Dokumen tersebut membahas tentang simbol-simbol yang digunakan dalam flowchart beserta penjelasan dan contoh penggunaannya. Dokumen ini juga menjelaskan tujuan pembuatan flowchart, tahapan penyusunan SOP, dan aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam menyusun dan menerapkan SOP di lingkungan perkantoran.

1. SIMBOL SIMBOL FLOWCHART
DAN
PENGGUNAANNYA

2. Tahukah kalian tentang simbol –
simbol
FLOWCHART?
Daaaaaaaaaaaaaaaan
penggunaannya?

3. Simbol- simbol Flowchart merupakan
merupakan simbol yang umum digunakan
untuk menyusun SOP
Langkah-langkah dalam kegiatan SOP
digambarkan dalam simbol-simbol
flowchart

4. Pengertian Flowchart
Adalah diagram yang menyatakan aliran
proses menggunakan anotasi bidang-bidang
geometri, seperti lingkaran,persegi empat,
wajik, oval dll untuk merepresentasikan
langkah-langkah kegiatan beserta urutannya
dengan menghubungkan langkah tersebut
menggunakan tanda panah

5. SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART
YANG SERING DI GUNAKAN

6. TERMINATOR
Simbol untuk menunjukkkan awal
atau akhir dari aliran proses.
Umumnya diberi kata kata “Start”,
“Mulai” atau “ Selesai

7. PROCESS
Simbol untuk menunjukkan sebuah
langkah proses atau operasi
Umumnya menggunakan kata kerja
dalam diskripsi yang singkat dan jelas

8. CONNECTOR
Tanda panah yang
menunjukkan arah aliran dari
sat proses ke proses yang lain

9. DECISION
Simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan
keputusan.
Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, da biasanya
jawabannya terdiri dari “yes” dan “no” dan “tidak” yang
menentukan bagaimana alur dalam flowcart berjalan
selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut

10. SUBPROCESS
Simbol untuk menentukan
menunjukkan bahwa
dalam langkah yang
dimaksud terdapat
flowcart lain yang
menggunakan langkah
tersebut lebih rinci

11. DOCUMENT
Simbol untuk menunjukkan
proses atau keberadaan
dokumen

12. INPUT/OUT PUT
Simbol untuk
menunjukkan data
yang menjadi input
atau output proses

13. CONNECTOR
Simbol untuk menunjukkkan
hubungan simbol dalam flowchart
sebagai pengganti garis untuk
menyederhanakan bentuk saat
simbol yang akan dihubungkan
jaraknya berjauhan dan rumit jika
dihubungkan dengan garis

14. OFF PAGE CONNECTOR
Fungsinya sama dengan connector , akan
tetapi digunakan untuk menghubungkan
simbol-simbol yang berada pada halaman
yang berbeda. Label yang digunakan adalah
angka

15. MENGGAMBARKAN
FLOWCART

16. flowchart
Adalah alat pemetaan
sederhana yang menunjukkan
urutan tindakan dalam proses
dalam bentuk yang mudah
dibaca dan dikomunikasikan

17. Tujuan digunakan Flowchart
1. Untuk mengembangkan pemahaman tentang
bagaimana proses dilakukan
2. Untuk mempelajari perbaikan proses
3. Untuk berkomunikasi dengan orang lain
bagaimaba proses dilakukan
4. Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di
antara orang orang yang terlibat dlm proses
yang sama
5. Untuk mendokumentasikan proses
6. Untuk merencanakan sebuah proyek

18. Flowcart yang baik
1. Dibuat secara kelompok
2. Anggota kelompok perlu mendiskusikan dan
menyepakati batasan-batasan proses atau
kegiatan yang akan dimasukkan de dalam
flowcart
3. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah
yang dapat ditulis dlm bentuk kata
kerja yg singkat dan jelas

19. 4. Masing-masing langkah tersebut
ditulis dalam sebuah kotak,
kemudian lakukan pemetaan
dengan menghubungkan tiap
kotak menggunakan tanda panah
sesuai urutan langkah- langkah
proses.

20. Flowchart selalu didahului dan diakhiri oleh
simbol terminator.
Hal ini merupakan batasan awal dan akhir
uatu proses.
Proses kian kompleks apabila terdapat
keputusan yg harus dibuat/diambil, dalam
flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yg
berisi pertanyaan sederhana yg jawabannya
“ya” atau “tidak”

21. Hal-hal yg perlu dianalisis untuk
program perbaikan
1. Berapa lama waktu yang diperlukan
untuk setiap langkah proses? Apakah
lamanya siklus proses dapat dikurangi?
2. Apakah terjadi pengulangan
proses/rework?
3. Apakah terdapat langkah-langkah yang
tidak perlu/tidak bernilai tambah?

