SOP ini membahas tentang penyusunan dokumen standar operasional prosedur (SOP) administrasi pemerintahan, meliputi dasar hukum, definisi, manfaat, jenis, prinsip penyusunan, siklus penyusunan, strategi, pola, dan contoh penyusunan SOP.

1. Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan
Penyusunan Dokumen

2. Dasar hukum
Definisi SOP
Manfaat SOP
Jenis-jenis SOP
Prinsip-prinsip penyusunan SOP
Siklus Penyusunan SOP
Strategi Penyusunan SOP
Pola Penyusunan SOP
Contoh penyusunan SOP
2

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.
35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Adminsitrasi Pemerintahan.
Peraturan Walikota Tasikmalaya Nomor 59
Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah
Kota Tasikmalaya
3

4. SOP adalah serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi, BAGAIMANA dan KAPAN
harus dilakukan, DIMANA dan OLEH
SIAPA dilakukan
(Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012)
4 4

5. SOP Administrasi Pemerintahan adalah SOP dari
berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan
proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang
dijalankan oleh organisasi pemerintah.
5

6.  Standarisasi metode
 Mengurangi human error
 Efisiensi dan efektivitas tugas
 Kemandirian pegawai
 Melindungi pegawai dari
tuntutan hukum
Level
individu

7. Level
Organisasi
Akuntabilitas pelaksanaan tugas
Standar kinerja yang konkrit
Jaminan penyelenggaraan
pemerintahan
Informasi kualifikasi kompetensi
pegawai
Identifikasi gap kompetensi
Informasi beban tugas seorang
pegawai
Menghindari tumpang tindih
pelaksanaan tugas
Informasi penyusunan standar
pelayanan
7

8. Level
Masyarakat
 Penelusuran kesalahan
prosedural
 Menjamin konsistensi
pelayanan masyarakat
8

9. SOP Teknis
 Adalah prosedur kerja yg sangat rinci dari kegiatan
yg dilakukan oleh satu orang aparatur
 Contoh: SOP Pemeliharaan Kendaraan, SOP
Pemasangan Infus, SOP Pemberian Disposisi.
SOP Administratif
 Prosedur standar yg bersifat umum & dilakukan lebih
dari 1 orang pelaksana
 Contoh: SOP Pelayanan Pasien, SOP Penanganan
Surat Masuk.
9

10. SOP Makro
 Adalah SOP yg mencakup beberapa SOP Mikro.
Berisi gambaran kegiatan secara tidak langsung.
SOP Mikro
 Adalah SOP yang merupakan bagian dari sebuah
SOP Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan
sebenarnya.
10

11. 11
SOP Makro SOP Mikro
SOP Pengelolaan
Surat
1. SOP Pengagendaan Surat Masuk;
2. SOP Pemberian Tanggapan thd
Surat Masuk;
3. SOP Pengiriman Surat

12. SOP Final
 Adalah SOP yg telah menghasilkan produk utama yg
paling akhir atau final.
SOP Parsial
 Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
12

13. 13
SOP Final SOP Parsial
SOP Pengelolaan Surat SOP Pengagendaan Surat
Masuk
SOP Penyusunan Juknis SOP Penyiapan Bahan Juknis

14. SOP Generik
 Adalah SOP yang memiliki kesamaan dari segi
kegiatan, tahapan, & pelaksananya antar unit kerja
yang berbeda.
 Contoh: SOP Penerbitan SPM, SOP Pengelolaan
Keuangan.
SOP Spesifik
 Adalah SOP yang memiliki perbedaan yang jelas dari
segi kegiatan, tahapan, & pelaksananya dengan unit
kerja lain.
 Contoh: SOP Penyelenggaraan Upacara Ngaben,
SOP Pisowanan Ageng Sri Sultan Hamengku
Buwono.
14

15. 1. Kemudahan dan kejelasan
2.Efisiensi dan efektivitas
3.Keselarasan
4.Keterukuran
5. Dinamis
6.Berorientasi pada pengguna
7. Kepatuhan
8.Kepastian hukum
15

