Teknik Penyusunan SOP

1. Teknik Penyusunan
Standar Operasional Prosedur
(SOP)
LPPSP-Semarang

2. Contents
Format SOP
1
Langkah-Langkah Penyusunan SOP
2
Tugas Penyusunan SOP
3
Penutup
4

3. Format SOP
• Langkah sederhana (Simple Steps)
kurang dari 10 langkah
• Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
10 langkah lebih, ditatambah
pengambilan keputusan.
• Grafik (Graphic), langkah panjang dan
spesifik, disajikan dalam bentuk
gambar/foto
• Diagram Alir (Flowcharts) Liner
• Diagram Alir Bercabang : SOP
diperlukan pengambilan keputusan
yang banyak (kompleks)
1. Format
SOP
Umum
• Format Diagram Alir Bercabang (Branching
Flowcharts) .Menggunakan Lima Simbol
Flowchart Format : sebutan pelaksana
dipisahkan dari uraian kegiatan
2. Format SOP
Adm.
Pemerintahan
(AP )

4. lanjutan

5. Lanjutan

6. Lanjutan
Contoh 3a

7. Lanjutan
Contoh 3b

8. Lanjutan
Contoh 4

9. Format SOP AP – Permenpan RB 35/2012

10. Format SOP
Format SOP sesuai konsep umum yang
berlaku dinyatakan bahwa : “tidak ada
format SOP yang baku (standar)”,
(yang mempengaruhi format SOP adalah
tujuan dibuatnya SOP tersebut).

11. 4 Faktor Penting dalam SOP
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar
dalam penentuan format penyusunan SOP
yang akan dipakai oleh suatu organisasi
adalah:
 berapa banyak keputusan yang akan dibuat
dalam suatu prosedur;
 berapa banyak langkah dan sub langkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur;
 siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana
SOP;
 apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan
SOP ini.

12. Format SOP
Format sederhana dan
dapat menyampaikan
informasi yang dibutuhkan
secara tepat serta
memfasilitasi implementasi
SOP secara konsisten
sesuai dengan tujuan
penyusunan SOP.
Format
SOP
Yang baik

14. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP
Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 52 Tahun 2011
1. Persiapan
2. Identifikasi Kebutuhan SOP
3. Analisis Kebutuhan SOP
4. Penulisan SOP
5. Verifikasi dan Ujicoba SOP
6. Pelaksanaan
7. Sosialisasi
8. Pelatihan dan Pemahaman
9. Monitoring dan Evaluasi

15. 1. Persiapan
Membentuk tim,
pembekalan tim
melaksanakan
dan/atau
mengkoordinasikan
semua tahapan
penyusunan SOP
menyusun rencana
pelaksanaan
sosialisasi pada masing-
masing SKPD

16. Lanjutan
• Ketua: Kepala Bagian organisasi
• Sekretaris: Sekretaris yang
ditunjuk oleh Sekda
• Anggota: Para sekretaris SKPD
Tim pada
tingkat
Kabupaten
• menyusun rancangan SOP pada
masing-masing unit kerja
Tim pada
tingkat
SKPD

17. 2. Identifikasi Kebutuhan SOP
SKPD
Identifikasi
kebutuhan
SOP masing-
masing SKPD
dirumuskan
dengan
mengacu pada
tugas dan
fungsi SKPD.
SKPD
Identifikasi
kebutuhan
SOP
dilakukan
pada masing-
masing SKPD
dan disusun
menurut
tingkatan unit
kerja.
SKPD
Hasil
identifikasi
kebutuhan
SOP
dirumuskan
dalam
dokumen
inventarisasi
judul SOP.

18. 3. Analisis Kebutuhan SOP
Dokumen inventarisasi judul
SOP dijadikan bahan analisis
kebutuhan SOP.
Hasil analisis dibuat dalam
format: nama dan kode nomor
SOP yang ditetapkan dengan
keputusan kepala daerah.
Format nama dan kode nomor
SOP tercantum dalam
Lampiran I Permendagri 52
tahun 2011
Analisis
Kebutuhan
SOP

19. Lanjutan
Hal yang perlu diperhatikan dalam analisis
kebutuhan SOP:
 prosedur kerja harus sederhana dan fleksibel;
 pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegah
duplikasi pekerjaan;
 pembagian tugas yang tepat;
 pengawasan terus-menerus dilakukan;
 penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang
sebaik-baiknya; dan
 tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan
memperhatikan tujuan.