22. ASAS-ASAS
PENYUSUNAN SOP

23. 1. Asas Pembakuan
Yaitu disusun berdasarkan
tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan sehingga
dapat menjadi acuan yang
baku dalam melakukan
suatu tugas

24. 2. Asas Pertanggungjawaban
Yaitu SOP harus dapat
dipertanggungjawabkan baik
dari sisi isi, bentuk, prosedur,
standar yang ditetapkan,
maupun dari sisi keabsahan

25. 3. Asas Kepastian
Adanya keseimbangan hak dan
kewajiban antara aparatur dan
masyarakat masing-masing
pihak mempunyai tanggung
jawab yang sama

26. 4. Asas Keseimbangan
Adanya keseimbagan hak dan
kewajiban anara aparatur dan
masyarakat sehingga masing-masing
pihak mempunyai
tanggung jawab yang sama

27. 5. Asas Keterkaitan
Yaitu harus terkait dengan
kegiatan administrasi
umum lainnya baik secara
langsung ataupun tidak
langsung

28. 6. Asas Kecepatan dan Kelancaran
Yakni yang dapat menjamin
terselesaikannya suatu tugas
pekerjaan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan, tepat
sasaran, menjamin kemudahan
dan kelancaran secara prosedural

29. 7. Asas Keamanan
Yaitu harus dapat
menjamin kepentingan
semua pihak yang terlibat
dalam pelaksanaan tugas

30. 8. Asas Keterbukaan
Yaitu keberadaan SOP
dapat menciptakan
transparansi dalam
pelaksanaan tugas

31. Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam menyusun SOP
1. SOP harus ditukis secara jelas, sederhana,
dan tidak berbelit belit sehingga mudah
dimengerti dan diterapkan untuk satu
kegiatan tertentu
2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang
terukur baik mengenai norma waktu, hasil
kerja yang tepat dan akurat, maupun rinian
biaya pelayanan dan tata cara pembayaran

32. 3. SOP harus dapat memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan
kegiatan , berapa lama waktu yg dibutuhkan
dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing
pegawai/ pejabat
4. SOP hrs mudah dirumuskan dan selalu bisa
menyesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan kebijakan yg berlaku
5. SOP harus dapat menggambarkan alur
kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi
hambatan

33. Aspek yang perlu
diperhatikan dalam
penyusunan SOP adalah tipe
dan format SOP
Penulisan SOP minimal
memuat uraian prosedur,
syarat-syarat kelengkapan
dan gambar sehingga mudah
dipahami

34. SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus
melalui tahapan pengujian yang dilakukan
melalui penerapan langsung pada unit
pengguna atau pelaksana prosedur.
Proses pengujian bertujuan untuk
mendapatkan informasi-informasi lebih lanjut
yang belum ditampung dalam prosedur atau
yang diperlukan oleh Tim sebagai bentuk
tinjauan atas SOP

35. Langkah-langkah pengujian dan
tinjauan dilakukan atas SOP
1. Penyiapan dokumen SOP yang
sudah diintegrasikan
2. Simulasi/uji coba terhadap SOP
3. Penyempurnaan SOP

36. Tahapan Menyusun SOP
1. Kumpulangenai n informasi sebanyak
banyaknya proses kerja baik kualitatip
maupun kuantitatif
2. Interview dilakukan agar dapat memahami
secara lebih detail proses kerja yang akan
dibuat
3. Gunakan perbadingan dengan lebih dari satu
proses kerja agar alur proses kerja mendekati
efektif

37. 4. Gunakan setiap instrumen yg ada dan
diperlukan pada setiap proses kerja untuk
dimasukan ke dlm SOP yg akan dibuat
5. Catat efisiensi waktu, biaya dan energi
lainnya untuk kemungkinan sistem yg akan
digunakan
6. Sistem yg dipilih dapat sebelumnya dilakukan
brainstorming terlebih dahulu dengan kepala
departemen ybs untuk menerima pendapat
dan masukan

38. 7. Buat terlebi dulu draf baku untuk dilakukan
pembahasab dengan tim yg ada
8. Lakukan uji coba instrumen yg ada dengan
draf SOP yg tekah menjalani proses
pembahasan
9. Jika dirasa sudah mewakili alur yg
sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien,
maka minta persetujuan pimpinan
10. Lakukan sosialisasi secara resmi kepada tim
terkait atas SOP baru tsb yg akan diterapkan.