16. 16

17. 17

18. 18

19. 19
Persiapan
- Membentuk tim dan
kelengkapannya
- Melakukan pelatihan
anggota tim
- Memberitahukan kepada
seluruh unit tentang
kegiatan penyusunan SOP
Penilaian
Kebutuhan
Pengembangan
Integrasi dalam
Manajemen
Monitoring dan
Evaluasi
- Menyusun rencana tindak
penilaian kebutuhan
- Melakukan penilaian
kebutuhan
- Membuat sebuah daftar
mengenai SOP yang akan
dikembangkan
- Membuat dokumen
penilaian kebutuhan SOP
- Pengumpulan informasi dan
identifikasi alternatif
- Analisis dan pemilihan
alternatif penulisan SOP
- Pengujian dan pengkajian
- Pengesahan SOP
- Perencanaan penerapan
- Pemberitahuan
- Distribusi dan aksesibilitas
- Pelatihan pemahaman
- Monitoring
- Evaluasi

20. 1. Identifikasi seluruh SOP
2. Kelompokkan berdasar fungsi organisasi
3. Standarisasi SOP yang seragam, misalnya: kelompok
aparatur wilayah (Kecamatan, Kelurahan, Desa);
kelompok fungsi pengelolaan keuangan, pengelolaan
kepegawaian, perencanaan, dan perizinan.

21. 21
 Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi
“Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi jumlah dan judul
SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap jabatan di SKPD”
 Step 2: Identifikasi Kegiatan
“Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan, penanggungjawab,
scope, 3 kegiatan kunci (utama, awal, & akhir). Kemudian breakdown
menjadi tahapan kegiatan yang harus dilalui.”
 Step 3: Penulisan SOP
“Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan.Termasuk di
dalamnya adalah Identitas SOP, flowchart, & mutu baku.”

22. Contoh Pengisian
22
Tugas Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
1 2 3 4 5 6
Nama SKPD: ..........................
Nama Jabatan: ..........................
Diisi dgn tugas
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dgn fungsi
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dengan Sub-Fungsi
(Kegiatan) yang merupakan
bagian dari Fungsi yang ada.
Nantinya output bisa
diidentifikasi dari adanya
kegiatan
Diisi dengan Output
yang dihasilkan dari
Fungsi/Sub-Fungsi
yang ada. Dapat
lebih dari satu.
Diisi dengan Aspek yang terkait
dengan Output yang
bersangkutan. Biasanya berupa
fungsi manajemen, misal:
penyusunan, pelaksanaan,
evaluasi, pelaporan, publikasi,
distribusi
Diisi judul SOP yang terdiri dari
unsur Output dan Aspek serta
keterangan bila diperlukan ,
Misalnya: SOP Penyusunan
Laporan Konsinyering di Asdep
Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan

23. Tim Advokasi PKP2A I LAN
23
Lembar Kerja Identifikasi Judul SOP
Nama SKPD : BAPPEDA Kota Tasikmalaya
Nama Jabatan : Kasubag Program
Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP
1 2 3 4 5 6
A
melaksanakan pengoordinasian
perumusan dan penyusunan Rencana
Strategis Badan serta rencana kegiatan
Badan;
A.1 A.1.a
Melaksanakan penyusunan
dokumen RENSTRA Badan
A.1.A.i A.1.A.i.1 1
A.2 A.1.b
Melaksanakan penyusunan
dokumen Renja Badan
A.1.A.ii A.1.A.i.2 2
B
melaksanakan pengoordinasian
penyiapan bahan perumusan dan
penyusunan RKPD, KUA dan PPAS
B.1 A.2.a
Melaksanakan Penyusunan
Dokumen RKPD
A.2.A.i Dokumen RKPD A.2.A.i.1 Penyusunan 3
Penyusunan Dokumen
RKPD
A.2.A.i.2 4
Keterangan:
1 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
2 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
3 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
4 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada)
5 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi)
6
Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
(Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
7 Sistem penomoran disesuaikan, selama mencerminkan alur breakdown dari kolom Tugas ke Fungsi ke Sub-Fungsi ke Output ke Aspek dan yang terakhir ke Judul SOP

24. 24
Tim Advokasi PKP2A I LAN
A. Data Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Isikan dg judul SOP
2 Langkah Awal : Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg mengacu pd Jenis Kegiatan
3 Langkah Utama : Merupakan inti dari kegiatan SOP ini
4 Langkah Akhir : Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada Jenis Kegiatan
B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul SOP : Isikan dg judul SOP
2 Jenis Kegiatan : Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau PENUGASAN
3 Penanggung Jawab
a. Produk : Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP
b. Kegiatan : Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan
4 Scope (Ruang Lingkup) : Pada tingkat apa SOP ini dijalankan
Langkah Awal 1 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-breakdown lagi, bila perlu
Langkah Utama 2 Merupakan breakdown dari inti kegiatan shg menjadi ‘cerita’ utuh
3 idem
4 idem
Langkah Akhir 5 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa di-breakdown lagi
C. Identifikasi Langkah

