahan yang tidak terpikirkan
sebelumnya.

40. Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan
tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan
K/L/Pemda.
Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari
tingkat keterlibatan pimpinan. Keterlibatan
pimpinan dalam memberikan arahan kepada
tim sejak permulaan tim dibentuk, akan sangat
memudahkan proses pengesahan. Jika
keterlibatan pimpinan sangat terbatas, maka
tim harus secara aktif membenkan informasi
kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai
hasil final yang telah diperoleh tim.
5. PENGESAHAN SOP

41. Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan
tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah
selanjutnya pada siklus SOP setelah
pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan
SOP yang secara formal ditetapkan oleh pihak
pimpinan organisasi.
Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan
sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan
SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam
pelaksanaan prosedur-prosedur keseharian
organisasi.
D. INTEGRASI (PENERAPAN) SOP

42. 1. Monitoring
Sebagai bagian dari proses dalam penerapan
SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah
mekanisme monitoring kinerja dan memastikan
bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik.
Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP
adalah memonitor setiap pelaksana menguasai
SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah
agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab
atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang
dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.
E. MONITORING DAN EVALUASI

43. 2. Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi
menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini,
maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen
jangka panjang dalam rangka membangun sebuah
organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak
selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen,
karena perubahan lingkungan organisasi selalu
membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh
karena itulah SOP perlu secara terus menerus
dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi
selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang
baik.
Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan
monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri
atau berkaitan dengan proses penerapannya.

44. komarudindamcha@gmail.com

45. 45