39. Template dalam Penyusunan SOP
1. Esensi dr SOP adalah mudah dipahami dan
diaplikasikan oleh pegwai yg
melaksanakan ,maka gunakan kaidah
“mudah dibaca,dipahami dan dilaksanakan”
2. Tulis langkah demi langkah secara bertahap
3. Gunakan kata kerja dlm kalimat aktif
4. Gunakan kalimat positif dan hindari kata
“tidak atau jangan “

40. 5. Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah
dipahami
6. Buat bagan alurnya (flowcart)
7. Buat penjelasan yg dibutu hkan, jika diperlukan
8. Buat dan cantumkan dokumen pendukung SOP
(form,sheet, SK)
9. Cantumkan tanggal pembuatan SOP dan tgl revisi
10. Cantumkan petugas pembuat SOP dan yg
mengesahkan
11. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan

41. Penerapan SOP dalam
Manajemen Perkantoran

42. Bagaimana penerapan Sop dalam
Manajemen Perkantoran?
Penerapan SOP dalam praktik
penyelenggaraan tugas fungsi
organisasi merupakan langkah
selanjutnya setelah secara formal
ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

43. Proses penerapan harus dapat
memastikan bahwa output yg
dikehendaki dapat diwujutkan, yaitu
1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yg
baru disusun dan alasan
perubahannya. Selain SOP
disebarluaskan sesuai kebutuhan
dan siap diakses oleh semua
pengguna potensial

44. 2. Setiap pelaksana mengetahui
perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan
dan kemampuan yg dimiliki untuk
menerapkan secara aman dan
efektif. (termasuk pemahaman akan
akibat yang akan terjadi bila gagal
dlm melaksanakan SOP)

45. 3. Ada mekanisme untuk
memonitor/memantau
kinerja, mengidentifikasi
masalah-masalah yang
mungkin timbul, dan
menyediakan dukungan dalam
proses penerapan SOP.

46. Pelaksanaan penerapan SOP harus
secara terus menerus dipantau sehingga
proses penerapannya dapat berjalan
dengan baik.
Berbagai masukan dalam setiap upaya
monitoring akan menjadi bahan yg
berharga dalam melakukan evaluasi
sehingga penyempurnaan terhadap sop
dapat dilakukan secara cepat dan tepat
sesuai kebutuhan

47. 1. Aspek Penilaian Kebutuhan
a. Lingkungan operasional (internal
dan eksternal)
b. Peraturan perundang undangan
c. Kebutuhan organisasi dan
stakeholdersnya
(pengguna/konsumen)

48. 2. Langkah-langkah penilaian
kebutuhan
1. Menciptakan komitmen pemimpin
Pimpinan sebagai aktor perubahan yg akan
menjadi panutan bagi seluruh pegawai
bawahannya
2. Menyusun Rencana tindak penilaian
kebutuhan.
rencana disusun , target yg jelas serta
pembagian tugas siapa yg melakukan dan
apa yg dilakukan

49. 3. Melakukan penilaian
kebutuhan
a. Organisasi yg telah memiliki SOP ,melakukan
penyempurnaan secara berkesinambungan
dimulai dari:
1. melihat hasil evaluasi
2. melakukan identifikasi terhadap kegiatan
yg belum tercakup SOP baik karena
perubahan struktur maupun karena
terlewatkan

50. b. Organisasi yang belum memiliki SOP,
penilaian kebutuhan dimulai dengan
mempelajari aspek lingkungan operasional,
peraturan perundang-undangan, petunjuk
teknis maupun dokumen-dokumen internal
organisasi yang memberikan pengaruh
terhadap proses organisasi.
Proses akan menghasilkan kebutuhan
sementara mengenai SOP apa yg perlu dibuat

51. Membuat daftar SOP
yang akan dikembangkan

52. Berdasarkan hasil penilaian diatas dibuat
daftar SOP yg akan disusun maupun yg
akan disempurnakan, dengan
memperhatikan hal-hal sbb:
1. Dampak yg akan terjadi
2. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi
3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan
4. Keterkaitan dengan pelayanan kepada
masyarakat/stakeholders

53. Melakukan analisis terhadap SOP yg telah ada
berdasarkan daftar yg dikembangkan dalam
tahapan terakhir.
Tahapan yg lebih mendalam dilakukan dengan
melihat kembali pada setiap SOP yang ada,
dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja
yg perlu dikembangkan, direvisi atau
dihilangkan, SOP yang berkaitan dengan
hukum dan perundangan harus memiliki
prioritas yang tinggi untuk dikembangkan

54. Selamat mempelajari
materi ke 1 dan 2.
tunggu posting ibu
berikutnya tentang
latihan soal