25. Tim Advokasi PKP2A I LAN
25
Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan
A. Data Kegiatan
1 Judul SOP : Penyusunan Dokumen RKPD
2 Jenis Kegiatan : Rutin
3 Penanggung Jawab
a. Produk : Kepala Bappeda Kota Tasikmalaya
b. Kegiatan : Kasubag Program
4 Scope (Ruang Lingkup) : Pemerintah Kota Tasikmalaya
B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Penyusunan Dokumen RKPD
2 Langkah Awal :
Pengumpulan Data usulan kegiatan dari SKPD sebagai hasil dari Musrenbang sektoral dan
Musrenbang Tingkat Kecamatan
3 Langkah Utama :
Pelaksanaan Musyawarah perencanaan pembangunan Tingkat Kota
4 Langkah Akhir :
SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil pelaksanaan Musrenbang.
C. Identifikasi Langkah
Langkah Awal 1 SKPD menyampaikan dokumen usulan hasil Musrenbang Sektoral dan Musrenbang
Kecamatan
2 Petugas Verifikasi menerima data usulan dari SKPD Subag. melakukan pengecekkan
kelengkapan data yang masuk. Apabila sudah lengkap maka dilakukan rekapitulasi usulan,
sebagai bahan musrenbang. Apabila belum lengkap, maka data dikembalikan kepada SKPD
untuk dilengkapi.
3 Kasubag Program menelaah hasil rekapitulasi. Apabila sudah benar, maka hasil
rekapitulasi diparaf untuk disampaikan kepada Sekretaris Badan. Apabila belum benar,
maka dikembalikan kepada petugas verifikasi untuk dilakukan koreksi.
4 Sekretaris Badan memparaf hasil rekapitulasi
5 Kepala Bappeda menandatangani hasil rekapitulasi.
Langkah Utama 6 Kepala Bappeda selanjutnya memimpin pelaksanaan Musyawarah Perencanaan
Pembangunan.
7 Pelaksanaan Sidang perbidang yang dipimpin oleh para Kepala Bidang di Bappeda Kota
Tasikmalaya, dalam upaya penyepakan usulan-usulan yang diajukan.
8 Kepala bidang menyampaikan dokumen hasil sidang perbidang kepada pimpinan kegiatan
Musrenbang (Kepala Bappeda) setelah dilakukan penandatangan dokumen oleh perwakilan
bidang.
9 Subag. Program menerima dokumen hasil Musrenbang untuk disusun menjadi dokumen
RKPD
Langkah Akhir 10 Petugas verifikasi menerima dokumen RKPD untuk diperbanyak dan disampaikan kepada
SKPD sebagai bahan penyusunan Renja
11 SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil pelaksanaan Musrenbang sebagai bahan
penyusunan Renja ataupun Renstra SKPD.

26. Nomor SOP :
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Disahkan oleh
Nama SOP :
Dasar Hukum
-
-
Keterkaitan SOP
-
-
Peringatan
-
Pencatatan & Pendataan
Peralatan/ Perlengkapan
-
-
Kualifikasi Pelaksana
-
-
:
26
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Nama SKPD tempat
aktivitas tsb
diselenggarakan
Nama Unit Kerja
tempat aktivitas tsb
diselenggarakan
Peraturan
yg mdasari
prosedur
SOP
Makro,
Mikro,
Parsial yg
terkait
Penjelasan mengenai kemungkinan
yg tjd bila prosedur dilaksanakan
(atau tidak dilaksanakan)
Nomor prosedur
sesuai TND Tanggal
pertama kali
SOP ini dibuat
Tanggal (rencana)
SOP direvisi
Tanggal mulai
diberlakukan
Pengesahan oleh
penanggungjawb produk:
Nama, NIP, Ttd, Stempel
Nama prosedur
yang di-SOP-kan
Penjelasan ttg
kualifikasi umum
yang dibutuhkan
Penjelasan
mengenai
daftar
peralatan &
perlengkapan
yg dibutuhkan
Memuat evaluasi
pelaksanaan SOP
Logo K/L/ Pemda
A. Identitas SOP

