Training SOP (Standard Operating Procedure by Citra Inti Training

1. 1
MATERI TRAINING SOP
(Standard Operating Procedure)
by Citra Inti Training
www.cit-system.com
021-32922419
085216826422

2. 2
Definisi SOP
DEFINISI SOP
• “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the
performance of a specific function”, International
Conference on Harmonisation (ICH)
• “Tulisan yang dibuat, diakui dan ditetapkan dalam suatu
organisasi untuk menjelaskan suatu pekerjaan bagaimana
melakukannya, siapa yang mengerjakan, kapan waktunya,
dimana tempatnya, apa tujuannya dan seperti apa
laporannya.
• Prosedur / tata cara kerja / urutan pelaksanaan kerja yang
sudah ditetapkan sebagi suatu standar kerja.
• Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara
rinci, tahap demi tahap dan sistematis.
• Tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui
untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

3. 3
Definisi SOP
DEFINISI SOP
• Rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga
menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-
cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang
tugas
• Aturan / ketentuan tertulis pada perusahaan yang dapat dijadikan
pedoman untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya untuk mencapai tujuannya.
• Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari
komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang
bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

4. 4
Alasan Penyusunan SOP
• Pekerjaan berdampak pada Mutu
• Pekerjaan memiliki resiko kecelakaan
• Pekerjaan mempunyai dampak pada kesehatan
• Pekerjaan mempunyai dampak pada lingkungan
• Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang lain

5. 5
Prinsip SOP
• Harus ada pada setiap kegiatan baik proses produksi
maupun jasa
• Dinamis, Bisa berubah sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan.
• Harus didokumentasikan
• Prinsip SOP berdasarkan ISO 9001?

6. 6
Tujuan SOP
• Pekerjaan dapat dilakukan secara secara benar dan
konsisten
• pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
• Mengetahu dengan jelas peran dan fungsi posisi dalam
organisasi
• Memperjelasalur tugas, wewenagn dan tanggung jawab
• Menghindari kesalahan atau kegagalan proses
• Menghindari duplikasi pekerjaan yang tidak efisien
• Melindungi organisasi dari kesalahan administrasi

7. 7
Manfaat SOP
• Adanya Standard dan prosedur yang Jelas, Perusahaan memiliki standard
operasional yang baku.
• Dengan adanya prosedur yang jelas dan baku akan lebih lancar aktivitas
karyawan semua bagian karena setiap karyawan menjalankan fungsinya
masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung
jawabnya.
• Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap
karyawan untuk mengingatnya.
• Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak
perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah
untuk beradaptasi.
• Memudahkan dalam mengontrol system ataupun mengetahui jika terjadi
kebocoran di perusahaan ataupun untuk menganalisa titik lemah dari
perusahaan untuk menjadi bahan koreksi kembali.
• Administrasi perusahaan yang lebih rapih.
• Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh
ISO (International Organization for Standarization)

8. 8
Fungsi Penerapan SOP
• Memperlancar Tugas dari petugas/pegawai atau tim/unit
kerja
• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan
• Mengetahui dengan jelas hambatan‐ hambatan nya dan
mudah dilacak
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama‐sama disiplin
dalam bekerja
• Sebagai pedoman dalam melaksankan pekerjaan rutin

9. 9
Jenis-jenis SOP
Aturan/ketentuan umum
• SOP memuat aturan/ketentuan umum yang berlaku
pada perusahaan.
Aturan/ketentuan khusus
• Surat edaran memuat aturan/ketentuan khusus
yang berlaku pada perusahaan.

10. 10
Tipe/Format SOP
1. SOP Teknis (technical SOP)
SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis
biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium.
2. SOP Administratis (administrative SOP)
SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam
kegiatan administratif, biasa untuk menggambahan alur kerja dan
prosedur kerja di kantor, untuk prosedur audit pekerjaan dna
sebagainya.
3. SOP Gabungan model teknis dan model administratif.
SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP diatas. Biasanya ini
digunakan untuk menemtukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan
administratif.

11. 11
Tipe/Format SOP
Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.
1. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur
kerja secara tetap.
2. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui
arah kegiatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.
3. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang
akan diluput dan mana yang tidak.
4. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi
bagian akhir dari teks yang sesuai.
5. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada
rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.
6. Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan
proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya
harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian
atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus
menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga
menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan
menentukan skema.
7. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk
menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.

12. 12
Bentuk SOP
1. Sederhana: Disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat
serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak
rinci
2. Hirarki : Disusun bila suatu pekerjaan terdapatlangkah-
langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyakkeputusan-
keputusan yang harus dilakukan.
3. Grafis: Prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan
gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.
4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan
dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerjabaik
secara fisik maupun logis

13. 13
Teknilogi dalam SOP
• MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL
CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU
LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.
• COMPUTERISASI: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM
SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA
CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE,
RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA
CREDIT CARD, DSB
• SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN
COMPUTERIZED
CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

14. 14
Step Menyusun SOP

15. 15
Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP
Analisis Kebutuhan SOP
• Lingkungan operasional
• Peraturan perundangan dan petunjuk teknis pelaksanaan
• Kebutuhan instansi dan stake holder
• Kejelasan proses penilaian kebutuhan, didasarkan pada aspek :
 Dukungan lembaga
 Action plan
 Penilaian kebutuhan
 Daftar SOP yang akan dikembangkan
 Analisis SOP yang telah ada
 Terbitnya dokumen penilaian kebutuhan dalam bentuk laporan

16. 16
Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP
Pengembangan SOP
• Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP
• Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif
• Analisis dan pemilihan alternatif
• Penulisan SOP
• Pengujian da review SOP
• Pengesahan SOP

17. 17
Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP
Penerapan SOP
1. Perencanaan penerapan SOP
• Berapa banyak SOP yang akan diterapkan
• Siapa yang menjadi target penerapan
• Informasi apa yang akan disampaikan kepada target
• Bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif
• Bagaimana pemantauan pelaksanaan
2. Distribusi kiepada unit-unit
3. Pelatihan pemahaman SOP
• Penilaian kebutuhan penilaian
• Materi pelatihan
• Pemilihan peserta
• Pemilihan instruktur
• Kompetensi yang diharapkan dari hasil pelatihan
• Penjadwalan dan administrasi
4. Supervisi

18. 18
Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP
Monitoring dan Evaluasi
1. Monitoring, metode yang digunakan antara lain :
• Observasi supervisor
• Interview dengan pelaksana
• Interview dengan user
• Pertemuan dan diskusi kelompok kerja
• Pengarahan dalam pelaksanaan
2. Evaluasi

19. 19
Ini hanya sebagian dari materi Training SOP.
Untuk materi selengkapnya silahkan mengikuti training
yang diadakan oleh
CITRA INTI TRAINING
info selengkapnya bisa diakses di
www.cit-system.com
atau menghubungi kami di
021-32922419
atau
085216826422