20. Lanjutan
NO. JUDUL SOP NOMOR SOP
Tabel Nama SOP
dan Kode Nomor
SOP
Analisis kebutuhan SOP akan
menghasilkan nama dan kode nomor
SOP

21. 4. Penulisan SOP
 mengacu pada peraturan perundang-
undangan;
 ditulis dengan jelas, rinci dan benar;
 memperhatikan SOP lainnya; dan
 dapat dipertanggungjawabkan.
Persyaratan Penyusunan SOP

22. Lanjutan
kegiatannya dilaksanakan secara rutin
atau berulang-ulang;
menghasilkan output tertentu;dan
kegiatannya melibatkan sekurang-
kurangnya 2 (dua) orang/pihak.
Kriteria Kegiatan yang memerlukan SOP

23. Lanjutan

25. Cara Pengisian:
(1) Nomor Standar
Operasional Prosedur
Diisi dengan nomor Standar
Operasional Prosedur, yaitu (No
Komponen, Unit Kerja, Bagian, No
Standar Operasional Prosedur)
(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan
Standar Operasional Prosedur
(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar
Operasional Prosedur di revisi
(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku
(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang
berkompeten yang mengesahkan
(6) Nama Standar
Operasional Prosedur
Diisi dengan nama prosedur yang
akan distandarkan
(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-
undangan yang menjadi dasar
disusunnya Standar Operasional
Prosedur

26. 8 Kualifikasi
pelaksana
Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi
pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya pada prosedur yang distandarkan
9 Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain
yang distandarkan
10 Peralatan/perl
engkapan
Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
11 Peringatan Diisi dengan:
Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan
resiko yang akan timbul ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang
mungkin ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.

27. 13 Uraian
prosedur
Langkah kegiatan secara rinci dan
sistematis dari prosedur yang
distandarkan
14 Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan
suatu proses/aktivitas
15 Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan
16 Waktu Diisi dengan lama waktu yang
dibutuhkan dalam melakukan suatu
proses/kegiatan
17 Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu
proses/kegiatan
18 Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan
Kepala SKPD

35. 5. Verifikasi dan Uji Coba
Rancangan SOP yang dibuat pelaksana di
verifikasi.
Verifikasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang dan pejabat yang menangani
SOP.
Rancangan SOP hasil verifikasi dilakukan
ujicoba.
Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit
kerja yang bersangkutan dengan disaksikan
oleh atasan secara berjenjang.

36. 6. Pelaksanaan
telah melalui proses verifikasi,
ujicoba dan penetapan;
adanya dukungan sarana dan
prasarana yang memadai;
sumberdaya manusia yang
memiliki kualifikasi yang sesuai;
telah disosialisasikan dan
didistribusikan kepada seluruh
pegawai dilingkungan unit
kerja; dan
mudah diakses dan dilihat.
Syarat
Pelaksanaan

37. 7. Sosialisasi
Pelaksanaan SOP harus terlebih dahulu
disosialisasikan dan didistribusikan kepada
seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.
SOP harus diintegrasikan dengan
pengaturan-pengaturan lainnya di dalam
organisasi.

38. 8. Pelatihan dan Pemahaman
Pelatihan dan pemahaman dilakukan
dalam bentuk rapat, bimbingan
teknis, pendampingan ataupun
pada pelaksanaan sehari-hari.

39. 9. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring
• Monitoring dilakukan dengan cara observasi,
interview dengan pelaksana, diskusi kelompok
kerja.
Evaluasi
• Evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP.
• Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun.
• Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang
dan koordinator serta berkoordinasi dengan Biro
Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.

40. Latihan Penyusunan SOP
 Silakan Bapak Ibu mempraktekan penyusunan
SOP di lingkungan SKPD Bapak / Ibu. Yang
harus dilakukan adalah :
 Identifikasi Kebutuhan SOP
 Analisis Kebutuhan SOP
 Penulisan SOP
Dalam penulisan SOP :
 Silakan bapak ibu mengambil aktivitas yang paling
sering dilakukan di instansi Bp/Ibu.
 Silakan Bp/Ibu menggunakan template Tabel SOP
yang sudah tersedia

41. Lanjutan
Template Tabel SOP Excel
Template Tabel SOP Word
Contoh SOP Percepatan Pelayanan
Kemendagri