27. 27
Nomor SOP :
Tanggal Pembuatan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Disahkan oleh
PEMERINTAH KOTA TASIKMALAYA
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
Nama SOP :
Dasar Hukum
- Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional
-Permendagri Nomor 25 Tahun 2010
- Perda Nomor 12 tahun 2008
- Perwalkot Nomor 2 Tahun 2010
Keterkaitan SOP
- SOP Pelaksanaan Musrenbang sektoral
- SOP Pelaksanaan Musrembang Tingkat Kecamatan
- SOP Penyusunan Renja SKPD
Peringatan
Apabila SOP ini tidak dilaksanakan, maka akan menghambat pelaksanaan
kegiatan perencanaan pembangunan.
Pencatatan & Pendataan
Kepala Bappeda Kota Tasikmalaya,
(Tuliskan hambatan, penyimpangan, atau usulan perubahan SOP pada kolom di
bawah ini. Bila tidak cukup, dapat ditambahkan pada lembar kosong)
Tuesday, February 10, 2015
:
- memahami peraturan tentang pelaksanaan musrenbang
- mampu mengoperasikan komputer
- mampu melakukan verifikasi usulan kegiatan
- mampu melakukan rekapitulasi data yang masuk
- memahami tentang penyusunan Dokumen RKPD
10 Nopember 2015
Saturday, January 02, 2016
Penyusunan Dokumen Rencana Kerja Pemerintah
Daerah (RKPD)
Kualifikasi Pelaksana
Peralatan/ Perlengkapan
- Alat tulis kantor
- Laptop
- infokus dan layar

28. 28

29. 29
SKPD
PETUGAS
VERIFIK
ATOR
SUBAG.
PROGRA
M
SEKBAN
PARA
KABID
KEPALA
BAPEDA
Kelengkapan Waktu Output
1 SKPD menyampaikan dokumen usulan Kegiatan
ya
dokumen usulan
kegiatan hasil
musrenbang sektoral
dan musrenbang
kecamatan
10 menit berkas usulan
2 Petugas Verifikasi menerima data usulan dari SKPD Subag.
melakukan pengecekkan kelengkapan data yang masuk.
Apabila sudah lengkap maka dilakukan rekapitulasi
usulan, sebagai bahan musrenbang. Apabila belum
lengkap, maka data dikembalikan kepada SKPD untuk
dilengkapi.
tidak
ya
berkas usulan 2 jam berkas usulan
3 Kasubag Program menelaah hasil rekapitulasi. Apabila
sudah benar, maka hasil rekapitulasi diparaf untuk
disampaikan kepada Sekretaris Badan. Apabila belum
benar, maka dikembalikan kepada petugas verifikasi untuk
dilakukan koreksi.
tidak berkas usulan 4 jam berkas usulan
4 Sekretaris Badan memparaf hasil rekapitulasi berkas usulan 2 jam berkas usulan
5 Kepala Bappeda menandatangani hasil rekapitulasi berkas usulan 2 jam dokumen
musrenbang
6 Kepala Bappeda selanjutnya memimpin pelaksanaan
Musyawarah Perencanaan Pembangunan.
dokumen musrenbang 3 jam dokumen
musrenbang
7 Pelaksanaan Sidang perbidang yang dipimpin oleh para
Kepala Bidang di Bappeda Kota Tasikmalaya, dalam
upaya penyepakan usulan-usulan yang diajukan.
dokumen musrenbang 2 jam dokumen
musrenbang
8 Kepala bidang menyampaikan dokumen hasil sidang
perbidang kepada pimpinan kegiatan Musrenbang (Kepala
Bappeda) setelah dilakukan penandatangan dokumen oleh
perwakilan bidang.
dokumen musrenbang 1 jam dokumen
musrenbang
9 Subag. Program menerima dokumen hasil Musrenbang
untuk disusun menjadi dokumen RKPD
dokumen musrenbang 1 jam dokumen
musrenbang
10 Petugas verifikasi menerima dokumen RKPD untuk
diperbanyak dan disampaikan kepada SKPD sebagai
bahan penyusunan Renja
dokumen RKPD 3 hari dokumen
RKPD
11 SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil
pelaksanaan Musrenbang sebagai bahan penyusunan
Renja ataupun Renstra SKPD.
dokumen RKPD 10 menit dokumen
RKPD
No. KEGIATAN
MUTU BAKU
PELAKSANA

30. 30
DOKUMEN SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP AP )
“Judul SOP AP “
BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Pemerintah Kota Tasikmalaya
Jl. Letnan Harun No. 1
2015

31.  SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah.
 Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti
dengan cepat.
 SOP Harus Tetap Mutakhir (Up-to-date), Harus
Dievaluasi Secara Periodik. Disarankan Ditinjau
Minimal Setiap Satu Tahun Sekali.
31

32. Terima Kasih